BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Setiap organisasi pemerintah ataupun organisasi swasta akan melakukan

kegiatan yang berhubungan dengan administrasi. Secara terminologi administrasi

adalah mengurus, mengatur, dan mengelola. Jika dibubuhi oleh awalan pe dan

akhiran an pada setiap arti maka semuanya mengandung maksud adanya keteraturan

dan pengaturan sebab yang menjadi sasaran dari penguasaan, pengelolaan dan apalagi

pengaturan adalah terciptanya keteraturan dalam susunan dan pengaturan

dinamikanya.

Arsip dalam administrasi perkantoran dipandang sangat penting mengingat

salah satu fungsinya yaitu sebagai sumber informasi yangmemiliki fungsi sebagai

memori kolektif bangsa, aset organisasi, bukti akuntabilitas, serta dapat digunakan

dalam proses pengambilan keputusan. Berdasarkan hal tersebut maka arsip memiliki

peran yang sangat penting dalam kehidupan sehingga arsip menjadi ke butuhan baik

dalam organisasi maupun masyarakat umum. Berdasarkan Undang-undang Nomor 14

Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik menyebutkan bahwa setiap orang

berhak memperoleh Informasi Publik sesuai dengan ketentuan Undang-undang ini.

Berdasarkan hal tersebut maka dapat dikatakan bahwa Arsip sebagai salah satu jenis

1
informasi publik yang berisi tentang rekaman-rekaman peristiwa kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Arsip perlu dikelola menggunakan pengelolaan arsip yang baik dan benar,

sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan disajikan dengan

cepat dan tepat. Banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan mempunyai citra

yang positif antara lain adalah kerapihan penyimpanan, petugas yang terdidik dan

terampil, kemudahan untuk menyimpan, menemukan kembali arsip, terjaminnya

keamanan arsip dan sebagainya. Tetapi arsip tidak hanya sekedar untuk disimpan

saja, arsip juga perlu perawatan supaya keberadaan arsip tersebut tetap baik

khususnya keberadaan arsip dinamis aktif yang terdapat dalam kantor tersebut harus

diperhatikan karna ini termasuk arsip yang masih sering dipergunakan dalam kantor

Menyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi,

pemerintah indonesia memberlakukan Undang-undang Republik Indonesia Nomor43

Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menjamin keselamatan bahan pertanggung

jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. Terkait

dengan adanya Undang-undang khusus tentang kearsipan tersebut, arsip dalam suatu

organisasi/instansi merupakan bahan pertanggungjawaban tertentu dan memiliki nilai

guna bagi penyelengaraan pemerintah. Oleh sebab itu sebuah lembaga/pencipta arsip

memiliki tanggungjawab dibidang pengelolaan arsip dinamis. Karena arsip dinamis

merupakan arsip yang masih dipergunakan atau dipakai secara langsung dalam

2
kegiatan sehari-hari, maka lembaga yang bersangkutan diharapkan untuk dapat

mempertahankan arsip dinamis untuk masa tertentu.

Arsip yang merupakan salah satu layanan jasa kearsipan untuk menyediakan

informasi kepada pengguna yang membutuhkan. Hal tersebut juga dijelaskan dalam

Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan pada pasal 3 dijelaskan bahwa

penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik

dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Arsip statis

merupakan bahan pertanggungjawaban nasional yang sangat berharga. Ia merupakan

warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan

karena arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis

masa retensinya dan dinyatakan permanen oleh lembaga kearsipan.

Dalam menjalankan fungsi pengelolaan arsip statis Pasal 64 ayat (1) Undang-

undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan mengatur bahwa

lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan

pengguna arsip. Aksesarsip statis harus sesuai dengan aturan dan kaidah-kaidah yang

berlaku agar kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik lebih

terasa oleh publik atau masyarakat umum.

Inspektorat Provinsi Riau unsur pengawas penyelenggaraan pemerintah

daerah. Inspektorat Daerah mempunyai tugas membantu gubernur dalam membina

3
dan mengawasi pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah

dan tugas pembantuan oleh Perangkat Daerah.

Dalam hal prosedur pengarsipan, Inspektorat Provinsi Riau menggunakan

model pengelolaan arsip manual dan elektronik sesuai dengan kepentingan instansi

dan kebutuhan pegawai yang diserahkan pada unit sumber daya manusia, hal ini

dikarenakan adanya keterkaitan dengan masalah instansi dan pegawai. Unit sumber

daya manusia berperan penting dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip, di mana

pengelolaan tersebut berhubungan dengan perawatan dan pemeliharaan dokumen-

dokumen yang akan disimpan pada filing cabinet dan lemari arsip.

Unit sumber daya manusia memiliki beberapa dokumen yang biasa di simpan

dalam filing cabinet seperti surat masuk, surat keluar, data personal pegawai dan lain

sebagainya. Dalam laporan praktik kerja lapangan ini lebih difokuskan pada prosedur

pengelolaan pengarsipan .

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka laporan

praktik kerja lapangan ini mengambil judul “Pengelolaan Pengarsipan Pada Kantor

Inspektorat Provinsi Riau”.

1.2 Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Adapun tujuan Praktek Kerja Lapangan yang dilaksanakan oleh

Penulis/Mahasiswa Universitas Lancang Kuning, adalah sebagai berikut :

4
 1. Sebagai salah satu syarat dan kewajiban mahasiswa yang akan

menyelesaikan Pendidikan Strata 1 di Fakultas Ekonomi Universitas

Lancang Kuning Pekan Baru

2. Untuk mengetahui budaya kerja.

3. Untuk mengetahui kegiatan rutin yang berkaitan dengan administrasi di

instansi

4. Untuk menambah pengalaman praktik kerja.

5. Untuk melatih kemampuan memecahkan masalah pada lingkungan

kerja.

