TERM OF REFERENCE (TOR)

BIMBINGAN TEKNIS KEARSIPAN

BAGI PENGELOLA ARSIP
DI UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

KEGIATAN DENGAN SUMBER DANA RKAT PENUGASAN

ARSIP UNIVERSITAS YANG BERASAL DARI Non PNBP
TAHUN 2023

ARSIP UNIVERSITAS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2023
 TERM OF REFERENCE
BIMBINGAN TEKNIS KEARSIPAN BAGI PARA PENGELOLA ARSIP
DI LINGKUNGAN UNIVERISTAS PENDIDIKAN INDONESIA

Kementerian Negara/Lembaga (042) KEMENTERIAN

PENDIDIKAN,
1 :
KEBUDAYAAN, RISET,
TEKNOLOGI
Lembaga (400866) Universitas Pendidikan
2 :
Indonesia
Kebijakan : 5 - Pengembangan
kapasitas sumber daya (SDM, sarana
Kebijakan (Renstra UPI 2021-2025) dan prasarana, dan keuangan), dan
3 : usaha universitas dalam mendukung
penyelenggaraan Tridharma untuk
peningkatan kesejahteraan dan
keunggulan universitas.
Program (Renstra UPI 2021-2025) Program : 1 - Pengembangan kapasitas
4 : sumber daya manusia untuk
meningkatkan daya saing
5 Indikator Kinerja Kegiatan : Akreditasi Arsip Universitas
Peserta memahami proses pengelolaan
arsip mulai dari penciptaan,
6 (Output) : penggunaan, penataan, dan penyusutan
arsip

Adanya perubahan perilaku dari

pengelola arsip karena adanya
7 Outcome : peningkatan pengetahuan, kemampuan,
dan keterampilan dalam mengelola
arsip.
8 Unit Pelaksana : Arsip Universitas
9 Kegiatan Bimbingan Teknis Kearsipan
1 : -
Keluaran
0
1 33
Jumlah peserta :
1
1 1
Satuan ukuran :
2
A. LATAR BELAKANG
1. Dasar Hukum
a. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
b. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
c. Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 2014 tentang Statuta Universitas
Pendidikan Indonesia;
d. Peraturan Pemerintah Nomor 04 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan
Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi;
e. Peraturan Majelis Wali Amanat Nomor 03/PER/MWA UPI/2015 tentang
Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 15 tahun 2014 tentang Statuta
UPI PTN bh sebagaimana telah diubah dengan Peraturan MWA Nomor
06/PER/MWA UPI/2014;
f. Peraturan MWA Nomor 04/PER/MWA UPI/2020 tentang Rencana Strategis
(Renstra) UPI 2021-2025;
g. Peraturan Rektor Universitas Pendidikan Indonesia Nomor 37 Tahun 2021
Tentang Pedoman Penyusunan dan Implementasi Rencana Kerja dan Anggaran
Tahunan Universitas Pendidikan Indonesia Tahun 2022; 
h. Peraturan Rektor Nomor 001 Tahun 2022 tentang Struktur Organisasi dan Tata
Kerja Universitas Pendidikan Indonesia.

