PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

DISAMPAIKAN PADA
PENGELOLA KEARSIPAN PUSKESMAS
SE KABUPATEN BREBES
TANGGAL, 3 – 4 MEI 2018
 Mengapa Arsip
Harus Dikelola dan
Diselamatkan?
 Arsip Sebagai
Alat Bukti Yang Sah
Arsip Yang Berkaitan Dengan Kasus Hukum

Satgas Kejati Malut Saat melakukan

pemeriksaan sejumlah arsip di Kantor
Bupati Halbar terkait kasus dugaan
korupsi APBD 2007-2009

Komisi Pemberantasan Korupsi

(KPK) menyita dokumen Ketua
DPRD Bangkalan
 Arsip
Melindungi Kepentingan Negara
dan
Hak –Hak Keperdataan Rakyat
 Arsip
dan
Penyelamatan Aset Nasional
Hilangnya Aset-Aset Negara
Hilangnya Pulau Sipadan dan Ligitan

 Persengketaan antara Indonesia

dengan Malaysia, mencuat pada
tahun 1967 ketika dalam
pertemuan teknis hukum laut
antara kedua negara, masing-
masing negara ternyata
memasukkan pulau Sipadan yang
berada di Selat Makassar yaitu
pulau Sipadan (luas: 50.000
meter²) dan pulau Ligitan ke dalam
batas-batas wilayahnya.
 Untuk menghadapai sengketa ini,
Indonesia sampai menyewa lima
penasehat hukum asing dan tiga
peneliti asing untuk membuktikan
kepemilikannya.
 Penyelesaian dilakukan melalui
jalur hukum Mahkamah
Internasional
 ARSIP SEBAGAI:
1. Identitas dan Jati Diri Bangsa
2. Memori 3. Acuan
4. Bahan pertanggungjawaban
Mempertahakan
kehidupan bermasyarakat, NKRI dan Cita2
berbangsa dan bernegara Nasional
Sistem Penyelenggaraan
Kearsipan Nasional yg Andal,
Terjamin : Komprehensif dan Terpadu
1. Ketersediaan arsip yg
autentik dan terpercaya - Menghadapi Tantangan
sebagai alat bukti yg sah Globalisasi
2. Perlindungan kepentingan - Mewujudkan Pemerintahan
negara & hak hak yang Baik dan Bersih
keperdataan rakyat - Peningkatan Kualitas
3. Keselamatan aset nasional Pelayanan Publik
di bidang ekonomi, sosial,
politik, budaya,
pertahanan dan keamanan
sbg identitas & jati diri
bangsa
Kondisi Kearsipan Saat Ini?
Bagaimana kondisi Arsip di lingkungan
Unit Kerja Bapak/Ibu/ Saudara..

Apakah seperti ini?

 PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN
KELEMBAGAAN
* Belum jelasnya organisasi kearsipan: Unit Pengolah dan Unit Kearsipan;
* Belum optimalnya Lembaga Kearsipan
* Tidak adanya pembinaan intern!!

SISTEM DAN PROSEDUR

* Belum adanya sistem yang baku secara instansional
* Belum adanya pengendalian surat yang efisien
* Ada kecenderungan setiap surat dicopy berlebihan (surplus copy)
* Belum jelasnya kewenangan penandatanganan surat
* Flow chart penyampaian surat terlalu berbelit
* Setiap Unit mempunyai sistem pemberkasan yang berbeda, termasuk sarana
penyimpanannya
* Adanya kesulitan dalam retrieval arsip
* Adanya penumpukan arsip
* perkembangan teknologi dan dampak perundangundangan terkait

SDM
* Pengambil Keputusan
* Pembina Kearsipan
* Pelaksana (Arsiparis/Petugas Pengelola Kearsipan)
 DASAR HUKUM KEARSIPAN
 UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009
TENTANG KEARSIPAN;
 PP 28 TAHUN 2012 TENTANG
PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG
NOMOR 43 TAHUN 2009;
 PERATURAN KEPALA ANRI;
 PERATURAN GUBERNUR;
 PERATURAN DAERAH;
 PERATURAN BUPATI.
 PENGERTIAN ARSIP
(UU NO. 43 TAHUN 2009)

