MAKALAH

APLIKASI SRIKANDI

Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah/Modul

Kearsipan dan Pengelolaan Dokumen

Dosen Pengampu:
Darhan, S.Sos

Oleh:
Andi Ully Ekayani NPM. 2322090027
Sahruni Melyasari NPM. 2322090016

ANGKATAN 36
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS INTERNASIONAL
JURUSAN BISNIS
POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKAJENEN KEPULAUAN
TAHUN 2024
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

SRIKANDI merupakan salah satu dari beberapa aplikasi pengelola arsip
dan SRIKANDI merupakan aplikasi umum yang telah ditetapkan oleh
Kemenkominfo Republik Indonesia yang sudah ditingkatkan bersama Arsip
Nasional Republik Indonesia guna melengkapi keperluan penciptaan surat
menyurat dan arsip digital secara terautomasi serta berkesinambungan tentunya.
SRIKANDI adalah sistem yang dikembangkan berdasarkan Sistem Informasi
Kearsipan Dinamis (SIKD), yang telah digunakan terlebih dahulu di wilayah
lingkungan ANRI sejak tahun 2020 hingga sampai saat ini.
Aplikasi SRIKANDI digunakan untuk pembudayaan dan peralihan ke
sistem yang baru (ANRI, 2021) Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi
(SRIKANDI) merupakan sistem berbasis web yang biasa digunakan untuk
melaksanakan proses kearsipan organisasi, seperti di Dinas Perpustakaan dan Arsip
Kabupaten Deli Serdang. Penerapan sistem arsip ini bersifat otomatis untuk
tampilan arsip dinamis dan memberikan keuntungan dalam mendukung
pelaksanaan perubahan sistem informasi dari format cetak ke format digital.
Dengan lahirnya aplikasi ini tidak dipungkiri akan sangat bermanfaat bagi
pengelolaan arsip yang dinamis, khususnya bagi kegiatan kearsipan dan staf di
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Deli Serdang.
SRIKANDI merupakan salah satu aplikasi pengolahan arsip berbasis digital
dalam kategori kegiatan pengarsipan otomatis. Menggunakan SRIKANDI sangat
berguna untuk menangani arsip dinamis, meskipun tidak mengetahui nomor
arsipnya, SRIKANDI memfasilitasi pengumpulan dan pemilahan arsip dari badan
utama hingga desentralisasi. SRIKANDI dapat mempermudah pengolahan arsip
dinamis aktif. Pengarsipan aktif adalah kegiatan yang berkaitan dengan pengiriman
dan penerimaan email, sehingga ada prosedur untuk memindai karakter dan
memasukkan data sesuai dengan nomor yang ada. Pemrosesan arsip dinamis tidak
aktif, di sisi lain mengacu pada file yang tidak aktif atau tidak dipergunakan. Pada
saat penanganan arsip dinamis tidak aktif yang merupakan bagian dari arsip aktif
yang tidak ditindaklanjuti pada tahap ini, arsip didesentralisasi dan lebih mudah
dikelola oleh arsiparis SDM menggunakan SRIKANDI.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang dapat diangkat dari makalah ini adalah
sebagai berikut:
1. Bagaimana aplikasi Srikandi membantu dalam mengelola arsip secara efisien
dan terorganisir?
2. Apa saja fitur utama yang disediakan oleh aplikasi Srikandi untuk
memudahkan pengguna dalam mencari dan mengakses arsip?
3. Bagaimana keamanan data dijamin dalam aplikasi Srikandi untuk melindungi
informasi sensitif yang disimpan dalam arsip?
4. Apakah aplikasi Srikandi memiliki integrasi dengan platform atau sistem lain
untuk memfasilitasi pertukaran data antar platform?
5. Bagaimana proses implementasi dan pelatihan pengguna dilakukan untuk
mengadopsi aplikasi Srikandi dalam lingkungan organisasi?

1.3 Tujuan
Dari rumusan masalah diatas, berikut adalah tujuan dari penulisan makalah
ini antara lain:
1. Untuk mengetahui manfaat dan kontribusi aplikasi Srikandi dalam
meningkatkan efisiensi dan keteraturan dalam pengelolaan arsip.
2. Untuk mengetahui fitur utama yang disediakan oleh aplikasi Srikandi untuk
memudahkan pengguna dalam mencari dan mengakses arsip.
3. Untuk memahami strategi keamanan data yang diimplementasikan dalam
aplikasi Srikandi untuk melindungi informasi sensitif yang disimpan dalam
arsip.
4. Untuk memahami potensi integrasi aplikasi Srikandi dengan platform atau
sistem lain untuk memfasilitasi pertukaran data antar platform.
5. Untuk mengetahui proses implementasi dan pelatihan pengguna yang efektif
untuk mengadopsi aplikasi Srikandi dalam lingkungan organisasi.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Mengelola Aplikasi Srikandi Secara Efisien dan Terorganisir

