BUKU JAWABAN UJIAN (BJU)

UAS TAKE HOME EXAM (THE)

SEMESTER 2020/21.1 (2020.2)

Nama Mahasiswa : SETIYAN HADI PURNOMO

Nomor Induk Mahasiswa/NIM : 030270253

Tanggal Lahir : Banyuwangi, 02/09/1987

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4209 / Org. Tt.Laksana & Lembaga Kearsipan

Kode/Nama Program Studi : 38/Kearsipan D-IV

Kode/Nama UPBJJ : 76/JEMBER

Hari/Tanggal UAS THE : SABTU, 12/12/2020

Tanda Tangan Peserta Ujian

Petunjuk

1. Anda wajib mengisi secara lengkap dan benar identitas pada cover BJU pada halaman ini.
2. Anda wajib mengisi dan menandatangani surat pernyataan kejujuran akademik.
3. Jawaban bisa dikerjakan dengan diketik atau tulis tangan.
4. Jawaban diunggah disertai dengan cover BJU dan surat pernyataan kejujuran akademik.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
 Surat Pernyataan
Mahasiswa
Kejujuran Akademik

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama Mahasiswa : SETIYAN HADI PURNOMO

NIM : 030270253

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4209 / Org. Tt.Laksana & Lembaga Kearsipan

Fakultas : FISIP

Program Studi : Kearsipan D-IV

UPBJJ-UT : JEMBER

1. Saya tidak menerima naskah UAS THE dari siapapun selain mengunduh dari aplikasi THE pada
laman https://the.ut.ac.id.
2. Saya tidak memberikan naskah UAS THE kepada siapapun.
3. Saya tidak menerima dan atau memberikan bantuan dalam bentuk apapun dalam pengerjaan soal
ujian UAS THE.
4. Saya tidak melakukan plagiasi atas pekerjaan orang lain (menyalin dan mengakuinya sebagai
pekerjaan saya).
5. Saya memahami bahwa segala tindakan kecurangan akan mendapatkan hukuman sesuai dengan
aturan akademik yang berlaku di Universitas Terbuka.
6. Saya bersedia menjunjung tinggi ketertiban, kedisiplinan, dan integritas akademik dengan
tidak melakukan kecurangan, joki, menyebarluaskan soal dan jawaban UAS THE melalui media
apapun, serta tindakan tidak terpuji lainnya yang bertentangan dengan peraturan akademik
Universitas Terbuka.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Apabila di kemudian hari terdapat
pelanggaran atas pernyataan di atas, saya bersedia bertanggung jawab dan menanggung sanksi akademik
yang ditetapkan oleh Universitas Terbuka.

Banyuwangi, 12 Desember 2020

Yang Membuat Pernyataan

SETIYAN HADI PURNOMO

Jawab :
1. Kelompok Tugas Departementalisasi

1. Melakukan Penilaian Arsip Inaktif

2. Melakukan Pemindahan Arsip dari Bidang Pengolahan Arsip
Central File ke records Center Inaktif
3. Melakukan Penyusutan
4. Melakukan Alih Media Arsip

5. Melakukan encapsulasi arsip

Bidang Perawatan dan
6. Melakukan perbaikan arsip
Akuisisi
7. Melakukan akuisisi

8. Melakukan penerbitan bulletin

dan jurnal Bidang Layanan dan
9. Melakukan diklat kearsipan Publikasi
10.Melakukan layanan arsip statis