6. Untuk menambah pengetahuan tentang berkomunikasi dengan

lingkungan perusahaan.

1.3 Manfaat Praktek Kerja Lapangan

Adapun tujuan dari Praktek Kerja Lapangan adalah :

1.3.1 Bagi Mahasiswa

Berikut beberapa manfaat Praktek Kerja Lapangan bagi mahasiswa:

1. Penambahan pengetahuan tentang prosedur pengarsipan data instansi

2. Penambahan wawasan serta pengembangan kepribadian untuk bersikap

profesional dalam dunia kerja

5
1.3.2 Bagi Fakultas Ekonomi Unilak

Bagi almamater dapat memperkenalkan anak didik serta nama universitas

untuk lebih dikenal oleh masyarakat maupun perusahaan.

1.3.3 Bagi instansi

Bagi instansi adalah sebagai media untuk meningkatkan kerjasama antara

inspektorak Provinsi Riau dengan Universitas Lancang Kuning.

1.4 Tempat Dan Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

Praktek melaksanakan PKL di Kantor inspektorak Provinsi Riau berikut ini

adalah identitas lengkap tempat Pelaksanaan PKL :

Nama Instansi : Kantor inspektorak Provinsi Riau

Alamat : Jl. Cut Nyak Dien, Jadirejo, Kec. Sukajadi, Kota

Pekanbaru, Riau 28156

No. Telp/ Fax :-

Website : -

Email : -

Bagian Tempat PKL :

Praktek Kerja Lapangan ini di mulai pada tanggal 01 Juli 2020 sampai

dengan 01 September 2020, jam kerja hari senin-jumat dimulai pukul 07.30

WIB s/d 16.30 WIB yang dilaksanakan di Kantor Inspektorat Provinsi Riau

6
yang beralamat di Jl. Cut Nyak Dien, Jadirejo, Kec. Sukajadi, Kota Pekanbaru,

Riau 28156

7
 BAB II

RUANG LINGKUP INSTANSI

2.1 Profil Inspektorat Provinsi Riau

Sesuai amanat Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007, Inspektorat

sebagai perangkat daerah di bawah Gubernur yang mempunyai mandat untuk

melakukan pengawasan fungsional atas kinerja organisasi pemerintah daerah.

Inspektorat Provinsi Riau sesuai dengan Peraturan Daerah Nomor 3 Tahun 2014

tentang Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan

Lembaga Teknis Daerah Provinsi Riau memiliki tugas melakukan pengawasan

terhadap pelaksanaan urusan pemerintahan di daerah, pelaksanaan pembinaan atas

penyelenggaraan pemerintahan daerah Kabupaten/Kota dan pelaksanaan urusan

pemerintahan di daerah Kabupaten/Kota. Disamping itu Inspektorat juga

melaksanakan tugas-tugas lainnya yaitu: audit/pemeriksaan, reviu, monitoring dan

evaluasi serta pengawasan lainnya.

Disamping itu, berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005,

Inspektorat juga menjalankan fungsinya yaitu:

1. Pemeriksaan dalam rangka berakhir masa jabatan kepala daerah.

2. Pemeriksaan berkala atau sewaktu-waktu maupun pemeriksaan

terpadu.

8
 3. Pengusutan atas kebenaran laporan mengenai adanya indikasi

terjadinya penyimpangan, korupsi, kolusi dan nepotisme.

4. Pemeriksaan pelaksanaan urusan pemerintahan di daerah.

Inspektorat Daerah merupakan unsur pengawas penyelenggaraan pemerintah

daerah. Inspektorat Daerah mempunyai tugas membantu gubernur dalam membina

dan mengawasi pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah

dan tugas pembantuan oleh Perangkat Daerah

Visi Inspektorat Provinsi Riau

Visi Inspektorat Provinsi Riau adalah “Menjadi Lembaga Pengawas Internal

yang Profesional Dalam Rangka Mewujudkan Pemerintahan yang baik dan andal di

Provinsi Riau”.

Misi Inspektorat Provinsi Riau

Adapun misi Inspektorat Provinsi Riau dalam mewujudkan visi tersebut

diatas, adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan Kompetensi aparatur pengawasn yang professional.

2. Meningkatkan akuntabilitas penyelenggara pemerintah daerah

3. Meningkatkan akuntabilitas kinerja dan keuangan dalam upaya

mencegah dan memberantas korupsi

9
2.2 Struktur Organisasi

Struktur organsasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana

manejer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan

pembagian kerja dan sumber daya memiliki organisasi serta bagaimana keseluruhan

kerja tersebut dapat dikoordinasikan dan dikumunikasikan.

Struktur tersebut merupakan komponen penting yang harus ada dalam

organisasi yang memuat terkait pembagian tugas dan tanggung jawab masin-

masing. Sebagai contoh, untuk menghindari adanya tumpang tindih suatu wewenang

dan tanggung jawab perorangan.

Berdasarkan Peraturan Gubernur Riau Nomor :100 Tahun 2016 Tentang

Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Susunan Organisasi Inspektorat Daerah

Provinsi Riau terdiri dari:

a. Kepala Inspektur

Inspektur mempunyai tugas membantu gubernur dalam membina dan

mengawasi pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah dan

tugas pembantuan oleh perangkat daerah pada bidang pengawas penyelenggaraan

pemerintah daerah.

Untuk melaksanakan tugas tersebut, Inspektur menyelenggarakan fungsi

perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan pengawasan

internal terhadap kinerja, keuangan dan tujuan tertentu, penyusunan laporan hasil

pengawasan, pelaksanaan evaluasi dan pelaporan, pelaksanaan administrasi dan

10
pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Gubernur terkait dengan tugas dan fungsi

pada Inspektorat Daerah.

b. Inspektur Pembantu I

Inspektur Pembantu I mempunyai tugas melakukan koordinasi, fasilitasi dan

evaluasi pada Inspektur Pembantu I.

