Pengelolaan Arsip Statis

DAUR HIDUP ARSIP

PENGGUANAAN &
PENCIPTAAN
PEMELIHARAAN
• Tata Naskah . Pemberkasan
• Disain Formulir & Manajemen . Manajemen Arsip aktif
• Manajemen Korespondensi . Manajemen Arsip Inaktif
• Manajemen Laporan . Program Arsip Vital
• Manajemen Produk Hukum . Disaster Prevention & Recovery Plan
. Perawatan

PENYUSUTAN
• Penilaian Arsip
• Jadwal Retensi Arsip
• Pemindahan Arsip Inaktif
• Pemusnahan
• Penyerahan Arsip Statis
 PROSES PENGELOLAAN
Arsip diciptakan ARSIP DI INDONESIA
untuk pelaksanaan
TUPOKSI organisasi
( ARSIP AKTIF )

ARSIP
DINAMIS

Arsip disimpan Sebagian arsip

untuk referensi dan disimpan sebagai
memori organisasi bahan pertanggungjawaban
( ARSIP INAKTIF ) nasional

Sebagian arsip ARSIP STATIS

dimusnahkan
karena sudah
tidak bernilai guna
 Pengertian Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh

pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan (Pasal 1 UU 43
/2009)
 TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP STATIS
5

Menjamin keselamatan
arsip sebagai
PENGELOlAAN pertanggungjawaban
ARSIP STATIS nasional bagi kehidupan
bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara
 Pengelolaan Arsip Statis

 Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan

arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
 Pengelolaan arsip statis meliputi:
1. Akuisisi arsip statis;
2. Pengolahan arsip statis;
3. Preservasi arsip statis;
4. Akses arsip statis.
( pasal 59 UU 43/2009, pasal 90 PP 28/2012)
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
LEMBAGA KEARSIPAN
WAJIB MENGELOLA
ARSIP STATIS
AKUISISI

PENGOLAHAN

PRESERVASI

AKSES
 AKUISISI ARSIP

SERAH TERIMA ARSIP STATIS merupakan

pengalihan tanggung jawab, melalui:
1. Penandatanganan Berita Acara
2.Lampiran Daftar Arsip Statis
 STRATEGI AKUISISI
 KEBIJAKAN:
Menyelamatkan arsip statis
 OUT PUT:
dengan pendekatan hukum,
politik, kebudayaan,
kearsipan dan situasional
 PROGRAM:
Penyelamatan arsip yang
dihasilkan oleh pencipta arsip
tingkat pusat atau (lembaga
negara, perusahaan,
ormas/orpol/perseorangan,
berskala nasional
Arsip Statis
LN, Perusahaan,
Ormas/Orpol/perseoran
gan berskala nasional
diserahkan/diselamatka
n ke/oleh ANRI, liputan
peristiwa penting,
rekaman sejarah lisan,
ditemukannya arsip
dicari dan diumumkan
dalam DPA

 KEGIATAN:
Akuisisi arsip LN, Perusahaan,
Ormas/Orpol/perseorangan,
peliputan langsung, perekaman
sejarah lisan, pembuatan dan
pengumuman DPA
 Nilai Guna
Informasional
Nilai Guna
Intrinsik
Nilai Guna
Kebuktian

Arsip Bernilai
Guna Sekunder

Peraturan Kepala Anri Nomor 19 Tahun 2011 Tentang

Pedoman Penilaian Kriteria Dan Jenis Arsip Yang Memiliki Nilai Guna Sekunder
Arsip yang bernilai guna kebuktian (evidential)
arsip yang mempunyai nilai isi informasi yang
mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan
untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga negara,
dibentuk, dikembangkan, digabung, dibubarkan, diatur
serta dilaksanakannya fungsi dan tugas.