2. a. Alasan Yuridis formal tidak adanya Dewan Penasehat di dalam struktur

Organisasi ANRI
b. Alasan keilmuan dan pentingnya Dewan Penasehat bagi lembaga kearsipan
ANRI
Jawab :
a. Karena sebagian besar keputusan atau bimbingan dilakukan secara langsung
dilakukan oleh Kepala ANRI. Dibuktikan dengan adanya Peraturan-peraturan
ataupun instruksi-instruksi yang dikeluarkan oleh Kepala ANRI

b. Dewan Penasehat penting sebagai kelengkapan organisasi yang diangkat dan

diberhentikan Kongres. Anggota DP terdiri dari tokoh-tokoh yang dihormati
dari berbagai kalangan akuntan, atau tokoh-tokoh masyarakat, atau pejabat
pemerintah yang berpengaruh serta pemakai jasa akuntan.
3. a. Prinsip umum yang wajib digunakan dari ISAD-G
ISAD (G) mengikuti empat prinsip umum :
1. Deskripsi dimulai dari informasi umum dan kemudian berlanjut ke informasi
spesifik
2. Setiap informasi yang diberikan harus sesuai dengan tingkat deskripsi
3. Deskripsi harus ditautkan antar level
4. Seharusnya tidak ada pengulangan informasi dalam deskripsi

b. Elemen deskripsi yang wajib ada di dalam pendeskripsian arsip statis

ISAD (G) mendefinisikan 26 elemen data deskripsi, enam di antaranya wajib:
1. Kode referensi: pengenal unik yang tertaut ke deskripsi
2. Judul : nama rekaman
3. Nama Pencipta: entitas atau individu yang membuat atau mengolah
rekaman
4. Tanggal Pembuatan
5. Luas Unit Deskripsi
6. Tingkat deskripsi

4. Tugas utama Kantor Arsip Universitas Indonesia dan Arsip Universitas Gajah
Mada dalam bidang Records Management dan Archives Administration
Jawab :
A. Kantor Arsip Universitas Indonesia
Peraturan Pemerintah
Pemerintah mengeluarkan sebuah undang-undang mengenai kearsipan yang
bisa dibilang baru karena disahkan pada tahun 2009 yaitu UU. No.43 Tahun
2009 menggantikan Undang-undang mengenai kearsipan yang sebelumnya.
Dengan keberadaan Undang-undang ini tentu akan menjadikan sebuah
payung hukum yang jelas bagi para pengelola kearsipan di berbagai
organisasi maupun perusahaan. Selain itu juga terdapat Peraturan
pemerintah yang menjelaskan bagaimana tata cara pelaksanaan Undang-
undang tersebut yaitu PP 28 tahun 2012 yang masih benar-benar baru dalam
pengesahannya.
Jika digali lebih dalam mengenai kedua peraturan tersebut maka akan
didapatkan tentang sanksi hukum yang akan diberikan kepada sebuah
organisasi apabila tidak melaksanakan fungsi kearsipan dan merugikan orang
lain akan mendapatkan sebuah sanksi yang jelas. Perhatian pemerintah akan
pentingnya arsip saat ini sangat baik dengan munculnya kedua undang-
undang dan peraturan pemerintah tersebut.
Diharapkan dengan kedua payung hukum tersebut pengelolaa arsip dapat
lebih kembali meningkatkan kompetensi Manajemen Kearsipan di Indonesia.
Norma, Standar, Kriteria, dan Pedoman (NSPK) Kearsipan Universitas
Indonesia
Setiap organisasi memiliki kebutuhan manajemen arsip yang tidak sama
dengan organisasi yang lain. Karena itu berdasarkan kajian tim kearsipan
Universitas Indonesia maka dibuatkan beberapa standar pengelolaan arsip
yang bisa digunakan diseluruh lingkungan Universitas Indonesia untuk
memudahkan dalam pelaksanaan Manajemen Kearsipan. Pedoman itu
antara lain adalah :

 Kebijakan Kearsipan UI
 Tata Persuratan UI
 Skema Klasifikasi Arsip
 Jadwal Retensi Arsip (JRA)
 Pedoman Operasional Baku (POB) Arsip

Pedoman diatas dimaksudkan bukan untuk menyulitkan terhadap

pengelolaan arsip di Universitas Indonesia akan tetapi dibuat untuk
memudahkan dalam penanganan arsip mulai dari proses penciptaan yang
menggunakan Tata Persuratan, kemudian penganalisisan arsip dengan
menggunakan Skema Klasifikasi Arsip hingga pelaksanaan teknis bagaimana
mengelola arsip dalam sebuah alur (POB).

