Saudara mahasiswa, dalam diskusi ini diharapkan saudara dapat berpartisipasi secara

intens dengan memberikan pendapat, komentar, sanggahan atau masukan-masukan lain

yang bersifat konstruktif. Dalam diskusi ke delapan ini, kita akan membahas persoalan
“Penerimaan, Penataan, dan Deskripsi Arsip”, dan Jasa Rujukan, Akses, dan Finding Aids”
Silahkan diskusikan topik ini.

JAWABAN

“Penerimaan, Penataan, dan Deskripsi Arsip”, dan Jasa Rujukan, Akses, dan Finding Aids”

1) Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan yang ditempuh depo arsip guna mendapatkan kontrol fisik,
administrasi, legal dan intelektual atas materi arsip yang baru diterima atau transfer
pengawasan dari badan korporasi atau perorangan kepada depo arsip seperti melakukan
identifikasi sifat dan provenasd rekod, abnalisis kondisi fisik rekod, dan isi intelektualnya.
Jadi penerimaan dapat dijadikan sebagai awal kegiatan dari program pengolahan yang
dilaksanakan oleh depo arsip dengan memeriksa sekilas atas semua rekod yang tiba di depo
arsip.
Adapun kegiatan dalam penerimaan ini adalah :
1. persiapan kerja di tempat
2. transfer fisik, legal, dan administerasi
3. analisis rekod secara fisik
4. analisis isi
5. pembuatan daftar awal

2) Penataan
Penataan merupakan kegiatan menata kumpulan arsip seperti identifikasi dan menata
berbagai bagian arsip menurut pronsip kearsipan yang berlaku yaitu prinsip provenand dan
prinsip tata susunan asli. Ketika arsip telah disusun dan ditata berdasarkan prinsip tersebut
maka arsip dimasukkan keboks atau kardus kemudian diberi nomor untuk dideskripsikan.

3) Deskripsi
Deskripsi arsip digunakan untuk mengetahui materi arsip yang dimiliki depo arsip. Deskripsi
arsip merupakan representasi yang tepat dari sebuah unit yang dideskripsikan beserta setiap
komponennya jika ada dan dengan proses seperti penerimaan, penytuan, analisis dan
penataan setiap informasi untk membantu mengenali materi kearsipan dan menjelaskanb
konteks serta sistem rekod. Untuk melakukan deskripsi arsip ini maka perlu adanya standar
deskripsi agar infromsi kearsipan dapat dimasukkan sebagai bagian sistem terpadu yang
menggambarkan semua koleksi dapo arsip.

4) Jasa rujukan
Jasa rujukan merupakan jasa penyedia arsip agar tersedia bagi masyarakat sesuai dengan
kebutuhan informasinya. Maka dari itu depo arsip wajib menyediakan semua arsip yang
diperuntukkan bagi siapa saja yang mebutuhkan informasi mengenai arsip yang tersedia di
depo arsip yang sebelumnya sudah mendapatkan hak akses ke arsip tersebut.
 5) Akses
Akses merupakan ketentuan dan syarat ketersediaan arsip atau informasi yang didapat di
depo arsip bagi penggunanya. Akses ini diperlukan agar arsip tidak dicuri, rusak atau
susunannya berubah.

6) Finding Aids
Finding aids merupakan sarana deskriptif yang digunakan pada depo arsip untuk membantu
penggunanya mendapatkan informasi mengenai arsip yang dibutuhkannya. Sarana ini
mengarahkan penggunanya secara fisik dan intelektual terhadap arsip untuk temu balik
rekod atau informasi yang terdapat pada arsip. Finding aids juga dijadikan sebagai kunci bagi
pengguna untuk menelusuri atau mengakses koleksi yang ada di depo arsip.

Sumber :

Basuki, Sulistyo (2022). Pengantar Ilmu Kearsipan (Edisi 2). Tangerang Selatan: Universitas
Terbuka