Aplikasi Srikandi adalah aplikasi manajemen arsip digital yang dirancang
untuk membantu organisasi dalam mengelola arsip secara efisien dan terorganisir.
Aplikasi Srikandi membantu dalam mengelola arsip secara efisien dan terorganisir
dengan menyediakan fitur pencarian yang canggih, klasifikasi otomatis berdasarkan
metadata, dan kemampuan untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori
tertentu.

2.2 Fitur Utama Aplikasi Srikandi

A. Pencarian Lanjutan: Srikandi memiliki fitur pencarian lanjutan yang
memungkinkan pengguna untuk melakukan pencarian dengan menggunakan
kata kunci, filter, atau kriteria lainnya. Pengguna dapat melakukan pencarian
berdasarkan metadata dokumen, seperti nama file, tanggal pembuatan, atau
jenis dokumen.
B. Pengindeksan Otomatis: Aplikasi ini menyediakan pengindeksan otomatis
terhadap dokumen yang diunggah, sehingga memudahkan dalam pencarian dan
pengelompokan dokumen berdasarkan konten teks atau metadata yang terkait.
C. Klasifikasi Dokumen: Srikandi memungkinkan pengguna untuk
mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis, kategori, atau tag yang telah
ditentukan sebelumnya. Hal ini membantu dalam mengatur arsip secara
terstruktur dan terorganisir.
D. Pratinjau Dokumen: Fitur pratinjau dokumen memungkinkan pengguna untuk
melihat isi dokumen tanpa perlu mengunduhnya terlebih dahulu. Ini
memudahkan pengguna untuk mengecek konten dokumen sebelum
memutuskan untuk mengunduh atau membukanya.
E. Berbagi dan Kolaborasi: Aplikasi ini menyediakan fitur berbagi dokumen yang
memungkinkan pengguna untuk berbagi dokumen dengan anggota tim atau
pihak lain. Pengguna juga dapat mengatur izin akses yang sesuai, seperti izin
baca, tulis, atau pengeditan.
F. Pengaturan Akses: Srikandi menyediakan pengaturan kontrol akses yang
fleksibel, sehingga pengguna dapat mengontrol siapa yang memiliki akses ke
dokumen tertentu dan jenis akses apa yang diberikan kepada mereka.
G. Penandaan dan Tagging: Fitur penandaan dan tagging memungkinkan
pengguna untuk menandai dokumen dengan label atau tag tertentu, sehingga
memudahkan dalam mencari dan mengelompokkan dokumen berdasarkan
kriteria tertentu.
H. Histori Revisi: Srikandi mencatat histori revisi dokumen, sehingga pengguna
dapat melacak perubahan yang terjadi pada dokumen dari waktu ke waktu. Ini
membantu dalam memantau dan mengelola versi dokumen dengan lebih baik.

2.3 Keamanan Data Aplikasi Srikandi

Dalam aplikasi Srikandi, keamanan data dijamin melalui serangkaian
langkah yang meliputi penggunaan enkripsi end-to-end untuk melindungi integritas
data, kontrol akses berbasis peran yang memastikan hanya pengguna yang
berwenang yang dapat mengakses informasi sensitif, penerapan otentikasi dua
faktor untuk menguatkan lapisan keamanan, serta pemantauan aktivitas pengguna
dan catatan audit untuk mendeteksi dan menanggapi aktivitas yang mencurigakan.
Dengan kombinasi langkah-langkah ini, aplikasi Srikandi menjaga keamanan data
dengan ketat, memastikan bahwa informasi sensitif yang disimpan dalam arsip tetap
terlindungi dari akses yang tidak sah atau ancaman keamanan lainnya.

2.4 Integrasi dan Platform Aplikasi Srikandi

Integrasi aplikasi Srikandi dengan platform atau sistem lain seperti
Microsoft Office, Google Workspace, dan sistem manajemen konten (CMS)
lainnya memungkinkan pertukaran data yang lancar antara platform yang berbeda.
Dengan adanya integrasi semacam itu, pengguna dapat dengan mudah mengimpor
atau mengekspor data antara aplikasi Srikandi dan platform lainnya, meningkatkan
interoperabilitas dan keterhubungan antara berbagai alat kerja digital yang
digunakan oleh pengguna. Ini memberikan fleksibilitas dan kenyamanan bagi
pengguna dalam mengelola dan berbagi informasi di seluruh berbagai platform
yang mereka gunakan dalam pekerjaan mereka.

2.5 Proses Implementasi dan Pelatihan Pengguna Aplikasi Srikandi

Proses implementasi dan pelatihan pengguna untuk mengadopsi aplikasi
Srikandi dalam lingkungan organisasi dapat dilakukan dengan langkah-langkah
berikut:
1. Analisis Kebutuhan: Identifikasi kebutuhan organisasi dan tujuan
penggunaan aplikasi Srikandi. Ini dapat melibatkan evaluasi fitur aplikasi,
kecocokan dengan proses kerja yang ada, dan manfaat yang diharapkan dari
implementasi.
2. Persiapan Infrastruktur: Pastikan infrastruktur IT organisasi siap untuk
mendukung aplikasi Srikandi. Ini termasuk instalasi perangkat lunak yang
diperlukan, konfigurasi jaringan, dan pengaturan keamanan yang sesuai.
3. Implementasi Aplikasi: Lakukan proses instalasi dan konfigurasi aplikasi
Srikandi sesuai dengan kebutuhan organisasi. Ini mungkin melibatkan
integrasi dengan sistem atau platform lain yang digunakan oleh organisasi.
4. Pelatihan Pengguna: Selenggarakan sesi pelatihan untuk pengguna
organisasi tentang cara menggunakan aplikasi Srikandi. Pelatihan ini harus
mencakup berbagai fitur aplikasi, alur kerja yang disarankan, dan praktik
terbaik dalam penggunaan aplikasi tersebut.
5. Penyesuaian dan Pemecahan Masalah: Setelah pelatihan, berikan waktu
bagi pengguna untuk mencoba aplikasi Srikandi dalam konteks pekerjaan
mereka. Berikan dukungan teknis dan bimbingan tambahan saat diperlukan,
dan tanggapi pertanyaan atau masalah yang muncul.
6. Evaluasi dan Pembaruan: Lakukan evaluasi reguler tentang bagaimana
aplikasi Srikandi digunakan dalam organisasi. Dapatkan umpan balik dari
pengguna dan identifikasi area di mana perbaikan atau peningkatan
diperlukan. Terapkan pembaruan perangkat lunak dan pelatihan tambahan
sesuai kebutuhan.
7. Pemantauan Kinerja: Terus pantau kinerja aplikasi Srikandi dalam
lingkungan organisasi. Lacak metrik penggunaan, kepuasan pengguna, dan
dampaknya terhadap produktivitas atau efisiensi kerja. Hal ini akan
membantu memastikan bahwa investasi dalam aplikasi Srikandi
memberikan nilai tambah yang diharapkan bagi organisasi.
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Aplikasi Srikandi adalah solusi yang efektif untuk mengelola arsip digital
secara efisien dan terorganisir. Fitur-fitur utamanya, seperti pencarian lanjutan,
pengindeksan otomatis, klasifikasi dokumen, dan integrasi dengan berbagai
platform, membantu meningkatkan produktivitas dan keterhubungan antara
berbagai alat kerja digital yang digunakan oleh pengguna. Keamanan data dalam
aplikasi ini dijamin melalui penggunaan enkripsi end-to-end, kontrol akses berbasis
peran, dan tindakan pencegahan lainnya, sehingga memastikan bahwa informasi
sensitif tetap terlindungi dari ancaman keamanan. Proses implementasi dan
pelatihan pengguna yang terstruktur memastikan adopsi yang sukses oleh
organisasi, dengan pengguna mendapatkan pemahaman yang baik tentang cara
menggunakan aplikasi ini dalam konteks pekerjaan mereka.

3.2 Saran
Sebagai saran, penting untuk terus memantau kinerja aplikasi,
mendengarkan umpan balik pengguna, dan melakukan pembaruan serta pelatihan
tambahan sesuai kebutuhan, untuk memastikan bahwa aplikasi Srikandi terus
memberikan nilai tambah yang diharapkan bagi organisasi.
 DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional Republik Indonesia. (2021). Pembudayaan dan Peralihan ke Sistem

Baru Srikandi. Diakses dari https://www.anri.go.id/id/arsip/pembudayaan-
dan-peralihan-ke-sistem-baru-srikandi. Diakses pada tanggal 15 Maret
2024 pukul 09.17 WITA.

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia. (2021). Sistem

Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI). Diakses dari
https://www.kominfo.go.id/content/detail/15220/sistem-informasi-
kearsipan-dinamis-terintegrasi-srikandi/0/berita_satker. Diakses pada
tanggal 15 Maret 2024 pada pukul 11.55 WITA.