Kebijakan Kearsipan UI
Kebijakan Kearsipan Universitas Indonesia merupakan suatu kebijakan yang
mengatur segala hal yang berkaitan dengan pelaksanaan Manajemen
Kearsipan UI. Berbagai hal dijelaskan dalam kebijakan kearsipan mulai dari
tujuan, prinsip, dan sasaran manajemen kearsipan, kemudian penetapan
kearsipan, pengelolaan arsip dinamis dan aktif, hingga sumber daya
kearsipan yang dimiliki oleh Universitas Indonesia.

Tata Naskah Dinas

Tata Naskah Dinas Universitas Indonesia ditujukan untuk memudahkan
kegiatan administrasi universitas. Tingkatan kewenangan dalam pengiriman
surat diatur pula dalam Keputusan Rektor mengenai Tata Naskah Dinas
tersebut adalah agar terjadi kesinambungan dalam segala kegiatan
universitas.

Skema Klasifikasi Arsip UI

Diantara semua pendukung untuk pelaksanaan kearsipan disebuah
organisasi maka dapat dikatakan bahwa Skema Klasifikasi merupakan unsur
utama yang harus terlebih dahulu dimiliki oleh suatu organisasi agar arsip
mereka dapat dikelola dengan baik, karena klasifikasi merupakan awal dari
proses analisis konteks maupun isi suatu arsip.

Setiap organisasi akan memiliki skema klasifikasi yang berbeda.

Karena proses bisnis dari masing-masing organisasi berbeda, bahkan
walaupun antara organisasi dengan core bussiness yang sama belum tentu
memiliki skema klasifikasi yang sama. Hal ini dikarenakan kondisi organisasi,
mulai dari jajaran pimpinan, hingga etos kerja dari organisasi tersebut bisa
berbeda.

Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip merupakan satu lagi alat pendukung dalam Manajemen
Kearsipan yang harus dimiliki oleh suatu organisasi. Hal ini karena JRA akan
menentukan bagaimana penilaian suatu arsip dilakukan terutama mengenai
berapa lama arsip akan dijaga.
Hal inilah yang menentukan dalam proses pemusnahan atau akuisisi arsip.
JRA tidak terlepas dari bagaimana suatu organisasi beroperasional karena itu
JRA akan dibuat berdasarkan pada Klasifikasi yang sudah dimiliki oleh
organisasi. Karena JRA merupakan suatu kelanjutan dari Skema Klasifikasi
atau daftar penilaian suatu arsip berdasarkan lama simpan dan nilai yang
terkandung.

Prosedur Operasional Baku (POB)

Dalam pelaksanaan Manajemen Kearsipan seluruh unit organisasi di
Universitas Indonesia dibantu dengan Prosedur Operasional Baku (POB)
Arsip. POB ini ditujukan untuk membantu sumber daya manusia di UI untuk
dapat melaksanakan fungsi kearsipan.
Prosedur diatas merupakan prosedur yang berisikan penjelasan dan alur
kerja (flow chart) yang menggambarkan bagaimana suatu arsip dikelola.

Penyimpanan Arsip
Setiap arsip pasti perlu untuk disimpan selama masa yang telah ditentukan.
Dalam konteks penyimpanan arsip, lokasi penyimpanan arsip merupakan hal
yang paling penting. Berikut ini adalah beberapa konsep yang sering muncul
dalam topik penyimpanan arsip.
Konsep penyimpanan arsip :
 Sentralisasi, Konsep sentralisasi mengatur penyimpanan arsip agar
terkumpul pada satu tempat.
 Desentralisasi, Konsep desentralisasi mengatur penyimpanan arsip agar
tetap terkumpul pada setiap unit kerja / bagian.
 On site, Arsip disimpan di lokasi yang sama dengan kantor lembaga yang
bersangkutan.
 Off site, Arsip disimpan di lokasi yang berbeda dengan kantor lembaga
tersebut.

