PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

ORGANISASI PERANGKAT DAERAH

PROVINSI KALIMANTAN BARAT

Disampaikan Oleh :
RUTH EVELINE BATUBARA, S.Sos, M.Si.
Kepala Bidang Pengawasan, Pembinaan dan Sistem Informasi Kearsipan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat
 BIODATA
• Nama : RUTH EVELINE BATUBARA, S.Sos, M.Si.

• NIP : 19660730198603 1 005

• Pangkat/Gol : Pembina Utama Madya (IV/d)
• Pendidikan : Pasca Sarjana
• Riwayat Jabatan
 Kepala Biro Organisasi Setdaprov. Kalbar : Th. 2009 s.d 2012
 Kepala Dinas Koperasi dan UMKM : Th. 2012 s.d 2015
 Kepala Badan Perpustakaan, Kearsipan
dan Dokumentasi : Th. 2015 s.d 2017
 Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan : Th. 2017 s.d sekarang
• No. HP : 081347311220
• Email : ignasadeko@gmail.com
• Alamat Kantor : Jln. Sutoyo No. 6 Pontianak
• Alamat Rumah: Jln. Parit H. Husin II Kompleks Griya Caraka/Telkom Blok G no.
BAGAIMANA KONDISI KEARSIPAN
DI INSTANSI SAUDARA ?
HARAPAN
 PENGERTIAN ARSIP
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan
arsip
(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
 HAKEKAT ARSIP
ARSIP YANG TERCIPTA UU 43/2009 Ttg
DARI KEGIATAN LEMBAGA NEGARA Kearsipan
DAN KEGIATAN YANG
MENGGUNAKAN SUMBER DANA Menjamin
NEGARA
 Terciptanya arsip dari
kegiatan pemerintahan
 Ketersediaan arsip autentik
 Pengelolaan arsip handal
 Perlindungan kepentingan
negara
ARSIP  Kearsipan yang dinamis
 Keselamatan dan keamanan
NEGARA arsip
 Keselamatan aset nasional
 Meningkatkan kualitas
pelayanan publik
 BENTUK DAN MEDIA ARSIP

BENTUK DAN
MEDIA ARSIP

ARSIP ARSIP
KATOGRAFIK
KONVENSIONAL/ ARSIP AUDIO- ARSIP
DAN
ARSIP KERTAS/ VISUAL ELEKTRONIK
KEARSITEKTURA
ARSIP TEKSTUAL) N
JENIS-JENIS ARSIP AUDIO VISUAL

ARSIP CITRA • Film

BERGERAK • Video

• Foto
ARSIP CITRA • Slide
STATIK • (Micrografic)

• Open Reel
ARSIP • Piiringan Hitam
REKAMAN • Kaset
SUARA • Audio CD
ARSIP CITRA BERGERAK (FILM)
(Moving Image/Motion Picture)

Film 8mm
Film 8 mm : format film yang mempunyai
filmstrip lebar 8 mm. ada dua versi utama: 8mm
standar asli, dikenal biasanya 8 mm / Double 8
mm, dann film Super 8.

Film Film 16mm Film 16 mm : ukuran film 16mm, digunakan

Reel untuk gambar bergerak dan non-teater
(misalnya, pembuatan film industri atau
pendidikan).

Film 35mm
35 mm film : film dengan ukuran 35mm, sering
digunakan untuk fotografi dan film bergerak,
relatif tidak berubah sejak diperkenalkan pada
1892 oleh William Dickson dan Thomas Edison.
JENIS-JENIS ARSIP CITRA BERGERAK
(VIDEO)

Video BCN 2”, 1”

Video Cassette U-Matic

 JENIS-JENIS ARSIP CITRA STATIK
(Still Visual/Still Image/Photograph)

Negative Photo

Positive Photo

Slide Photo
Jenis-jenis Arsip Citra Statik
(mikrofilm dan mikrofis)
Microfilm 35 mm
Microfiche (MIKROFIS)
 Jenis-jenis Arsip Rekaman Suara
(sounds recording)

reel to reel
Piringan hitam (LP)