Untuk melaksanakan tugas tersebut, Inspektur Pembantu I menyelenggarakan

fungsi:

a. Penyusunan program kerja dan rencana operasional pada Inspektur

Pembantu I;

b. Penyelenggaraan pelaksanaan koordinasi, fasilitasi dan memeriksa

hasil pelaksanaan tugas di lingkungan Inspektur Pembantu I;

c. Penyelenggaraan pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan penilaian

tugas pengawasan terhadap perangkat daerah;

d. Pengawasan tugas dan fungsi, keuangan, barang, kepegawaian

terhadap penyelenggaraan urusan Pemerintah Provinsi;

e. Pelaksanaan review rencana kerja anggaran;

f. Pelaksanaan review rencana kerja instansi pemerintah;

g. Pelaksanaan evaluasi sistem pengendalian internal;

h. Penanganan pengaduan masyarakat dan pemeriksaan dengan tujuan

tertentu;

11
 i. Pemeriksaan terpadu dengan Inspektorat Jenderal

Kementerian/Inspektorat Utama/Inspektorat Lembaga Pemerintah Non

Kementerian, Inspektorat Daerah dan Inspektorat Kabupaten/Kota di

Provinsi Riau;

j. Pemeriksaan hibah/bantuan sosial;

k. Pendampingan, asistensi dan fasilitasi;

l. Pelaksanaan tugas pembantuan dan dana bantuan keuangan;

m. Penyelenggaraan kegiatan prioritas lain sesuai kebijakan Gubernur;

n. Pengawalan reformasi birokrasi;

o. Pemantauan pelaksanaan ketentuan perundang-undangan;

p. Penyusunan ketentuan perundang-undangan bidang pengawasan;

q. Penyusunan pedoman/standar di bidang pengawasan;

r. Pengoordinasian program pengawasan;

s. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan sesuai

tugas dan fungsinya; dan

t. Penyelenggaraan pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan penilaian

tugas pengawasan terhadap perangkat daerah.

c. Inspektur Pembantu II

Inspektur Pembantu II mempunyai tugas melakukan koordinasi, fasilitasi dan

evaluasi pada Inspektur Pembantu II.

12
 Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1) Inspektur

Pembantu II menyelenggarakan fungsi:

a. Penyusunan program kerja dan rencana operasional pada Inspektur

Pembantu II;

b. Penyelenggaraan pelaksanaan koordinasi, fasilitasi dan memeriksa

hasil pelaksanaan tugas di lingkungan Inspektur Pembantu II;

c. Penyelenggaraan pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan penilaian

tugas pengawasan terhadap perangkat daerah;

d. Pengawasan tugas dan fungsi, keuangan, barang, kepegawaian

terhadap penyelenggaraan urusan Pemerintah Provinsi;

e. Pelaksanaan review rencana kerja anggaran;

f. Pelaksanaan review rencana kerja instansi pemerintah;

g. Pelaksanaan evaluasi sistem pengendalian internal;

h. Penanganan pengaduan masyarakat dan pemeriksaan dengan tujuan

tertentu;

i. Pemeriksaan terpadu dengan Inspektorat Jenderal

Kementerian/Inspektorat Utama/Inspektorat Lembaga Pemerintah Non

Kementerian, Inspektorat Daerah dan Inspektorat Kabupaten/Kota di

Provinsi Riau;

j. Pemeriksaan hibah/bantuan sosial;

k. Pendampingan, asistensi dan fasilitasi;

13
 l. Pelaksanaan tugas pembantuan dan dana bantuan keuangan;

m. Penyelenggaraan kegiatan prioritas lain sesuai kebijakan Gubernur;

n. Pengawalan reformasi birokrasi;

o. Pemantauan pelaksanaan ketentuan perundang-undangan;

p. Penyusunan ketentuan perundang-undangan bidang pengawasan;

q. Penyusunan pedoman/standar di bidang pengawasan;

r. Pengoordinasian program pengawasan;

s. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan sesuai

tugas dan fungsinya;

t. Penyelenggaraan pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan penilaian

tugas pengawasan terhadap perangkat daerah.

d. Inspektur Pembantu III

Inspektur Pembantu III mempunyai tugas melakukan koordinasi, fasilitasi dan

evaluasi pada Inspektur Pembantu III.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1) Inspektur

Pembantu III menyelenggarakan fungsi:

a. Penyusunan program kerja dan rencana operasional pada Inspektur

Pembantu III;

b. Penyelenggaraan pelaksanaan koordinasi, fasilitasi dan memeriksa

hasil pelaksanaan tugas di lingkungan Inspektur Pembantu III;

14
c. Penyelenggaraan pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan penilaian

tugas pengawasan terhadap perangkat daerah;

d. Pengawasan tugas dan fungsi, keuangan, barang, kepegawaian

terhadap penyelenggaraan urusan Pemerintah Provinsi;

e. Pelaksanaan review rencana kerja anggaran;

f. Pelaksanaan review rencana kerja instansi pemerintah;

g. Pelaksanaan evaluasi sistem pengendalian internal;

h. Penanganan pengaduan masyarakat dan pemeriksaan dengan tujuan

tertentu;

i. Pemeriksaan terpadu dengan Inspektorat Jenderal

Kementerian/Inspektorat Utama/Inspektorat Lembaga Pemerintah Non

Kementerian, Inspektorat Daerah dan Inspektorat Kabupaten/Kota di

Provinsi Riau;

j. Pemeriksaan hibah/bantuan sosial;

k. Pendampingan, asistensi dan fasilitasi;

l. Pelaksanaan tugas pembantuan dan dana bantuan keuangan;

m. Penyelenggaraan kegiatan prioritas lain sesuai kebijakan Gubernur;

n. Pengawalan reformasi birokrasi;

o. Pemantauan pelaksanaan ketentuan perundang-undangan;

p. Penyusunan ketentuan perundang-undangan bidang pengawasan;

q. Penyusunan pedoman/standar di bidang pengawasan;

r. Pengoordinasian program pengawasan;