Selain lokasi penyimpanan arsip, berikut ini adalah hal lain yang perlu
dipertimbangkan dalam menyimpan sebuah arsip :
 Format arsip akan sangat mempengaruhi proses pelestariannya.
 Waktu penyimpanan arsip, selain mempengaruhi perlakuannya saat
proses pelestarian, waktu penyimpanan juga akan mempengaruhi lokasi
penyimpanan arsip.
 Frekuensi akses arsip, arsip yang memiliki frekuensi akses yang tinggi
lebih baik disimpan di tempat yang dekat dengan unit kerja, begitu juga
sebaliknya.

Pemberkasan Arsip
Ketiga kegiatan ini pada prakteknya mungkin saja melebur menjadi satu atau
dua kegiatan karena sifatnya yang saling berhubungan satu sama lain.
Penciptaan arsip
Arsip berawal dari dokumen,dan penciptaan dokumen berasal kegiatan
bisnis sebuah lembaga. Dari hal tersebut, terdapat dua hal yang perlu
diperhatikan,
 dokumen apa saja yang perlu untuk diciptakan?
 bagaimana dokumen tersebut diciptakan?
Pertanyaan tersebut perlu dijawab dengan mengacu pada setiap peraturan
yang berlaku. Seperti Undang-undang, peraturan pemerintah, hingga
peraturan yang berlaku di lembaga tersebut. Sehingga ketika telah menjadi
arsip, dokumen tersebut telah memenuhi persyaratan sebagai sebuah arsip.
Persyaratan sebuah arsip :
 Isi dari arsip tersebut mencerminkan tujuan penciptaannya
 Memiliki informasi yang rinci agar sesuai dengan keadaan yang
sebenarnya dan dapat dimengerti oleh setiap orang
 Dibuat pada saat yang berdekatan dengan peristiwa yang bersangkutan,
untuk memastikan informasi yang akurat dan dapat diandalkan
Hal-hal yang perlu diketahui untuk menentukan arsip yang diperlukan
 Mengetahui persyaratan perundang-undangan yang berkaitan dengan
lembaga, termasuk kebijakan, prosedur dan peraturan.
 Menggunakan analisis proses kerja untuk mengidentifikasi arsip yang
diperlukan untuk dokumentasi bisnis atau proses kerja
 Menganalisa resiko yang muncul bila tidak membuat arsip tersebut

Penyusutan Arsip
Setiap arsip memiliki masa pakainya sendiri-sendiri. Dan ketika masa
pakainya sudah habis, maka arsip perlu dimusnahkan. Menilai hal tersebut,
muncul sebuah pertanyaan
Berapa lama sebuah arsip perlu disimpan?
Untuk mengetahui sampai kapan sebuah arsip perlu disimpan, kita perlu
mengetahui apakah arsip tersebut masih memiliki nilai guna. Arsip yang
dinilai sudah tidak memiliki nilai guna sangat dianjurkan untuk dimusnahkan.

Cara penentuan nilai guna arsip :

Nilai guna primer (kegunaan untuk lembaga pencipta arsip)
Arsip akte pendirian perusahaan harus disimpan secara permanen karena
sangat diperlukan oleh perusahaan tersebut selama perusahaan itu masih
berdiri
Nilai guna skunder (kegunaan untuk selain lembaga pencipta arsip)
Arsip nilai seorang mahasiswa masih perlu disimpan oleh sebuah universitas
setidaknya sampai mahasiswa tersebut telah meninggal dunia

Duplikasi
Bila sebuah arsip memiliki kopi/duplikasi dan duplikasi tersebut tidak
dipergunakan lagi, sebaiknya duplikasi tersebut dimusnahkan

Aksesibilitas
Sebuah arsip yang sulit untuk diakses dapat dipertimbangkan untuk tidak
disimpan secara permanen

