Tinjauan : Aplikasi Rekod Elektronik (ICA-AtoM dan SIKD) dan Keseuaiannya dengan

ISO 15489:2001
Oleh : Milzam Shidqi Zhofiri
1106096551 (MID 2011 A)

Dalam era modern ini penerapan teknologi dapat digunakan di berbagai kegiatan organisasi salah
satunya yaitu kegiatan kearsipan. Rekod yang diakses dan disimpan sekarang ini banyak menggunakan
media elektronik. Oleh karena itu sistem rekod elektronik yang diterapkan dalam organisasi haruslah di
kelola dengan baik agar fungsi dan tujuan dari rekod eletronik itu sendiri menjadi efektif bagi organisasi,
hal tersebut dapat berupa keseuaian berdasarkan standar-standar yang berlaku dalam kegiatan manajemen
rekod. Salah satunya yaitu ISO 15489:2001 tentang dokumentasi dan informasi manajemen rekod.
Aplikasi yang mendukung kegiatan sistem rekod elektronik contohnya ICA-AtoM dan SIKD,
Kedua aplikasi tersebut harus memenuhi standar ISO 15489:2001 dalam pengaplikasiannya. Yaitu mulai
dari Penangkapan, Registrasi, Klasifikasi, Sistem keamanan klasifikasi dan akses, identifikasi status
penyusutan, penyimpanan, penggunaan dan pelacakan, hingga implementasi dari penyusutan rekod
elektronik.

Tampilan Menu Utama dari ICA-AtoM

ICA-AtoM (International Council on Archives-Access to Memory) merupakan aplikasi free dan

opensource dengan berbasis web yang dikembangkan oleh artefactual system yang berkerja sama dengan

ICA Progam Commision. Aplikasi ini dibuat dengan tujuan untuk proses deskripsi arsip yang memudahkan
dalam pencarian informasi arsip dan dapat dikembangkan untuk digunakan lebih dari satu tempat
penyimpanan (multi repository).
Berikut ini adalah kelebihan dari ICA-AtoM :
1.

Penggunaan ISAD(G) memungkinkan arsip untuk dideskripsikan secara full description

2.

Advance search dengan menggunakan Zend Search Lucene

3.

Browse arsip berdasarkan term yang ada

4.

Import-Export data deskripsi

5.

Authority Records & Archival Institution membuat rincian data deskripsi

6.

Peringatan pada Mandatory Field (Warning)

7.

Publication Status (untuk yang masih berupa draft)

8.

Tampilan Hirarkis Arsip

9.

Link Physical Object

10.

Upload Digital Object

Kerkurangan ICA-AtoM:
1.

User privilege masih terbatas pada administrator, contributor, translator, dan editor

2.

User peminjam belum ada

3.

Belum bisa digunakan untuk layanan peminjaman

4.

JRA secara otomatis belum disediakan oleh ICA-AtoM

Dalam penerapannya dari sistem aplikasi ini sesuai dengan standar yang ada dalam ISO

15489:2001, dimana kode klasifikasi sudah disesuaikan dengan deskripsi rekod dan ICA-AtoM juga
memiliki sistem keamanan yang dapat disesuaikan dengan hak pengguna, tentunya yang mengatur ini
semua adalah arsiparis sehingga ICA-AtoM dapat melacak arsip yang digunakan dan terdapat lokasi arsip
tersebut. Sistem penyimpanan di ICA-AtoM juga menjadi keunggulan pada aplikasi tersebut, ICA-AtoM
sendiri memang dirancang untuk mendeskripsikan arsip statis/dinamis sehingga memudahkan pencarian
informasi suatu arsip.

SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) adalah aplikasi pengelola rekod elektronik yang
dikembangkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) keseluruhan program. Misalnya: Membuat
deskripsi data arsip, membuat menu admin, membuat hak akses, hingga cantuman kapan arsip tersebut
dimusnahkan. Sistem ini mendukung seluruh rangkaian pengelolaan arsip dinamis, meliputi Mengelola
registrasi arsip,disposisi arsip, melayanankan arsip dinamis dan juga hak akses rekod, tentu saja diperlukan
Arsiparis yang mengerti saat mengatu hak akses arsip untuk pengguna. SIKD juga dapat membuat laporan
dari bagian daftar arsip.

Tampilan Halaman Utama di SIKD

Berikut adalah penjabaran fungsi SIKD sesuai dengan Standar ISO 15489:2001, antara lain
a.

Penangkapan, dalam proses ini biasanya arsiparis bertugas mengentri data mulai misalnya scan dan

memberi cantumannya. Tujuan dari penangkapan adalah membuat arsip terhubung rekod dengan pencipta
dan juga ditentukan hak akses dari rekod tersebut.
b.

Registrasi. Baiknya dari SIKD ini adalah terdapat menu registrasi naskah atau arsip yang dapat

memudahkan untuk input kedalam sistem ini. Jadi seluruh arsip dapat terintegrasi secara otomatis melalui
sistem ini. Hal ini dapat berupa registrasi berkas yang akan digunakan sebagai folder penyimpanan.
c.

Klasifikasi. penentuan klasifikasi disesuaikan dengan klasifikasi yang digunakan oleh instansi.

Mulai dari nomer klasifikasi hingga nantinya penentuan JRA dari arsip yang disimpan.
d.

Pada aplikasi ini juga memiliki hak akses untuk setiap rekod nya yang terdapat dalam tahapan

registrasi, jadi pada tahap registrasi terdapat fitur-fitur pendukung seperti tanggal pembuatan rekod, unit
pencipta, isi hal, nomor rekod, dan lain-lain.

Kekurangan dalam sistem SIKD ini yaitu pada proses klasifikasinya, sistem klasifikasi/JRA pada
SIKD belum otomatis, sehingga user masih harus melihat klasifikasi secara manual kemudian disesuaikan
dan baru di entri pada SIKD. Dalam dalam segi fitur dan interface-nya SIKD masih kurang nyaman untuk
digunakan, ada baiknya SIKD mengadopsi beberapa kelebihan dari ICA-AtoM.

Referensi :
https://www.ica-atom.org
http://donyprisma.wordpress.com/2013/04/14/aplikasi-ica-atom/