MAKALAH

ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

TENTANG

ADMINISTRASI KEGURUAN

DISUSUN OLEH

KELOMPOK 6

ANGGOTA KELOMPOK

1. YOSMAN RAHMAT 2020070

2. YOMIL JUMITA 22111052
3. ELVIANI 22111121

Dosen Pengampu :
Dr. Dermizal Rusli, M.Pd.

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN GURU SEKOLAH DASAR

UNIVERSITAS ADZKIA
PADANG
2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya
sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Administrasi Keguruan” ini
tepat pada waktunya. Adapun tujuan penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi tugas
dosen pada mata kuliah Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Selain itu, makalah ini juga
bertujuan untuk menambah pengetahuan tentang Administrasi Keguruan bagi para pembaca dan
juga bagi penulis.

Kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak Dr. Dermizal Rusli, M.Pd. selaku dosen
mata kuliah administrasi dan supervisi pendidikan yang telah memberikan tugas ini sehingga
dapat menambah pengetahuan dan wawasan sesuai dengan bidang studi yang kami tekuni. Kami
juga meng-ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membagi sebagian
pengetahuannya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini, kami menyadari, makalah
yang kami tulis ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang
membangun akan kami nantikan demi kesempurnaan makalah ini.

Padang, 4 November 2023

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………………………………i

DAFTAR ISI………..……………………………………………………………………………ii

BAB I PENDAHULUAN……...…………………………………………………………………1

A. Latar Belakang…...………………………………………………………………………..1
B. Rumusan Masalah…………………………………………………………………………2
C. Tujuan Pembahasan……………………………………………………………………….3

BAB II PEMBAHASAN…………………………………………………………………………3

A. Arti, Fungsi, Dan Ruang Lingkup Tata Usaha Sekolah…………………………………...3

B. Organisasi Pengelolaan Surat Surat……………………………………………………….4
C. Pedoman Pengelolaan Surat Surat………………………………………………………...5

BAB III PENUTUP……………………………………………………………………………..10

A. KESIMPULAN…………………………………………………………………………..10
B. SARAN…………………………………………………………………………………..10

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………………………...11

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang
Administrasi Ketatausahaan Sekolah adalah kegiatan administrasi pendidikan di
sekolah yang berkaitan dengan pengelolaan data pencatatan, pengumpulan, penyimpanan,
surat menyurat, dan pelaporan data di sekolah. Pada hakikatnya, administrasi tata usaha
adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sebuah
organisasi yang digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan. Tata usaha atau
Tenaga Administrasi Sekolah (TAS) dalam istilah dunia perkantoran sering disebut
sebagai pekerjaan perkantoran. Tata usaha atau Tenaga Administrasi Sekolah (TAS)
adalah tenaga kependidikan yang bertugas mengurusi administrasi sekolah guna
terlaksananya proses pendidikan yang efektif dan efisien dimana tata usaha tidak terlibat
langsung dalam kegiatan belajar mengajar.
Secara bahasa, tata usaha adalah aktivitas /kegiatan memberikan layanan dalam
mengelola data-data yang dibutuhkan, sumber daya manusia dan harta kearah suatu
tujuan organisasi. Menurut Rahmawati dalam buku Manajemen Perkantoran, tata usaha
merupakan segenap rangkaian aktivitas/kegiatan yang menghimpun, mengolah,
mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan setiap
organisasi. Tugas utama tata usaha sekolah adalah memastikan berjalannya
kegiatan sekolah dengan baik dan lancar, meliputi pengelolaan administrasi, surat-
menyurat, keuangan, pengarsipan dokumen, dan koordinasi dengan pihak lain seperti
orang tua siswa dan instansi terkait. Tugas Tata Usaha ( Tenaga Administrasi ) Sekolah
Melaksanakan :
a. Administrasi Kepegawaian.
b. Administrasi Keuangan.
c. Administrasi Sarana Dan Prasarana.
d. Administrasi Kehumasan.
e. Administrasi Persuratan Dan Kearsipan.
f. Administrasi Kesiswaan.
g. Administrasi Layanan Khusus.
h. Teknologi Informasi Dan Komunikasi.