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
 Fungsi Arsip sebagai tulang punggung
manajemen & bukti otentik

 Mendukung proses pengambilan keputusan

 Menunjang proses perencanaan
 Mendukung pengawasan
 Sebagai alat bukti
 Memori instansi
 Sebagai rujukan historis
 PRINSIP-PRINSIP UMUM MANAJEMEN
ARSIP
1. Arsip dibuat, diterima dan dipelihara dalam rangka
pelaksanaan kegiatan
2. Organisasi harus mencipta dan memelihara arsip
yang otentik, reliable dan beguna serta melindungi
integritas arsip
3. Arsip/dokumen yang dilestarikan dalam sistem
kearsipan dapat menyediakan bukti dan informasi
tentang pelaksanaan kegiatan
4. Menetapkan arsip apa yang harus diciptakan dan
Informasi apa yang diperlukan
5. Melestarikan arsip dan membuat arsip tersebut dapat
diakses sepanjang masa untuk memenuhi
persyaratan bisnis dan masyarakat
BENTUK CORAK ARSIP
ARSIP TEKSTUAL
• Conventional records
• Hard Copy
• Eye Readable Records

AUDIO VISUAL
• Gambar Statik
• Citra bergerak
• Rekaman Suara

Arsip kartografik & Kearsitekturan

• Arsip peta
• Arsip kearsitekturan
• Arsip foto udara

Lanjutan…
Lanjutan…

Arsip bentuk mikro

• Computer Output Microfilm

Arsip Elektronik
• Computer Records
• Machine Readable Records
 Nilai Guna Arsip
 A = ADMINISTRATIVE (Administrasi)
 L = LEGAL (Hukum)
 F = FINANCIAL (Keuangan)
 R = RESEARCH (Penelitian)
 E = EDUCATION (Pendidikan)
 D = DOCUMENTATION (Dokumentasi)
 4 INSTRUMEN
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENCIPTA ARSIP MEMBUAT:

Jadwal
Sistem Retensi
Klasifikasi Arsip (JRA)
Klasifikasi dan (Perka ANRI
Arsip Keamanan Nomor 22
Tahun 2012)
Tata (Perka ANRI Akses
Naskah Nomor 19 TahunDinamis *)PERKA
ANRI
2011)
Dinas (Perka ANRI :PEDOMAN
(Perka ANRI Nomor 17 TahunRETENSI ARSIP
Nomor 2 2011)
Tahun 2014)
 Pengelolaan Arsip (UU P.9; PP P.29)
Pengelolaan Arsip Dinamis
Penanggungjawab Pelaksana Lingkup Tindakan

Pencipta Arsip Arsiparis Arsip Aktif Penciptaan arsip;

Arsip Vital Penggunaan arsip;
Arsip Inaktif Pemeliharaan arsip; dan
Penyusutan arsip.

Pengelolaan Arsip Statis

Penanggungjawab Pelaksana Lingkup Tindakan

Lembaga Arsiparis Arsip Statis Akuisisi arsip statis;

Kearsipan Pengolahan arsip statis;
Preservasi arsip statis; dan
Akses arsip statis.
Manajemen Arsip Dinamis Sebagai
Suatu Sistem

• PENCIPTAAN DAN
PENERIMAAN INFORMASI
• INFORMASI ARSIP YAITU DATA
• PERALATAN PROSE
• DISTRIBUSI OUTPYG SUDAH
INPUT
• ANGGARAN • PENGGUNAAN
S UTDIOLAH DAN
• SDM • PEMELIHARAAN MEMPUNYAI
• PENYIMPANAN MAKNA
• PENYUSUTAN

