Analisis dan Perancangan

Sistem Informasi

VICTOR LAMBOY SINAGA, S.T., M.T.

Siklus Hidup Sistem
1. General Systems Life Cycle (GSLC)
• Fase-fase utama (general) yang terjadi pada semua sistem, baik system biologis, fisikal, sosial ataupun
sistem lainnya
• Terbagi dalam empat fase, yaitu :
a. Development (introduction)
b. Growth
c. Maturity
d. Deterioration (decline)
2. Information Systems Life Cycle (ISLC)

• Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada sistem informasi

• Fase tersebut terbagi dalam empat;
a. Systems Development (Design)
b. Systems Implementation
c. Systems Operation (Maintenance)
d. Systems Obsolescence
C. Systems Development Life Cycle (SDLC)

• Berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan

utama dan langkahlangkah dari setiap tahapan yang
secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan
utama, yaitu;
1. Analysis
2. Design
3. Implementation
1. Analysis
Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh analis sistem untuk :
• Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak
berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar untuk
memperbaiki sistem
• Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya.
• Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini
• Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya
Kegiatan dalam Tahapan Analysis

1. Problem detection
a) Tujuan
Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin berkurang manfaatnya
(memburuk).
b) Hasil
Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi dalam sistem.
2. Initial investigation
a) Tujuan
Memerikan sistem saat ini dengan penekanan pada daerah-daerah yang
menimbulkan permasalahan
b) Hasil
Penjelasan sistem saat ini

3. Requirement analysis (determination of ideal systems)

a) Tujuan
Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem informasi yang
ideal. Sebuah penggantian sistem akan menimbulkan jarak antara sistem
saat ini dengan sistem yang ideal (yang mengacu ke komputerisasi)
b) Hasil
Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem
4. Generation of system alternatives
a) Tujuan
Menggali (explore) perbedaan dari alternatif sistem dalam mengurangi jarak
(gap) antara sistem saat ini dengan sistem idealnya
b) Hasil
Dokumen-dokumen tentang alternatif sistem yang akan digunakan untuk
memperbaiki sistem.

5. Selection of proper system

a) Tujuan
Membandingkan alternatif-alernatif sistem dengan menggunakan metodologi
terstruktur, memilih alternatif sistem yang paling baik, dan menjualnya (sell)
kepada management
b) Hasil
Hasil-hasil dari studi sistem
2. DESIGN

• Dalam tahap perancangan (desgin) memiliki tujuan untuk mendesain sistem baru

yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang

diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik

• Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah :

a. Output design

1) Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumennya

2) Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output)

b. Input design

1) Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk masukan didokumen dan dilayar ke

sistem informasi

2) Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input)

c. File design

1) Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk file-file yang dibutuhkan dalam

sistem informasi

2) Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi file

3. IMPLEMENTATION

Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :

• Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang

sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya

• Mengimplementasikan sistem yang baru

• Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal

Kegiatan dalam Tahapan Implementasi

1. Programming & testing

a) Tujuan
Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan operasicoding
dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu, dan mengetest semua
program serta memastikan semua fungsi / modul program dapat berjalan
secara benar
b) Hasil
Coding program dan spesifikasi program
2. Training
a) Tujuan
Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem,
Persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang berhubungan denganp
pelatihan (buku-buku panduan sistem)
b) Hasil
Rencana pelatihan sistem, modul-modul katihan dan sebagainya

3. System Changeover
a) Tujuan
Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem informasi yang
berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan tanggungjawab team designer
ke pemakai siste (user organization)
b) Hasil
Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract)
DETEKSI MASALAH SISTEM (DETECTION OF SYSTEM PROBLEMS)

1. Permasalahan Sistem

• Beberapa hal yang menyababkan system informasi mempunyai masalah, antara lain karena :

a. Waktu (overtime)

b. Lingkungan sistem yang berubah

c. Perubahan prosedur operasional

• Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming

• Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari programming budget dan

menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk perlu diganti atau dipertahankan dengan

melakukan perbaikan kecil (minor)

Masalah Sistem Informasi Berhubungan dengan Karakteristik Informasi
• Relevansi (relevancy)
• Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor :
(a) Kelengkapan (completeness)
(b) kebenaran (correctness) dan keamanan (security)
(c) Ketepatan waktu (timeliness)
(d) Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan biaya (cost)
(e) Efisiensi (eficiency)
(f) Dapat dipercaya (reliability)
(g) Kegunaan (usability)
(h) Relevansi (relevancy)
Relevansi Informasi

• Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat
operasional, taktis dan strategi
• Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi
• Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :
- Banyak laporan yang isinya terlalu panjang
- Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya
- Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI
- Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan
- Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan
disebarluaskan
a) Kelengkapan (completeness)

• Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap
• Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan
informasi, maka sistem akan tidak efektif
• Gejala ketidaklengkapan (incompleteness)
➢ Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya
tidak lengkap
➢ Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan
atau ketidaksengajaan
➢ Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-
sumber dokumennya
b) Kebenaran (correctness)

• Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan

• Semua data dari field harus dimasukkan secara benar
• Gejala dari ketidakbenaran;
➢ Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya
➢ Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan
➢ Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan
➢ Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan

Keamanan (security)
• Informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya
• Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif
ditujukan kepada pemakai yang tidak sah
c) Ketepatan waktu (Timeliness)

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

• Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan
• Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan
• Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan
• Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada
saat itu (ditunda/tertunda)
• Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan
• Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan
• Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan
program dan staff operasinya
d) Ekonomi (economy)

• Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu
• Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal
yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan
sebagainya
• Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek
• Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka
panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang diperoleh
e) Efisiensi (eficiency)

• berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya
• Contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory, Penjualan mengalami
kenaikan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.
Efisiensi dari sistem tersebut adalah : 100.000
------------ = 20%
500.000
• Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :
➢ Keluaran / nilai uang (trougput/dollar)
➢ Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked)
➢ Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours)
➢ Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar)
➢ Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of
programmers)
➢ Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction)
f) Dapat dipercaya (reliability)

• Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah
reliabilitasnya
• Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :
➢ Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus,
kemudian komputer mengalami penurunan
➢ Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover)
➢ Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama
waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam
atau empat minggu
➢ Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.
➢ Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
➢ Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu
menguranginya.
g) Kegunaan (usability)

• Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria
• Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem
• Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain:
➢ Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula
➢ Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi
➢ Naiknya keluhan-keluhan pemakai
➢ Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer
2. Information systems backlog

• Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung

dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya

• Tujuan utama dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya (to keep track of

resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update) sumber daya record adalah sebuah

masalah sistem yang serius

• Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi :
➢ Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase)
➢ Penurunan kinerja (decreasing performance)
➢ Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover)
➢ System downtime
➢ Transaction variances
Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan,
antara lain

• Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency)

• Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates)
• Kenaikan biaya (increased costs)
• Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover)
Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi

- Keluhan pemakai (user complaints)

- Perhatian top manajemen (top management concerns)
- Penunjuk jalan (scouting)
- Pengawas pemakai (user surveys)
- Pengawas (audits)
- Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems)
3. Laporan awal masalah

• Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan oleh sistem analis

untuk studi awal (preliminary study)

• Laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan

perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan

• Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut:

1. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal

2. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah

3. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem nature)

4. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan