Kearsipan Digital

IMPLEMENTASI
PENGELOLAAN
ARSIP ELEKTRONIK
Dosen Pengampu:
Darma Rika Swaramarinda, MSE, Ph.D

KELOMPOK 5

Universitas Negeri Jakarta

 ANGGOTA KELOMPOK

APRILIANA DIAN MELVA PERIATI MUHAMMAD MUHAMMAD

FADILLAH SIPAYUNG FAIZAL RIZKYA AZIZ

NIM:1709622056 NIM:20232080036 NIM:20232080043 NIM:1709622070

 POKOK PEMBAHASAN
Pengertian Arsip Elektronik dan Sistem Pengelolaan Arsip Elektronik

Tujuan dan Manfaat Arsip Elektronik

Aspek yang Perlu Diperhatikan Dalam Implementasi Sistem Arsip

Elektronik

Tahapan Proses Implementasi Sistem Pengelolaan Arsip Elektronik

Langkah-Lanngkah Penyimpanan Arsip Elektronik

Contoh Implementasi Arsip Elektronik Dalam Organisasi

Pengertian Arsip Elektronik dan
Implementasi Sistem
Pengelolaan Arsip Elektronik
 Pengertian
Arsip elektronik merupakan arsip atau dokumen-dokumen yang disimpan
dalam bentuk digital pada perangkat penyimpanan elektronik.
Sistem pengelolaan arsip elektronik merupakan sebuah metode berbasis
perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola semua arsip yang dimiliki,
dalam bentuk format apapun, dan sepanjang daur hidup arsip yang
bersangkutan. (Electronic Records Management Handbook 2002)
Implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik merujuk pada proses
mengintegrasikan sistem pengarsipan elektronik ke dalam operasional
sehari-hari dalam sebuah organisasi.

Implementasi Pengelolaan Arsip Elektronik

Tujuan dan Manfaat
Implementasi Arsip
Elektronik
Tujuan dan Manfaat
Implementasi arsip elektronik bertujuan untuk
memastikan bahwa arsip elektronik dapat diakses
dengan mudah oleh pihak yang berwenang, sambil
menjaga keamanan dan integritas data.

Manfaat :
Penyimpanan dan aksesibilitas yang efisiensi
Mengurangi penggunaan kertas
Manajemen pengawasan yang lebih baik
Kecepatan dan ketepatan
Terintegrasi dengan aplikasi lain

Implementasi Pengelolaan Arsip Elektronik

 Aspek yang perlu
Diperhatikan Dalam
Implementasi Sistem Arsip
Elektronik
 12 Aspek Yang Perlu Diperhatikan
Dalam Implementasi Sistem Arsip Elektronik

01. Kebijakan dan Prosedur 02. Pendidikan dan Training 03. Keberhasilan dan Kejujuran

04. Cakupan Dokumen 05. Metadata 06. Manjajemen File

07. Manajemen Penyimpanan 08. Ketersediaan Arsip 09. Audit trial

10. Retensi 11. Pembaruan Media/Transfer 12. Disposal

Implementasi Pengelolaan Arsip Elektronik

Tahapan Proses Implementasi
Sistem Pengelolaan Arsip
Elektronik
 Tahapan Proses Implementasi Sistem Pengelolaan
Arsip Elektronik
Pembuatan dan penerimaan
01
arsip elektronik 06 Akuisisi arsip elektronik

02 Penggunaan arsip elektronik Deskripsi dan pengolahan

07 arsip elektronik
03 Penyimpanan arsip elektronik

08 Preservasi Digital
Pemeliharaan dan alih media
04
arsip elektronik
Akses dan pemanfaatan arsip
09 elektronik
05 Penyusutan arsip elektronik

Implementasi Pengelolaan Arsip Elektronik

 Langkah - langkah
Penyimpanan Arsip Elektronik
 Langkah - langkah
yang dapat di pelajari :
Pengertian
Identifikasi Kebutuhan dan
Pengumpulan Data
Langkah-Langkah Penyimpanan Arsip
Elektronik adalah langkah-langkah yang Pemindaian
perlu diimplementasi dalam penyimpanan
Manipulasi Data
arsip elektronik melibatkan serangkaian
siklus untuk memastikan semua berkas Entry Data
tersebut aman dan selalu tersedia untuk
digunakan di lain waktu. Mengoreksi Data
Pengaturan Izin Akses

Implementasi Pengelolaan Arsip Elektronik

Contoh Implementasi Arsip
Elektronik Pada Organisasi
 Contoh Implementasi Sistem Arsip Elektronik
Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta memiliki sub bagian arsip yang mempunyai tugas pokok
melakukan penyelenggaraan tata kearsipan berupa pengaturan kegiatan pengurusan naskah
dinas mulai dari penerimaan, pencatatan, hingga penyusutan. Pengelolaan arsip yang masih
bersifat konvensional tidak mampu mendukung tingginya arsip yang harus dikelola.
Pengelolaan arsip menjadi kurang efektif dan efisien yang berakibat terhambatnya kinerja sub
bagian arsip dalam melaksanakan tugas pokok beserta fungsi-fungsinya.
Karena hal tersebut maka diadakan suatu sistem aplikasi yang diberi nama Sisminkada (Sistem
Administrasi Perkantoran Daerah). Aplikasi tersebut dikembangkan berbasis web
menggunakan jaringan internet dan intranet (localhost). Dengan adanya Sisminkada, yang
menjadi pendukung pelaksanaan sistem kearsipan elektronik, pengelolaan arsip di Subbag
Arsip menjadi lebih efektif dan efisien serta memperlancar pelaksanaan tugas pokok dan fungsi
sub bagian Arsip Bagian Administrasi Biro Umum, Humas, dan Protokol Kantor Pemerintahan
Kota Yogyakarta Daerah Istimewa Yogyakarta.

Implementasi Pengelolaan Arsip Elektronik

Terima Kasih
Ada Pertanyaan?
 Pertanyaan
Soal pertama
Mengapa penting bagi sebuah
organisasi untuk memperhatikan
aspek metadata dalam
implementasi sistem pengelolaan
arsip elektronik? Berikan
penjelasan tentang lima hal yang
perlu diperhatikan terkait
metadata dalam penyimpanan
arsip elektronik.
Implementasi Pengelolaan Arsip Elektronik
Soal kedua
Bagaimana tahapan proses
implementasi sistem pengelolaan
arsip elektronik dapat membantu
organisasi dalam memastikan
keberhasilan pengelolaan arsip
elektronik mereka? Berikan
penjelasan singkat tentang setiap
tahapan proses implementasi
tersebut.