PENGARSIPAN DATA SDM DIKANTOR PUSAT YAYASAN

AL MA’SOEM BANDUNG

LAPORAN PRAKTIK PENGENALAN LAPANGAN (PPL)

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan
mata kuliah Praktik pengenalan lapangan

Oleh :
Elfansyah
212505009

SISTEM INFORMASI
FAKULTAS KOMPUTER
UNIVERSITAS MA’SOEM
1443/2022 M
 LEMBAR PENGESAHAN

Judul : PENGARSIPAN DATA SDM DIKANTOR PUSAT

YAYASAN AL MA’SOEM BANDUNG
Nama : Elfansyah
Nim : 212505009
Jurusan : Sitem Informasi

Menyetujui dan Mengesahkan

Menyetujui,
Pembimbing

Ida Rapida, Dra., M.M

Mengesahkan,

Dekan Ketua Program Studi

Haekal Pirous,S.T.,MBA Ida Rapida, Dra., M.M

i
RINGKASAN

ii
 ‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬

KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penils panjatkan ke hadirat Allah SWT
yang telah memberikan rahmat serta hidayh-Nya serta berkat kerja
keras penulis, akhirnya penulisan laporan praktik pengenalan
lapangan ini dapat selesai tepat pada waktunya. Penulisan Laporan
Praktik Pengenalan Lapangan ini merupakan salah satu syarat
kelulusan mata kuliah Praktik Pengenalan Lapangan pada Program
Pendidikan Sarjana Program Studi Sistem Informasi Fakultas
Komputer Universitas Ma’soem.
Dalam kesempatan ini, penulis juga menyampaikan ucapan
terima kasih kepada kedua oranga tua dan kepada semua pihak yang
telah memberikan bantuan kepada penulis dalam menyelesaikan
laporan ini.
Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada :
1. Bpak Dr. H. Ceppy Nasahi Ma’soem, Ir., M.s. selaku ketua
Yayasan Al Ma’soem Bandung.
2. Bapak H. Dadang Muhamad Masoem, Ir., MSCE., Ph.D
selaku Rektor universitas Ma’soem.
3. Bapak Dr. Tonton Taufik Rachman, S.T., MBA selaku
Wakil Rektor Universitas Ma’soem.
4. Bapak Dr. Asep Sujana, M.M. selaku Drektur Pendidikan
Yayasan Al Ma’soem Bandung.
5. Bapak Yudhy, Drs., M.Ag selaku pimpinan Divisi Dikti &
Non Formal Yayasan Al Ma’soem Bandung.
iii
6. Bapak Encep Supriatna, S.E., S.Kom., M.M. selaku Wakil
Rektor I Bidang Akademik Universitas Ma’soem.
7. Bapak Haekal Pirous, S.T., MBA. Selaku Dekan Fakultas
Komputer Universitas Ma’soem.
8. Ibu Ida Rapida,. Dra., M.M selaku Ketia program Studi
Sistem Informasi Sekaligus Dosen Pembimbing Penulisan
Laporan.
9. Ibu Ida Rapida,. Dra., M.M selaku Pembimbing di tempat
PPL.
10. ............................
Untuk Penyempurnaan penilsan Laporan ini penulis sangat
memngharapkan masuksan dan saran. Semoga laporan ini
bermanfaat bagi penulis khususnyadan pembaca pada umumnya.

Jatinangor,Maret 2022

Penulis

iv
 1

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang PPL
Praktik Pengenalan Lapangan (PPL) merupakan kegiatan
intrakurikuler yang harus dijadikan mahasiswa Program Studi Sstem
Informasi Fakultas Komputer, Univerresitas Ma’soem Kegiatan PPL
dilaksanakan setelah mahasiswa menyelesaikan perkuliahan di
semester II. Bentuk kegiatan PPL Berupa penempatan mahasiswa di
berbagai unit usaha yang ada dia bawah naungan Ma’soem Gruop
selama enam hari kerja. Selama kegiatan PPL mahasiswa ahrus
mengikuti berbagai ketentuan yang berlakun di perusahaan baik
menyangkut jam kerja maupun aturan lainnya yang sudah
diterapkan.

Melalui kegiatan PPL mahasiswa bisa menerapkan materi

yang telah dipelajari saat perkuliahan menjadi berguna pada kegiatan
tersebut. Selain itu mahasiswa bisa membandingkan persamaan
ataupun perbedaan antara teori yang diperoleh di bangku kuliah
dengan penerapannya dilapangan. Di sisi lain Kegiatan PPL
menambah pengalaman bagi mahasiswa sebelum memulai dunia
kerja yang sebenarnya. Dengan adanya pengalaman, akam lebih
meningkatkan kepercayaan diri mahasiswa dalam mencari dan
menggeluti dunia kerja setelah menyelesai kan pendidikan. Adanya
pengalaman, pengetahuan dan kemampuan seseorang dilingkungan
kerja, menjadi bekal utama untuk meraih prestasi dan sangat
memungkinkan untuk dapat mengaplikasikan ilmu dan pandangan
yang telah di dapatkan pada masa belajar.

1
 2

1.2 Maksud dan tujuan PPL

Maksud dari kegiatan PPL ini adalah sebagai realisasi dari

program kurikulum yang sudah ditetapkan Sedangkan tujuan PPL
sebagai berikut:

1. Memperkenalkan dunia kerja kepada mahasiswa untuk

mendapatkan gambaran nyata tentang teori yang didapatkan
selama diperkuliahan dengan kondisi nyata dilapangan.
2. Melatih disiplin dan tanggung jawab
3. Memperoleh pengalaman berupa praktik pelatihan kerja di unit-
unit Ma’soem Grup.
4. Melatih kerja sama tim.
5. Menjadi salah saut syarat memenuhi tugas mata kuliah Praktik
Pengenalan Lapangan.

1.3 Kegunaan PPL

Kegiatan PPL mempunyai manfaat atau kegunaan bagi

berbagai pihak, yaitu bagi:

1.Persahaan

a. Membina hubungan baik dengan Universitas Ma’soem

b. Bereperan dalam mendidik calon tenag kerja agar dapat
bersaing dalam dunia kerja.
c. ...........
d. ..............

2.Universitas Ma’soem

a. Pelaksanaan kurikulum yang telah ditetapkan

b. Menjalin hubungan baik dengan dunia usaha
c. Mengetahui Kriteriai dan spesifikasi tenaga kerja terkini
yang dibutukan
d. ................
 3

e. ................

3.Penulis

a. Meningkatkan kemampuan dalam berorganisasi dan

bersosialisasi dilingkungan kerja.
b. Memperoleh dan meningkatkan keterampilan yang
dibutuhkan dalam dunia kerja .
c. Menambah pengalaman, wawasan, serta merasakan situasi
dan kondisi kerja yang sesungguhnya.
d. Menambah pengetahuan serta wawasan mengenai tata cara
penyimpanan, penerimaan, dan pengiriman barang.
e. Memperoleh peluang untuk dapat bekerja dalam perusahaan
instansi dan lembaga terkait.

4.Pembaca

a. Referansi dalam membuat laporan

b. ...................
c. .....................
 4

1.4 Tempat PPL

Tempat PPL dilakukan di Kantor Pusat Yayasan Al
Ma’soem Bandung yang beralamatkan di Jl. Raya Cipacing No.
22,Cipacing, Jatinangor, Kabupaten Bandung, Jawa Barat.

1.5 Jadwal dan waktu PPL

Jadwal waktu PPL dilaksanakan selama enam hari mulai

tanggal 25 juli 2022 sampai 30 juli 2022, dengan jadwal sebagai
berikut.

Tabel 1 Jadwal PPL di kantor Pusat YAB

Hari Masuk Istirahat Pulang

Senin 07.00 11.00-12.00 15.00
Selasa 07.00 11.00-12.00 15.00
Rabu 07.00 11.00-12.00 15.00
Kamis 07.00 11.00-12.00 15.00
Jum’at 07.00 11.00-12.00 15.00
Sabtu 07.00 - 12.00
Minggu Libur

Sumber : Kantor Pusat YAB

 5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Arsip

Dilihat dari asal kata arsip berasal dari bahasa yunani

“Arche” yang berarti permulaan, jabatan, fungsi atau kuasa
hukum.Kemudian kata arche berubah menjadi “Teacchee” yang
artinya dokumen, yang terakhir berubah menjadi “Archeves” berarti
tempat atau dokumen.

Menurut Amsyah (1999:3) menyatakan bahwa arsip adalah

setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan
dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan
tujuan yang tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang
terekam pada kertas (kartu, memori), kertas film (slid, filmstrip,
micro-film), media komputer (pita, tape, piringan, rekaman, disket)
kertas foto copy dan lain-lain.

Dengan demikian yang dimaksud dengan arsip adalah suatu

kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, yang memiliki
nilai fundamintalis tinggi untuk dipertanggung jawabkan dalam masa
tertentu karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Jadi, kegiatan menyimpan keterangan-keterangan sebagai

suatu aktivitas tata usaha dalam kenyataannya berupa kegiatan
menaruh warkat-warkat dengan berbagai cara dan alat ditempat
tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang. Berbagai keterangan
dalam warkat-warkat yang tersimpan itu dapat mempunyai kegunaa
yang sangat penting untuk bahan penilaian atau penyusunan program
pengembangan dari organisasi yang bersangkutan.

Menurut fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi dua

golongan yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Arsip statis adalah
arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyenlenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.Arsip
 6

dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

perencanaan,pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan Administrasi Negara.

Jika arsip dinamis adalah semua arsip yang berada disemua

kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi
kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam
perencaan, pelaksaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip
dinamis dalam bahasa inggris disebut Record.

Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di

Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip statis dari berbagai
kantor. Arsip statis ini dalam bahasa inggris disebut archieve.

Dua istilah Record dan Archieve diatas sering disebut

dengan istilah arsip (bahasa belanda archief). Sehingga Record
Management diterjemahkan dengan Tata Kearsipan atau Manajemen
Kearsipan.

2.2 Sistem Pengarsipan

Sistem pengarsipan atau sistem kearsipan adalah cara

pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis
dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi
huruf dan nomor sebagia identitas arsip yang terkait. Sistem ini
dibuat untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan
kembali arsip. Hal ini merupakan bagian dari pekerjaan kantor yang
sangat penting. Informasi yang tertulis yang tepat harus tersedia
apabila diperlukan, agar kantor dapat memberikan pelayanan yang
efektif. Kearsipan juga sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan
administrasi, karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap
kegiatan dalam suatu kantor.

Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan

terdiri dari 5 macam yaitu :
 7

1. Kearsipan sistem Abjad (Alphabetic Filling System)

2. Kearsipan sistem Subjek (Subjeck Fillini System)
3. Kearsipan sistem Wilayah (Geographic Filling System)
4. Kearsipan sistem Nomor (Numeric Filling System)
5. Kearsipan sistem Tanggal (Chronological Filliing
System)

Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis

arsip, atau surat pada suatu organisasi atau perusahaan. Sistem
pengarsipan dalam cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara
logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf
ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang
terkait.

2.2.1 Kearsipan Sistem Abjad (Alphabetic Filling System)

Sistem Abjad yaitu sistem filling yang dimana warkat-

warkat disusun menurut abjad yaitu huruf A sampai dengan
huruf Z. Untuk dapat menyusun secara abjad, maka warkat-
warkat perlu digolong-golongkan terlebih dahulu menurut
nama orang atau instansi atau nama organisasi lainnya.

2.2.2 Kearsipan Sistem Subjek (Subjeck Filling system)

Apabila suatu instansi memutuskan untuk menggunakan

sistem subjek dalam sistem fillingnya, maka juru arsip harus
memisah-misahkan warkat yang ada sesuai dengan
permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang digunanakannya
sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor.
Perbedaannya adalah penekanan kegiatannya kepada
pengelompokan masalah, bukan kepada penomorannya.

2.2.3 Kearsipan Sistem Wilayah (Goegraphic Filling System)

Sistem goegrafis yaitu sistem filling yang menerapkan

warkat-warkat disusun menurut wilayah (daerah). Sistem ini
bisa digunakan oleh instansi yang mempunyai unit-unit
 8

organisasi dibeberapa wilayah. Dalam melaksanakan sistem ini

seorang juru arsip pertama-tama dapat memilah-milahkan
menurut daerah, setelah itu lalu diadakan sub-sub kelompok
menurut nama unit organisasi.

2.2.4 Kearsipan Sistem Nomor (Numeric Fillinf System)

Bila digunakan sistem nomor, masing-masing warkat diberi

nomor urut mulai dari satu dan seterusnya. Sistem ini biasa
disebut filling yang tidak langsung, karena sebelum pemberian
nomor, juru arsip harus mengadakan pengelompokan warkat-
warkat yang menurut permasalahannya, nama orang, nama
instansi, setelah itu diberikan nomor dibelakangnnya.

2.2.5 Kearsipan Sistem Tanggal (Chronological Filling System)

Sistem kronologis yaitu apabila warkat disusun menurut

urutan tanggal yang tertera dalam setiap warkat tanpa melihat
permasalahan yang disebutkan dalam warkat. Oleh karena itu
tanggal menunjukan periode tertentu, dengan sendirinya juru
arsip juga mengelompokan warkat-warkat itu menurut urutan
bulan dan tahun dan sebagainya. Sistem kronologis biasanya
digunakan bagi warkat-warkat yang penyelesaian masalahnya
perlu memperhatikan jangka waktu tertentu, misalnya untuk
masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah ditetapkan.
Sistem kronologi digunakan untuk menyelenggarakan filling
apabila kegiatan surat-menyurat organisasi masih belum
banyak, sehingga segala persoalan masalah dapat disatukan
dalam satu file untuk setiap periode tertentu.

2.3 Pengertian Data

Menurut wikipedia data adalah catatan atas kumpulan fakta.
Data merupakan bentuk jamak dari datum, berasal dari bahasa latin
yang berarti “sesuatu yang diberikan”. Dalam penggunaan sehari-
hari data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya.
 9

Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu

variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata atau citra.
Dalam pokok bahasa manajemen pengetahuan, data
dicirikan sebagai sesuatu yang bersifat mentah dan tidak memiliki
konteks. Data sekedar ada dan tidak memiliki signifikan makna
diluar keberadaanya itu. Data bisa muncul dalam berbagai bentuk,
terlepas dari apakah data bisa dimanfaatkan atau tidak.
Menurut berbagai sumber lain, dapat juga didefinisikan
sebagai berikut :
 Menurut kamus bahasa inggris-indonesia, data berasal
dari kata datum yang berarti fakta.
 Dari sudut pandang bisnis, data bisnis adalah deskripsi
organisasi tentang suatu (resource) dan kejadian
(transactions) yang terjadi.
 Pengertian yang menyebutkan juga bahwa data adalah
deskripsi dari suatu kejadian yang kita hadapi.
Intinya data itu adalah suatu fakta-fakta tertentu sehingga
menghasilkan suatu kesimpulan dalam menarik suatu
keputusan.

2.4 Sumber Daya Manusia

Dari wikipedia bahasa indonesia, ensiklopedia bebas
Sumber daya manusia atau bisa disingkat menjadi SDM potensi
yang terkandung dalam diri manusia untuk mewujudkan perannya
sebagai mahlukk sosial yang adiptif dan transformatif yang mampu
mengelola dirinya sendiri serta seluruh pontensi yang terkandung di
alam menuju tercapainya kesejahteraan kehidupan dalam tatanan
yang seimbang dan berkelanjutan. Dalam pengertian praktis sehari-
hari, SDM lebih dimengerti sebagai integral dari sistem yang
membentuk suatu organisasi. Oleh karena itu, dalam bidang kajian
psikologi, para praktisi SDM harus mengambil penjurusan industri
serta organisasi.
Sebagai ilmu, SDM dipelajari dalam manajer sumber daya
manusia atau (MSDM). Dalam bidang ilmu ini,terjadi sintesa dari
ilmu manajemen dan psikologi. Mengingat struktur SDM dalam
industri-organisasi dipelajari oleh ilmu manajemen, sementara
 10

manusia-nya sebagai subjek pelaku dalam bidang kajian ilmu

psikologi.
Dewasa ini, perkembangan terbaru memandang SDM bukan
sebagai sumber daya belaka, melainkan lebih berupa modal atau aset
bagi industri atau organisasi. Karena itu kemudian munculah istilah
baru diluar H.R (Human Resource), yaitu H.C (Human Capital).Di
sini SDM dilihat bukan sekedar sebagai aset utama, tetapi aset yang
bernilai dan dapat dilipatgandakan, dikembangkan (bandingkan
dengan fortofolio investasi) dan juga bukan sebaliknya sebagai
liability (beban,coast). Disini perspektif SDM sebagai investasi bagi
institusi atau organisasi lebih mengemuka.