Audio CD
Kaset Suara
 TEKNOLOGI PEREKAMAN ARSIP/DATA
PADA ERA DIGITAL
Grafik

Gambar Audio-Visual

Teks

Berbagai Jenis Arsip Berbagai Jenis Perekam Data

 ADVANTAGE
S
Arsip Tertata Rapih

Perencanaan dan 1 2
Dukungan
Pengambilan Pelayanan Publik
Keputusan

Pelindungan Hak 3 4 Bahan

Keperdataan Pertanggungjawaban
Rakyat

Pelindungan Aset dan 5 6 Pembelajaran

Kekayaan Intelektual Bagi Anak Cucu

Identitas dan Memori 7 8 Pelindungan

Kolektif Eksistensi Bangsa

Alat Bukti Hukum

MANFAAT ARSIP

Arsip dan hak-

Pertemuan I Pernikahan I Hubungan Keluarga I
hak keperdataan Kehamilan I Kelahiran I Kelulusan I
Kebersamaan I Kepemilikan Harta I Kematian
rakyat.
MANFAAT ARSIP

ARSIP

LAW EVIDENCE
alat bukti hukum
MANFAAT
ARSIP

Arsip dan Aset Arsip dan Aset Arsip dan Opini BPK
Lepasnya aset-aset Pemda Pengelolaan aset tidak diiringi dengan
disebabkan tidak lengkapnya pengelolaan arsip yang baik sehingga Salah satu sulitnya mendapatkan WTP,
arsip aset tersebut. banyak aset yang berpindah tangan. karena pengelolaan arsip yang kurang
baik.
• Persengketaan antara Indonesia dengan Malaysia, mencuat pada
tahun 1967 ketika dalam pertemuan teknis hukum laut antara
kedua negara, masing-masing negara ternyata memasukkan
pulau Sipadan yang berada di Selat Makassar yaitu Pulau
Sipadan (luas:
• 50.000 meter²) dan Pulau Ligitan ke dalam batas-batas
wilayahnya.
• Untuk menghadapai sengketa ini, Indonesia sampai menyewa
lima penasehat hukum asing dan tiga peneliti asing untuk
membuktikan kepemilikannya.
• Penyelesaian dilakukan melalui jalur hukum Mahkamah
Internasional.
 UTILITY

sisakan udara bersih untuk kami

sisakan air bersih untuk kami
sisakan kekayaan alam untuk kami

wariskan kami informasi

tentang kekinianmu,
agar kami dapat belajar
dari kegagalan dan kejayaanmu
dalam mengelola negeri ini ...
 TUGAS, FUNGSI & TATA KELOLA ARSIP
(Pasal 9 ayat (2) dan (3) UU No. 43 Thn 2009 ttg Kearsipan)

Mengamanatkan kepada seluruh Pencipta Arsip untuk

melaksanakan pengelolaan arsip dinamis yang meliputi :
arsip aktif, inaktif, vital, dan dijabarkan pada PERDA
9/2015 tentang Kearsipan, Pasal 7 ayat (1) “Setiap SKPD
dan BUMD wajib menyelenggarakan kearsipan sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya berdasarkan ketentuan
peraturan perundang-undangan”.
 PENCIPTAAN ARSIP
Diregistrasi

Pembuatan

Pengendalian
Distribusi

Penciptaan Arsip

Diregistrasi

Penerimaan

Distribusi

Berdasarkan Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip

dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
• Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan
penerimaan arsip harus didokumentasikan
oleh unit pengolah dan unit kearsipan.
• Unit pengolah dan unit kearsipan wajib
memelihara dan menyimpan dokumentasi
pembuatan dan penerimaan arsip.
• Pembuatan dan penerimaan arsip harus
dijaga autentisitasnya berdasarkan tata
naskah dinas.
• Unit pengolah bertanggung jawab terhadap
autentisitas arsip yang diciptakan.
 Contoh:
Buku Agenda Surat Masuk sebagai sarana pencatatan/
registrasi terhadap surat keluar

BUKU AGENDA SURAT MASUK

UNIT PENGOLAH
KODE TGL
NO. ISI RINGKAS DARI NO. SURAT KET
KLASIFIKASI SURAT NAMA TGL/PARAF
1. 620 Penyuluhan Bagian 620/25/VI/2008 15 Juni Bagian Catat 16 Juni 2008
Tentang Humas 2008 Sipil
Administrasi Prov. Jabar
Kependudukan dan
Catatan Sipil

dst.
 Contoh:
Buku Agenda Surat Keluar sebagai sarana pencatatan/
registrasi terhadap surat keluar

