1.

Otomasi kearsipan yang baik memiliki komponen basis data yang dapat
disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Organisasi X telah memiliki kelebihan
dalam perfomansi dan efisiensi otomasi kearsipan. Namun, di satu
sisi, pangkalan data yang tidak sesuaidengan kebutuhan pengguna akan
berdampak pada kerugian. Pertanyaan: Uraikan kebutuhan perangkat dalam
dalam pangkalan data!
2. Sesuai dengan ISO/IEC 90003, perancangan dan pengembangan aplikasi
mencakup 7 aspek. Salah satu aspek dalam ISO tersebut adalah input
perancangan dan pengembangan aplikasi. Pertanyaan: Tentukan apa saja input
(masukan) yang dibutuhkan dalam perancangan dan pengembangan aplikasi?
3. Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota X merupakan salah satu lembaga daerah
yang telah menerapkan otomasi kearsipan. Dalam implementasinya Dinas
Perpustakaan dan Arsip Kota X menggunakan e-record yang merupakan hasil
dari pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) yang
dikembangkan oleh ANRI. Namun instansi tersebut masih menerapkan proses
pengolahan arsip menggunakan Ms. Excel dan e-record. Sehingga data yang
diciptakan menjadi satu kesatuan dan masih
tercampur. Pertanyaan: Melalui paragraf di atas, fitur apa saja yang diperlukan
dalam mengimplementasikan otomasi kearsipan yang sesuai saat dilakukan
tahapan penyusutan arsip?
4. Manajemen perubahan dapat menangani adanya peralihan dari sistem
konvensional ke elektronik. Organisasi X perlahan melakukan transisi, namun
pada implementasinya tidak selamanya berjalan dengan
sesuai. Pertanyaan: Melihat permasalahn tersebut, ketika Organisasi X ingin
melakukan perubahan hal apa yang perlu dilakukan sebelum mendukung secara
penuh adanya perubahan otomasi kearsipan dari organisasi tersebut?

Jawaban

1. Perangkat yang dibutuhkan untuk pengelolaan arsip pada pangkalan data adalah
perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan computer.
1) Perangkat Keras (Hardware)
Personal Computer (PC) standar, perangkat media penyimpanan dan komunikasi
untuk sistem jaringan.
2) Sistem Operasi (Operating System)
Perangkat lunak Operating System (OS) standar untuk mengaktifkan dan
mengendalikan seluruh sumber daya, serta operasi komputasi dasar dalam
sistem komputer.
 3) Basis Data (Database)
Desain dan objek database yang merepresentasikan kebutuhan penyimpanan
data dan informasi pada suatu sistem informasi. Basis data terdiri dari objek
database, tables, indexs, relations, dan data.
4) DBMS (Database Management System)Perangkat lunak DBMS yang digunakan
untuk mengelola basis data dan mengolah data menjadi informasi yang
bermanfaat. Contoh DBMS yang banyak digunakan adalah MySQL, PostgreSQL,
SQL Server, Oracle, Sybase.
5) Pengguna (User)
Orang-orang yang berinteraksi dengan sistem basis data, mulai dari perancang
basis data, administrator basis data, input data atau operator hingga pengguna
akhir.
6) Perangkat Lunak Bantu (Additional Software)
Perangkat lunak pelengkap yang mendukung basis data. Perangkat lunak ini
bersifat opsional seperti Crystal Report untuk desain pelaporan informasi.
2. Berkaitan dengan perencanaan perancangan dan pengembangan, ISO 9001 : 2000,
Quality management systems- Requirements menyatakan bahwa input yang berkaitan
dengan ketentuan produk harus ditetapkan dan selanjutnya arsipnya disimpan. Input
(masukan) tersebut meliputi :
a. Ketentuan fungsional dan performa;
b. Ketentuan perundangan yang berlaku (relevan);
c. Bila memungkinkan, informasi yang berasal dari perancangan
sebelumnya; serta
d. Ketentuan lainnya yang penting untuk perancangan dan pengembangan.

Input ini harus dikaji ulang untuk dilihat kesesuaiannya. Ketentuan tersebut harus
lengkap, tidak membingungkan, dan tidak saling bertentangan satu sama lain.

Sesuai dengan ISO/IEC 90003, dalam perancangan arsitektural system, ketentuan

system (system recuirements) dibagi ke dalam komponen-komponen perangkat keras,
 perangkat lunak, dan operasi manual. Input dari analisis ketentuan perangkat lunak
adalah ketentuan system yang ditujukan terhadap perangkat lunak dan spesifikasi dari
antarmuka di antara komponen-komponen system.

Input perancangan dan pengembangan dapat ditentukan dari ketentuan fungsional,

performa, kualitas, keamanan, serta hambatan-hambatan perancangan system, atau
diperoleh dari teknik misalnya pemodelan (prototyping). Input perancangan dan
pengembangan dapat juga ditentukan dari permintaan perubahan rancangan yang
berasal dari tahap sebelumnya dalam suatu model pengembangan yang bersifat
iterative (cycle), masalah-masalah yang mesti diperbaiki , dan atau ketentuan-ketentuan
yang muncul dari kriteria yang diterima. Input juga bisa berasal dari aktivitas pengkajian
ulang (review) terhadap kontrak.