B. GAMBARAN UMUM
Peraturan Rektor Nomor 001 Tahun 2022 tentang Struktur Organisasi dan Tata
Kerja Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) menyebutkan bahwa Arsip Universitas
adalah unit pelaksana pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan UPI. Yang dimaksud
dengan pengelolaan arsip adalah pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis sedangkan
yang dimaksud dengan pembinaan kearsipan adalah pembinaan mengenai sumber daya
manusia kearsipan dalam bidang pengelolaan arsip dinamis, meliputi penciptaan arsip,
penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip serta mengembangkan
program pembinaan sumber daya manusia dalam bidang kearsipan (Pasal 156 ayat (2)
huruf d dan huruf j.
Arsip Universitas pada tahun 2021 lalu dalam kegiatan akreditasi lembaga
kearsipan perguruan tinggi, mendapatkan akreditasi A (sangat baik) dan tahun 2022 hasil
pengawasan/audit kearsipan yang dilaksanakan oleh lembaga pembina kearsipan pusat
yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia, Arsip Universitas mendapat nilai BB (sangat
baik).
Keberhasilan Arsip Universitas meraih nilai akreditasi dan audit kearsipan “sangat
baik” adalah suatu prestasi yang luar bisa dan patut dibanggakan, karena pada usia yang
masih muda baru memasuki tahun ke 6 sejak pendiriannya tahun 2015 berdasarkan
Peraturan Rektor Nomor 6489/UN40/HK/2015 tentang Struktur Organisasi dan Tata
Kerja Universitas Pendidikan Indonesia yang diubah dengan Peraturan Rektor Nomor
6323/UN40/HK/2017 tentang Perubahan Atas Peraturan Rektor 6489/UN40/HK/2015
tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Universitas Pendidikan Indonesia, Arsip
Universitas berhasil memberikan sumbangsih yang cukup besar bagi keunggulan dan
kepeloporan Universitas Pendidikan Indonesia di bidang kearsipan perguruan tinggi
sehingga menjadi rujukan bagi perguruan tinggi di Indonesia dalam melakukan
benchmarking bidang kearsipan.
Dengan peroleh predikat akreditasi yang “sangat baik”, tentunya selain menjadi
beban untuk mempertahankannya, namun hal ini menjadi tantangan untuk Arsip
Universitas dan para arsiparis dalam membenahi kekurangan kekurangan dalam
pengelolaan arsip mulai dari penataan arsip, penyediaan sarana prasarana, dan membina
sumber daya manusia kearsipan pada unit kearsipan di lingkungan Universitas Pendidikan
Indonesia.
Sebagai upaya Arsip Universitas dalam mempertahankan peroleh peringkat
Akreditasi A “sangat baik”, dan juga Pengawasan Kearsipan Eksternal yang dilakukan
oleh ANRI memperoleh nilai BB “Sangat Baik”, tentu harus bekerja lebih keras, lebih
cerdas, dan tuntas dengan meningkatkan kemampuan diri melalui berbagai upaya, salah
satunya adalah dengan menyiapkan sumber daya manusia kearsipan yang handal dan
terampil di bidangnya.
Dalam rangka percepatan layanan informasi bagi pimpinan dan para pengguna
arsip, terlebih dalam dalam menghadapi revolusi industri 4.0 ini tentunya dibutuhkan
sumber daya manusia yang yang handal, profesional dan siap dalam menghadapi
pelaksanaan tugas teknis di bidangnya masing-masing guna mencapai pelayanan yang
efektif bagi sivitas akademika dan tenaga kependidikan. Sadar akan pentingnya kapasitas
SDM kearsipan dalam menghadapi kebutuhan pimpinan dalam mendapatkan informasi
arsip yang cepat dan tepat, Arsip Universitas selaku garda terdepan di bidang pengelolaan
dan pembinaan kearsipan mencoba mengantisipasi dengan melakukan pengembangan
 sumber daya manusianya agar menjadi lebih baik akan melaksanakan Bimbingan Teknis
(Bimtek) Kearsipan.
Melalui Bimtek ini, yang tujuan utamanya meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan dalam menangani pekerjaan-pekerjaan teknis di bidang kearsipan,
diharapkan dapat memberikan layanan kepada pimpinan dan sivitas akademika serta
pengguna arsip secara cepat dan tepat.

C. TUJUAN DAN SASARAN

1. Bimtek ini bertujuan untuk :
 meningkatkan pengetahuan, wawasan, keterampilan, dan sikap untuk dapat
melaksanakan tugas jabatan pengelola secara profesional;
 memantapkan sikap dan semangat pengabdian yang berorientasi pada pelayanan,
pengayoman, dan pemberdayaan masyarakat;
 menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir dalam melaksanakan tugas
mewujudkan kepeloporan universitas dalam layanan kearsipan.
2. Sasaran Bimtek
Para pengelola arsip di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia

D. METODE KEGIATAN
1. Pemaparan materi kegiatan
2. Diskusi
3. Praktek
E. JADWAL DAN MATERI KEGIATAN
JADWAL MATERI KEGIATAN BIM BINGAN TEKNIS KEARSIPAN
BAGI PENGELOLA ARSIP
DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