15
 s. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan sesuai

tugas dan fungsinya;

t. Penyelenggaraan pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan penilaian

tugas pengawasan terhadap perangkat daerah.

e. Inspektur Pembantu IV

Inspektur Pembantu IV mempunyai tugas melakukan koordinasi, fasilitasi dan

evaluasi pada Inspektur Pembantu IV.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1) Inspektur

Pembantu IV menyelenggarakan fungsi:

a. Penyusunan program kerja dan rencana operasional pada Inspektur

Pembantu IV.

b. Penyelenggaraan pelaksanaan koordinasi, fasilitasi dan memeriksa

hasil pelaksanaan tugas di lingkungan Inspektur Pembantu IV.

c. Penyelenggaraan pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan penilaian

tugas pengawasan terhadap perangkat daerah.

d. Pengawasan tugas dan fungsi, keuangan, barang, kepegawaian

terhadap penyelenggaraan urusan Pemerintah Provinsi.

e. Pelaksanaan review rencana kerja anggaran.

f. Pelaksanaan review rencana kerja instansi pemerintah.

g. Pelaksanaan evaluasi sistem pengendalian internal.

16
h. Penanganan pengaduan masyarakat dan pemeriksaan dengan tujuan

tertentu.

i. Pemeriksaan terpadu dengan Inspektorat Jenderal

Kementerian/Inspektorat Utama/Inspektorat Lembaga Pemerintah Non

Kementerian, Inspektorat Daerah dan Inspektorat Kabupaten/Kota di

Provinsi Riau.

j. Pemeriksaan hibah/bantuan sosial.

k. Pendampingan, asistensi dan fasilitasi.

l. Pelaksanaan tugas pembantuan dan dana bantuan keuangan.

m. Penyelenggaraan kegiatan prioritas lain sesuai kebijakan Gubernur.

n. Pengawalan reformasi birokrasi.

o. Pemantauan pelaksanaan ketentuan perundang-undangan.

p. Penyusunan ketentuan perundang-undangan bidang pengawasan.

q. Penyusunan pedoman/standar di bidang pengawasan.

r. Pengoordinasian program pengawasan.

s. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan sesuai

tugas dan fungsinya.

t. Penyelenggaraan pemeriksaan, pengusutan, pengujian dan penilaian

Tugas pengawasan terhadap perangkat daerah.

17
f. Sekretariat

Sekretaris mempunyai tugas melakukan koordinasi, fasilitasi dan evaluasi

pada Subbagian Perencanaan dan Keuangan, Subbagian Evaluasi dan Pelaporan, dan

Subbagian Kepegawaian dan Umum.

Untuk melaksanakan tugas pokok, Sekretariat menyelenggarakan fungsi:

Penyusunan program kerja dan rencana operasional pada Sekretariat.

a. Penyelenggaraan pelaksanaan koordinasi, fasilitasi dan memeriksa hasil

pelaksanaan tugas di lingkungan Sekretariat.

b. Penyelenggaraan pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas

sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan kepada Inspektur.Pelaksanaan

tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan sesuai tugas dan fungsinya.

c. Sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsinya membawahi beberapa

subbagian yang dijelaskan sebagai berikut.

g. Kepala Subbagian Perencanaan, Keuangan dan Pengelolaan Barang Milik

Daerah

Kepala Subbagian Perencanaan, Keuangan dan Pengelolaan Barang Milik Daerah

mempunyai tugas:

a. Merencanakan program/kegiatan dan penganggaran pada Subbagian

perencanaan, Keuangan dan Pengelolaan Barang Milik Daerah.Membagi

tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil pelaksanaan tugas bawahan di

18
 lingkungan Subbagian Perencanaan, Keuangan dan Pengelolaan Barang Milik

Daerah.

b. Menyiapkan bahan dan menghimpun usulan rencana program/kegiatan di

lingkungan Inspektorat Daerah.Melaksanakan penyusunan Rencana Strategis,

Rencana Kerja Pemerintah Daerah, Perjanjian Kinerja, Laporan Kinerja

Instansi Pemerintah unit kerja;

c. Melaksanakan koordinasi penyusunan Standar Operasional

Prosedur.Mempersiapkan bahan-bahan untuk pra-rapat koordinasi dan rapat

koordinasi musyawarah perencanaan pembangunan, musyawarah perencanaan

pembangunan nasional serta rapat koordinasi teknis.

d. Melakukan urusan perbendaharaan dan akuntansi keuangan dan

asset.Mengelola keuangan dan penyiapan pembayaran gaji dan tunjangan

pegawai.

e. Melaksanakan verifikasi dan pertanggungjawaban anggaran.Menyusun

laporan keuangan, semester, tahunan dan laporan prognosis serta tugas

pengelolaan keuangan lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

f. Melakukan urusan pengurusan barang milik daerah yang berada pada

penguasaan Inspektorat Daerah.Melaksanakan penyelesaian tindak lanjut

Laporan Hasil Pemeriksaan atau pemutakhiran data hasil pemeriksaan

pelaksanaan kegiatan.