TUJUAN :
Memberikan dan menyediakan informasi :
• Kepada orang yang tepat
• Akurat
• Dengan cara yang tepat
• Dengan biaya yang minimal
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan
secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu.
Arsip vital adalah arsip yang
keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta
arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau
hilang.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan / atau lembaga kearsipan.
 • ARSIP YG SDH TDK
DIGUNAKAN LAGI
DLM ADM.
• MEMPUNYAI NILAI
GUNA SEKUNDER
STATIS (INFORMASI, SEJARAH

ARSIP
DAN BUKTI)
• DISIMPAN DI LEMB.
KEARSIPAN
• AKSES HRS IJIN KA
LEMBAGA KEARSIPAN

DINAM • AKTIF
IS • INAKTIF

AKTIF INAKTIF
- MASIH DIGUNAKAN DALAM - SUDAH MENURUN FREKUENSI
KEGIATAN ADMINISTRASI PENGGUNAAN DLM ADM.
- DISIMPAN DI SKPD - DISIMPAN DI SKPD ATAU DISERAHKAN
- AKSES TERTUTUP KE LEMBAGA KEARSIPAN
- AKSES TERTUTUP
PERKIRAAN ARSIP DI INSTANSI

10%
35%
25% ARSIP
MEMPUNYAI
NILAI GUNA
ARSIP AKTIF
30% ARSIP INAKTIF
MUSNAH
 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

• Manajemen
Korespondensi &
Tata Naskah
• Manajemen
laporan
• Manajemen
Produk Hukum

PENYUSUT
• Penilaian Arsip AN
• Jadwal Retensi
• Pemindahan
arsip inaktif
• Pemusnahan
PENGGUNAAN
• Penyerahan arsip
&
Statis ke ANRI PEMELIHARAA
N
• Sistem pemberkasan dan Temu balik
• Manajemen Arsip Aktif
• Manajemen Arsip Inaktif
• Program Arsip Vital
• Disaster Prevention & Recovery plan
• Program Perawatan
 1. Penciptaan (P.41 UU;P.32 PP)

Pengendalian

Pembuatan Registrasi Distribusi Penerimaan

 2. Penggunaan (P.42 UU;P.37 PP)
Sistem
Klasifikasi
Keamanan dan

Kepentingan
Penggunaan Pemerintahan &
Masyarakat

Akses Arsip
 SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES
ARSIP DINAMIS
1. Melindungi fisik dan informasi arsip dinamis
dari kerusakan dan kehilangan sehingga
kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan,
keutuhan, integritas, otentisitas dan reliabilitas
arsip tetap dapat terpenuhi;
2.Mengatur akses arsip dinamis yang sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan
sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan
arsip oleh pihak-pihak yang tidak berhak untuk
tujuan dan kepentingan yang tidak sah.

Perka ANRI No. 17 Tahun 2011

 Penentuan kategori klasifikasi keamanan
 Sangat Rahasia apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat
membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik
Indonesia, dan keselamatan bangsa;
 Rahasia apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan
terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban
umum, termasuk dampak ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat dalam
arsip bersifat sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian yang
serius terhadap privacy,keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak
kemitraan dan reputasi;
 Terbatas apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan
terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan, seperti kerugian
finansial yang signifikan;
 Biasa/Terbuka apabila dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun
terhadap keamanan negara.

