PESERTA MEMAHAMI PENGERTIAN ARSIP SERTA KONSEP DASAR

PEMBAHASAN PENGELOLAAN ARSIP SESUAI KETENTUAN YANG BENAR

TUJUAN

PESERTA MEMAHAMI MANFAAT DAN KEGUNAAN ARSIP DALAM

PELAKSANAAN TUGAS FUNGSI ORGANISASI

PESERTA DAPAT MENGIMPLEMENTASIKAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

DALAM PELAKSANAAN KEHIDUPAN BERMASYARAKAT, BERBANGSA, DAN
BERNEGARA
 TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
UU NO. 43 TAHUN 2009

 MENJAMIN KETERSEDIAAN ARSIP YANG OTENTIK DAN TERPERCAYA SEBAGAI ALAT

BUKTI YANG SAH;
 MENJAMIN PENGELOLAAN ARSIP YANG BENAR;
 MENJAMIN PERLINDUNGAN KEPENTINGAN NEGARA DAN HAK-HAK KEPERDATAAN
RAKYAT;
 MENJAMIN KESELAMATAN DAN KEAMANAN ARSIP;
 MENJAMIN KESELAMATAN ASET DAERAH;
 MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK.
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
(UU NO 43 TAHUN 2009)

Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan
disimpan selama jangka waktu tertentu.
ARSIP AKTIF : Frequensi penggunaan arsip terus menerus
ARSIP INAKTIF : Frequensi penggunaan arsip semakin berkurang

Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
 JADI….;
ARSIP BUKAN HANYA SURAT
ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK

1. SURAT 1. EMAIL
2. BERITA ACARA 2. ATTACHMENT EMAIL
3. NOTA DINAS 3. ARTIKEL WEBSITE
4. SURAT PENGANTAR 4. BERTITA DI WEBSITE
5. SURAT KEPUTUSAN 5. FILE POTO, GAMBAR
6. SURAT TUGAS 6. FILE VIDEO
7. SURAT KETERANGAN 7. FILE REKAMAN SUARA
8. SURAT IZIN 8. FILE PRESENTASI
9. NOTULEN RAPAT 9. ARSIP DATA BASE
10. PROPOSAL 10. SOFTWARE
11. SPPD + LHP 11. BOARDING PASS QR COBE
12. SP2D 12. WORD PROCESSER DOC
13. SPJ 13. DOKUMEN HASIL DIGITALISASI
14. DOKUMEN KONTRAK 14. NEGATIF FILM
15. POTO TERCETAK 15. MICRO FILM
16. PETA 16. CD/VCD/DVD
17. DOKUMEN LAINNYA
 UU NO 23 TAHUN 2014
PEMERINTAH DAERAH

1. KEARSIPAN ADALAH URUSAN WAJIB YANG HARUS DISELENGGARAKAN OLEH PEMERINTAH DAERAH
2. PEMERINTAH DAERAH PROVINSI DAN KABUPATEN/KOTA WAJIB MEMBENTUK LEMBAGA KEARSIPAN
DAERAH DI WILAYAH KEWENANGANNYA
3. PEMERINTAH DAERAH PROVINSI DAN KABUPATEN/KOTA
WAJIB
MENGALOKASIKAN ANGGARAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
4. LEMBAGA KEARSIPAN AERAH MELAKSANAKAN PENGELOLAAN ARSIP STATIS DAN PEMBINAAN
KEARSIPAN DI WILAYAH KEWENANGANNYA

5. SETIAP PENCIPTA ARSIP (SKPD) WAJIB MELAKSANAKAN

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN UNIT KERJANYA
6. LKPD DAN SKPD HARUS MELAKSANAKAN KEARSIPAN UNTUK MENINGKATKAN PELAYANAN PUBLIK
 KEARSIPAN BERDASARKAN AL-QURAN
Qias Dari Surat Al-Baqarah Ayat 282