19
 g. Melakukan pemantauan, evaluasi dan membuat laporan pelaksanaan tugas

dan kegiatan pada Subbagian Perencanaan, Keuangan dan Pengelolaan

Barang Milik Daerah.

h. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan sesuai tugas dan

fungsinya.

h. Subbagian Evaluasi dan Pelaporan

Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan mempunyai tugas:

a. Merencanakan program/kegiatan dan penganggaran pada Subbagian Evaluasi

dan Pelaporan.Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil

pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Subbagian Evaluasi dan Pelaporan.

b. Menginventarisasi hasil pengawasan dan tindak lanjut hasil pengawasan

Badan Pemeriksa Keuangan, Inspektorat Jenderal, Inspektorat Daerah dan

Kabupaten/Kota di Provinsi Riau.Melakukan pemantauan tindak lanjut hasil

pengawasan.

c. Melaksanakan penyelesaian tindak lanjut Laporan Hasil Pemeriksaan atau

pemutakhiran data hasil pemeriksaan pelaksanaan kegiatan.

d. Melaksanakan proses administrasi Tuntutan Perbendaharaan dan Tuntutan

Ganti Rugi.Melaksanakan evaluasi akuntabilitas kinerja dan laporan keuangan

Instansi Pemerintah Provinsi.

e. Melakukan pemantauan, evaluasi dan membuat laporan pelaksanaan tugas dan

kegiatan pada Subbagian Evaluasi dan Pelaporan.

20
 f. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan sesuai tugas dan

fungsinya.

i. Kepala Subbagian Kepegawaian dan Umum

Kepala Subbagian Kepegawaian dan Umum mempunyai tugas mempunyai tugas:

a. Merencanakan program/kegiatan dan penganggaran pada Subbagian

Kepegawaian dan Umum.Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa

hasil pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Subbagian Kepegawaian dan

Umum.Mengagendakan dan mendistribusikan surat menyurat.Melaksanakan

fasilitasi administrasi kepegawaian.

b. Melaksanakan koordinasi penyusunan analisa jabatan, analisa beban kerja,

peta jabatan, proyeksi kebutuhan pegawai, standar kompetensi, dan evaluasi

jabatan.

c. Melaksanakan proses penegakan disiplin pegawai.

d. Membuat laporan perkembangan kepegawaian.

e. Menyelenggarakan urusan kehumasan.

f. Melaksanakan pengelolaan kearsipan dan dokumentasi.

g. Melaksanakan dan mengatur fasilitas rapat, pertemuan dan upacara, serta

melakukan kegiatan keprotokolan dan administrasi perjalanan dinas.

h. Melaksanakan pengadaan sarana dan prasarana kantor setelah berkoordinasi

dengan Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah.

21
i. Melaksanakan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, kebersihan,

keindahan, keamanan dan ketertiban kantor.Mengumpulkan, menyusun dan

mengolah bahan data informasi untuk kepentingan masyarakat.

j. Melakukan pemantauan, evaluasi dan membuat laporan pelaksanaan tugas dan

kegiatan pada Subbagian Kepegawaian dan Umum.

k. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan sesuai tugas dan

fungsinya.

22
 Gambar 2. 1 : Struktur Organisasi Inspektorat Provinsi Riau

Inspektur

Sekretaris

Subbagian Sub Bagian Sub

Perencanaan, Evaluasi dan BagianKepega
Keuangan dan Pelaporan waian dan
Pengelolaan Barang Umum
Milik Daerah

Inspektur Inspektur Inspektur Inspektur

Pembantu I Pembantu II Pembantu III PembantuIV

Jabatan Jabatan Jabatan Jabatan

Fungsional Fungsional Fungsional Fungsional
Pengawasan Pengawasan Pengawasan Pengawasan 23
2.3 Aktivitas Instansi

I. Inspektorat Kabupaten/Kota juga melakukan pengawasan terhadap

pelaksanaan urusan wajib dan urusan pilihan serta pengawasan terhadap

Kecamatan, Kelurahan dan Desa.Kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap

administrasi umum pemerintahan dan urusan pemerintahan sesuai Peraturan

Menteri Dalam Negeri Nomor 23 Tahun 2007 tentang Pedoman Tata Cara

Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah dan Peraturan

Menteri Dalam Negeri Nomor 7 Tahun 2008 tentang Pedoman Tata Cara

Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemerintahan Desa.Pemeriksaan terhadap

Pengelolaan Dana Otonomi Khusus.

II. Pemeriksaan Penanganan Pengaduan Instansi dan Masyarakat.Pemeriksaan

Khusus atau pemeriksaan serentak (pemtak) dalam rangka tujuan tertentu atas

perintah dan/atau permintaan pejabat berwenang, antara lain pemeriksaan

terhadap laporan pertanggungjawaban penggunaan dana Pilkada dan Evaluasi

Laporan Kinerja Instansi Pemerintah.Pemeriksaan Kinerja atas Optimalisasi

Penerimaan Negara dan Daerah baik Penerimaan Pajak maupun B an Pajak

(PNBP).

III. Pemeriksaan yang dilakukan oleh Inspektorat Jenderal Depdagri terhadap

Inspektorat Provinsi dititik beratkan pada Pembinaan tugas pokok dan fungsi,

demikian juga untuk Inspektorat Provinsi terhadap Inspektorat

Kabupaten/kota.

24
IV. Menindak lanjuti Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 dan Peraturan

Pemerintah Nomor 39 Tahun 2007, terkait dengan pemeriksaan pengelolaan

uang negara/daerah dilakukan oleh Aparat Pengawasan Fungsional

Pusat/Daerah dan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK).

V. Antisipasi terhadap pengawasan Dekonsentrasi dan Tugas Pembantuan

masing-masing Departemen terkait di daerah oleh Aparat Pengawasan Intern

di daerah, dengan Pemeriksaan Dana Dekonsentrasi dan Tugas Pembantuan

yang bersumber dari rupiah murni maupun Pinjaman Hibah Luar Negeri serta

Dana Alokasi Khusus (DAK) berdasarkan pelimpahan dari

Departemen/LPND yang bersangkutan.

VI. Sesuai Pasal 28 Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005, pengawasan

tersebut dilakukan oleh Aparat Pengawasan sesuai dengan fungsi dan

kewenangan melalui penilaian atas pemanfaatan dan keberhasilan kebijakan,

pelaksanaan program dan kegiatan dan monitoring evaluasi pelaksanaan

urusan pemerintahan di daerah dan pemerintahan desa.