Penentuan keempat tingkat klasifikasi keamanan tersebut disesuaikan dengan

kepentingan dan kondisi setiap lembaga. Di suatu lembaga, dimungkinkan untuk
membuat sekurang-kurangnya 2 (dua) tingkat/derajat klasifikasi keamanan arsip
dinamis.
 3. Pemeliharaan (P.45 UU;P.40 PP)

Pemeliharaan

Pemberkasan Penataan Penyimpanan Alih media

PENYIMPANA
N Untuk menjamin
AKTIF, di UP: Sentral keamanaan fisik
Arsip Aktif/Central File dan informasi
INAKTIF, di UK: Sentral
Arsip Inaktif/Records
arsip selama
Center jangka waktu
penyimpanan
================== arsip berdasar
===
JRA
Sudah didaftar dalam
daftar arsip
(1) Pemberkasan arsip aktif dilakukan terhadap
arsip yang dibuat dan diterima.
(2) Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan
berdasarkan klasifikasi arsip.
(3) Pemberkasan arsip aktif menghasilkan
tertatanya fisik dan informasi arsip serta
tersusunnya daftar arsip aktif.
(4) Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan
daftar isi berkas.

Pasal 42 , PP 28’2012:
 UNIT
PENGOLAH
UNIT
---------
6 bulan setelah KEARSIPAN
Daftar Arsip
pelaksanaan -------------
Aktif:
kegiatan Daftar Arsip
1. Daftar Berkas
Inaktif
1. Daftar Isi
Berkas
 DAFTAR BERKAS
unit nomor kode uraian kurun jumlah keterangan
pengolah berkas klasifikasi informasi waktu
berkas
 DAFTAR isi BERKAS
Nomor nomor kode uraian Tanggal jumlah keterangan
berkas item klasifikasi informasi
arsip berkas
 Pasal 44
(1) Penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas
asal usul dan asas aturan asli.
(2) Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan
dilaksanakan melalui kegiatan:
a. pengaturan fisik arsip;
b. pengolahan informasi arsip; dan
c. penyusunan daftar arsip inaktif.

 Yang dimaksud dengan “asas asal usul” adalah asas

yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola
dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance),
tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari
pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat
pada konteks penciptaannya.
 DAFTAR arsip inaktif:
Pencipta unit Nomor kode uraian kurun jumlah keterangan
Arsip pengola arsip klasifikasi informas waktu
h i arsip
 Pasal 49
(1) Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan
media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi
dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
(2) Dalam melakukan alih media arsip pimpinan masing-
masing pencipta arsip menetapkan kebijakan alih
media arsip.
(3) Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan
kondisi arsip dan nilai informasi.
(4) Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk
kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
(5) Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di
lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda
tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait
dengan arsip hasil alih media.
 4. Penyusutan (P.47 UU;P.52 PP)

Pemindahan
Arsip Inaktif

Musnah
Penyusutan JRA

Penyeraha
n Arsip
Statis
 Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan:

Pasal 47 (2):
Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi
negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan
berdasarkan JRA dengan memperhatikan
kepentingan pencipta arsip serta kepentingan
masyarakat, bangsa dan negara.

Pasal 48:
 Lembaga negara, pemerintahan daerah,

perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau

BUMD wajib memiliki JRA.
 Pemusnahan (Pasal 51) :
dilakukan terhadap arsip yang:
 tidak memiliki nilai guna;

 telah habis retensinya dan berketerangan

dimusnahkan berdasarkan JRA;

 tidak ada peraturan perundang-undangan yang

melarang; dan
 tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu

perkara
 wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
 merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang
bersangkutan
*) Perka ANRI No. 25 Tahun 2012 tentang Pedoman
Pemusnahan Arsip
Pasal 86 UU No. 43’2009 :
Setiap orang yang dengan sengaja
memusnahkan arsip di luar prosedur
yang benar sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 51 ayat (2) dipidana
dengan pidana penjara paling lama 10
(sepuluh) tahun dan denda paling
banyak Rp.500.000.000,- (lima ratus
juta rupiah)
 Pengelolaan Arsip (cont) (UU P.59;PP P.90)
Pengelolaan Arsip Statis
Tindakan
Akuisisi Pengolahan Preservasi Akses
Verifikasi Verifikasi -Penataan Preventif: Kuratif: -Terbuka
langsung tidak informasi -Penyimpanan Perawatan -Syarat tertentu
langsung -Penataan Fisik -Kendali Hama
-Sarana Bantu -Reproduksi
(Guide, daftar -Tahan Bencana
arsip statis,
inventaris
- Tanggung jawab Ka. Reproduksi=>alih media - Prinsip
arsip)
LK Alih media=>autentikasi keutuhan,
- Berita Acara serah Alih media=> Berita acara alih keamanan dan
terima arsip statis media, Daftar arsip yang keselamatan
- Daftar Arsip Statis dialihmediakan - Sifat
-DPA keterbukaan dan
ketertutupan
 PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