3. E-Arsip harus memiliki fitur untuk retensi dan pengingat rekod yang sudah habis masa
retensinya untuk dimusnahkan. Biasanya, di menu home akan muncul tulisan “Ada arsip
yang retensinya sudah berakhir”, jika tulisan itu di klik, maka kita diarahkan ke daftar
arsip yang masa retensinya sudah habis. Namun untuk saat ini, Disperpusip belum
melakukan kegiatan penyusutan arsip. Fitur penyusutan berdasarkan persyaratan sistem
manajemen rekod yang harus diperhatikan dalam penerapan sistem otomasi
manajemen rekod yakni sebagai berikut:
a) Informasi mengenai jadwal retensi E-Arsip sudah memuat mengenai jadwal retensi
yang terdapat di menu home. Apabila ada arsip yang sudah habis masa retensinya,
maka di menu home akan muncul tulisan “Ada arsip yang retensinya sudah berakhir”,
jika tulisan itu di klik, maka kita diarahkan ke daftar arsip yang masa retensinya sudah
habis.
b) Informasi penandaan atau pengingat rekod yang sudah jatuh tempo Informasi ini
pun sudah ada di dalam sistem. Arsip yang masa retensinya sudah habis akan dianalisis
terlebih dahulu oleh arsiparis sebelum dimusnahkan.
 c) Pemusnahan termasuk duplikat rekod dalam bentuk elektronik Kegiatan pemusnahan
belum dilakukan di Disperpusip. Akan tetapi, jika dilakukan, arsip dalam bentuk fisik
maupun yang ada
di dalam sistem akan dimusnahkan karena sudah tidak memiliki nilai guna.
d) Data registrasi rekod tetap dipertahankan atau tidak jika rekod dimusnahkan Rekod
yang telah dilakukan penyusutan, baik itu dimusnahkan atau diserahkan ke ANRI,
datanya akan dihapus dalam E-Arsip. Oleh karena itu, rekod yang sudah disusutkan,
deskripsi informasinya tidak dapat ditemukan dalam E-Arsip karena datanya sudah
dihapus.

4. Manajemen yang efektif terhadap perubahan berkaitan dengan implementasi otomasi

kearsipan memerlukan hal berikut ini.
1) Sponsor perubahan
Sponsor harus seorang pada level pimpinan tingkat atas yang memiliki otoritas
memadai untuk memulai proses perubahan dan memiliki kemampuan untuk
meneruskannya sepanjang proses implementasi.
2) Tujuan yang jelas
Tujuan dari perubahan harus didokumentasikan dan dikomunikasikan secara
jelas kepada para individu yang akan terkena dampak dari perubahan tersebut.
3) Toleransi terhadap ambiguitas
Meskipun tujuan dari perubahan sudah harus jelas sejak awal implementasi, sifat
dan besarnya perubahan yang pasti akan semakin jelas sepanjang proses
kemajuan implementasi tersebut. Semua pihak yang terlibat dalam proses
perubahan tersebut harus memahami bahwa ambiguitas ini merupakan hal yang
normal dari proses perubahan, namun semakin berlanjutnya perubahan tersebut
maka ambiguitas akan semakin berkurang dan keuntungan-keuntungan akan
dapat diidentifikasi secara lebih pasti.
4) Komitmen pada semua tingkatan
 Komitmen terhadap perubahan harus dimulai dari pimpinan tertinggi di suatu
organisasi hingga ke semua tingkat dalam organisasi yang terkena dampak dari
perubahan tersebut. Komitmen ini tidak dapat didelegasikan dan harus
ditunjukkan melalui tindakan nyata.
5) Komunikasi terbuka
Komunikasi formal merupakan metode penting dalam membangun komitmen
untuk berubah. Komunikasi dari atas ke bawah dalam struktur organisasi harus
terbuka dan memungkinkan para pihak yang terlibat di dalamnya, dan para pihak
yang berkepentingan (stakeholder) lainnya dapat menyampaikan pandangan
atau pendapat mereka ke dalam proses perubahan tersebut. Mekanisme
komunikasi yang digunakan untuk implementasi harus bersifat dinamis dan
dapat diatur sesuai keperluan dalam rangka memenuhi kebutuhan dari
perubahan tersebut.
6) Metode manajemen perubahan yang tepat
Menggunakan metode formal untuk mengelola perubahan merupakan hal yang
penting dalam kegiatan implementasi yang rumit, dalam hal ini biaya yang harus
dibayar akibat kegagalan sangat tinggi dan kemungkinan kegagalan tersebut
sangat nyata karena adanya penolakan terhadap perubahan. Dengan
menggunakan metodologi, perubahan yang tepat akan meningkatkan
kemungkinan keberhasilan pengelolaan perubahan yang berkaitan dengan
implementasi otomasi kearsipan.

SUMBER : Mulyantono, M.(2019).Otomasi dalam Kearsipan.Tangerang Selatan :

Universitas Terbuka.