Kehandalan & kelengkapan

Tingkat kelengkapan & kehandalan informasi yang dimiliki sebuah arsip
berbanding lurus dengan kemungkinan arsip tersebut untuk tetap disimpan
Biaya penyimpanan
Bila biaya penyimpanan sangat besar, arsip memiliki kemungkinan untuk
tidak disimpan permanen

Keamanan Arsip
Keamanan informasi merupakan masalah penting bagi setiap lembaga,
khususnya dengan tingkat ketergantungan kita pada teknologi untuk
melakukan bisnis. Setiap lembaga harus memastikan bahwa informasi dan
arsip mereka terjamin keamanannya sehingga arsipnya tidak dapat:

 Dirusak atau diubah tanpa izin

 Dihancurkan tanpa izin
 Diakses secara tidak sah

Dalam membuat sistem keamanan arsip, hal yang perlu dipertimbangkan

selain mekanisme dalam mengakses arsip, juga perlu dipertimbangkan
keberlanjutan sistem tersebut. Sehingga arsip yang tersimpan pada sistem
akan selalu dapat diakses.

Pelestarian
Melestarikan arsip berarti memastikan bahwa arsip dapat diakses selama
diperlukan. Anda dapat melestarikan arsip tercetak dengan melakukan
penanganan yang sesuai prosedur dan penyimpanan di lingkungan yang
terlindungi dan terkendali.

Pelestarian arsip digital dan audiovisual lebih kompleks dari itu. Selain perlu
penanganan hati-hati, penyimpanan dalam lingkungan khusus, arsip digital
juga harus dipindahkan ke platform baru dengan format baru. Hal tersebut
dilakukan untuk menghindari kerusakan dan memastikan bahwa informasi
yang terkandung dalam arsip terus dapat diakses dan dipahami selama
diperlukan.

Ingat bahwa arsip Anda akan memburuk, apakah mereka kertas, fotografi,
digital atau audiovisual. Sedangkan tingkat kerusakan akan berbeda, umur
dari arsip Anda dan informasi yang dikandungnya akan bergantung pada
tindakan pelestarian yang Anda terapkan.

Pelestarian arsip tercetak

Penyebab kerusakan arsip tercetak terbagi dua jenis, kerusakan kimiawi dan
fisik
Kerusakan kimiawi :
 Warna kertas memudar akibat terkena sinar UV atau sinar lampu yang
terlalu terang
 Kerusakan akibat kelembaban yang terlalu tinggi
 Kerusakan akibat tingkat keasaman yang tinggi pada kertas
 Kerusakan kertas akibat media yang digunakan untuk mencetak kertas
tersebut (misal:tinta) tinta dari printer, balpoin yang memiliki keasaman
yang tinggi dapat merusak kertas

Kerusakan fisik :
 Kerusakan akibat penggunaan seperti, robek,
 Lipatan-lipatan pada kertas dapat mengakibatkan kertas mudah robek
 Kerusakan akibat serangga
 Kerusakan akibat temperatur dan kelembaban yang tidak stabil

Perawatan
Perawatan yang tepat akan membantu dalam menjaga arsip selama mereka
masih dibutuhkan.
 Pergunakan arsip secara hati-hati
 Pastikan tangan anda dalam keadaan bersih ketika memegang arsip,
atau gunakan sarung tangan bila diperlukan
 Bawalah arsip tercetak dengan alas yang kaku, terutama dalam jarak
jauh atau bila arsip tersebut mudah rusak/rapuh.
 Berikan pelindung pada dokumen untuk melindungi mereka dari
abrasi, tinta atau bahan perekat yang dapat merusak dokumen.
 Gunakan troli dengan alas datar ketika membawa arsip berukuran
besar.