 1. PENETAPAN KEBIJAKAN

 2. PEMBINAAN KEARSIPAN

 3. PENGELOLAAN ARSIP
 Dinamis Arsip Statis

Inaktif Statis
Aktif Adalah arsip yg
Adalah arsip
yg sudah tdk
• adalah arsip yg
jarang digunakan untuk Keg.
masih digunakan untuk keg. Adms. Administrasi
untuk Kegiatan Disimpan di
Mempunyai
Nilai Guna
administrasi SKPD/diserahkan Sekunder (sej,
•Disimpan di SKPD
ke Lembaga bukti, informasi)
• Tertutup untuk Disimpan di Lemb
Kearsipan
Kearsipan
akses umum  Tertutup untuk Akses ijin Ka.
akses umum Lemb Kearsipan
 Tingkatan Arsip
 Vital ( vital )
 Penting ( important )
 Berguna ( useful )
 Tidak Esnsial ( non Essential )
 PERBEDAAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

 ARSIP :
1. Fungsi utama arsip adalah memelihara akumulasi arsip
dinamis
2. Khasanah arsip unik dan tdk ada di tempat lain
3. Asrip tercipta sbg akibat aktivitas fungsional dari suatu
organisasi
4.Lembaga kearsipan didirikan utk melestarikan bahan
kearsipan
yg dihasilkan oleh sebuah lembaga / organisasi
 Lanjutan

5.Arsip di perlakukan sebagai satu kesatuan informasi

6. Pengguna arsip dinamis terbatas pada lembaga
pencipta arsip
7. Berkas arsip dihasilkan dr sebuahproses kegiatan yg
cukup memakan waktu

PERPUSTAKAAN :
1. Fungsi utama perpustakaan adalah menyimpan dan
menyediakan koleksi buku
2. Sifat perpustakaan tidak unik shg terdpt dimana - mana
 Lanjutan

3.Bahan pustaka merupakan materi diskrit ( berbentuk

penuh ) dimana antara satu pustaka bersifat bebas tdk
tergantung pada pustaka yg lain seperti buku
4. Organisasi Perpustakaan mrpkan lembaga pengumpul
yg memperoleh koleksinya dr beberapa lembaga lain
yg tdk hanya satu
5.Bagi perpustakaan buku yg hilang dpt diganti dlm
bentuk aslinya ataupun tersedia di perpustakaan lain
6. Perpustakaan banyak berkaitan erat dgn buku atau
bahan dokumen yg telah di terbitkan
 Lanjutan

7.Pengguna Perpustakaan lebih ditujukan untuk

kepentingan pengguna yang sangat luas cakupannya

8. Pustaka / buku memuat tentang penjelasan, komentar ,

maupun pendapat penulisnya
Manajemen Arsip Dinamis Sebagai
Suatu Sistem
Input
- Informasi
- Peralatan
- Uang/dana
- SDM

Proses
- Penciptaan dan
Penerimaan Arsip
Tujuan
- Distribusi Memberikan dan menyediakan informasi :
- Penggunaan • Kepada orang yang tepat
- Pemeliharaan
- Penyimpanan • Yang Akurat
- Penyusutan • Dengan cara yang tepat
• Dengan biaya yang minimal

Output
Informasi
Yaitu data yang sudah
diolah dan mempunyai
makna
 Record Manajemen

Kegiatan pengelolaan arsip secara

efisien dari tahap penciptaan arsip
hingga tahap pemusnahan
PENGURUSAN SURAT

64
 SURAT
 Pernyataan tertulis dalam bentuk dan corak
yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak
lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

65
 I. PENGERTIAN
PENGURUSAN SURAT

adalah suatu aktivitas yang

menjamin bahwa bentuk-bentuk
komunikasi tertulis dapat dialirkan
satu titik ke titik lain dengan cara
yang mampu membantu
tercapainya tujuan organisasi
secara maksimal.