 Wahai Orang Orang Yang Beriman Apabila Kalian Melakukan Transaksi ( Perikatan, Utang Piutang)
Dengan Waktu yang Ditentukan, Hendaklah Kalian Mencatatkannya. (Perintah Penciptaan Arsip)
 Catatkanlah Dengan Benar Oleh Seorang Pencatat Di Antara Kalian, Dan Janganlah Menolak Seorang
Pencatat Untuk Melakukan Pencatatan Sebagaimana Alloh Telah Memerintahkan (Perintah
Pengangkatan Pengelola Arsip)
 Dan Sebutkanlah Ke Padanya Perihal Yang Benar Dengan Bertaqwa Kepada Alloh, Dan Janganlah Dia
Mengurangi Sedikitpun (Pencatatan) Dari Padanya (Perintah Pencatatan Yang Otentik)
 Dan Janganlah Kalian Bosan Untuk Melakukan Pencatatan Baik Itu Kecil Maupun Besar Sesuai Dengan
Batas Waktunya (Perintah Penentuan Masa Simpan Arsip/Jadwal Retensi Arsip)
 Demikian Itu Lebih Adil (Disukai Di Sisi Alloh Dan Lebih Dapat Menguatkan Kesaksian, Dan Lebih
Mendekatkan Kalian Dari Ketidakraguan) (Arsip Sebagai Bukti Hukum Dan Bahan
Pertanggungjawaban).
 Dan Ambilah Saksi Ketika Kalian Bertransaksi, Dan Janganlah Pencatat Dipersulit Dan Begitu Juga
Saksi. Jika Kalian Lakukan (Yang Demikian Itu) Maka Sungguh Hal Itu Suatu Kefasikan Bagimu. Dan
Takutlah Kepada Alloh, Sebagaimana Alloh Memerintahkan Dan Alloh Maha Mengetahui Atas Segala
Sesuatu. (Sanksi Hukum Yang Mengabaikan, atau tidak melaksanakan Pengelolaan Arsip)

 ARSIP VITAL
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta
arsip, dan tidak dapat deperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang, seperti, ijazah,
surat-surat keputusan, akte pendirian perusahaan, file-file penelitian, anggaran organisasi, asuransi,
daftar gaji, personal file, laporan keuangan, surat perjanjian dll.

START

SIKLUS KEHIDUPAN
ARSIP VITAL
PERSONAL

END
8
Arsip Vital Pribadi
ARSIP MENURUT SUBJEK/ISINYA
ARSIP KEPEGAWAIAN
Contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan
pegawai dan rekaman prestasi.

ARSIP KEUANGAN
contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian,
dan dan surat perintah bayar

ARSIP PEMASARAN,
contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar
pelanggan dan daftar harga.

ARSIP PENDIDIKAN, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir

siswa, raport,Transkrip Nilai mahasiswa
ARSIP MENURUT NILAI GUNA
A. BERNILAI INFORMASI
Pengumuman, Pemberitahuan dan Undangan
B. BERNILAI ADMINISTRASI
Ketentuan–Ketentuan Organisasi, Surat Keputusan, Prosedur Kerja, dan Uraian Tugas Pegawai
C. BERNILAI HUKUM
Akta Pendirian Perusahaan, Akta Kelahiran, Akta Perkawinan, Surat Perjanjian, Surat Kuasa
dan Keputusan Pengadilan.
D. BERNILAI SEJARAH
Laporan Tahunan, Notulen Rapat, dan Gambar Foto dan Peristiwa
E. BERNILAI KEUANAGN
Kuitansi, Bon Penjualan, dan Laporan Keuangan
F. BERNILAI ILMIAH
Hasil Penelitian,
G. BERNILAI PENDIDIKAN
Karya Ilmiah Para Ahli, Kurikulum, Satuan Pelajaran dan Program Pelajaran
SKKAAD (Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

Surat/arsip biasa
ciri-ciri :
- Surat yg tidak perlu dijawab
- Surat yg hanya bersifat informasional
- Surat apabila hilang tidak
mengganggu aktifitas organisasi
Surat/arsip penting
Ciri-ciri:
- Surat yang harus dijawab
- Surat yg berisi kebijakan pimpinan
- Surat yg ketika hilang, dapat menghambat
aktifitas
Surat/ Arsip Sangat Penting
Ciri-ciri :
- surat yg informasinya hanya dapat diketahui oleh
pribadi atau pimpinan organisasi
- surat yang ketika hilang, tidak dapat digantikan
- Surat yg menyertai barang/benda
- Surat yg berisi kebijakan strategis organisasi
 AKTIF
SEKRETARIAT

