BUKU JAWABAN UJIAN (BJU)

UAS TAKE HOME EXAM (THE)

SEMESTER 2021/22.2 (2022.1)

Nama Mahasiswa : Ella Erdiyan

Nomor Induk Mahasiswa/NIM : 031044686

Tanggal Lahir : Batam, 29-04-1998

Kode/Nama Mata Kuliah : ADPU4331/ Administrasi Perkantoran

Kode/Nama Program Studi : 50 - Ilmu Administrasi Negara-S1

Kode/Nama UPBJJ : 13 / UPBJJ-UT Batam

Hari/Tanggal UAS THE : Selasa,28 Juni 2022

Tanda Tangan Peserta Ujian

Petunjuk

1. Anda wajib mengisi secara lengkap dan benar identitas pada cover BJU pada halaman ini.
2. Anda wajib mengisi dan menandatangani surat pernyataan kejujuran akademik.
3. Jawaban bisa dikerjakan dengan diketik atau tulis tangan.
4. Jawaban diunggah disertai dengan cover BJU dan surat pernyataan kejujuran akademik.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN

RISET, DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS TERBUKA

1
 BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

Surat Pernyataan
Mahasiswa Kejujuran
Akademik

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Mahasiswa : Ella Erdiyan

NIM : 031044686
Kode/Nama Mata Kuliah : ADPU4331/ Administrasi Perkantoran
Fakultas : 3 / Fakultas Hukum, Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Program Studi : 50 / Ilmu Administrasi Negara-S1
UPBJJ-UT : 13 / UPBJJ-UT Batam

1. Saya tidak menerima naskah UAS THE dari siapapun selain mengunduh dari aplikasi THE pada
laman https://the.ut.ac.id.
2. Saya tidak memberikan naskah UAS THE kepada siapapun.
3. Saya tidak menerima dan atau memberikan bantuan dalam bentuk apapun dalam pengerjaan soal
ujian UAS THE.
4. Saya tidak melakukan plagiasi atas pekerjaan orang lain (menyalin dan mengakuinya sebagai
pekerjaan saya).
5. Saya memahami bahwa segala tindakan kecurangan akan mendapatkan hukuman sesuai dengan
aturan akademik yang berlaku di Universitas Terbuka.
6. Saya bersedia menjunjung tinggi ketertiban, kedisiplinan, dan integritas akademik dengan tidak
melakukan kecurangan, joki, menyebarluaskan soal dan jawaban UAS THE melalui media apapun,
serta tindakan tidak terpuji lainnya yang bertentangan dengan peraturan akademik Universitas
Terbuka.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Apabila di kemudian hari terdapat
pelanggaran atas pernyataan di atas, saya bersedia bertanggung jawab dan menanggung sanksi akademik yang
ditetapkan oleh Universitas Terbuka.
Batam,28 Juni 2022

Yang Membuat Pernyataan

Ella Erdiyan
1. Kegiatan administrasi di perusahaan milik ibu Khansa bernama PT. Lesmana bahwa
kegiatan tata usaha itu bukan saja tampak seperti petela-petela (hierarki) tetapi juga
sebagai suatu keseluruhan kegiatan yang nyata yang dilaksanakan pegawai tata
usaha dalam sebuah kantor misalnya mengetik, melayani mesin hitung dan computer
elektonis, menyetensil, memfoto copi, menulis alamat, menomori warkat, memisah-
misahkan berbagai kartu membuat dan menyusun arsip membuat laporan dan
sejumlah kegiatan tatausaha lainnya Pertanyaan:
Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang
kegiatan utama,coba saudara analisa kegiatan utama yang dimaksud!
PT. Lesmana merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang perbankan, Bank adalah
perusahaan yang bergerak dibidang keuangan, karenanya perusahaan perbankan selalu
berkaitan dengan keuangan. Tujuan utama dari bank sendiri adalah untuk mendapatkan
profitabilitas yang tinggi dimana nantinya akan digunakan untuk membiayai segala
kegiatan operasional dan aktivitas yang dilakukan. Dengan adanya profitabilitas tersebut,
bank akan dapat berkembang dan bertahan sampai kegiatanya di masa mendatang.
Perbankan meliputi tiga kegiatan utama yaitu, menghimpun dana, menyalurkan dana dan
memberikan jasa bank lainnya.
Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan
utama,diantaranya:
• Kegiatan komunikasi
• Kegiatan kalkulasi
• Pengolahan warkat
• Penyusunan laporan
• Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas ketatausahaan
dari suatu kantor untuk mencapai tujuan dengan cara seefisien mungkin yang harus
diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan
terhadap pekerjaan kantor disebut dengan manajemen perkantoran. TujuanTujuan
manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office
Management and Control, yaitu:

3
 • Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di
mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
• Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
• Membantu perusahaan memelihara persaingan.
• Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
• Membuat catatan dengan biaya minimal
Ada beberapa fungsi dalam manajemen perkantoran. Pertama, fungsi perencanaan atau
planning, yaitu fungsi yang akan digunakan dalam menentukan tindakan untuk mencapai
hasil yang diinginkan. Jadi, dalam fungsi perencanaan, manajer harus memikirkan apa
yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.