66
SECARA TEKNIS
PENGERTIAN PENGURUSAN SURAT

adalah kegiatan menerima dan

mendistribusikan surat masuk dan
surat keluar, serta menyalurkan atau
mengarahkan surat dari unit kerja
satu ke unit kerja yang lain

67
 Permasalahan Dalam
Pengurusan Surat
 Keterlambatan dalam penyampaian surat
 Lokasi surat tidak diketahui atau hilang
 Kekeliruan dalam pengarahan surat ke meja
kerja
 Terjadi kebocoran informasi yang dapat
menimbulkan kerugian bagi organisasi

68
 SARANA PENGURUSAN SURAT

 Kartu Kendali (KKSM DAN KKSK)

 Sekat Kartu Kendali
 Folder Kartu Kendali
 Lembar Pengantar (Surat Biasa/Rahasia)
 Lembar Disposisi
 Kartu Tunjuk Silang
 Buku / Lembar Ekspedisi
 Kotak Kartu Kendali
 Kotak Lembar Disposisi (Tickler File)

69
 Kategori Surat Dinas :

 surat dinas rahasia

 surat dinas penting
 surat dinas biasa

70
 Kriteria Surat Penting :
1. Apabila surat hilang/terlambat akan
berakibat kesulitan bagi instansi ybs, dan
tidak dapat diganti surat tembusan atau
surat lain.
2. Memiliki proses tindak lanjut yang harus
segera dilaksanakan
3. Informasi yang terkandung dalam surat
tidak terdapat pada surat lain, sehingga
informasinya perlu diketahui unit
pengolah dan pimpinan.
71
 Kriteria Surat Biasa :
1. Apabila surat terlambat tidak akan
berakibat kesulitan bagi instansi yang
bersangkutan.
2. Surat tersebut tidak memerlukan proses
tindak lanjut.
3. Informasi yang terkandung dalam surat
ada di surat lain.

72
 Kriteria Surat Rahasia :

 Surat yang isi informasinya

membutuhkan tingkat pengamanan
tinggi.
 Hanya boleh diketahui oleh pejabat

yang berwenang atau yang

ditunjuk.

73
KARTU KENDALI SURAT MASUK
Index: Kode: Nomor Urut

Isi Ringkas:

Dari:
Tanggal Surat: Nomor Surat: Lampiran:

Pengolah : Tgl Diteruskan Tanda Terima

Catatan:
1
2
3
74
KARTU KENDALI SURAT KELUAR
Index: Kode: Nomor Urut

Isi Ringkas:

Kepada:

Pengolah : Tgl Surat: Lampiran:

Catatan:
1
2
3
75
 Pengertian Berkas
Tata Berkas dlm Manajemen Kearsipan

Azas Pengorganisasian Penataan Berkas

. Sentralisasi
. Desentralisasi
. Gabungan

TATA Sistem Penataan Bekas :

BERKAS Alphabetis, Numerik, Geographis,
Chronologis, Subyek

Prosedur Penataan Berkas

Sarana dan Prasarana

Sistem Penemuan Kembali

76
 ALPHABETIC
Penataan berdasarkan huruf abjad

SUBYEK
Penataan berdasarkan masalah
SISTEM GEOGRAPHIC
PEMBER
KASAN Penataan berdasarkan lokasi
koresponden