DINAMIS

INAKTIF DINILAI
RECORD CENTERE
MUSNAH

ARSIP

STATIS

DISIMPAN/DITIPKAN
DI
LKPD
 KONDISI
KONDISI NYATANYATA
 MASALAH UMUM ARSIP DAN PENGELOLAAN ARSIP
1. Penumpukan arsip; arsip, duplikasi/copy arsip dan non arsip masih
bercampur jadi satu
2. Arsip tidak ditata dengan benar atau tidak dikelompokan sesuai jenis
dan subjek arsip
3. Arsip tidak disimpan di tempat yang aman Tidak menggunakan sarana
penyimpanan arsip yang baik dan aman.
4. Sulitnya mencari arsip ketika dibutuhkan
5. Baru menyadari pentingnya arsip ketika arsip rusak atau hilang;
6. Tidak berjalannya program penyusutan arsip
 KONDISI YANG DIHARAPKAN

KONDISI YANG DIHARAPKAN

BAGAIMANA MEMULAINYA…?
 MEMILAH

PENGELOLA
KEARSIPAN
MENDATA
TUGAS

MENATA

MEMELIHARA

MELESTARIKAN
 SUMBER DAYA
MANUSIA
ASPEK PENTING
DALAM
PENGELOLAAN
KEARSIPAN
SARANA
DAN PRASARANA
KEARSIPAN
Sarana Pemberkasan Arsip

• Filling Cabinet
• Lemari Arsip
Perangkat • Folder
Keras • Sekat / Guide
• Boks

Perangkat • Klasifikasi Arsip

Lunak • Indeks
PERANGKAT KERAS
FOLDER

TERSIER

SEKUNDER

PRIMER

GUIDE ATAU SEKAT

 FOLDER 8 cm

2 cm
TAB

35,5 cm

24 cm

FOLDER DENGAN TAB DI ATAS

BOKS ARSIP

STANDAR UKURAN
sarana pengelolaan arsip Aktif

Filing Cabinet

Lemari Arsip
 PERANGKAT LUNAK
 KLASIFIKASI ARSIP PEMERINTAH DAERAH
Digunakan sebagai dasar penataan arsip

Disusun dengan kode angka dan subjeknya :

000 - Umum
100 - Pemerintahaan
200 - Politik
300 - Keamanan dan Ketertiban
400 - Kesejahteraan Rakyat
500 - Perekonomian
600 - Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700 - Pengawasan
800 - Kepegawaian
900 - Keuangan
 KLASIFIKASI ARSIP TERBARU
PERBUP NO. 226 TAHUN 2021
KU URUSAN KEUANGAN LH URUSAN LINGKUNGAN HIDUP DK URUSAN PENDIDIKAN
KP URUSAN KEPEGAWAIAN PP URUSAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN BD URUSAN KEBUDAYAAN
PERLINDUNGAN ANAK

PT URUSAN PRTANIAN KI URUSAN KOMUNIKASI DAN INFORMASI PO URUSAN KEPEMUDAAN DAN OLAHRAGA

DG URUSAN PERDAGANGAN PD URUSAN KEPENDUDUDKAN DAN TK URUSAN KETENAGA KERJAAN

KELUARGA BERENCANA

KL URUSAN PERIKANAN PE URUSAN PARIWISATA DAN EKONOMI PM URUSAN PEMERINTAHAN

KREATIF
PM URUSAN PENANAMAN MODEL PR URUSAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN PS URUSAN PERSANDIAN

PI URUSAN PERINDUSTRIAN HK URUSAN HUKUM ST URUSAN STATISTIK

KM URUSAN KOPERASI OR URUSAN ORGANISASI BC URUSAN BENCANA, KECELAKAAN DAN
KONDISI BAHAYA
PS URUSAN PERPUSTAKAAN RT URUSAN KERUMAHTANGGAAN DAN KS URUSAN KESEHATAN
KETATAUSAHAAN