Arsip yang bernilai guna informasional

arsip yang mempunyai nilai isi informasi yang mengandung
kegunaan untuk berbagai kepentingan penelitian dan
kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi
penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda,
fenomena, masalah dan sejenisnya.
Kriteria:
PENYERAHAN
a. Memiliki ARSIP STATIS
nilai guna kesejarahan
b. Telah habis retensinya
c. Berketerangan dipermanenkan sesuai JRA
pencipta arsip

UU 43/2009 pasal 53:

1) Lembaga negara tingkat pusat wajib menyerahkan

arsip statis kepada ANRI.
2) Lembaga negara di daerah wajib menyerahkan
arsip statis kepada ANRI sepanjang instansi
induknya tidak menentukan lain.
SYARAT ARSIP STATIS YANG DISERAHKAN:

1. Autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan

2. Bila arsip tidak autentik harus diautentikasi oleh
pencipta arsip.
3. Bila pencipta arsip tidak mau melakukan autentikasi
lembaga kearsipan berhak menolak.
4. Bila arsip tidak diketahui lembaga penciptanya maka
lembaga kearsipan dapat melakukan autentikasi.
 Pengolahan Arsip Statis

 Pengolahan Arsip Statis adalah proses pembuatan

sarana bantu penemuan kembali arsip statis
berdasarkan kaidah – kaidah kearsipan yang
berlaku ( Perka ANRI 27/2011)
 Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan
asas asal usul dan aturan asli
 Pengolahan arsip statis sebagaimana dimaksud
dilakukan berdasarkan standar deskripsi arsip
statis (Pasal 62 UU 43/2009)
 SARANA BANTU TEMU BALIK ARSIP STATIS
(FINDING AIDS)

Primary Secondary
Finding Aids Finding Aids

Daftar

FINDING AIDS

Guide

Inventaris
 Pengolahan Arsip Statis
( Pasal 96 -97 PP 28/2012)

Sarana bantu temu balik meliputi :

1. Daftar arsip statis;
2. Inventaris arsip;
3. Guide.
 PRESERVASI ARSIP

Bertujuan untuk perlindungan dan

pelestarian arsip statis melalui:

1. Penyimpanan dan pemeliharaan

2.Restorasi
3.Reproduksi dan digitalisasi
 ALIH MEDIA

PELAKSANAAN

BENTUK DAN MEDIA

Berita Acara Alih Media

Arsip Dinamis
KEBIJAKAN ALIH MEDIA

Daftar arsip dinamis

KONDISI ARSIP yang dialihmediakan
DAN NILAI INFORMASI

Arsip Hasil Alih Media dan hasil

ARSIP YG DIALIHMEDIAKAN Cetaknya merupakan alat bukti
TETAP DISIMPAN UNTUK yang sah sesuai UU
KEPENTINGAN HUKUM DIAUTENTIKASI PIMPINAN
DI LINGKUNGAN PA
 LAYANAN ARSIP STATIS

Penyediaan arsip statis kepada

pengguna arsip statis yang sah,
termasuk penggandaan arsip statis
sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan
 Akses Arsip Statis

Menjamin kemudahan akses arsip statis

Untuk kepentingan pemanfaatan,
pendayagunaan dan pelayanan publik
dengan memperhatikan prinsip keutuhan,
keamanan dan keselamatan arsip.
Pasal 1 angka 11 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan

 Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai

hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal
serta keberadaan sarana bantu untuk
mempermudah penemuan dan pemanfaatan
arsip.
 Layanan arsip adalah fasilitas dan layanan bagi
peneliti untuk menggunakan arsip dan sekaligus
persetujuan akses terhadap peneliti tersebut.
 Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan
akses arsip statis bagi kepentingan pengguna
arsip, dengan dilakukan untuk kepentingan
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan
publik dengan memperhatikan prinsip
keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip
 Peran Lembaga Kearsipan

Lembaga kearsipan dibentuk dengan tujuan

memberikan kontribusi kepada masyarakat dan
pemerintah. Dengan adanya lembaga kearsipan
publik dapat memperoleh informasi yang dapat
dipercaya dari sumber yang terpercaya.