SOSIALISASI PENYELAMATAN DAN

PELESTARIAN ARSIP NEGARA DAN

SOSIALISASI PERBUP NO.48 TAHUN 2020
TENTANG PEDOMAN KLASIFIKASI ARSIP
DAN PERBUP NO.49 TAHUN 2020
TENTANG PEDOMAN KLASIFIKASI
KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS
DILINGKUNGAN PEMERINTAHAN
KABUPATEN BULUNGAN
BIDANG PEMBINAAN DAN PENGAWASAN KEARSIPAN
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
KABUPATEN BULUNGAN
 DASAR HUKUM PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang – Undang No. 43 Tahun 2009.
Menurut Undang-Undang Kearsipan : ARSIP adalah Merupakan
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
 Kondisi Saat Ini Pengelolaan Arsip pada
Pemerintah Daerah
olaan arsip/dokumen penting milik daerah kerap kali kurang ditangani secara maksimal :

Pengelolaan arsip/dokumen penting milik daerah kerap

kali kurang ditangani secara maksimal :
Kendala yang di hadapi :
Keterbatasan dan kurangnya keahlian, tenaga
pengelola/tenaga arsiparis di OPD
Minimnya Peralatan Pengelolaan/Pemberkasan yang sesuai
standar (Arsip Dinamis)
Keterbatasan tempat Penyimpanan Arsip Sarana dan
Prasarana/Recod Senter (Arsip inakif)
Minimnya Anggaran Pengelolaan Kearsipan

Dampaknya :
Arsip tidak tertata dan terberkas dengan baik
Penemuan kembali arsip mengalami kesulitan
 TUJUAN PENYELENGARAAN KEARSIPAN

Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan

pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya
Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam organisasi
Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah

Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka diperlukan

penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah
dan standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa pencipta arsip
telah menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan perundang-
undangan.
 Tanggungjawab Dinas Arsip
Lembaga Kearsipan daerah yang membantu Bupati
dalam penyelenggaraan Kearsipan di Kabupaten
Bulungan wajib melaksanakan Program Kegiatan untuk
membantu:
 Meningkatkan pemahaman Pemerintah dalam hal
ini Pimpinan Perangkat Daerah Lingkup
Pemerintahan Kabupaten Bulungan akan
pentingnya mengelola arsip/ dokumen/aset
daerah secara baik dan benar;
 Meningkatkan kehandalan dan profesionalisme
dari pengelola arsip di Perangkat Daerah;
ARSIP YANG TERCIPTA DARI KEGIATAN LEMBAGA NEGARA DAN
KEGIATAN YANG MENGGUNAKAN SUMBER DANA NEGARA
DINYATAKAN SEBAGAI ARSIP MILIK NEGARA (PS 33 UU 43/09 ) :

- Salah Satu Asas Hukum Penyelenggaraan kearsipan “ Menjamin

Keselamatan dan Keamanan Arsip : “ adalah bahwa arsip baik secara
fisik maupun informasinya harus DiJAGA KESELAMATAN DAN
KEAMANANNYA “, Sehingga tidak mengalami KERUSAKAN ATAU
HILANG (PS 4 UU 43/09).
- Salah Satu TANGGUNGJAWAB ANRI DALAM PENETAPAN KEBIJAKAN
NASIONAL “ Perlindungan dan Penyelamatan Arsip” adalah Negara
Menyelenggarakan Perlindungan dan Penyelamatan ARSIP YANG DI
NYATAKAN SEBAGAI ARSIP NEGARA, baik terhadap arsip yang
Keberadaannya di Dalam maupun di Luar Wilayah Negara Kesatuan
Republik Indonesia Sebagai BAHAN PERTANGGUNGJAWABAN
NASIONAL dari Kemungkinan KEHILANGAN,KERUSAKAN ARSIP, YANG
DI SEBABKAN OLEH FAKTOR ALAM,BIOLOGI,
FISIKA,TERORISME,SABOTESE,PERANG (PS 7 UU 43/09).
 PENYELAMATAN ARSIP
 PENGERTIAN DARI :
 PENYELAMATAN ARSIP Adalah :
Tindakan atau langkah-langkah Penarikan atau
Pengambilan Arsip secara Sistematis dalam Rangka
Penyelamatan Arsip Statis pada Lembaga Negara dan
Satuan Kerja Pemerintah Daerah
 PENYELAMATAN ARSIP MELALUI MEKANISME
PENYERAHAN ARSIP STATIS

UU 43/2009 pasal 53 :
Satuan kerja perangkat daerah/organisasi perangkat
daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah
provinsi/kabupaten/kota wajib menyerahkan arsip
Statis kepada Arsip Daerah dalam hal ini Lembaga
Kearsipan Daerah yaitu Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Daerah.