AR URUSAN KEARSIPAN PA URUSAN PENGADAAN PU URUSAN PEKERJAAN UMUM DAN

PERUMAHAN RAKYAT
SS URUSAN SOSIAL HM URUSAN HUBUNGAN MASSYARAKAT KK URUSAN KEAMANAN DAN KETERTIBAN
PH URUSAN PERHUBUNGAN DL URUSAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
 KLASIFIKASI ARSIP URUSAN KEUANGAN -KU

KLASIFIKASI ARSIP INDEKS ARSIP

KU.01.01 Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (RAPBD) dan Anggaran Pendapatan
dan Belanja Daerah Perubahan (APBD-P)
01.02 Penyusunan Rencana Kerja Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah (RKA-SKPD/OPD
01.03 Penyampaian Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah kepada Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD)
01.04 Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Perubahan (RAPBD-P)
KU.02.01 Musyawarah Rencana Pembangunan (Musrenbang) Kecamatan
02.02 Musyawarah Rencana Pembangunan( Musrenbang) Kabupaten
02.03 Dokumen Pelaksanaan Anggaran (RDPA) SKPD/OPD
KU.03.01 Surat Penyedia Dana (SPP, SPM dan SP2D)
03.02 Pendapatan Daerah
03.03 Belanja
03.04 Pembiayaan Daerah
03.05 Dokumen Penatausahaan Keuangan
 LANJUTAN..........

KLASIFIKASI ARSIP INDEKS ARSIP

03.06 Pertanggungjawaban Penggunaan Dana
03.07 Penatausahaan Gaji
03.08 Data Rekening Bendahara Umum Daerah (BUD)
03.09 Laporan Keuangan Tahunan
KU.04.01 Permohonan Pinjaman Hibah Luar Negeri
04.02 Pengelolaan APBD/Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN)
KU.05 Sistem Akuntansi Keuangan Daerah (SAKD)
KU.06.01 Penetapan penugasan penyaluran anggaran
06.02 Berkas Permintaan Pembayaran (SPP) dan lampirannya
06.03 Pembukuan Anggaran
06.04 Penerimaan Anggaran Tugas Pembantuan
KU.07.01 Penyusunan Anggaran Pilkada dan Biaya Bantuan Pemilu dari APBD
07.02 Pelaksanaan Anggaran Pilkada dan Anggaran Biaya Bantuan Pemilu
07.03 Pelaksanaan Anggaran Operasional Pemilu
 LANJUTAN..........

KLASIFIKASI ARSIP INDEKS ARSIP

KU.08.01 Penyusunan Rencana Anggaran Desa
08.02 Pelaksanaan dan Pertanggangjawaban Anggaran
08.03 Pelaporan
KU.09.01 Penyusunan Rencana Pengawasan
09.02 Hasil Pelaksanaan Pengawasan dan pemeriksaan
09.03 Analisis, Evaluasi dan Pengolahan Hasil Pengawasan
09.04 Dokumen Penyelesaian Kerugian Daerah
 KLASIFIKASI ARSIP URUSAN KEPEGAWAIAN -KP

KLASIFIKASI ARSIP INDEKS ARSIP

KP.01.01 Perencanaan Kebutuhan ASN
01.02 Perencanaan Pertimbangan Formasi
01.03 Penetapan Kebutuhan Aparatur Sipil Negara
01.04 Standarisasi Jabatan
KP.02.01 Formasi ASN
02.02 Pengadaan Aparatur Sipil Negara (ASN)
02.03 Sistem Rekrutmen ASN
KP.03.01 Usulan Alih Status/Pindah Instansi
03.02 Usulan Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan
03.03 Usulan Pengangkatan dan Pemberhentian
03.04 Penetapan Perubahan Data Dasar/ Status/ Kedudukan Hukum Pegawai
03.05 Usulan Peninjauan Masa Kerja
03.06 Berkas Pertimbangan Jabatan dan Pangkat
 LANJUTAN..........

KLASIFIKASI ARSIP INDEKS ARSIP

KP.04.01 Pelaksanaan Pendidikan Formal/ Informal
04.02 Usulan Penyesuaian Ijazah
04.03 Penyusunan Sistem Karier
04.04 Standar Kinerja Pegawai (SKP) dan penilaian prestasi kerja
04.05 Angka Kredit
KP.05.01 Hasil Penilaian Penilaian dan Standar Kinerja
05.02 Pengelolaan Database dan Analisis Sistem Informasi Kinerja ASN
05.03 Hasil Evaluasi dan Pemantauan Penilaian Kinerja
KP.06.01 Kode Etik Pegawai
06.02 Disiplin Pegawai
06.03 Pemberhentian
KP.07 Bantuan Hukum
 LANJUTAN..........