1
B. Rumusan masalah
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tata usaha sekolah!
2. Jelaskan bagaimana fungsi tata usaha sekolah!
3. Jelaskan apa saja ruang lingkup tata usaha sekolah!
4. Jelaskan apa saja organisasi pengelolaan surat surat!
5. Jelaskan apa saja pedoman pengelolaan surat surat!

C. Tujuan pembahasan
1. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan tata usaha sekolah
2. Untuk mengetahui apa fungsi tata usaha sekolah
3. Untuk mengetahui ruang lingkup tata usaha sekolah
4. Untuk mengetahui apa saja organisasi pengelolaan surat surat
5. Untuk mengetahui apa saja pedoman pengelolaan surat surat

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Arti, Fungsi, dan Ruang Lingkup Tata Usaha Sekolah

1. Arti
Tata usaha adalah arti sempit dari administrasi yaitu suatu kegiatan yang
berhubungan dengan catat-mencatat atau surat-menyurat. Sedangkan secara bahasa, tata
usaha adalah aktivitas /kegiatan memberikan layanan dalam mengelola data-data yang
dibutuhkan, sumber daya manusia dan harta kearah suatu tujuan organisasi. Tata usaha
atau Tenaga Administrasi Sekolah (TAS) merupakan tenaga kependidikan yang bertugas
memberikan dukungan layanan administrasi guna terselenggaranya proses pendidikan
yang efektif dan efisien di sekolah.
Tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tata Usaha untuk Perguruan Tinggi
sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang
dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim,
dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Tata usaha
merupakan salah satu unsur administrasi.

2. Fungsi tata usaha sekolah

Inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha mencakup 6 pola perbuatan (fungsi), yaitu:
a. Menghimpun
Yaitu kegiatan-kegiatan mencari data mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap untuk dipergunakan bilamana
diperlukan.
b. Mencatat
Yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang
diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
Dalam perkembangan teknologi modern maka dapat termasuk alat-alat perekam
suara.
c. Mengolah
Yaitu bermacam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud
menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan
Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat.
e. Mengirim
Yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak
kepada pihak lain.
f. Menyimpan
Yaitu kegiatan menaruh dengan berbaga cara dan alat di tempat yang tertentu
yang aman.

3
 Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut:
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari
sesuatu organisasi.
b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu untuk membuat
keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

3. Ruang lingkup tata usaha sekolah

Pada hakikatnya, administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan
untuk segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk digunakan sebagai bahan
keterangan bagi pimpinan. Surat memegang peranan penting dalam organisasi sekolah
karena ternyata tidak hanya berfungsi sebagai alat tata usaha, melainkan juga berfungsi
sebagai alat dan bukti komunikasi/informasi.Berbicara tentang surat, maka dapat kita
tinjau melalui jenis surat: Surat dinas, nota dinas, memorandum (memo), surat
pengantar, surat kawat, surat edaran, surat keputusan, surat undangan, surat instruksi,
surat tugas, surat pengumuman.

B. Organisasi Pengelolaan Surat Surat

Dalam organisasi pengelolaan surat menyurat akan dikenal petugas penghimpun
(penerima), penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan penata arsip. Pembagian tugas
penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan penata berkas secara umum dalam
mengurus surat masuk, diatur sebagai berikut:
a. Penerima, bertugas:
1) Menerima surat.
2) Memeriksa jumlah dan alamat surat
3) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/ lembar pengantar surat.
4) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta kesahan surat.
5) Meneruskan surat kepada penyortir.
b. Penyortir, bertugas:
1) Menerima surat masuk.
2) Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok surat pribadi.
3) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat.
4) Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan surat biasa, dan tidak boleh
membuka jenis surat rahasia (tertutup) dan surat pribadi.
5) Meneliti lampiran surat.
6) Membukukan tanda penerimaan pada setiap surat.
7) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang masih tertutup kepada pencatat
surat dengan melampirkan amplopnya.