BUKU AGENDA SURAT KELUAR

KODE NO DAN
NO. ISI RINGKAS PENGOLAH KEPADA KET.
KLASIF. TGL SURAT

1. 440 Pelaksanaan Bagian 20 Juni 2008 Camat Seluruh

pencatatan sipil di Kota Pencatatan Jakarta
Jakarta Selatan Sipil DKI Selatan
Jakarta

dst.
KEDUDUKAN OPD DALAM PENGELOLAAN ARSIP

KEPALA OPD SELAKU

Ka. DPK SELAKU LKD
PENCIPTA ARSIP

ARSIP DINAMIS
STATIS

1. AKTIF Skala
2. IN AKTIF Prioritas
3. VITAL
1.Pemanfaatan
4. TERJAGA 2.Pelindungan
3.Pelestarian
4.Penyelamatan

KETERANGAN :
4 Pilar
1. TND : Tata Naskah Dinas
2. KK : Kode Klasifikasi
3. JRA : Jadwal Retensi Arsip
TND, KK, JRA DAN SKKAAD 4. SKKAAD : Sistem Klasifikasi
Keamanan Akses
Arsip Dinamis
 TUGAS FUNGSI DAN TATA KERJA PENCIPTA ARSIP, UNIT
KEARSIPAN, DAN UNIT PENGOLAH
1. Ka. OPD : Pimpinan Pencipta arsip (Eselon II) :
Pihak yg mempunyai kemandirian dan otoritas dlm pelaksanaan fungsi, tugas dan
tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dinamis (Aktif dan in aktif)

2. Satuan kerja pada Pencipta arsip yg mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola
arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip, adalah :
a. Sekretaris / Kabag selaku Unit Kearsipan (UK) dan Unit Pengolah (UP)
Fungsi Unit Kearsipan :
1) Pengelolaan arsip inaktif dari seluruh unit pengolah;
2) Pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi;
3) Pemusnahan arsip;
4) Penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD)
5) Pembinaan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

b. Kabid/Kabag/Ka.UPT selaku Unit Pengolah (UP)

Fungsi Unit Pengolah.
1) Proses awal tindak lanjut dari pencipta arsip (Pejabat Eselon 2);
2) Penataan arsip dinamis (aktif);
3) Penyerahan arsip sesuai jadwal batas (JRA)
 TATA KELOLA ARSIP

Kepala OPD ( Pencipta arsip DPK selaku LKD

dinamis, aktif dan inaktif ) Statis

3 – 10 Thn JRA
Sekretaris/Kabag UK (Daftar Arsip Inaktif)

Sekretaris/
UP (Arsip Aktif)
Kabag/Kabid/Ka.UPT (CF / FC)

Penyerahan arsip 1 – 2 thn

Daftar Arsip Aktif

 Part Three

Penegakan Hukum Bidang Kearsipan

34
 Apabila dalam pelaksanaan
Dalam rangka penegakan pengawasan kearsipan
peraturan perundang-undangan, ditemukan adanya dugaan
Kepala ANRI atau Gubernur tindak pidana, ANRI dapat
dapat merekomendasikan merekomendasikan kepada
penerapan sanksi terhadap Objek Aparat Penegak Hukum untuk
Pengawasan sesuai melakukan proses penerapan
kewenangannya berdasarkan sanksi pidana sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang- ketentuan peraturan
perundang-undangan tentang
undangan.
Kearsipan.
Dalam hal rekomendasi yang
mengandung unsur pelanggaran
administrasi tidak
ditindaklanjuti, kepala ANRI
atau Gubernur dapat
merekomendasikan penjatuhan
sanksi administratif kepada
atasan yang bersangkutan
sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan tentang
Kearsipan.

35
 Pejabat dan/atau pelaksana yang
ADMINISTRATIF melanggar ketentuan dapat dikenai
sanksi berdasarkan Pasal 78
UU No. 43 Tahun 2009:
Pasal 19 (2), Pasal 22 (4), Pasal
1. Sanksi administratif berupa
24 (4), Pasal 27 (4), Pasal 48 (1),
teguran tertulis.
dan Pasal 60 (3).
2. Apabila selama 6 (enam) bulan
Lembaga kearsipan (ANRI, LKD tidak melakukan perbaikan,
Provinsi, LKD Kab/Kota, LK pejabat dan/atau pelaksana
Perguruan Tinggi) wajib dikenai sanksi administratif
melaksanakan pengelolaan berupa penundaan kenaikan
arsip statis yang diterima dari ... gaji berkala untuk paling
E SIA
DON
(vide: UU 43/2009). U B
OF IN
LIC F 2009
lama 1 (satu) tahun.
P O
E RE BER 43
OF T H
NUM 3. Apabila selama 6 (enam) bulan
Lembaga negara, pemerintahan berikutnya tidak melakukan
daerah, perguruan tinggi negeri, perbaikan, pejabat dan/atau
serta BUMN dan/atau BUMD pelaksana dikenai sanksi
wajib memiliki JRA. administratif berupa
penundaaan kenaikan
Lembaga kearsipan wajib
pangkat untuk paling lama 1
membuat DPA dan
(satu) tahun.
mengumumkannya kepada
publik.

36
 Pejabat dan/atau pelaksana yang
ADMINISTRATIF melanggar ketentuan dapat dikenai
sanksi berdasarkan Pasal 79
UU No. 43 Tahun 2009:
Pasal 56 (1), Pasal 64 (1). 1. Sanksi administratif berupa
teguran tertulis.
Lembaga negara, pemerintahan 2. Apabila selama 6 (enam) bulan
daerah, perguruan tinggi negeri, tidak melakukan perbaikan,
serta BUMN dan/atau BUMD pejabat dan/atau pelaksana
wajib membuat program arsip dikenai sanksi administratif
vital. berupa penurunan gaji
sebesar satu kali kenaikan
Lembaga kearsipan wajib DON
E SIA gaji berkala untuk paling
IN
OF
menjamin kemudahan akses H
P U B LIC F 2009
E RE BER 43
O lama 1 (satu) tahun.
OF T
NUM
arsip statis sebagaimana 3. Apabila selama 6 (enam) bulan
dimaksud dalam Pasal 59 ayat (2) berikutnya tidak melakukan
huruf d bagi kepentingan perbaikan, pejabat dan/atau
pengguna arsip. pelaksana dikenai sanksi
administratif berupa
penurunan pangkat pada
pangkat yang setingkat lebih
rendah untuk paling lama 1
(satu) tahun.

37
 Pejabat, pimpinan instansi
ADMINISTRATIF dan/atau pelaksana yang
melanggar ketentuan dapat dikenai
Pasal 40 (4) dan 42 (1). sanksi berdasarkan Pasal 80 UU
No. 43 Tahun 2009:
Untuk mendukung pengelolaan 1. Sanksi administratif berupa
arsip dinamis teguran tertulis.
yang efektif dan efisien 2. Apabila selama 6 (enam) bulan
pencipta arsip membuat tidak melakukan perbaikan,
tata naskah dinas, klasifikasi pejabat, pimpinan instansi
arsip, jadwal dan/atau pelaksana dikenai
retensi arsip, serta sistem E SIA sanksi administratif berupa
IN DON
OF
klasifikasi keamanan P U B LIC F 2009
E RE BER 43
O penurunan pangkat pada
T H
OF NUM
dan akses arsip. pangkat yang setingkat lebih
rendah untuk paling lama 1
Pencipta arsip wajib (satu) tahun.
menyediakan arsip dinamis 3. Apabila selama 6 (enam) bulan
bagi kepentingan pengguna berikutnya tidak melakukan
arsip yang berhak. perbaikan, pejabat, pimpinan
instansi dan/atau pelaksana
dikenai sanksi administratif
berupa pembebasan dari
jabatan.

38
 Pejabat, pimpinan instansi
ADMINISTRATIF dan/atau pelaksana yang
melanggar ketentuan dapat dikenai
Pasal 43 (1) dan 43 (2). sanksi berdasarkan Pasal 80 UU
No. 43 Tahun 2009:
Pejabat yang bertanggung 1. Sanksi administratif berupa
jawab dalam kegiatan teguran tertulis.
kependudukan, kewilayahan, 2. Apabila selama 6 (enam) bulan
kepulauan, perbatasan, tidak melakukan perbaikan,
perjanjian pejabat, pimpinan instansi
internasional, kontrak karya, dan/atau pelaksana dikenai
dan masalah pemerintahan yang E SIA sanksi administratif berupa
IN DON
OF
strategis sebagaimana dimaksud P U B LIC F 2009
E RE BER 43
O penurunan pangkat pada
T H
OF NUM
dalam Pasal 34 ayat (2) wajib pangkat yang setingkat lebih
memberkaskan dan rendah untuk paling lama 1
melaporkan arsipnya kepada (satu) tahun.
ANRI. 3. Apabila selama 6 (enam) bulan
berikutnya tidak melakukan
Pemberkasan dan pelaporan perbaikan, pejabat, pimpinan
sebagaimana dimaksud pada instansi dan/atau pelaksana
ayat (1) wajib dilakukan dikenai sanksi administratif
paling lama 1 (satu) tahun berupa pembebasan dari
sejak terjadinya kegiatan. jabatan.