KLASIFIKASI ARSIP INDEKS ARSIP

KP.08.01 Pertimbangan Status Kepegawaian
08.02 Pertimbangan Kedudukan Kepegawaian
08.03 Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai
08.04 Perselisihan/sengketa kepegawaian
KP.09.01 Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian
09.02 Pengembangan sistem informasi kepegawaian
09.03 Pengembangan Sistem Pengelolaan Arsip Kepegawaian
KP.10.01 Formasi, Pengadaan dan Pasca Diklat
10.02 Kepangkatan, Pengangkatan, dan Pemberhentian
10.03 Gaji dan Tunjangan, Kesejahteraan dan Kinerja
10.04 Kode Etik, Disiplin, Pemberhentian dan Pensiun ASN
10.05 Laporan Hasil Pengawasan dan Pengendalian Ar
10.06 Berkas Sanggahan terhadap Permasalahan Tenaga Honorer
 LANJUTAN..........

KLASIFIKASI ARSIP INDEKS ARSIP

KP.11.01 Surat Perintah Dinas/Surat Tugas
11.02 Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan
11.03 Cuti Alasan Penting
11.04 Cuti Besar dan Cuti Diluar Tanggungan Negara
11.05 Dokumentasi Identitas Pegawai
11.06 Berkas Kepegawaian Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
11.07 Berkas Kenaikan Gaji Berkala, Mutasi Gaji/Tunjangan
KP.12.01 Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai
12.02 Layanan Asuransi Pegawai/BPJS
12.03 Layanan Tabungan Perumahan
12.04 Layanan Bantuan Sosial
12.05 Layanan Pemberian Pakaian Dinas
12.06 Layanan Pegawai yang meninggal karena Dinas
12.07 Pemberian Tali Kasih
 LANJUTAN..........

KLASIFIKASI ARSIP INDEKS ARSIP

12.08 Pemberian Piagam Penghargaan dan Tanda Jasa
12.09 Layanan Olahraga dan Rekreasi
12.10 Layanan Medical Record
KP.13.01 Berkas Perseorangan Aparatur Sipil Negara (ASN)
13.02 Berkas Perseorangan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK)
13.03 Berkas Perseorangan Pejabat Negara dan Pejabat lainnya yang disetarakan
13.04 Berkas Perseorangan Kepala Desa
KP.14.01 Berkas Penilaian Kompetensi
14.02 Hasil Penilaian Kompetensi
 KLASIFIKASI ARSIP URUSAN PENDIDIKAN -DK

KLASIFIKASI ARSIP INDEKS ARSIP

DK-01 PEMBINAAN PENDIDIKAN USIA DINI DAN PENDIDIKAN NON FORMAL
DK-02 PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN DASAR
DK-03 PEMBINAN PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN
DK-04 PEMBINAAN KURIKULUM
DK-05 PENGADAAN BUKU PELAJARAN
DK-06 PENILAIAN PENDIDIKAN
DK-07 PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN BAHASA
DK-08 PENGEMBANGAN SDM PENDIDIKAN SERTA PENJAMINAN MUTU
PENDIDIKAN
DK-09 PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUHIKASI PENDIDIKAN
DK-10 PENGELOLAAN DATA DAN STATISTIK PENDIDIKAN
DK-11 MONITORING DAN EVALUASI (MONEV)
 KLASIFIKASI ARSIP URUSAN PENDIDIKAN - DK

KLASIFIKASI ARSIP INDEKS ARSIP

DK.01 Pembinaan Pendidikan Usia Dini dan Pendidikan Non Formal

01.01 Penyelenggaraan PAUD
01.02 Pendidikan Masyarakat
01.03 Penyelenggaran Peringatan Hari Anak
01.04 Penyelenggaraan Kursus dan Pelatihan
DK.02 Penyelengaraan Pendidikan Dasar
02.01 Penyelenggaraan Sekolah Dasar
02.02 Penyelenggaraan Sekolah Menengah Pertama (SMP)
02.03 Penyelenggaraan Pendidikan Khusus- Layanan Khusus/PK-LK
DK.03 Pembinaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan
DK.04 Pembinaan Kurikulum
04.01 Pelaksanaan Pembinaan Kurikulum
04.02 Evaluasi Penyusunan Kurikulum
 LANJUTAN..........

