Nama : Mochamad Achyat

NIM : 042732973

1. Otomasi kearsipan yang baik memiliki komponen basis data yang dapat disesuaikan
dengan kebutuhan pengguna. Organisasi X telah memiliki kelebihan dalam
perfomansi dan efisiensi otomasi kearsipan. Namun, di satu sisi, pangkalan data
yang tidak sesuaidengan kebutuhan pengguna akan berdampak pada kerugian.
Pertanyaan: Uraikan kebutuhan perangkat dalam dalam pangkalan data!
2. Sesuai dengan ISO/IEC 90003, perancangan dan pengembangan aplikasi mencakup 7
aspek. Salah satu aspek dalam ISO tersebut adalah input perancangan dan
pengembangan aplikasi. Pertanyaan: Tentukan apa saja input (masukan) yang
dibutuhkan dalam perancangan dan pengembangan aplikasi?
3. Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota X merupakan salah satu lembaga daerah yang
telah menerapkan otomasi kearsipan. Dalam implementasinya Dinas Perpustakaan dan
Arsip Kota X menggunakan e-record yang merupakan hasil dari pengembangan Sistem
Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) yang dikembangkan oleh ANRI. Namun instansi
tersebut masih menerapkan proses pengolahan arsip menggunakan Ms. Excel dan e-
record. Sehingga data yang diciptakan menjadi satu kesatuan dan masih tercampur.
Pertanyaan: Melalui paragraf di atas, fitur apa saja yang diperlukan dalam
mengimplementasikan otomasi kearsipan yang sesuai saat dilakukan tahapan
penyusutan arsip?
4. Manajemen perubahan dapat menangani adanya peralihan dari sistem konvensional ke
elektronik. Organisasi X perlahan melakukan transisi, namun pada implementasinya
tidak selamanya berjalan dengan sesuai. Pertanyaan: Melihat permasalahn tersebut,
ketika Organisasi X ingin melakukan perubahan hal apa yang perlu dilakukan sebelum
mendukung secara penuh adanya perubahan otomasi kearsipan dari organisasi
tersebut?

Jawab

1. Kebutuhan perangkat dalam pangkalan data otomasi kearsipan dapat dikategorikan menjadi
dua, yaitu perangkat keras dan perangkat lunak.
Perangkat keras yang dibutuhkan dalam pangkalan data otomasi kearsipan meliputi:
a) Server database
Server database adalah komputer yang didesain khusus untuk menjalankan sistem manajemen
database dan perangkat lunak yang terkait. Server database biasanya memiliki spesifikasi yang
lebih tinggi daripada komputer biasa, karena harus menangani beban kerja yang berat.
b)PC client
PC client adalah komputer yang digunakan oleh pengguna untuk mengakses data dalam
pangkalan data. PC client harus memiliki spesifikasi yang memadai untuk menjalankan aplikasi
database.
c) Perangkat penyimpanan data
Perangkat penyimpanan data digunakan untuk menyimpan data dalam pangkalan data.
Perangkat penyimpanan data yang umum digunakan untuk pangkalan data adalah hard disk,
solid-state drive, dan tape drive.
Perangkat lunak yang dibutuhkan dalam pangkalan data otomasi kearsipan meliputi:
a) Sistem manajemen database
Sistem manajemen database (database management system, DBMS) adalah perangkat lunak
yang digunakan untuk mengelola data dalam pangkalan data. DBMS yang umum digunakan
untuk otomasi kearsipan adalah MySQL, PostgreSQL, dan Oracle.
b) Aplikasi database
Aplikasi database adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengakses dan mengolah
data dalam pangkalan data. Aplikasi database yang umum digunakan untuk otomasi kearsipan
adalah Microsoft Access, LibreOffice Base, dan FileMaker Pro.

Kebutuhan perangkat dalam pangkalan data otomasi kearsipan harus disesuaikan dengan
kebutuhan pengguna. Organisasi yang telah memiliki kelebihan dalam kinerja dan efisiensi
otomasi kearsipan, dapat meningkatkan kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak untuk
mendukung kebutuhan pengguna yang lebih kompleks.

Berikut adalah beberapa contoh kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak yang dapat
disesuaikan dengan kebutuhan pengguna:
a) Untuk mendukung jumlah pengguna yang lebih banyak, organisasi dapat menambah jumlah
server database dan PC client.
b) Untuk mendukung volume data yang lebih besar, organisasi dapat menggunakan perangkat
penyimpanan data yang lebih besar, seperti solid-state drive atau tape drive.
c) Untuk mendukung aplikasi database yang lebih kompleks, organisasi dapat menggunakan
DBMS atau aplikasi database yang lebih canggih.
d) Dengan menyesuaikan kebutuhan perangkat dalam pangkalan data dengan kebutuhan
pengguna, organisasi dapat meningkatkan kinerja dan efisiensi otomasi kearsipan, serta
mengurangi risiko kerugian yang disebabkan oleh pangkalan data yang tidak sesuai dengan
kebutuhan pengguna.