VII. Sesuai Bab II Pasal 2 Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005,

Inspektorat Jenderal Depdagri dapat melakukan peran fasilitasi dengan

melakukan koordinasi antara Inspektorat Provinsi, Kabupaten/Kota dan

Inspektorat Jenderal Departemen terkait, sebagai wujud pengawasan

terpadu (joint audit) dalam keterpaduan program, operasional dan laporan.

25
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Tinjauan Teori

3.1.1 Pengertian Arsip

Arsip pada prinsipnya mengandung pengertian defenitif yang sama, namun

demikian para ahli cenderung memberikan pengertian arsip yang berlainan satu

dengan yang lainnya, tergantung pada sudut pandang dan point penekanan utama

yang diberikan didalamnya sebagaimana dikemukakan oleh Gie (2000 : 18) bahwa

arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karna

mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan

kembali.

Menurut Wiyasa (2003 : 79) arsip adalah kumpulan berkas baik berupa tulisan

maupun benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, ditata, dan diatur serta

disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan

kembali.

Menurut UU No.7/1971/pasal 1 dalam (Sedarmayanti, 2001 : 185)

a. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-

lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk dan

corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok

dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

26
 b. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-

badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun,

baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka

pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) dalam (Wursanto, 1991 : 47)

arsip sebagai segala kertas, buku, foto, film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau

dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau

salinannya, serta dengan segala penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima

oleh suatu organisasi/badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi,

kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-

pekerjaan, atau kegiatan pemerintahan yang lain atau karna pentingnya informasi

yang terkandung didalamnya.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan

surat yang mengandung arti dan mempunyai kegunaan baik kepentingan suatu

instatnsi. Arsip disimpan dengan metode tertentu sehingga dapat dengan mudah dan

cepat ditemukan kembali.

3.1.2 Kearsipan

Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan dalam Bab

1 pasal 1 kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Menurut Ig.

Wursanto (2007 : 19) “kearsipan atau filing adalah proses kegiatan pengurusan atau

pengaturan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip

27
dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu

diperlukan”.

Kearsipan merupakan kegiatan pengurusan warkat atau arsip yang sesuai

dengan aturan dan prosedur yang berlaku. Pendapat itu berkenaan dengan kegiatan

kearsipan yang dikemukakan oleh Mulyono, dkk (1985 : 3) bahwa ada tiga(3) unsur

pokok dalam kearsipan yang meliputi : a) penyimpanan (storing), b) penempatan

(placing), c) penemuan kembali (finding)”.

Pendapat lain yang menjelaskan bahwa kearsipan adalah hal yang sangat

penting untuk suatu organisasi adalah pendapat yang dikemukakan oleh Barthos

(2007 : 12) menyatakan bahwa :

“Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut

bagi kegiatan pemerintahan”.

Jadi dapat disimpulkan bahwa kearsipan merupakan suatu rangkaian kegiatan

atau proses pengaturan yang berhubungan dengan pengurusan arsip mulai dari

penerimaan, pengiriman, pencatatan, penyimpanan, penyingkiran, dan pemusnahan

arsip yang bertujuan untuk menjaga keselamatan arsip yang bertujuan untuk menjaga

keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban mengenai perencanaan,

pelaksanaan serta penyelenggaraan dalam organisasi pemerintah maupun swasta.

28
 Berdasarkan jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam

tergantung dari segi jenis peninjauannya. Jenis arsip menurut fungsi dan kegunaannya

dibedakan menjadi dua yaitu :

a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan administras suatu organisasi. Arsip

ini tidak hanya berupa kertas atau surat saja, tetapi juga termasuk

bahan tertulis atau bahan tercetak yang direkam dalam pita kaset,

juga termasuk naskahnaskah, memorandum, nota, slide, foto dan

lain-lain.

b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung

dalam penyelenggaraan kegiatan maupun ketatausahaan. Arsip

tersebut cenderung mempunyai kepentingan dalam nilai sejarah dan

disimpan ditempat yang lebih aman dan sulit dijangkau. Arsip ini

tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut

akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).

Contoh arsip statis adalah berkas undang-undang, peraturan dan

lain-lain. Arsip ini tidak diperlukan secara langsung tetapi

dibutuhkan sebagai referensi untuk kegiatan lainnya (Abubakar,

1997 : 32).

29
3.2 Pengelolaa Arsip Inspektorat Provinsi Riau

Arsip merupakan sumber informasi penting yang dapat menunjang proses

kegiatan administrasi suatu perusahaan, untuk itu arsip yang telah disimpan

memerlukan pemeliharaan yang maksimal. Arsip yang dimiliki setiap instansi

sangatlah penting, karena berisi tentang data instansi pada suatu perusahaan. Sebagai

pelaksana bagian sumber daya manusia yang bertugas menyimpan dan memelihara

arsip, memiliki kewajiban untuk menjaga dan merawat arsip dari segala macam

bentuk gangguan, baik dari dalam maupun dari luar.

Inspektorat Provinsi Riau pada bagian sumber daya manusia khususnya

pelaksana sumber daya manusia memiliki tugas menyimpan dan memelihara arsip.

Penyimpanan arsip yang telah digunakan oleh Inspektorat Provinsi Riau yaitu melalui

2 prosedur, diantaranya pengarsipan secara manual (Life Cycle Model) dan

pengarsipan secara elektronik (Records Continuum Model). Penggunaan kedua

prosedur pengarsipan tersebut sangat membantu bagian sumber daya manusia dalam

kegiatan administrasi khususnya pencarian informasi mengenai data instansi

inspektorat Provinsi Riau. Untuk itu perlu dilakukan pembahasan mengenai prosedur

pengarsipan secara manual dan prosedur pengarsipan secara elektronik. Pembahasan

ini berdasarkan pengamatan tentang pengarsipan yang ada pada bagian sumber maya

Manusia. Seluruh arsip data berada pada kantor Inspektorat Provinsi Riau dan

ditangani langsung oleh pelaksana bagian sumber daya manusia karena untuk

menjaga kerahasiaan data.