Penataan berdarsarkan urutan

NUMERIC Nomor kode lokasi,tempat, na
ma orang atau Identitas lainnya

KHRONOLOGIS
Penataan berdsrkn Khronologi waktu
77
 GAMBAR SEKAT/GUIDE
SUB-SUB URUSAN JENIS MUTASI
823

SUB URUSAN MUTASI SEKAT III

POKOK 820
URUSAN
SEKAT II
KEPEGAWAIAN
800

SEKAT I

78
 GAMBAR FOLDER
8 CM

TAB

24 CM

35,5 CM

79
 POLA KLASIFIKASI
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

POKOK MASALAH / PERINCIAN PERTAMA

000 – UMUM
100 – PEMERINTAHAN
200 – POLITIK
300 – KEAMANAN DAN KETERTIBAN UMUM
400 – KESEJAHTERAAN RAKYAT
500 – PEREKONOMIAN
600 – PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN
700 – PENGAWASAN
800 – KEPEGAWAIAN
900 – KEUANGAN

80
SISTEM PEMBERKASAN BERDASARKAN NUMERIK

122
121
120
115
114

113
112
110
100

81
SISTEM PEMBERKASAN BERDASARKAN ALFABETIS
DA
D
CB
CA
C
BB
BA
B
ABA
AB
A

82
SISTEM PEMBERKASAN BERDASARKAN GEOGRAFI

D
D
K
D
D

D
NAMA DESA
D DIURUTKAN
D SECARA
K ALFABETIS

KELURAHAN

83
SISTEM PEMBERKASAN BERDASARKAN KRONOLOGIS

DESEMBER

JANUARI
2003

84
 BERKAS REKAM MEDIS

 Setelah berkas rekam medis

disimpan dan dijajarkan
menurut sistem yang ditentukan,
maka masalah berikutnya yang
perlu dipikirkan adalah masa
penyimpanan berkas rekam
medis tersebut, misalnya :
1. Berapa lama berkas rekam medis
harus disimpan ?
2. Apakah semua berkas rekam medis
diperlakukan sama masa
penyimpanannya ?
3. Bagaimana cara memusnahkan
berkas rekam medis yang sudah
tidak digunakan lagi ?
Retensi berarti menyimpan. Jadi sistem retensi adalah
sistem yang mengatur jangka waktu penyimpanan
berkas rekam medis (bukan sistem yang mengatur tata
cara pemusnahan rekam medis). Permenkes
269/Menkes/Per/III/2008 dalam bab IV pasal 8 mengatur
bahwa :
Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib
disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5
(lima) tahun tehitung dari tanggal terakhir pasien
berobat atau dipulangkan;
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan
persetujuan tindakan medik.
Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) hanya disimpan
untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari
Rekam medis pada sarana
pelayanan kesehatan non rumah
sakit wajib disimpan sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu 2
(dua) tahun terhitung dari tanggal
terakhir pasien berobat.
Setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilampaui,
rekam medis dapat dimusnahkan.
Dari tabel JRA tersebut tampak ada pengertian yang perlu
dipahami tentang berkas rekam medis aktif dan inaktif.
Demikian pula dengan masa retensi, dikenal ada 2 macam
yaitu masa retensi aktif dan masa retensi inaktif.

Angka-angka yang tercantum dalam tabel JRA tersebut

merupakan angka acuan minimal. Jadi berkas rekam
medis boleh saja disimpan lebih lama dari angka dalam
tabel asalkan ruang filing (baik aktif maupun inaktif)
masih cukup daya tampungnya.