2. Dalam perancangan dan pengembangan aplikasi yang sesuai dengan ISO/IEC 90003,
beberapa input (masukan) yang dibutuhkan meliputi:

a) Kebutuhan: Memahami kebutuhan dan permintaan dari pengguna aplikasi yang akan
dibangun.
b) Fungsi fitur: Mengidentifikasi fitur fungsional yang diperlukan oleh aplikasi untuk memenuhi
tugas dan target pengguna.
c) Kualitas perangkat lunak: Memastikan kualitas perangkat lunak sesuai dengan standar
ISO/IEC 25010, termasuk aspek seperti functional suitability, usability, portability,
performance efficiency, dan compatibility.
 d) Konteks organisasi: Memahami struktur organisasi, budaya, dan proses kerja yang ada di
tempat pengembangan aplikasi.
e) Teknologi yang digunakan: Memahami teknik dan alat yang akan digunakan dalam
pengembangan aplikasi, seperti bahasa pemrograman, alat bantu pengembangan,
dan sistem operasi yang akan digunakan.
f) Kebijakan dan prosedur: Mengidentifikasi kebijakan dan prosedur yang berlaku untuk
pengembangan aplikasi, seperti kebijakan perusahaan, kebijakan pemerintah, dan
standar ISO/IEC yang berlaku.
g) Pengujian dan evaluasi: Mengembangkan metode pengujian dan evaluasi yang sesuai
dengan standar ISO/IEC 90003 untuk mengukur kualitas dan ketermukaan aplikasi,
termasuk aspek seperti functional suitability, usability, portability, performance
efficiency, dan compatibility
Dalam proses pengembangan aplikasi, input ini akan digunakan untuk memastikan
bahwa aplikasi yang dibangun memenuhi standar ISO/IEC 90003 dan memadai kualitas
yang baik.

3. Untuk mengimplementasikan otomasi kearsipan yang sesuai, beberapa fitur yang

diperlukan meliputi:
a) Pemindahan arsip: Meningkatkan efisiensi dalam pengangkutan dan pengiriman arsip
dengan menggunakan sistem otomatis.
b) Penyusutan arsip: Mengurangi jumlah arsip inaktif yang tidak memiliki nilai guna arsip
dengan mengimplementasikan proses penyusutan arsip secara efisien.
c) Pemusnahan arsip: Menghapus arsip inaktif yang tidak memiliki nilai guna arsip
setelah penyusutan selesai.
d) Penerbitan arsip baru: Memudahkan proses pembuatan arsip baru untuk kegiatan
yang belum ada atau telah diperbarui/
e) Akses terhadap arsip: Memungkinkan pengguna untuk mengakses dan mengelola
arsip mereka secara online dan mandiri.
f) Integrasi dengan sistem informasi: Mengintegrasikan sistem kearsipan dengan sistem
informasi yang ada untuk menciptakan sistem informasi terpusat dan konsisten.
g) Kontrol dan pengawasan: Memantau dan mengawas penyusutan arsip untuk
memastikan proses terjadi dengan baik dan efisien.

Dalam konteks Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota X, implementasi fitur-fitur ini dapat
membantu mengoptimalkan proses penyusutan arsip dan mengurangi ketergantungan pada
penggunaan Excel. Hal ini akan memastikan bahwa data arsip diperoleh, dikendalikan,
dan dikirim dengan lebih efisien dan akurat, serta memungkinkan lebih baik penggunaan
sistem informasi kearsipan yang diperembangkan oleh ANRI.
4. Sebelum mendukung secara penuh adanya perubahan otomasi kearsipan dari organisasi
tersebut, Organisasi X perlu melakukan beberapa langkah persiapan. Berdasarkan
informasi yang diberikan, beberapa langkah yang perlu dilakukan sebelum mendukung
perubahan otomasi kearsipan meliputi:
a) Analisis kebutuhan: Organisasi perlu melakukan analisis mendalam terhadap
kebutuhan dan permasalahan yang ada dalam pengelolaan arsip konvensional. Hal ini
meliputi identifikasi masalah yang muncul, seperti redudansi data, ketidaksesuaian
data, dan kesulitan dalam pencarian kembali arsip.
b) Pemetaan proses: Organisasi perlu memetakan proses pengelolaan arsip
konvensional yang sedang berjalan untuk memahami alur kerja yang ada dan
menemukan area-area yang dapat ditingkatkan melalui otomasi kearsipan.
c) Pengembangan sistem kearsipan elektronik: Organisasi perlu mengembangkan atau
mengadopsi sistem kearsipan elektronik yang sesuai dengan kebutuhan dan
karakteristik organisasi.
d) Pelatihan dan sosialisasi: Memberikan pelatihan kepada karyawan terkait penggunaan
sistem kearsipan elektronik dan melakukan sosialisasi terkait manfaat dan tujuan dari
perubahan tersebut.
e) Pengawasan dan evaluasi: Menetapkan mekanisme pengawasan dan evaluasi untuk
memastikan bahwa implementasi otomasi kearsipan berjalan sesuai rencana dan
memberikan manfaat yang diharapkan

Dengan melakukan langkah-langkah persiapan tersebut, Organisasi X dapat memastikan

bahwa perubahan otomasi kearsipan dapat diimplementasikan dengan lebih efektif dan
memberikan manfaat yang diharapkan.