30
3.3.1 Prosedur Pengarsipan secara Manual

Hampir sebagian besar perusahaan masih menggunakan atau mengelola arsip

secara manual, karena dokumen yang dikelola masih berupa kertas, Compact Disk

(CD) maupun media fisik lainnya. Hal inilah yang menjadikan pengelolaan arsip

secara manual masih relevan untuk dibahas pada era digital ini. adapun prosedur

pengarsipan secara manual pada inspektorat Provinsi Riau adalah:

1. Memilah dan mengklasifikasikan dokumen sesuai dengan kebutuhan

administrasi, yaitu memilah dokumen antara dokumen permanen dengan

dokumen tidak permanen

2. Dokumen permanen yang dimiliki kemudian di checklist pada form

checklist validasi dokumen. form checklist tersebut dapat memudahkan

pelaksana sumber daya manusia dalam penemuan kembali arsip

3. Lalu dokumen permanen di arsip ke dalam map snelhecter dengan

menggunakan metode penyimpanan arsip menurut sistem abjad, sedangkan

untuk dokumen tidak permanen di arsip dengan menggunakan metode

penyimpanan arsip menurut sistem tanggal. Hal ini dilakukan agar bagian

sumber daya manusia lebih mudah dan cepat dalam mengarsip dokumen

4. Dokumen yang telah di arsip tersebut di masukkan ke dalam map folder

khusus penyimpanan dokumen dengan di beri Nomor

31
 5. Setelah rapi di masukkan pada map folder, langkah selanjutnya yaitu

penataan map folder pada lemari arsip. sehingga dalam pencarian file data

dapat dengan mudah di temukan.

3.3.2 Prosedur Pengarsipan secara Elektronik

Selain prosedur penyimpanan arsip secara manual, inspektorat Provinsi Riau

juga menggunakan prosedur penyimpanan arsip secara elektronik. Penyimpanan arsip

secara elektronik telah mengubah cara pengarsipan informasi dengan memberikan

kecepatan dan ketepatan dalam penyimpanan, pencarian, penemuan kembali, hingga

pendistribusian dokumen dalam perusahaan, sehingga fungsi arsip sebagai sumber

informasi dalam pengambilan keputusan oleh perusahaan dapat dioptimalkan.

Penyimpanan arsip secara elektronik dapat mencegah adanya kerusakan dokumen

secara fisik, karena penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan sistem

komputerisasi. Sistem komputerisasi dokumen tersebut dapat memberikan dukungan

penuh terhadap kecepatan akses tentang informasi yang ada dalam dokumen

perusahaan. Berikut akan dijelaskan prosedur pengarsipan secara elektronik yang ada

pada Bagian Sumber Daya Manusia inspektorat Provinsi Riau:

1. Mengklasifikasikan dokumen terlebih dahulu, yaitu antara dokumen

permanen dengan dokumen tidak permanen

2. Selanjutnya checklist validasi dokumen permanen yang dimiliki tersebut

melalui Microsoft Excel

32
 3. Pemindahan dokumen dari hard file ke dalam soft file melalui mesin scan

(scanning). Khusus untuk dokumen permanen yang akan di-scan oleh

pelaksana sumber daya manusia

4. Setelah melalui proses scanning dokumen, maka proses selanjutnya adalah

penyimpanan dokumen pada komputer (saving).

5. Penyimpanan dokumen pada komputer tersebut tidak secara terpisah,

melainkan semua file yang telah di-scan tersimpan urut menjadi satu.

Untuk itu perlu adanya pemisahan antara file yang satu dengan file yang

lainnya (ekstract).

6. Untuk kebutuhan upload (unggah) file data pada website, file yang telah di-

scan dan disimpan pada computer

7. Langkah terakhir agar file data dapat tersimpan lebih aman dari berbagai

bentuk gangguan adalah dengan upload (unggah) file tersebut pada website

inspektorat Provinsi Riau.

3.3.3 Pengorganisasian Arsip

Pengorganisasian arsip yang digunakan pada bagian sumber daya manusia

inspektorat Provinsi Riau adalah kombinasi sistem sentralisasi dan desentralisasi.

Berikut penjelasan pengorganisasian arsip pada bagian sumber daya manusia:

1. Sentralisasi Seluruh Dokumen tidak permanen inspektorat Provinsi Riau

disimpan secara terpusat oleh bagian sumber daya manusia.

2. Desentralisasi Dokumen yang asli akan diserahkan kembali agar disimpan

secara pribadi oleh masing-masing SDM. Hal ini bertujuan sebagai bukti

33
 perseorangan setiap SDM apabila dibutuhkan sewaktu-waktu oleh

inspektorat Provinsi Riau

3.3.4 Sistem Kerja Yang Dilakukan

Selama penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di kantor Inspektorat

Daerah Provinsi Riau , System kerja yang dilakukan adalah :

1. Membuat Surat – Menyurat Surat yang dibuat tidak pernah sama, Sesuai

dengan ketentuan dan sesuai dengan apa yang diperlukan.

2. Membuat Surat Perintah

3. Membuat Surat LP2P

4. Membuat Surat Balasan

5. Merekap Barang

6. Membuat Surat Pernyataan

7. Membuat Keterangan Biodata PNS ,dll

3.3.5 Metode Penyimpanan Arsip

Metode penyimpanan arsip yang digunakan bagian sumber daya manusia

Inspektorat Provinsi Riau untuk arsip yaitu menggunakan metode kearsipan lateral

filing. Arsip tersebut disimpan dalam lemari arsip secara lateral filing disusun sesuai

Nomor dan nama yang terdapat pada map arsip. Di dalam map folder terdapat map

snelhecter yang berisi dokumen-dokumen, serta terdapat pembatas (guide) dokumen

antara dokumen permanen dengan dokumen tidak permanen. Pembatas pada setiap

dokumen yaitu menggunakan kertas A3.