Alat penyimpanan arsip

Ketika akan menentukan alat yang digunakan untuk menyimpan arsip, perlu
diperhatikan bahan dasar dari alat tersebut. Pastikan tidak menggunakan
bahan-bahan yang memiliki tingkat keasaman yang tinggi karena akan
merusak kertas. Kemudian bila ingin menggunakan pelindung plastik,
pastikan menggunakan plastik dengan kualitas yang bagus agar plastik tidak
menempel pada kertas bila disimpan dalam waktu yang lama.
Kemudian perlu juga dipertimbangkan kemungkinan bencana atau
kerusakan yang akan menimpa arsip, seperti banjir, kebakaran, gempa bumi,
dll. Sehingga alat penyimpanan yang digunakan dapat mengantisipasi
kemungkinan bencana tersebut.
Arsip Digital
Arsip digital adalah arsip yang diciptakan dan digunakan dalam bentuk
elektronik. Arsip digital dapat berasal dari arsip tercetak yang dikonversi
menjadi digital atau arsip yang memang “lahir” dalam bentuk digital.

Pengelolaan arsip digital

Dalam mengelola arsip digital yang merupakan hasil alih media dari arsip
tercetak. Tata cara pengelolaannya mengikuti bentuk asalnya. Sehingga
apabila arsip tercetaknya sudah perlu untuk dimusnahkan, maka bentuk
digitalnya juga perlu dimusnahkan. Karena pada dasarnya kegiatan mengalih
media arsip adalah hanya untuk membantu dalam melestarikan arsip
tersebut.

Hal lain yang perlu dipertimbangkan dalam mengelola arsip digital adalah:
 Format digital, teknologi berkembang sangat cepat, oleh karena itu
perlu dipastikan bahwa format digital yang digunakan masih dapat
digunakan
 Akses dan keamanan, akses yang mudah menurunkan tingkat
keamanan, sedangkan tingkat keamanan yang tinggi akan menyulitkan
akses. Kedua hal tersebut perlu diseimbangkan.
 Temu kembali, temu kembali arsip digital seharusnya menjadi lebih
mudah dibandingkan dengan arsip tercetak. Maka dari itu perlu
diperhatikan penggunaan metadata yang merupakan titik akses untuk
temu kembali arsip.

Sistem Elektronik Kearsipan (SEKAR)

Sistem Elektronik Kearsipan Universitas Indonesia disebut juga SEKAR UI.
Sistem ini merupakan aplikasi yang berbasis web. Aplikasi ini digunakan
untuk memudahkan dalam proses pencarian berkas arsip yang telah diolah
oleh unit kearsipan baik ditingkat Pusat Administrasi Universitas (PAU)
maupun Fakultas.
Untuk memudahkan penggunaan aplikasi ini maka Kantor Arsip telah
membuat panduan penggunaan yang bisa digunakan untuk mengetahui
fungsi dan fitur yang terdapat dalam SEKAR UI.
B. Arsip Universitas Gajah Mada
Dengan diterbitkannya Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor
1/P/SK/HT/2015 tentang Kedudukan, Fungsi, dan Tugas Organisasi di
Lingkungan Universitas Gadjah Mada, maka kedudukan dan rincian tugas
Arsip Universitas yang sebelumnya berdasarkan Keputusan Rektor
Universitas Gadjah Mada Nomor 249/P/SK/HKTL/2004, yang menyebutkan
bahwa “Arsip Universitas dipimpin oleh Kepala, berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada Rektor. Dalam pelaksanaan tugas, Kepala dibantu
oleh seorang Sekretaris. Sekretaris bertanggung jawab kepada Kepala. Arsip
Univesitas mempunyai Bidang Layanan dan Bidang Database” diperbaharui
sebagai berikut :
Arsip UGM merupakan bagian dari Sekretariat Universitas bersama dengan
Sekretaris Eksekutif, Kantor Audit Internal, Kantor Hukum dan Organisasi,
dan Kantor Jaminan Mutu. Arsip UGM bertanggung jawab langsung kepada
Rektor melalui Sekretaris Eksekutif.

