TUGAS MATAKULIAH : KEARSIPAN

NAMA KELOMPOK :

1.) Dewi erviana (058)

2). Firda fauhana (059)
3.) Sepvika atita (062)
4.) Heppy suryandari (063)
5.) Dega wahyu (067)
6.) Wildan F.(071)
7.) Jenny tsania (072)
8.) Iqra vidi (074)
9.) Mufidah Eka (076)
10.) Inayah Ayu (077)
11.) Laila Nur (078)
12.) Gwantika Aransia (091)
13.) Dyah Ayu (092)
14.) Noor Kemalia (095)
15.) Sovianti Octaviasari (098)
PENYUSUTAN ARSIP

1. PENGERTIAN
Pengertian penyusutan arsip merupakan suatu kegiatan yang mengurangi volume arsip
dengan cara memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan. Penyusutan arsip juga
dipahami sebagai cara mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari
unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan juga
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Pengertian penyusutan menurut para
ahli :
A. Menurut ARMA
Menurut ARMA (Association of Record Manager and Administrator), sebuah organisasi
profesi yang berpusat di Amerika memberikan pengertian mengenai penyusutan arsip
sebagai penentuan pemindahan arsip atau dokumen. Apakah arsip tersebut dipindah ke
tempat lain karena masa simpanya sudah habis, atau dimusnahkan.
B. Menurut ICA
ICA (International Council on Archives) mengungkap definisi dari penyusutan arsip
dengan cenderung menyamakan penyusutan arsip dengan penghancuran, yaitu tindakan
yang diambil berkenaan dengan waktu berakhirnya masa retensi karena telah
ditetapkan oleh perundang-undangan atau peraturan atau prosedur administratif.
C. Kennedy (1998)
Kennedy memiliki gagasan bahwa penyusutan arsip sebagai suatu proses yang berkaitan
dengan implementasi keputusan penilaian yang meliputi: menyimpan, memusnahkan,
migrasi (alih media), transfer (pemindahan) arsip.
2. TUJUAN
a. Penghematan dan efisiensi
Manajemen arsip memfokuskan efisiensi, baik ruang penyimpanan, sumber daya
kearsipan, waktu pelayanan maupun biaya operasional. Tanpa mengurangi
keharusan untuk mewujudkan tujuan akhir, yaitu mampu memberikan informasi
yang tepat.
b. pendayagunaan arsip
 Sebelum arsip dapat didayagunakan, terlebih dahulu harus ditata berdasarkan
informasinya. Dengan mengetahui arsip dan informasinya yang dikelola, akan
memudahkan untuk penemuan kembali arsip.
c. pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi
Penyusutan arsip harus sudah melewati ‘filter’ penilaian sehingga arsip bernilai guna
tinggi dapat terdeteksi dengan penilaian terhadap arsip tersebut.
d. penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.
Arsip dapat memberikan keterangan atau petunjuk tentang bukti keberadaan suatu
organisasi. Jika kondisi arsip tersebar dan tidak dikelola dengan baik, besar
kemungkinan identitas organisasi pun tidak dapat diketahui.
e. memenuhi persyaratan hukum
Lembaga negara, badan pemerintahan dan perusahaan harus mematuhi "Peraturan
Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip" maupun "Peraturan
Pemerintah Nomor 87 tentang Tata Cara Pemusnahan dan Penyerahan Dokumen
Perusahaan" Sebagai syarat penyusutan arsip.
3. DASAR HUKUM PEMUSNAHAN DAN PENYUSUTAN ARSIP
Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 ini diatur mengenai kegiatan-kegiatan untuk
memberikan pedoman yang dapat digunakan sebagai dasar atau pegangan dalam
melaksanakan penyerahan dan pemusnahan arsip melalui tahap-tahap yang ditentukan
4. PROSEDUR
 SEBELUM JRA
a) Perencanaan

Perencanaan merupakan kegiatan awal, dapat berupa proposal atau rencana kerja
yang didalamnya memuat usulan tentang perlunya diadakan pembenahan.

b) Penelitian

Penelitian dilakukan terhadap sejarah organisasi pencipta arsip dan sejarah sistem
penataan yang ada. Sehingga berdasarkan hasil penelitian ini penataan arsip akan dapat
dilaksanakan berdasarkan asas provenance dan asas original order.

c) Rekonstruksi
d) Rekonstruksi adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan aslinya.
e) Pendiskripsian

Pendiskripsian merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series arsip.

f) Penyusunan Daftar

Pertelaan Arsip Sementara.Pembuatan DPA berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang

kemudian dikelompokan berdasarkan sistem penataan aslinya

g) Seleksi dan Penilaian

Setelah DPAS tersusun, maka selanjutnya dilaksanakan kegitan seleksi dan penilaian
arsip untuk menentukan mana arsip yang perlu disimpan sebagai arsip aktif, inaktif, usul
musnah, dan usul untuk diserakan.

h) Penyusunan Daftar Arsip yang Disimpan, Dimusnahkan, dan Diserahkan.

 Hasil dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip-arsip di atas adalah tersesusunnya
daftar arsip yang akan disimpan, diusulkan musnah, dan diusulkan untuk diserahkan ke ANRI
atau Lembaga Kearsipan Daerah

i) Pelaksanaaan Penyusutan

Pelaksanaaan penyusutan dalam konteks ini dapat dilaksnakan melalui kegiatan

pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis.

 SESUDAH JRA

Di dalam prosedur penyusutan berdasarkan JRA baik yang berupa pemindahan, pemusnahan,
maupun penyerahan tertuang ketentuan umum antara lain :

- Pelaksanaan penyusutan dilaksanakan setelah retensi arsip berakhir

- Penyusutan dilaksanakan maksimal 30 hari setelah retensi berakhir - Pemusnahan arsip harus
dilakukan secara total baik fisik maupun informasinya

- Penyusutan dalam bentuk apapun harus dibuatkan daftar arsipnya.

5. KELEBIHAN

1. Mengurangi jumlah arsip

2. Memudahkan penemuan kembali arsip dalam rangka pelayanan informasi

3. Meningkatkan mutu pengelolaan dan pengamanan arsip - arsip yang mengandung

pertanggungjawaban pembuktian sejarah kehidupan kebangsaan.

6. MANFAAT

Adapun manfaat bagi organisasi apabila melaksanakan penyusutan arsip adalah:

1. Tertatanya arsip dinamis di masing-masing instansi pemerintah maupun perusahaan

sehingga informasinya dapat didayagunakan secara maksimal untuk kepentingan
operasional instansi/perusahaan yang bersangkutan.

2. Terjadinya efisiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga maupun dana karena
telah dimusnahkannya arsip-arsip yang tidak berguna.

3. Terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bukti pertanggungjawaban

nasional, yaitu dengan diserahkannya arsip statis instansi/perusahaan kepada ANRI.

4. Memudahkan penemuan kembali arsip yang disimpan. Arsip yang tertata rapi, baik fisik
maupun informasinya maka apabila diperlukan dapat ditemukan secara benar, cepat, dan
tepat.

5. Menghindari masalah hukum yang disebabkan oleh arsip, misalnya tuntutan pidana,
perdata.