Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Arsip Statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan Arsip
bernilai guna kesejarahan yang telah diserahkan oleh Pencipta Arsip yaitu Kementerian/
Lembaga/BUMN/Organisasi Masyarakat/Organisasi Politik/Perorangan. Pengelolaan Arsip
Statis telah melalui serangkaian tahapan agar dapat diakses oleh Publik antara lain Akuisisi
Arsip, Pengolahan Arsip, Preservasi Arsip, dan Layanan Akses-Pemanfaatan Arsip.
1. Akuisisi Arsip
Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan pengetahuan arsip statis di
lembaga kearsipan yang dilakukan dengan jalan kegiatan menyerahkan arsip statis dan
hak mengelolanya dari pencipta arsip ke lembaga Arsip Nasional. Akuisisi meliputi arsip
statis yang telah diverifikasikan secara langsung maupun tidak langsung. Lembaga
Kearsipan wajib membuat daftar pertelaan arsip (DPA) yang diakuisisi dan
memberitahukan kepada umum. Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis
yang hendak diakuisisi harus menyerahkan kepada lembaga kearsipan. Lembaga
kearsipan dapat melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan
perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan atau bantuan dari luar
negeri. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan berpindahnya
tanggung jawab dari pengelola pertama ke pengelola Kearsipan Nasional.
2. Pengolahan Arsip
Untuk mempertahankan konteks penciptaannya, Arsip Statis dikelola
berdasarkan Prinsip Asal Usul (Principal of Provenance) dan Prinsip Aturan Asli
(Principal of Original Order). Prinsip Asal Usul yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga
arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur
dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada
konteks penciptaannya. Prinsip Aturan Asli yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga
arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan
pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
3. Preservasi Arsip
Pemeliharaan arsip atau preservasi dilakukan untuk menjamin keamanan dan
keselamatan serta kelestarian arsip statis. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan cara
yang benar dan tepat. Preservasi arsip statis adalah upaya memelihara arsip dari
kerusakan yang diakibatkan oleh serangga, air, sinar matahari, jamur, kutu, dan juga
gangguan dari orang-orang disekitarnnya. Segala macam upaya memelihara arsip
dinamis yang telah digambarkan di atas dapat digunakan untuk melakukan pemeliharaan
arsip statis. Sedangkan menjaga arsip dari kemungkinan kerusakan dapat dilakukan
dengan cara membersihkan ruangan secara rutin, dari berbagai kemungkinan adanya
binatang serangga, kutu, jamur dan sebagainya.
4. Layanan Akses-Pemanfaatan Arsip
Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum
dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan
pemanfaatan arsip. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis
bagi kepentingan pengguna arsip. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, yang didasarkan pada sifat keterbukaan
dan ketertutupan. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma,
standar, prosedur, dan kriteria pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan
akses. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila akses terhadap arsip
statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan
sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut. Terhadap
arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab
lain, kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat
menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25
(dua puluh lima) tahun.

Bagi Pengguna yang ingin mengakses informasi Arsip Statis, dapat mengunjungi
Ruang Layanan Arsip di Gedung A, lantai 1, Arsip Nasional Republik Indonesia di Jl.
Ampera Raya No.7, Jakarta Selatan, setiap hari kerja mulai pukul 08.30 s.d. 15.00 WIB.
Pengguna akan dipandu oleh Arsiparis Arsip Nasional Republik Indonesia yang bertugas.

Pengguna dapat memanfaatkan Sarana Temu Balik Arsip Statis (Finding Aids) yang telah
disediakan. Sarana Temu Balik Arsip Statis disusun berdasarkan Organisasi Pencipta
Arsip dan jenis media Arsip Statis. Sarana Temu Balik Arsip Statis yang tersedia antara
lain:

a. Daftar Arsip Statis : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian deskripsi
informasi yang sekurang- kurangnya memuat nomor arsip, bentuk redaksi, isi
ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip.

b. Inventaris Arsip : Sarana bantu penemuan kembali arsip statis berupa uraian
deskripsi informasi yang disusun berdasarkan skema pengaturan arsip yang
dilengkapi dengan sejarah dan fungsi/peran pencipta arsip, riwayat arsip, sejarah
penataan arsip, tanggung jawab teknis penyusunan, indeks, daftar istilah asing,
struktur organisasi untuk arsip kelembagaan atau riwayat hidup untuk arsip
perseorangan, dan konkordan (petunjuk perubahan terhadap nomor arsip pada
inventaris arsip yang lama ke dalam inventaris arsip yang baru).

c. Guide Arsip : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian informasi
mengenai khasanah arsip statis yang tersimpan baik secara keseluruhan maupun
tematis di lembaga kearsipan.

Selain Sarana Temu Balik Arsip Statis, Arsip Nasional Republik Indonesia juga
melaksanakan kegiatan Pemanfaatan Arsip Statis dalam bentuk penerbitan Naskah
Sumber yang bersifat tematis sebagai referensi yang dapat digunakan para
Pengguna untuk mendapatkan informasi Arsip Statis secara mudah.

Bentuk lain dari kegiatan Pemanfaatan Arsip Statis antara lain Pameran
Konvensional secara berkala dan Pameran Digital dalam bentuk penyajian Arsip
Hari Ini.

a. Daftar Arsip : https://anri.go.id/sekitar-arsip/arsip-statis/sarana-temu-balik-arsip/

daftar-arsip
b. Inventaris Arsip : https://anri.go.id/sekitar-arsip/arsip-statis/sarana-temu-balik-
arsip/inventaris-arsip
c. Guide Arsip : https://anri.go.id/sekitar-arsip/arsip-statis/sarana-temu-balik-arsip/
guide-arsip

Akses juga informasi di bawah ini:

a. Naskah Sumber : https://anri.go.id/sekitar-arsip/arsip-statis/naskah-sumber

b. Pameran Arsip : https://anri.go.id/page/pameran-arsip-statis
c. Mekanisme Layanan : https://anri.go.id/sekitar-arsip/arsip-statis/mekanisme-
layanan
Sumber.

https://www.djkn.kemenkeu.go.id/kanwil-kaltim/baca-artikel/13999/Mengenal-Arsip-Statis-dan-
Arsip-Dinamis.html