Kriteria Arsip Statis yaitu :

• Memiliki Nilai Guna Kesejarahan
• Telah Habis Masa Retensinya
• Berketerangan di Permanenkan sesuai JRA
Pencipta Arsip
PENYELAMATAN, PERLINDUNGAN DAN
PELESTARIAN ARSIP ARSIPDAERAH KAB/KOTA

- Penyelamatan dan Perlindungan Informasi Arsip

melalui digitalisasi/penyimpanan file arsip yg
meminimalisir penggunaan kertas dalam bentuk
dok. Pdf atau format lainnya.
- Pemusnahan Arsip di Lingkungan Pemerintah
Kab/Kota memiliki retensi dibawah 10 Th
- Perlindungan dan penyelamatan Arsip akibat
bencana berskala Kab/Kota.
- Penyelamatan arsip Perangkat Daerah Kab/Kota
yg digabung dan/dibubarkan serta pemekaran
kec/desa/kel.
 SURAT EDARAN MENPAN RB NOMOR 01 TAHUN 2020
TENTANG PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN ARSIP
NEGARA
RUANG LINGKUP
PENYELAMATAN PELESTARIAN

ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS

meliputi

1. Arsip Aktif
2. Arsip Inaktif menjadi
3. Arsip Vital tanggung jawab
4. Arsip Terjaga
menjadi LEMBAGA KEARSIPAN
tanggung jawab
ARSIP STATIS adalah arsip yang dihasilkan
PENCIPTA ARSIP oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
ARSIP DINAMIS adalah arsip guna kesejarahan, telah habis retensinya,
yang digunakan secara langsung dan berketerangan dipermanenkan yang
dalam kegiatan pencipta arsip telah diverifikasi baik secara langsung
dan disimpan selama jangka maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
waktu tertentu. Republik Indonesia dan/atau lembaga
CONTOH JENIS ARSIP STATIS

 * Kebijakan Pimpinan yang bersifat mengatur

(Peraturan Pemerintah, Perda, Keputusan
Gubernur, Keputusan Bupati/Walikota)
* Bukti Keberadaaan Organisasi ( Bukti Memori
pencipta arsip, Lambang dan Simbol Pemerintahan
Daerah,Periode kepemimpinan)
* Bukti Kinerja Organisasi meliputi : Perencanaan
keuangan,pertanggungjawaban keuangan, hasil
peneliTian, produk karakteristik yang memiliki nilai
budaya.
 Pemeliharaan Arsip Dinamis

Pemberkasan arsip aktif

Penataan arsip inaktif
penyimpanan arsip
alih media arsip
 PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

1. Perbup Nomor 26 tahun 2017 tentang Jadwal Retensi

Arsip (JRA Fasilitatif Keuangan dan Kepegawaian)
2. Perbup Nomor 19 Tahun 2012 Tentang Tata Naskah
Dinas diLingkungan Pemerintah Kab. Bulungan.
3. Perbup Nomor 48 Tahun 2020 Pedoman Klasifikasi
Arsip diLingkungan Pemerintah Kab. Bulungan
4. Perbup Nomor 49 Tahun 2020 Pedoman Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan
Pemerintah Kab. Bulungan
TATA NASKAH DINAS
 PEMBERIAN NOMOR PADA SURAT KELUAR

Nomor Surat : …045.71……/…..069….…/………DPA……….

Kode Klasifikasi
No.Urut/Srt Keluar

Kode Dinas/Bidang/Bagian/Seksi
Yang Membuat Surat
 PEDOMAN KLASIFIKASI
CONTOH POKOK MASALAH SESUAI KODE KLASIFIKAS