c. Pencatat, bertugas:
4
 1) Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti.
2) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali, lembar pengantar surat
rahasia.
3) Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali
kepada pengarah.
d. Pengarah, bertugas:
1) Menerima, meneliti surat yang sudah dilampiri lembar pengantar atau kartu kendali,
untuk diarahkan dengan menunjukkan siapa pengolah surat.
2) Menyampaikan surat di atas kepada pengolah, dengan melalui petugas tata usaha
pengolah.
3) Menyimpan arsip kartu kendali (1 lembar).
e. Pengolah, bertugas:
1) Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan disposisi
pada lembar disposisi yang tersedia.
2) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha
yang ditempatkan padanya. Dalam pengembalian ini disertakan tindasan
pengendalian surat dan lembar-lembar pengantar surat. Sedang surat rahasia hanya
lembar pengantarnya saja yang dikembalikan.
f. Penata arsip, bertugas:
1) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada almari berkas
sesuai dengan sistem klasifikasi yang berlaku
2) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya.
3) Mengirim kartu kendali lain kepada pengolah, sebagai bukti bahwa surat yang telah
diolah sudah disimpan di bagian arsip.

C. Pedoman Pengelolaan Surat Surat

1. Pedoman pengelolaan surat masuk
Pengelolaan surat masuk dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat.
Untuk mudahnya maka pengelolaan surat dapat dilakukan secara sederhana berdasarkan
3 (tiga) golongan sebagai berikut:
a. Surat Penting
Surat penting adalah semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok
yang mempengaruhi langsung atau pun tidak langsung terhadap berhasil tidaknya
pencapaian tujuan organisasi.
b. Pengurusan Surat Penting
Semua surat masuk jenis ini harus diserahkan kepada satuan kerja pengarah untuk
diproses. Ketika surat diterima oleh satuan kerja pengarah ini seterusnya oleh
pengarah dilampiri 3 lembar kartu kendali dan satu lembar disposisi.

c. Batas Waktu Penyelesaian Surat

5
 Setiap surat masuk dan yang keluar harus diselesaikan dalam batas waktu tertentu.
Demikian pula kapan setiap surat harus dijawab (dibalas), ditentukan batas waktunya.
Sebagai kode etik persuratan dinas batas waktu surat harus dapat diselesaikan dalam
waktu 3 hari.
d. Surat Rahasia dan Pribadi (Tertutup)
1) Surat rahasia
Yang biasanya beramplop dua dan surat pribadi ini pemrosesannya
dilakukan dalam keadaan tertutup sampai kepada si alamat. Surat rahasia tidak
boleh dibuka oleh penerima surat. Surat ini harus disampaikan kepada pimpinan
dalam keadaan masih terbungkus oleh sampulnya (yang dalam). Surat pribadi
ialah jika surat tersebut disampulnya tercantum nama-nama dari pribadi,
walaupun disertai jawaban formalnya.
2) Pengurusan surat tertutup.
Surat tertutup ini ada dua macam, yakni pribadi dan rahasia. Surat-surat
pribadi langsung diberikan kepada masing-masing pribadi tanpa diproses seperti
surat penting. Jika nanti surat pribadi tersebut ternyata bersifat dinas kemudian
dilihat termasuk penting atau biasa.
e. Surat biasa
1) Surat biasa, adalah surat yang tidak tergolong penting dan bukan rahasia, juga
bukan surat pribadi. Saat ini kegunaannya relatif singkat dan tidak perlu disimpan.
2) Pengurusan surat biasa sama seperti pengurusan surat tertutup rahasia. Hanya
bedanya, lembar pengantarnya disebut "lembar surat rutin". Identitas surat biasa
ini secara lengkap dapat diketahui sebelumnya. Karena itu dapat dicatat secara
lengkap pula dalam lembar pengantar.