39
 Pejabat, pimpinan instansi
ADMINISTRATIF dan/atau pelaksana yang
melanggar ketentuan dapat dikenai
Pasal 43 (3). sanksi berdasarkan Pasal 80 UU
No. 43 Tahun 2009:
Arsip yang tercipta pada 1. Sanksi administratif berupa
lembaga negara, pemerintahan teguran tertulis.
daerah, dan perguruan tinggi 2. Apabila selama 6 (enam) bulan
negeri yang berkaitan dengan tidak melakukan perbaikan,
kegiatan sebagaimana dimaksud pejabat, pimpinan instansi
dalam Pasal 34 ayat (2) wajib dan/atau pelaksana dikenai
diserahkan kepada ANRI E SIA sanksi administratif berupa
IN DON
OF
dalam bentuk salinan P U B LIC F 2009
E RE BER 43
O penurunan pangkat pada
T H
OF NUM
autentik dari naskah asli pangkat yang setingkat lebih
paling lama 1 (satu) tahun rendah untuk paling lama 1
setelah dilakukan pelaporan (satu) tahun.
kepada ANRI. 3. Apabila selama 6 (enam) bulan
berikutnya tidak melakukan
perbaikan, pejabat, pimpinan
instansi dan/atau pelaksana
dikenai sanksi administratif
berupa pembebasan dari
jabatan.

40
 PIDANA

Pasal 33 (3). Pasal 42 (1).

Setiap orang yang dengan Setiap orang yang dengan
sengaja sengaja menyediakan arsip
menguasai/memiliki arsip dinamis kepada pengguna
negara untuk kepentingan arsip yang tidak berhak.
sendiri atau orang lain
yang tidak berhak.
E SIA
I N DON
OF
U BLIC F 2009
P O
H E RE BER 43
Pasal 81. OF T
NUM

Pidana penjara paling lama Pasal 82.

5 (lima) tahun atau denda Pidana penjara paling lama 3
paling banyak (tiga) tahun atau denda paling
Rp.250.000.000,00. banyak Rp.125.000.000,00.

41
 PIDANA

Pasal 42 (3). Pasal 43 (1).

Setiap orang yang dengan Pejabat yang dengan sengaja
sengaja tidak menjaga tidak melaksanakan
keutuhan, kemananan pemberkasan arsip terjaga
dan keselamatan arsip (Bernilai Guna Strategis).
negara yang terjaga
(Bernilai Guna Strategis)
E SIA
DON
untuk kepentingan PU B
OF I N
LIC F 2009
O
H E RE BER 43
negara. OF T
NUM

Pasal 83. Pasal 84.

Pidana penjara paling lama Pidana penjara paling lama
1 (satu) tahun atau denda 10 (sepuluh) tahun dan
paling banyak denda paling banyak
Rp.25.000.000,00. Rp.500.000.000,00.

42
 PIDANA

Pasal 44 (2). Pasal 51 (2).

Setiap orang yang dengan Setiap orang yang dengan
sengaja tidak menjaga sengaja memusnahkan arsip
kerahasiaan arsip di luar prosedur yang benar.
tertutup.

SIA
OF I N
LIC F 2009
DON
E
Pasal 86.
PU B O
E RE BER 43
Pasal 85. OF T H
NUM Pidana Penjara paling lama
Pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan
5 (lima) tahun atau denda denda paling banyak
paling banyak Rp.500.000.000,00.
Rp.250.000.000,00.

43
 PIDANA

Pasal 53. Pasal 58 (3).

Setiap orang yang Pihak ketiga yang tidak
memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang
menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang
memiliki nilai guna dibiayai dengan anggaran
kesejarahan kepada pihak negara.
lain di luar yang telah OF I N DON
E SIA

BLIC F 2009
ditentukan. PU O
T H E RE BER 43
OF NUM

Pasal 87. Pasal 88.

Pidana penjara paling lama Pidana penjara paling lama 5
10 (sepuluh) tahun dan (lima) tahun atau denda paling
denda paling banyak banyak Rp.250.000.000,00.
Rp.500.000.000,00.

44
 THANK YOU
FOR YOUR PRECIOUS TIME AND ATTENTION

45