DINAS PERPUSTAKAAN

DAN KEARSIPAN

PENGELOLAAN ARSIP
VITAL
 PENGERTIAN ARSIP VITAL
(Perbup No. 76 Tahun 2016)

Arsip Vital:
Informasi terekam yang sangat penting dan melekat
pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang di
dalamnya mengandung informasi mengenai status
hukum, hak dan kewajiban serta aset (kekayaan)
instansi dan jika dokumen/arsip vital hilang tidak
dapat diganti dan mengganggu/menghambat
keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi.
 CONTOH ARSIP VITAL
a. berkas pemusnahan arsip
b. surat pertanggungjawaban yang belum diperiksa
c. akte pendirian
d. sertifikat tanah, surat waris, surat jual beli tanah, buku C desa,
peta blok, batas wilayah, IMB, BPKB, rancang bangun
e. ijazah, SK perangkat desa, sertifikat/piagam penghargaan
f. dokumen pengadaan
g. produk hukum (perdes, perberdes, perkades, perBPD, kepkades,
kepBPD dan produk hukum lain)
h. kasus
i. pemilu
j. perjanjian
k. kependudukan (lahir, nikah, cerai, mati)
TIM PENGELOLA ARSIP
KETUA
1 Kepala Desa

2 WAKIL KETUA
Sekretaris Desa

3 SEKRETARIS
Kaur Umum

4 Anggota
Kasi/Kaur/Staf
TUGAS TIM PENGELOLA ARSIP

1 Merencanakan kegiatan pengelolaan arsip

Mengkoordinasikan kegiatan tanggap darurat

2 bencana dan rehabilitasi arsip setelah bencana

3 Mengelola arsip: Identifikasi, Penyimpanan,

Pemeliharaan, Penyusutan

4 Evaluasi
 PENATAAN ARSIP VITAL
KETENTUAN
a.Ditata berdasarkan
subjek/masalah
b.Mencantumkan
kode “AV”
c.Memberikan warna
mencolok pada tab
folder/map
gantung/label boks
 OUTPUT PENATAAN ARSIP VITAL
DAFTAR ARSIP VITAL
Nama Desa: ...............

Nama Desa, Tanggal

Ketua Tim Kerja Arsip Vital
Nama Desa,

Nama Ketua
 PENYIMPANAN ARSIP VITAL
- Wewenang & Tgg - Aman - Menyesuaikan
Jawab Kades - Mudah Diakses media arsip
- Pelaksana: - Efisiensi - Anti rayap dan
Unit Kearsipan/ - Terpisah binatang perusak
Sekretariat - Duplikasi. lain .

- Vaulting - Tahan api, kedap

- Pemencaran air

WEWENANG &
TGG JAWAB PRINSIP SARANA
 PEMELIHARAAN ARSIP VITAL
LINGKUNGAN FISIK SARPRAS
- Kebersihan - Terhindar Kelayakan
- Suhu dari Jamur Alat Simpan
- Kelembaban dan
- Cahaya Serangga
- Sirkulasi - Merawat
Udara Tinta dan
Kertas
01 02 03
SUHU DAN KELEMBABAN RUANG

50%

10◦c
35%
5◦C 40%
ALMARI ARSIP VITAL
TAMPILAN DALAM ALMARI
TAMPILAN ISI BOKS ARSIP
AC DAN LAMPU
PEMADAM KEBAKARAN
PROSEDUR PENGGUNAAN
IZIN
1 Pimpinan /Petugas yang Memperoleh Pendelegasian

JAM KERJA
2 Pelayanan pada Jam Kerja

FORM/BUKU PEMINJAMAN
3 Mengisi form/buku peminjaman

OUT INDICATOR
4 Diletakkan pada posisi arsip yang dipinjam
CONTOH BUKU PEMINJAMAN
PENYUSUTAN ARSIP VITAL