Arsip UGM terdiri atas :

1. Kepala Arsip;
2. Bidang Inovasi, Pelestarian dan Konservasi Arsip;
3. Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan;

Konsultasi Sumber Arsip

Arsip UGM menyediakan layanan informasi dan konsultasi mengenai sumber
arsip yang tersedia di ArsipUGM. Arsip UGM dapat melakukan
pendampingan penelurusan arsip mengenai tema penelitian tertentu
dengan sumber arsip yang tersedia di Arsip UGM.

Konsultasi Kearsipan
Arsip UGM menyediakan tenaga profesional arsiparis untuk konsultasi dan
pendampingan kearsipan untuk perorangan dan lembaga. Layanan ini
ditujukan untuk menyelesaikan masalah-masalah kearsipan, termasuk
penataan arsip sejak dari :
1. Tata Persuratan,
2. Pengurusan Surat,
3. Pengeloaan Arsip Aktif,
4. Pananganan Arsip Inaktif,
5. Pengelolaan Arsip Statis,
6. Perawatan dan Pemeliharaan Arsip sampai pada
7. Penyusutan Arsip.
Akses Arsip
Arsip UGM menyediakan sarana temu kembali untuk memudahkan pencari
arsip untuk mengakses arsip. Sarana temu kembali yang disediakan oleh
Arsip UGM berupa:
1. Buku Daftar Arsip Statis,
2. Buku Daftar Inventaris Arsip dan
3. Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) Arsip UGM.

Petugas Arsip akan mendampingi dalam pencarian arsip menggunakan

sarana temu kembali. Selanjutnya Petugas Arsip akan menyediakan fisik arsip
yang diinginkan kepada Pencari Arsip. Arsip yang sudah tersedia dapat dibaca
di ruang baca yang sudah disediakan. Jika menghendaki dan memungkinkan,
Pencari Arsip dapat meminta Petugas Arsip untuk menggandakan arsip.
Ruang Baca Arsip
Seluruh proses pelayanan arsip tersebut diselenggarakan di Ruang Baca
Arsip.

Sebagai wujud pengabdian kepada masyarakat, Arsip UGM membuka pintu

kepada siswa, mahasiswa, masyarakat dan instansi untuk ikut serta dalam
kegiatan berbagi ilmu dan pengembangan kearsipan bersama-sama.

Praktik Kerja Lapangan

Arsip UGM memberi kesempatan kepada siswa, mahasiswa dan LSM untuk
melakukan Praktek Kerja Lapangan pengelolaan arsip.

Magang
Magang bisa diikuti oleh perorangan ataupun kelompok yang ingin
mempelajari suatu materi ilmu kearsipan secara lebih mendalam. Magang
bisa diikuti Civitas Akademika dan Tenaga Kependidikan UGM, Instansi
maupun Masyarakat Umum.

Pelatihan
Pelatihan khusus tentang kearsipan dengan materi yang sudah disusun
secara spesifik dan sistematis. Pelatihan bisa diselenggarakan secara mandiri
maupun bekerjasama dengan pihak lain.
Jurnal Kearsipan
Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan merupakan metamorfosa dari
sejumlah publikasi ilmiah tentang kearsipan yang pernah diterbitkan oleh
Arsip UGM. Tahun 2005 Arsip UGM memulai publikasi ilmiah dalam bentuk
News Letter yang terbit sampai pada tahun 2008. Terbitan ini didaftarkan
pada PDDI-LIPI dengan nama Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan
dengan nomor ISSN 1978-4880. Tahun 2009 News Letter bermetamorfosa
dalam bentuk Buletin, dan bertahan sampai tahun 2016.

Memasuki tahun 2017, Arsip UGM yang berkomitmen ikut serta dalam
mengembangkan ilmu kearsipan di Indonesia mecoba menginisiasi wadah
tulisan ilmiah tentang kearsipan di Indonesia dalam bentuk Jurnal. Masih
menggunakan nama yang sama, Jurnal ini kembali didaftarkan pada PDDI-
LIPI untuk mendapatkan nomor ISSN online dengan nomor 2580-2156. Kini
Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan dapat diakses secara online pada
laman http://jurnal.ugm.ac.id/khazanah.