Selain tabel JRA tersebut, rumah sakit juga bisa membuat

kebijakan retensi sesuai dengan kebutuhan rumah sakit
tersebut. Rumah sakit pendidikan umumnya akan
meretensi (menyimpan) berkas rekam medisnya lebih
lama, baik yang aktif maupun inaktif.
Berkas rekam medis kasus hukum
(medikolegal), misalnya kasus pembunuhan;
penganiayaan;  pemerkosaan; pengguguran
kandungan, harus diretensi minimal 20 tahun
sebagai berkas aktif.
Kasus-kasus tertentu yang dianggap sangat
bernilai, misalnya kasus HIV/AIDS; operasi
pemisahan kembar siam; operasi penyesuaian
organ kelamin (gender reassigment); SARS; flu
burung; dan sebagainya, umumnya akan
disimpan selamanya karena memiliki nilai
keilmuan kedokteran yang  masih terus
berkembang. Berkas-berkas rekam medis
seperti ini tidak dimusnahkan dan akan terus
diretensi, atau disebut juga diabadikan.
Rekam medis pada sarana pelayanan
kesehatan non rumah sakit wajib
disimpan sekurang-kurangnya
untuk jangka waktu 2 (dua) tahun
terhitung dari tanggal terakhir
pasien berobat.
Setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilampaui,
rekam medis dapat dimusnahkan.
 Hal ini mengingat di Indonesia pada umumnya
arsip inaktif dalam keadaan belum teratur.
1. Perencanaan
Berupa proposal / rencana kerja, perlu data yanf
tepat dan akurat, sehingga perlu dilaksanakan
survei arsip untuk mengetahui jumlah, lokasi, tahun
dan lain-lain.
2. Penelitian
Penelitian terhadap sejarah organisasi pencipta arsip
dan sejarah sistem penataan yang pernah ada. Jadi
berdasar penelitian terebut penataan arsip akan
dapat dilaksanakan berdasar azas Provenance dan
azas Original Order.
Azas Provenance terkait dengan sejarah
organisasai pencipta arsip. Misal, suatu organisasi
berumur 10 tahun mungkin telah berubah tiga
kali keorganisasiannya, maka penataannya
arsipnya harus dikelompokkan atas tiga periode
itu, tidak boleh dicampur.
Azas Original Order terkait dengan sistem
penataan asli. Jika pada suatu periode arsip
( dahulunya ketika arsip masih hidup) diatur
dengan Sistem Takah maka penataannya harus
dikembalikan ke Sistem Takah. Jika dengan
sistem Geografis juga harus dikembalikan ke
sistem Geografis.
Azas Provenance terkait dengan sejarah
organisasai pencipta arsip. Misal, suatu organisasi
berumur 10 tahun mungkin telah berubah tiga
kali keorganisasiannya, maka penataannya
arsipnya harus dikelompokkan atas tiga periode
itu, tidak boleh dicampur.
Azas Original Order terkait dengan sistem
penataan asli. Jika pada suatu periode arsip
( dahulunya ketika arsip masih hidup) diatur
dengan Sistem Takah maka penataannya harus
dikembalikan ke Sistem Takah. Jika dengan
sistem Geografis juga harus dikembalikan ke
sistem Geografis.
5. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip
Pembuatan DPA berdasarkan kartu-kartu
deskripsi yang dikelompokkan berdasarkan
sistem penataan aslinya. Disusun terlebih
dahulu skema atau menggunakan pola
klasifikasi masalah bila ada. Skema atau pola
ini dijadikan dasar pengelompokan kartu
deskripsi yang kemudian dituangkan dalam
bentuk daftar.
Mekanisme Pengolahan Arsip
Pemilahan Arsip non Arsip
Pengelompokan Sesuai Masalah

Pendiskripsian

Pembuatan DPA
Penilaian Dengan Berdasar JRA
penyusutan
Musnah Statis
 PENUTUP
SEMUA INSTANSI MEMPUNYAI
KOMITMEN UNTUK MENGELOLA
ARSIP
SEMUA INSTANSI WAJIB
MENYERAHKAN ARSIP IN AKTIF

SEMUA INSTANSI
MELAKSANAKAN
PEMELIHARAAN ARSIP
 Sekian.. WassWrWb
Terima kasih atas perhatian.. Bapak/Ibu/Saudara..
Semoga bermanfaat.. Selamat berkarya..