KLASIFIKASI ARSIP INDEKS ARSIP

DK.05 Pengadaan Buku Pelajaran

DK.06 Penilaian Pendidikan
06.01 Penilaian Akademik
06.02 Penilaian non akademik
06.03 Analisis dan Sistem Informasi Penilaian
DK.07 Pengembangan dan Pembinaan Bahasa
07.01 Pengembangan dan Pelindungan
07.02 Pembinaan dan Pemasyarakatan
07.03 Pembelajaran
07.04 Peningkatan dan Pengendalian
DK.08 Pengembangan SDM Pendidikan serta Penjaminan Mutu Pendidikan
08.01 Pengembangan Profesi Pendidik
08.02 Pengembangan Tenaga Kependidikan
 LANJUTAN..........

KLASIFIKASI ARSIP INDEKS ARSIP

08.03 Penjaminan Mutu Pendidikan

08.04 Penyusunan Panduan Pengembangan
08.05 Penyelenggaraan Pelatihan
08.06 Penyelenggaraan Bimtek/Monitoring dan Evaluasi
08.07 Penyaluran Block Grant Pascabencana
08.08 Penyelenggaraan Lomba Pendidikan
DK.09 Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Pendidikan
09.01 Pengembangan Teknologi Pembelajaran
09.02 Pengembangan Jejaring
DK.10 Pengelolaan Data dan Statistik Pendidikan
10.01 Pengelolaan Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan
10.02 Pengelolaan Data Peserta Didik
10.03 Pengelolaan Data Satuan Pendidikan dan Proses Pembelajaran
10.04 Pendayagunaan dan Pelayanan Data
DK.11 Monitoring dan Evaluasi
KEGUNAAN KLASIFIKASI

 MENGELOMPOKKAN ARSIP YANG MASALAHNYA SAMA

DALAM SATU BERKAS;

 MENGATUR PENYIMPANAN ARSIP SECARA LOGIS DAN

SISTEMATIS;

 UNTUK MEMUDAHKAN DALAM KEGIATAN PENEMUAN

KEMBALI
MEMBUAT INDEKS

 Setiapsurat/arsip yang akan diberkaskan

dibaca terdahulu isi informasinya,
kemudian dibuatlah INDEKS.

 INDEKS - Kata tangkap/ringkas

- Judul berkas
 KEGUNAAN INDEKS

1. UNTUK MENGELOMPOKKAN DAN MEMBERKASKAN

ARSIP YANG MEMPUNYAI KODE DAN KEGIATAN
YANG SAMA;

2. SEBAGAI SARANA UNTUK MEMUDAHKAN

PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DIBUTUHKAN
 SYARAT INDEKS

• Singkat;

• Jelas dan mudah diingat

• Kata benda atau kata yang memberikan

pengertian kebendaan;

• Diambil dari isi arsip atau isi suratnya.

INDEKS DAPAT BERUPA :

 Masalah/subjek
 Nama Orang
 Nama Organisasi/instansi
 Nama Tempat/wilayah
 TERTIB ARSIP DI KABUPATEN GARUT AKAN SEGERA TERWUJUD

ARSIP DISIMPAN
DENGAN BAIK PADA
TEMPAT YANG AMAN
ARSIP TERKELOLA
DENGAN BAIK DAN
TERTIB
ARSIP

TERJAGA
KEAMANANNYA
ARSIP DIBERKASKAN
DENGAN KLASIFIKASI PENEMUAN KEMBALI
ARSIP DAPAT
DILAKUKAN SECARA
CEPAT, TEPAT DAN
SARANA PENYIMPANAN LENGKAP
ARSIP YANG SESUAI
STANDAR KEAMANAN
S SEKIAN

T TERIMA KASIH

M MOHON MAAF

J JANGAN LUPA “TERTIB ARSIP”