Kedua, fungsi pengorganisasian (organizing) yang dapat mempermudah manajer dalam

melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan
suatu pekerjaan. Fungsi ini penting, karena dapat membantu mewujudkan lima hal utama
dalam organisasi perkantoran. Yakni, struktur organisasi, deskripsi tugas setiap bidang atau
bagian, pembagian wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi, memperlihatkan
antar tugas setiap unit organisasi, serta kekuatan sumber daya manusia dan materil.

Selanjutnya, fungsi pengarahan (commanding) yang berhubungan dengan usaha

pemberian bimbingan, saran, perintah atau instruksi pada bawahan dalam menjalankan
tugas, sehingga dapat dijalankan dengan baik dan mengarah pada tujuan yang disepakati
di awal.
2. Ruang lingkup organisasi tergantung pada tujuan organisasi yang bersangkutan dan
kegiatankegiatan yang harus dilakukan dalam usaha pencapaian tujuan.
Pertanyaan:
Coba saudara analisa, bagaimana penerapan ruang lingkup organisasi dalam sebuah
perkantoran untuk mencapai sebuah tujuan!
Mengutip dari buku Administrasi Bisnis (2017) oleh Apiaty Kamaluddin, ruang lingkup
administrasi berkaitan dengan tugas pelayanan di organisasi atau perusahaan tersebut.
Ruang lingkup administrasi meliputi:
Menghimpun Adalah kegiatan pencarian serta usaha untuk mendapatkan keterangan atau
informasi, yang di kemudian hari siap untuk digunakan. Kegiatan menghimpun ini lebih
berfokus pada informasi yang belum pernah didapatkan.
Mencatat Adalah kegiatan pencatatan berbagai informasi dalam bentuk tulisan dengan
memakai peralatan yang disediakan, sehingga hasil catatan tersebut bisa dibaca, dikirim
serta disimpan.
Mengelola Adalah kegiatan mengerjakan dan mengelola berbagai informasi, termasuk
menyajikannya dalam bentuk yang bermanfaat.
Mengirim Adalah kegiatan menyimpan keterangan atau informasi dan kemudian
menyebarkannya dari satu pihak ke pihak lainnya.
Menyimpan Adalah kegiatan meletakkan barang atau menyimpan informasi di tempat yang
aman, dengan cara apapun.

Unsur administrasi merupakan bagian atau unsur yang harus ada dalam setiap kegiatan
administrasi. Jika unsurnya tidak lengkap, maka kegiatan administrasi bisa terganggu atau
tidak terlaksanakan dengan baik. Unsur administrasi dibagi menjadi dua, yaitu unsur pokok
dan unsur umum.
Unsur pokok administrasi
Artinya unsur yang harus ada atau tidak bisa dihilangkan dalam kegiatan administrasi.
Unsur pokok tersebut meliputi: Dua orang manusia atau lebih Unsur pokok yang harus ada
dalam administrasi karena setiap manusia membutuhkan bantuan orang lain. Kegiatan
administrasi bisa berlangsung dengan baik jika ada dua orang manusia atau lebih yang
saling membantu. Tujuan Merupakan nilai atau kebutuhan manusia, baik secara jasmani
ataupun rohani. Tujuan organisasi atau perusahaan bisa didapatkan jika dua orang manusia
atau lebih saling bekerja sama untuk meraih tujuan tersebut. Tugas dan pelaksanaan Setiap
orang yang terlibat dalam kegiatan administrasi sudah memiliki tugas dan peranannya
masing-masing. Mereka harus melaksanakan tugas sesuai dengan bidangnya. Peralatan dan
perlengkapan Agar kegiatan administrasi berjalan dengan baik dan tujuan organisasi dapat
tercapai, setiap orang yang bekerja di dalamnya memerlukan peralatan serta perlengkapan.