HARI / WAKTU JUDUL MATERI NARA SUMBER KET

TANGGAL
HARI 08.30 – 09.00 Registrasi Peserta Panitia
PERTAMA
09.00 – 09.10 Sambutan Kepala Arsip Dr. Budi Santoso, M.Si. MC : Fauziyyah
Univeristas R.
09.10 - 10.30 Sambutan pembukaan Prof. Dr. Agus Rahayu, Moderator :
Wakil Rektor Bidang MS Aji Ahmad
Inovasi, Kebudayaan, dan Fauzi, S.T.,
Sistem Informasi sekaligus M.Pd.
pemaparan materi : “Arsip
sebagai bukti dalam
mendukung pemeringkatan
 UPI sebagai universitas
yang unggul”
10.30 – 10.45 ISTIRAHAT – COFFEE
BREAK
10.45 - 12.00 Materi Kepala Biro Dr. Liris Irsyad, S.Pd.
Sumber Daya Manusia : Raspatiningrum, M.Pd.
Tugas dan Fungsi
Pengelola Arsip dalam
mendongkrak kinerja
organisasi
12.00 – 13.00 SHOLISKAN
13.00 – 14.30 Pengelolaan Arsip di Dr. Budi Santoso, M.Si. Santi Nurjanah,
Perguruan Tinggi (Arsip (Kepala Arsip S.Pd.
Dinamis dan Arsip Statis) Universitas)
14.30 – 15.30 Penciptaan Arsip Saepuddin, S.IP.,
Agun Gunawan, S.T.
HARI
KEDUA
09.00 – 12.00 Praktek Pemeliharaan dan Agun Gunawan, S.T. dan Tini Kartini,
penyusutan Arsip Tim Arsiparis S.Pd., Aswari,
S.I.Kom., Ela
Rosalina, Dra.,
Santi Nurjanah,
S.Pd.
12.00 – 12.15 PENUTUPAN Dr. Budi Santoso, M.Si. MC :
(Kepala Arsip Fauziyyah R.
Universitas)

F. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup kegiatan bimbingan teknis kearsipan ini meliputi penciptaan arsip,
penataan arsip dan penyusutan arsip.

G. EVALUASI PROGRAM BIMTEK

Evaluasi penyelenggara dan kesesuaian Bimbingan Teknis Kearsipan bagi pengelola
arsip dilakukan setelah kegiatan bimtek selesai dengan dilakukan pendampingan yang
dilaksanakan secara periodik untuk mengetahui apakah hasil dari bimtek ini sudah
dilakukan di unit pengelola atau belum.

H. PELAKSANAAN KEGIATAN
Program Bimbingan Teknis Kearsipan bagi para Pengelola Arsip ini akan dilaksanakan
pada bulan April 2023.

I. TAHAPAN WAKTU PELAKSANAAN

Tahapan pelaksanaan kegiatan Bimbingan Teknis Kearsipan tersebut dilaksanakan dengan
persiapan sebagai berikut :
 PERSIAPAN / PELAKSANAA
N BULAN : N : 2023
KEGIATAN
O MINGGU KE MINGGU KE
I II III IV I II III IV
a Pemberitahuan Bimtek

b Rapat seluruh pimpinan tentang staf yang

tentang pelaksanaan Bimtek
c Persiapan

d Pelaksanaan Bimtek
e Evaluasi dan Laporan

J. SUSUNAN PERSONALIA
Pengarah : Rektor Universitas Pendidikan Indonesia
Pembina : Wakil Rektor Bidang Inovasi, Kebudayaan, dan Sistem
Informasi

Peanggung Jawab : Kepala Arsip Universitas

Ketua Pelaksana : Irsyad, S.Pd.
Sekretaris : Aji Ahmad Fauzi, S.T., M.Pd.
Bendahara : Siti Zulaeha, S.AP., M.H.
Anggota : 1. Dra. Ela Rosalina
2. Tini Kartini, S.Pd.
3. Aswari, S.Kom.
4. Santi Nurjana, S.Pd.

Kesekretariatan : Chaerul Anwar Salah, S.Pd.

Fauziyyah Ramdhani, S.Pd.

Nara Sumber : Prof. Dr. Agus Rahayu, M.S.

Dr. Liris Raspatiningrum, M.Pd.
Dr. Budi Santoso, M.Si.
Saepuddin, S.IP.
Agun Gunawan, S.T.

K. RANCANGAN RINCIAN BIAYA

(terlampir )
L. PENUTUP
Demikian usulan kegiatan Bimbingan Teknis Kearsipan bagi para Pengelola Arsip di
lingkungan Univeristas Pendidikan Indonesia ini kami ajukan kepada Rektor Universitas
Pendidikan Indonesia dengan harapan dapat terlaksana tepat pada waktunya sehingga
harapan dapat menghasilkan SDM yang berdaya saing tinggi, kreatif, inovatif
dan mampu berkompetisi dengan SDM lain yang bisa mendukung kepeloporan
dan keunggulan UPI.

Bandung, Februari 2023

Penanggung Jawab /
Kepala Arsip Universitas,

Dr. Budi Santoso, M.Si.

NIP 196008261987031001