1.

Bagian A :
a. Pemulihan Data:
- Backup data yang teratur dan penyimpanan cadangan yang aman.
- Pengujian reguler untuk memastikan keberhasilan restorasi data.

b. Keamanan Jaringan dan Perangkat Lunak:

- Perbarui perangkat lunak dengan pembaruan keamanan terbaru.
- Gunakan enkripsi dan perlindungan keamanan yang kuat.

c. Kesiapan Infrastruktur TI:

- Memiliki infrastruktur yang kuat untuk mengatasi lonjakan lalu lintas atau
beban kerja saat keadaan darurat.

d. Pelatihan dan Kesadaran Pengguna:

- Memberikan pelatihan kepada karyawan terkait tindakan yang harus
diambil dalam situasi darurat.
- Meningkatkan kesadaran tentang risiko keamanan yang mungkin terjadi.

e. Pemantauan dan Respons Cepat:

- Memiliki sistem pemantauan yang aktif untuk mendeteksi ancaman atau
gangguan.
- Respons cepat terhadap insiden atau gangguan yang terdeteksi.

Bagian B :

a. Ancaman Keamanan Fisik dan Kejahatan:

- Penyusupan fisik ke kantor atau pencurian arsip.
- Kebakaran, bencana alam, atau kerusakan struktural yang dapat merusak
arsip.

b. Keamanan Data dan Teknologi:

- Ancaman cyber seperti peretasan, malware, atau serangan siber lainnya.
- Kehilangan data akibat kegagalan sistem atau perangkat keras.

c. Ketersediaan Sumber Daya:

- Ketersediaan personel dan sumber daya untuk penanganan emergensi.
- Ketersediaan dana untuk pemulihan dan restorasi data.

d. Kebutuhan dan Prioritas dalam Restorasi:

- Penetapan prioritas dalam pemulihan data dan sistem yang terdampak.
- Estimasi waktu yang dibutuhkan untuk pemulihan.

f. Kerjasama dan Rencana Darurat:

- Membangun kerjasama dengan instansi terkait untuk respons darurat.
- Mempersiapkan rencana darurat yang jelas dan terstruktur.
2. Bagian A :
1. Melakukan Alih Media Dokumen
Untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dokumen digital, Anda perlu mengetahui lebih
lanjut tentang proses alih media dokumen. Saat ini, sudah banyak yang mengenal tentang
istilah ini, tapi belum semuanya mengetahui apa saja jenis alih media yang dapat digunakan.
Adapun beberapa jenis alih media meliputi:
 Scanning, merupakan proses untuk memindahkan informasi pada dokumen dalam
document management system dengan hasil akhir berupa gambar atau dokumen
dengan ekstensi PDF.
 Conversion, adalah langkah untuk mengubah dokumen dengan format excel atau
doc menjadi gambar dengan ekstensi JPG.
 Importing, merupakan jenis alih media dengan cara memindahkan informasi dari
tempat penyimpanan lain ke dalam document management system dengan
melakukan drag and drop tanpa perlu menghapus format data aslinya.

2. Mengelola Indexing Dokumen

Selain memilih jenis alih media arsip yang tepat, cara lain untuk meningkatkan efisiensi
penyimpanan dokumen digital adalah melakukan klasifikasi atau indexing pada semua
dokumen yang dimiliki. Dalam pengelolaan indexing ada 3 metode yang dapat Anda
gunakan, yaitu:

 Index field, merupakan metode untuk klasifikasi dokumen dengan menggunakan

kategorisasi tema dan juga keyword menggunakan metode tradisional, yaitu
memilah dokumen fisik.
 Full-text indexing, adalah metode yang lebih modern dengan memanfaatkan
sistem yang bernama software optical character recognition yang dapat
menerjemahkan tulisan fisik menjadi format digital.
 Folder/file structure, merupakan metode digitalisasi secara visual untuk
pencarian dokumen. Contohnya, menggunakan keyword ‘DAFTAR’ untuk seluruh
daftar surat masuk atau keluar.

Bagian B :

Strategi preservasi arsip elektronik yang efektif adalah mampu memadukan kebijakan formal
dan prosedur teknis. Hala ini dapat dicapai dengan cara :
- Menyusun kebijakan, prosedur dan panduan untuk menyediakan
kerangka kerja formal organisasi.
- Menyediakan manual, informasi, referensi terkait dan pelatihan untuk
memastikan strategi preservasi berjalan dengan baik.

3. Bagian A :
Penilaian arsip adalah proses menentukan jangka waaktu simpan dan nasib akhir arsip dilihat
dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intristiknya yang
dilakukan melalui langkah- langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit
informasi.
 Penyusutan arsip juga dipahami sebagai cara mengurangi jumlah arsip dengan cara
memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang
tidak memiliki nilai guna, dan juga penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Sehingga jika dipahami dari pengertian sebelumnya, penyusutan arsip pada dasarnya adalah
upaya mengurangi jumlah arsip yang tujuannya adalah efisiensi dan penghematan bagi
pemiliknya. Arsip sejauh ini dipahami sebagai keseluruhan bentuk informasi yang terekam
dalam berbagai media yang mana dari setiap kegiatan administrasi arsip akan terus
berkembang secara akumulatif seiring semakin kompleksnya fungsi dan tugas dari arsip
tersebut.

Bagian B :
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

4. Bagian A :
UU 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disusun untuk menjamin ketersediaan arsip yang
autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak
keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan
kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan.

Bagian B :
Pengelolaan dan penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan
asli. Pada unit kearsipan, pengelolaan dan penataan arsip inaktif dilaksanakan melalui
beberapa kegiatan yaitu : pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan
daftar arsip. Daftar arsip inaktif memuat informasi tentang: pencipta arsip, unit pengolah,
nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tingkat perkembangan, jumlah, retensi,
keterangan. Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung
jawab unit kearsipan.