Unsur umum administrasi

Artinya unsur ini harus dimiliki di segala bentuk kegiatan administrasi. Unsur umum

5
 tersebut meliputi:
Organisasi: Merupakan kumpulan orang dengan visi, misi dan tujuan yang sama. Adanya
kesamaan ini membuat orang di dalam organisasi tersebut bekerja sesuai tugas dan
wewenangnya, serta bekerja sama satu sama lain agar tujuannya tercapai.
Manajemen: Dalam pelaksanaan tugas dan wewenang, setiap orang dalam organisasi harus
diawasi. Hal ini menjadi salah satu fungsi utama dari manajemen, yaitu fungsi pengawasan.
Komunikasi: sangat diperlukan di bidang apapun, termasuk administrasi. Adanya
komunikasi akan mempermudah orang untuk saling bekerja sama, melaksanakan tugas dan
mencapai tujuan bersama.
Kepegawaian: Sering juga disebut sumber daya manusia. Kepegawaian mencakup
pencarian, penempatan serta penggunaan tenaga manusia dalam sebuah kegiatan
administrasi. Kepegawaian juga mencakup pelatihan serta analisis dan klasifikasi jabatan.
Keuangan: Sering disebut administrasi keuangan. Bidang ini berfokus pada tugas
penganggaran belanja, pembukuan, pemeriksaan atau auditing serta pekerjaan di ranah
keuangan lainnya.
Perbekalan: Adalah perlengkapan, persediaan, logistik serta urusan rumah tangga. Bidang
ini sering juga disebut administrasi perlengkapan. Fokus tugasnya ialah pembelian,
persediaan, klasifikasi serta strandarisasi alat dan pengendalian harta benda. Ketatausahaan
Merupakan kegiatan perencanaan, pengadaan, pengiriman serta penyimpanan berbagai
informasi yang diperlukan dalam kerja sama.
Ketatausahaan: bisa menyangkut administrasi perkantoran, manajemen perkantoran, tata
persuratan, arsip, sekretaris, dan lainnya.
Hubungan masyarakat: Perusahaan atau organisasi butuh interaksi baik dengan publik
serta pelanggan, agar mendapat dukungan baik. Hubungan masyarakat juga sering dikenal
dengan public relation dan advertising (iklan untuk promosi)

3. Penggunaan formulir dimaksudkan untuk peningkatan efisiensi kerja dari kantor

yang bersangkutan. Oleh karena itu, tepatlah apabila dalam setiap kantor
diusahakan adanya keseragaman dalam pembuatan, penggunaan, penyimpanan, dan
pemeliharaan formulir. Jadi, untuk formulir yang dipergunakan dengan maksud
sama, hendaklah dibuat seragam, baik ukuran, warna, tebal-tipisnya kertas,
kolomnya, dan lain-lain.
Pertanyaan:
Dalam sebuah kantor terdiri dari dua macam formulir kantor antara lain formulir
internal dan formulir ekstern. Coba saudara analisa kegunaan jenis formulit intern
dan berikan contohnya!

Formulir kantor adalah selembar kertas atau lebih yang digunakan untuk mencatat
kegiatan kantor yang repetitif atau berulang-ulang dengan mencantumkan instruksi atau
pertanyaan mengenai urutan data atau informasi yang harus diisi atau dilengkapi oleh
penggunanya untuk kemudian diteruskan pada pihak-pihak yang berkepentingan dalam
mengolah dan membuat keputusan atas data dan informasi tersebut.
Tujuan dan Manfaat Formulir Kantor
Formulir merupakan catatan kantor yang paling banyak digunakan oleh kantor. Formulir
membantu dalam kelancaran kegiatan operasional kantor karena mempunyai tujuan dan
manfaat yang besar bagi para penggunanya.
Menurut Sudarmayanti, tujuan dan manfaat dipergunakannya formulir oleh setiap kantor
adalah:
1) Mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang
sama/berulang-ulang.
2) Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja.
3) Mempermudah dalam pengklasifikasian data.
4) Mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja.
5) Sebagai alat pemberian instruksi
6) Sebagai alat perencanaan
7) Sebagai alat pengawasan dan evaluasi.

Menurut Winardi, pengendalian formulir dapat dilakukan melalui:

1. Sentralisasi pekerjaan
Guna mensentralisasi formulir maka tindakan yang perlu dilakukan adalah:
a. Umumkan kepada pegawai mengenai unit yang berwenang mengendalikan formulir,
fungsi-fungsi dan wewenang unit tersebut.

7
b. Bekukan semua aktivitas dalam bidang formulir pada “status quo-nya”. Setiap
penambahan, perubahan atau pembelian harus dirundingkan dan disetujui oleh unit yang
berhak mengendalikan.
c. Kumpulkan minimal 2 buah fotocopy formulir tersebut dalam arsip sentral.
d. Buatlah sebuah daftar terperinci untuk semua formulir yang menunjukkan nomor
formulir, nama formulir, dan cantumkan nama relevansi (jika form tsb dibeli dari pihak
luar). Sebaiknya mempergunakan kode sederhana untuk identifikasi formulir:
Misalnya:
C menunjukan kartu (card)
E menunjukan amplop (envelope)
P menunjukan alas (pad)
S menunjukan sheet tunggal (sheet)
T menunjukkan label (tag)
X menunjukan hal kontinyu
A menunjukan 25 sheet atau set
B menunjukan 50 sheet atau set
Contoh: F9-45PC menunjukkan formulir pada gedung 9, nomor 45 yang disediakan dalam
jumlah/alas 100 sheet.