1 2
PENYERAHAN PEMUSNAHAN
 1. PENYERAHAN ARSIP VITAL
IDENTIFIKASI ARSIP
YANG TIDAK DIGUNAKAN

DIBUATKAN DAFTAR ARSIP

YANG DISERAHKAN (2)
CONTOH

DIBUATKAN BERITA ACARA

PENYERAHAN ARSIP (2)
CONTOH DAFTAR ARSIP VITAL

Nama Desa, Tanggal

Kepala Desa ...................,

Nama Kepala Desa

CONTOH BERITA ACARA
 2. PEMUSNAHAN ARSIP VITAL
TIM PENILAI DAN PEMUSNAHAN ARSIP

1 2 3 4 5

IDENTIFIKASI DAFTAR ARSIP REKOMENDASI PERSETUJUAN PELAKSANAAN

USUL MUSNAH LKD BUPATI 1. DAFTAR ARSIP
YANG
DISMUSNAHKAN
2. BERITA ACARA
3. SAKSI DARI
BAGIAN HUKUM
DAN
INSPEKTORAT
CONTOH DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH
CONTOH BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
CARA MEMUSNAHKAN ARSIP

1 PENCACAHAN

2 PENGGUNAAN BAHAN KIMIA

3 PULPING

4
 ARSIP YANG TERCIPTA
DIPERLAKUKAN
SK TIM PENILAI NOTULEN REKOMENDASI
SEBAGAI ARSIP
& PEMUSNAHAN RAPAT DARI LKD
VITAL ARSIP
1 2 3

PERSETUJUAN SK PENETAPAN BERITA ACARA DAFTAR ARSIP

BUPATI ARSIP MUSNAH MUSNAH

4 5 6 7
PENYELAMATAN DAN
PEMULIHAN ARSIP
 PRINSIP PENYELAMATAN ARSIP VITAL
1. Penyelamatan arsip vital menjadi tanggung jawab Kades
“Kades dapat membentuk Tim Pengelola Arsip”
2. Penanggung Jawab Arsip Vital berkoordinasi dengan
LKD
3. Penanggung Jawab Arsip Vital berkoordinasi dengan
ANRI untuk penyelamatan arsip akibat bencana
nasional
4. Tingkat kerusakan skala kecil diatasi oleh Desa
sedangkan skala besar dapat bekerja sama dengan
LKD
 PENYELAMATAN ARSIP AKIBAT BANJIR
1. Mengepak dan memindahkan arsip ke lokasi aman
2. Membersihkan arsip dari kotoran yang menempel dengan cairan
thymol atau alkohol
3. Arsip dapat ditumpuk dengan dilapisi kertas penyerap/non
woven sheet
4. Arsip dalam bentuk jilidan diletakkan dalam posisi tegak
5. Untuk mencegah timbulnya jamur setiap 10 lembar dilapisi
kertas thymol (kertas yang dicelupkan dalam larutan thymol 10%
dalam alkohol dan dikeringkan)
6. Mengeringkan arsip dengan cara meletakkan arsip di tempat
yang kering atau ruang yang dilengkapi dengan exhouse fan
selama 24 jam dengan kelembaban ruangan 35-50% atau dapat
dilakukan dengan vacum pengering/kipas angin
PENYELAMATAN ARSIP AKIBAT KEBAKARAN
1. Membungkus arsip dengan kertas tisu dan dimasukkan
dalam boks
2. Penyelamatan dilakukan terhadap arsip yang secara
fisik dan informasi masih bisa dikenali
3. Membersihkan arsip dari asap/jelaga secara manual
dilap dengan kain halus yang kering atau sulak bulu
(kemoceng) atau rafia yang halus/vacum cleaner
4. Arsip yang rusak hangus terbakar dan masih dapat
diperbaiki dilaksanakan dengan tatacara perbaikan
kertas
PENYELAMATAN ARSIP AKIBAT ABU VULKANIK
 EVALUASI
1. PENGELOLAAN ARSIP VITAL
2. PENGGUNAAN SARPRAS
3. KESIAPAN SUMBER DAYA MANUSIA
4. ANGGARAN
5. LOKASI
6. KEBERHASILAN PENYELAMATAN

“HASIL EVALUASI SEBAGAI DASAR PERENCANAAN

PADA MASA YANG AKAN DATANG”
TERIMA KASIH
Semoga Bermanfaat