2. Pedoman pengelolaan surat keluar

Surat keluar adalah semua surat yang dibuat oleh suatu instansi atau unit kerja
yang ditujukan atau dikirim kepada instansi atau seseorang Proses pengurusan surat
keluar melalui beberapa tahap seperti:
a. pembuatan konsep
b. pengetikan
c. pencatatan identitas- nya
d. penandatanganan
e. pengiriman
f. penyimpanan arsip

3. Pedoman penataan berkas surat dinas

6
 Penataan berkas surat dinas dalam organisasi atau lembaga merupakan bagian dari
keseluruhan pengelolaan surat baik masuk maupun keluar. Penataan berkas surat ini
mengarah ke penyimpanan dan merupakan kegiatan lanjutan setelah surat tersebut
diselesaikan oleh satuan kerja pengarah. Untuk tertibnya menyimpan itu perlu diikuti
cara-cara yang dituangkan dalam bentuk pedoman.
a. Sistem penataan berkas
1) Pengertian
Berkas atau lazim disebut arsip adalah segala surat, naskah, warkat, dan
sejenisnya yang dihasilkan dan diterima oleh lembaga.
2) Fungsi
Menurut fungsinya berkas atau arsip dibedakan sebagai berikut:
a) Arsip dinamis, ialah berkas yang masih dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam
penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Arsip dinamis selanjutnya
dibedakan menjadi Arsip aktif , Arsip semi aktif dan Arsip in-aktif.
b) Arsip statis, ialah berkas yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, pelaksanaan kegiatan maupun penyelenggaraan pelayanan
ketatausahaan.
3) Tugas dan kewajiban
Untuk menyelenggarakan fungsi tersebut dengan baik, maka petugas
penata arsip mempunyai kewajiban sebagai berikut:
a) Menyimpan berkas surat dinas.
b) Memelihara dan mengendalikan berkas surat dinas.
c) Pemusnahan berkas surat dinas yang tidak diperlukan lagi.
d) Penemuan kembali berkas surat dinas.
4) Klasifikasi
Klasifikasi merupakan sarana dan juga kegiatan untuk menggolong-
golongkan berkas/surat, disesuaikan dengan fungsi dan kegiatan sekolah.

b. Penyusunan dan penyimpanan

1) Penyusunan, adalah usaha menerbitkan kumpulan dengan cepat apabila
diperlukan. Jadi kegiatan ini tidak hanya sekadar membuat kumpulan berkas atau
arsip itu rapi dan sistematis, tetapi juga harus sesuai dengan pola klasifikasi yang
telah ditentukan.
2) Penyimpanan, Proses penyimpanan (filling). Sebelum surat disimpan dalam file,
beberapa tindakan tertentu harus dilakukan untuk menjamin kecepatan dan
ketelitian.

Tindakan tersebut ialah:

7
 a) Pemberian relase mark (pemberian tanda pelepas atau tanda
penanggungjawab)
b) Tanda bagaimana harus disimpan (coding)
c) Penggolongan (sorting)
d) Prosedur penyimpanan (storage)
3) Pengambilan
diperlukan memerlukan diwajibkan untuk mengisi formulir pinjam.
Formulir ialah yang akan memerlukan yang juga menunjukkan bahwa berkas
dipinjam atau digunakan.
4) Pengembalian
Setiap pada waktunya ialah pada tanggal dicantumkan pada formulir
pinjaman. Apabila karena sesuatu hal arsip tersebut belum dapat dikembalikan,
pejabat peminjam memberitahukan kepada penanggung- jawab kearsipan.
Semuanya itu guna menjaga agar jangan sampai sesuatu berkas/arsip lepas dari
pengawas- an. Berkas yang sedang dipinjam untuk digunakan informasinya,
tempat kedudukannya dalam keseluruhan sistem kearsipan digantikan oleh kartu
pinjam arsip.
c. Pedoman penysunan berkas surat
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 perlu dilengkapi dengan pedoman
penyusunan berkas surat. Tata penyusunan sebagai bagian kegiatan yang termasuk
dalam kearsipan itu dimaksud untuk mencegah pembocoran dan juga untuk
menghindarkan terjadinya kemacetan di dalam administrasi.
1. Pedoman penilaian berkas surat
a) Penggolongan berkas surat dinamis Berkas surat dinamis digolongkan
menjadi:
(1) Berkas surat aktif, berkas-berkas surat yang masih sering dipergunakan
bagi kelangsungan kerja dan masih dikelola oleh unit pengolah.
(2) Berkas surat semi aktif, berkas yang frekuensi penggunaannya sudah
dimulai menurun dan masih dikelola oleh unit pengolah.
(3) Berkas surat in-aktif, berkas-berkas surat yang jarang digunakan dalam
proses pekerjaan sehari- hari dan dikelola oleh penyimpanan berkas.
b) Pemindahan berkas surat
Pada umumnya ada dua cara, yaitu:
(1) Pemindahan secara berkala
(a) Satu kali dalam waktu tertentu
(b) Dua kali dalam jangka waktu tertentu
(c) Atas dasar waktu minimum/maksimum.