34
3.3.6 Pemusnahan Arsip

Bagian sumber daya manusia Inspektorat Provinsi Riau dalam melakukan

pemusnahan arsip data personal pegawai terutama arsip inaktif dalam dokumen tidak

permanen yang telah memasuki masapenyimpanan arsip lebih dari 10 tahun yaitu

dengan cara memilah dokumennya terlebih dahulu.

Arsip data tersebut kemudian dihancurkan dengan menggunakan mesin

penghancur arsip. Apabila terdapat dokumen yang ganda dalam penyimpanan arsip,

maka dokumen tersebut langsung dimusnahkan. Melakukan pemusnahan arsip

dengan cara tersebut dapat menghemat biaya serta dapat dengan mudah dilakukan

oleh pelaksana sumber daya manusia. Akan tetapi, membutuhkan waktu yang lama

dalam memilah dokumen. Bagian sumber daya manusia memilih cara pemusnahan

arsip tersebut bertujuan untuk memusnahkan dokumen-dokumen yang sudah tidak

terpakai, sehingga dokumen tersebut tidak menumpuk pada kantor bagian sumber

daya manusia dan tidak mengganggu proses kerja. Mengingat seluruh arsip tersimpan

pada kantor bagian sumber daya manusia dan dikelola langsung oleh pelaksana

sumber daya manusia.

3.3.7 Penemuan Kembali Arsip

Proses penemuan kembali arsip yang terdapat pada bagian sumber daya

manusia Inspektorat Provinsi Riau dengan menggunakan metode klasifikasi arsip

menurut abjad dan numerik yaitu dilakukan secara manual. Dengan menggunakan

metode tersebut dapat membantu bagian sumber daya manusia dalam penemuan

35
kembali arsip. Bagian sumber daya manusia dalam penemuan kembali arsip terbantu

dengan adanya pemakaian Nomor. Penemuan kembali arsip tersebut bertujuan untuk

menemukan arsip dengan cepat dan tepat. Dimana arsip tersebut berfungsi sebagai

sumber informasi perusahaan serta sebagai kebutuhan perusahaan dalam

menyelesaikan proses kegiatan administrasi.

3.3.8 Hambatan dalam Pengarsipan Data

Selama pelaksanaan praktik kerja lapangan pasti terdapat hambatan, adapun

hambatan selama praktik kerja lapangan diantaranya adalah kurangnya sarana dan

prasana dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan, misalnya computer sering blank,

mesin scan yang kurang optimal, jaringan internet yang loading lama, dan sarana dan

prasarana dalam penyimpanan arsip yang kurang memadai. Sarana dan prasarana

yang kurang memadai dalam hal penyimpanan arsip meliputi tidak ada pengatur suhu

ruangan arsip, kurangnya kebersihan ruangan arsip, dan penerangan cahaya ruangan

arsip yang kurang optimal. Sarana dan prasarana dalam penyimpanan dokumen yang

kurang memadai meliputi penyimpanan dokumen yang dimasukkan map snelhecter

tidak menggunakan guide arsip yang semestinya, melainkan menggunakan kertas A3

sebagai guide dan ditulis manual menggunakan bolpoin. Hal ini yang menyebabkan

pegawai malas dalam mengarsip surat.

36
 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Setelah melakukan magang di kantor Inspektorat, maka penulis menuliskan

beberapa kesimpulan diantaranya :

1. Prosedur pengarsipan secara manual (Life Cycle Model) yang ada pada

bagian sumber daya manusia kantor Inspektorat tidak menggunakan alat

teknologi, melainkan menggunakan alat manual seperti map snelhecter, guide,

stopmap folio, map folder serta lemari arsip (filing cabinet).

2. Prosedur pengarsipan secara elektronik (Records Continuum Model) yang ada

pada bagian sumber daya manusia kantor Inspektorat telah menggunakan alat

teknologi seperti komputer, mesin scan, mesin fotokopi, serta menggunakan

website khusus penyimpanan arsip.

3. Pengorganisasian arsip pada bagian sumber daya manusia menggunakan

kombinasi sistem sentralisasi (terpusat) dan desentralisasi (penyimpanan arsip

pada setiap unit kerja).

4. Dalam klasifikasi arsip, bagian sumber daya manusia menggunakan metode

klasifikasi arsip menurut abjad untuk dokumen yang permanen serta metode

klasifikasi arsip menurut numerik untuk dokumen yang tidak permanen.

37
4.2 Saran

Berdasarkan penilaian penulis selama melakukan magang kerja di Kantor

Inspektorat Daerah Provinsi Riau, maka penulis menyampaikan saran yang dirasa

perlu demi kemajuan dalam meraih kesuksesan Kantor Inspektorat Daerah Provinsi

Riau , yaitu : Dalam pembuatan laporan sebaiknya diberikan bimbingan yang penuh

oleh pihak lembaga sehingga memudahkan mahasiswa/ mahasiswi dalam

menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan.

38
 REFERENSI

Ali, Faried. 2011. Teori dan Konsep Administrasi. Jakarta : Rajawali Pers

Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Bumi Aksara.

Rahmi, Hayatur, dkk., Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Dibadan Kepegawaian

Daerah Provinsi Jawa Barat : Ejurnal Mahasiswa Universitas Padjdjaran,

Volume 1 Nomor 2, 2012,h.2

Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern,

cetakan ketiga. Bandung : Mandar Maju.

The Liang Gie. 1971. Efisiensi Kerja Bagi Aparatur Administrasi Negara RI.

Yogyakarta : Beletin BPA.

39