2. Analisis, setiap formulir perlu dianalisis guna menentukan apakah formulir tersebut
dapat dihapuskan, dikombinasikan atau diperbaiki.
3. Standarisasi, dikatakan standar jika formulir tsb telah sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.

Formulir kantor dibedakan menjadi dua, yaitu

1. Formulir intern, yaitu formulir yang digunakan dalam lingkungan perusahaan.
Contoh: Tiket-tiket biaya, formulir pengeluaran, order pabrik, permohonan bahan, data
penjualan, ket mgnai hasil pekerjaan pegawai.
2. Formulir ekstern, yaitu formulir yang digunakan untuk menjalin hubungan dengan pihak
luar perusahaan.
Contoh: order pembelian, faktur-faktur.
Contoh form inter :

9
4. Efisiensi atau daya guna adalah suatu konsepsi tentang perbandingan terbaik antara hasil
yang diperoleh atau output dengan usaha yang harus dilakukan atau input dengan
menggunakan sumber daya, waktu, dan ruang. Efisiensi biasanya disingkat dengan E.
output dengan O dan input dengan I sehingga dapat dirumuskan menjadi E = O.
Pertanyaan:
Pemerintah Daerah sedang gencar-gencarnya memformulasikan kebijakan apa yang relevan
untuk penanganan pandemi pada tahun 2021. Tingkan efisiensi menjadi persoalan penting
untuk dipertimbangkan. Selain anggaran yang harus dikeluarkan, pemerintah juga harus
mempertimbangkan keuntungan/ kebermanfaatan apa yang bisa diterima dari kebijakan
atau program-program yang dibuat. Lakukan analisa landasan apa yang harus sangat
diperhatikan sebelum program/ kebijakan diimplementasikan oleh Pemda dan apa syarat
pencapaian efisiensi kerja Pemda!
dalam penerapan program pemerintah Langkah yang sebaiknya di terapkan yaitu
penerapan suatu mekanisme penyusunan APBD yang sejalan dengan prinsip-prinsip "good
financial governance". Lazimnya untuk melakukan penyusunan APBD perlu penetapan
"ide dasar" yang senantiasa dituangkan dalam pembuatan strategi dan prioritas penyusunan
APBD. Dalam prosedur penyusunan APBD, perumusan strategi dan prioritas pembuatan
APBD pada dasarnya menjadi wewenang dan tanggung jawab Pemerintah Daerah
(eksekutif). Setelah arah dan kebijaksanaan umum APBD tersusun, Pemerintah Daerah,
menetapkan strategi dan prioritas pengelolaan dengan memfokuskan pada identifikasi
kondisi yang ada, isu strategis, kecenderungan ke depan Dalam proses penyusunan APBD
yang sevisi dengan "good financial goverriance" yang pertarna-tama harus diper-hatikan
adalah membentuk APBD yang terasa demokratis dengan mengedepankan unsur peran
serta masyarakat. Elemen masyarakat menjadi penting artinya dalam proses pembuatan
APBD di samping Pemerintah Daerah dan DPRD dengan maksud untuk mempertajam
substansi APBD sebagai perwujudan dan amanah rakyat kepada Pemerintah Daerah dan
DPRD dalam meningkatkan kesejahteraan masyarakat yang diwakili sebagai "subjek
demokrasi" dan kualitas pelayanannya terhadap masyarakat. Melalui langkal-langkah
penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) yang bersandarkan pada
prinsip-prinsip "goodfinancial governance" dapat diprediksikan bahwa mekanisme
pembuatan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah niscaya memiliki akuntabilitas
publik dalam kerangka pengelolaan keuangan daerah yang efisien dan efektif.
Selain merancang APBD dengan baik, untuk mewujudkan pemerintahan daerah yang
efisien di butuhkan Sistem Pengendalian Manajemen (selanjutnya disebut SPM)yang
dimana system ini tidak kalah penting antara jenis pengendalian lainnya, system ini sebagai
pedoman dan arah, SPM akan terkait dengan struktur organisasi dan proses

Referensi :
http://eprints.perbanas.ac.id/743/3/BAB%20I.pdf
https://www.kompas.com/skola/read/2021/06/17/125544769/ruang-lingkup-administrasi-dan-unsur-unsurnya
http://repo.unsrat.ac.id/380/1/PENERAPAN_ASAS_EFISIENSI_DAN_ASAS_EFEKTIFITAS.pdf

11