(2) Pemindahan secara terus-menerus

8
 Pemindahan berkas berkala in-aktif tidak didasarkan atas jangka
waktu tertentu dari file aktif ke file in-aktif, melainkan secara terus-
menerus. Cara pemindahan berkas ini dilaksanakan bila mengenal suatu
masalah (subjek), misalnya masalah kepegawaian, keuangan,
perlengkapan, data statistik.

2. Masa berlakunya arsip

Salah satu masalah penting lainnya yang perlu mendapat perhatian ialah :
a) Penentuan jangka waktu berlakunya sesuatu arsip.
b) Penentuan jenis yang mana dan kapankah sesuatu arsip boleh dimusnahkan.

Hal ini merupakan tanggung jawab pimpinan kearsipan, yang

merupakan kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam jangka
penyelenggaraan kegiatan administrasi. Hal ini bertalian dengan klasifikasi,
distribusi atau disposisi dari arsip untuk menentukan:
a) Arsip mana yang berlaku adil.
b) Arsip mana yang berlaku dalam jangka waktu tertentu.
c) Arsip mana yang harus dimusnakah segera.

3. Proses penghapusan berkas surat

Proses penghapusan berkas surat dilakukan dengan cara pembentukan
panitia, diikuti dengan berita acara pembuatan inventaris data arsip. Panitia
dibentuk dengan mengikutsertakan segala unsur yang berkepentingan dan
berwenang, yaitu pejabat-pejabat yang banyak sangkut pautnya dengan
penggunaan arsip ditambah wakil dari kepolisian dan kejaksaan setempat.
Dalam hal ini arsip nasional cukup diberitahu dengan mengirimkan daftar-
daftar yang akan dimusnahkan.

9
 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN
Tata usaha atau Tenaga Administrasi Sekolah (TAS) merupakan tenaga
kependidikan yang bertugas memberikan dukungan layanan administrasi guna
terselenggaranya proses pendidikan yang efektif dan efisien di sekolah. Fungsi tata usaha
sekolah yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan. Dalam organisasi pengelolaan surat menyurat akan dikenal petugas
penghimpun (penerima), penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan penata arsip.
Pedoman Pengelolaan Surat Surat terbagi atas Pedoman pengelolaan surat masuk dan
keluar.

B. SARAN
Kepada pembaca makalah ini, kami mengakui dalam penyusunan makalah ini
jauh dari kata sempurna, maka kami sarankan untuk membaca referensi yang lain agar
pengetahuan mengenai Administrasi Keguruan dapat bertambah.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Mahmud, Hilal. 2015. Administrasi Pendidikan, Sulawesi selatan : Aksara Timur.

Daryanto,H.M.Drs.2008, Administrasi Pendidikan, Jakarta: Rineka cipta.

https://repository.uin-suska.ac.id/4730/3/BAB%20II.pdf

11