300
000 100 200 KEAMANAN &
UMUM PEMERINTAHAN POLITIK KETERTIBAN

400 600
KESEJAHTERA 500
PEKERJAAN UMUM &
AN RAKYAT PEREKONOMIAN
KETENAGAAN

700 800 900

PENGAWASAN KEPEGAWAIAN KEUANGAN
 INDEKS SUBJEK
• Surat Tentang Kenaikan Pangkat Bulan April
2021
• Indeksnya : Kenaikan Pangkat Peg.Gol III
• Kodenya
• Primer : 800 - Kepegawaian
• Sekunder : 823 - Kenaikan Pangkat
• Tersier: 823.3 - Kenaikan Pangkat Gol III
• Folder : - Berkas Kenaikan Pangkat
• Peg.GOL.III (Priode April
• 2021)
 SAPRAS PENGELOLAAN/PEMBERKASAN
SESUAI STANDAR KEARSIPAN
PERANGKAT KERAS :
PERANGKAT LUNAK :
1.FILLING CABINET/
1.TATA NASKAH
LEMARI ARSIP,
DINAS
ORDNER
2. KLASIFIKASI
2.SEKAT/GUIDE,
3. SKKAD
FOLDER, MAP
4. JRA
GANTUNG
5. INDEKS
3.BOKS ARSIP
4.Recod Senter/Ruang
Penyimpanan Arsip
CONTOH PENATAAN ARSIP AKTIF
 PEDOMAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES
ARSIP DINAMIS
 Sistem Klasifikasi Keamaan dan Akses Arsip Dinamis Disusun
Berdasarkan Pedoman Klasifikasi Arsip yang pada dasarnya membatasi
hak akses terhadap fisik arsip dan informasi yang termuat di dalamnya
sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip
dengan tujuan melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip serta
pengguna dalam melaksanakan pelayanaan arsip
 Tingkat dan Derajat klasifikasi keamanan dan akses arsip ada 3 Jenis
yaitu Terbuka, Terbatas dan Rahasia
1. Terbuka/Biasa
2. Terbatas
3. Rahasia
 PENYUSUTAN ARSIP
 Dasar Hukum:
1. (Pasal 47-55) pada Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 Tentang Kearsipan
2. (Pasal 52-89) Pada Peraturan Pemerintah
Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan
3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016
Tentang Penyusutan Arsip.
 ACUAN PENYUSUTAN
Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retansi Arsip
(JRA)
1. Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah (UP)
ke Unit Kearsipan (UK)
2. Pemusnahan Arsip dilakukan pada Arsip yang
tidak memiliki nilai guna dan habis masa
retensinya
3. Penyerahan Arsip Statis ke Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kabupaten Bulungan selaku
LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH
PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP

1. Pembentukan Panitia Penilai Arsip (PPA);

2. Penyeleksian Arsip;
3. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah Oleh
Arsiparis di Unit Kearsipan (UK);
4. Penilaian Oleh Panitia Penilai arsip;
5. Permintaan Persetujuan dari Pimpinan Pencipta
Arsip;
6. Penetapan Arsip Yang Akan Dimusnahkan;
7. Pelaksanaan Pemusnahan.
ARSIP YANG TERCIPTA DARI PEMUSNAHAN
1. Surat Keputusan Pembentukan Panitia Pemusnahan
Arsip;
2. Notulen Hasil Rapat Panitia Pemusnahan Arsip;
3. Daftar Arsip Usul Musnah;
4. Surat Pertimbangan Panitia Penilai Arsip;
5. Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip dari
Perangkat Daerah Kepada Bupati;
6. Surat Persetujuan dari Bupati kepada Perangkat
Daerah;
7. Surat Keputusan Pimpinan Pencipta Arsip Tentang
Penetapan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip;
8. Berita Acara Pemusnahan Arsip;
9. Daftar Arsip Yang Dimusnakan.
CONTOH ARSIP STATIS YANG BERNILAI SEJARAH
PERLU DILESTARIKAN
CONTOH ARSIP STATIS DLM BENTUK AUDIO VISUAL
YANG BERNILAI SEJARAH PERLU DILESTARIKAN
DOKUMENTASI PENYELAMATAN DAN
PELESTARIAN ARSIP DINAMIS
 Mengapa Perlu Pelestarian ?

Memperpanjang usia pendayagunaan informasi untuk

kepentingan :
1. Ilmu Pengetahuan,( hasil Riset atau Penelitian )
2. Sejarah/Budaya (Monumen Sejarah, sejarah
Berdirinya Kerajaan)
3. Administrasi contoh PERDA, PERBUP
4. Kenangan Memori Kolektif bangsa, Seperti Foto
Dokumentasi, Video dll.
Menyelamatkan Arsip sebagai Wujud
Pertanggugjawaban kita pada
Negara

TERIMAKASIH