CEK LIST DATA DUKUNG PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

PENJAJAGAN/ TAHAP AWAL PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL DI KECAMATAN

TAHUN 2022

KETERSEDIAAN
NO UNIT KEARSIPAN (SEKRETARIAT) KETERANGAN
ADA TIDAK
I. PENCIPTAAN ARSIP
Buku Agenda Masuk, Kartu Kendali,
1
screenshoot SIKD & e-Letter
2 Buku Ekspedisi

3 Cap/Stempel Tanda Terima pada Surat Masuk

Penyimpanan surat masuk & keluar pada

4
filling cabinet

II. PENGGUNAAN ARSIP

SOP Arsip Dinamis (SOP Surat Masuk &
1
Keluar, SOP Arsip Inaktif)
2 Out Indikator

3 Buku Pinjam

4 Daftar Arsip In Aktif dengan SKKAD

III. PEMELIHARAAN ARSIP

Penataan arsip inaktif (arsip sudah dibungkus

1
kertas casing dan masuk pada box arsip)

2 Daftar arsip inaktif dengan SKKAD

IV. PENYUSUTAN ARSIP

1 Pemusnahan Arsip

a. Daftar Arsip Usul Musnah

b. SK Tim Pemusnahan Arsip

c. Notulen Rapat Tim Penilai Arsip

d. Surat Pertimbangan Panitia Penilai Arsip

e. Asman Permohonan Persetujuan Bupati

 KETERSEDIAAN
NO UNIT KEARSIPAN (SEKRETARIAT) KETERANGAN
ADA TIDAK
f. Surat Permohonan Persetujuan
Pemusnahan Arsip
g. Surat Persetujuan Bupati
h. Surat Penetapan Arsip Musnah (OPD yg
bersangkutan)
i. Berita acara pemusnahan

j. Daftar arsip musnah

k. Dokumentasi Pemusnahan Arsip

l. Daftar Arsip Vital Pemusnahan

2 Penyerahan Arsip Statis

a. Daftar Arsip Usul Serah

b. SK Tim Penilai Peyerahan Arsip

c. Undangan Rapat Tim Penilai Arsip

d. Notulen Rapat Tim Penilai Arsip

e. Surat Pertimbangan Panitia Penilai Arsip

f. Surat Pemberitahuan Penyerahan Arsip

g. Surat Pernyataan Arsip Autentik, Utuh,
Terpercaya.
h. SK Penetapan Arsip Statis
i. Surat Persetujuan dan Verifikasi (dibuat oleh
LKD)
j. Berita Acara Penyerahan Arsip

k. Daftar Arsip Statis yang akan diserahkan

l. Dokumentasi Penyerahan Arsip

m. Daftar Arsip Vital Penyerahan

V. SUMBER DAYA MANUSIA

1 Kompetensi Pejabat Struktural

 KETERSEDIAAN
NO UNIT KEARSIPAN (SEKRETARIAT) KETERANGAN
ADA TIDAK
2 Arsiparis

3 Pengelola Arsip

a. SK Pengelola Arsip

b. Sertifikat Diklat Teknis Kearsipan

c. Sertifikat Non Diklat Teknis/Bimtek
Kearsipan
VI. SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN

Lokasi record center (tidak berada di daerah

1 rawan gempa, banjir, barang mudah terbakar,
pemukiman, pabrik, dan polusi udara tinggi)

2 Drainage yang baik

3 Ruang Transit Arsip

4 Ruang Layanan Arsip

5 Ruang Pengolahan Arsip Inaktif

6 Pintu Keluar Darurat

7 Pembatasan Akses

8 Ruang Penyimpanan Arsip Media Baru

9 Ruang Penyimpanan Arsip Vital

10 Fire Alarm System

11 Smoke Detector

12 Hydran/tabung pemadam kebakaran

Rak Besi dan box untuk penyimpanan arsip
13
inaktif
14 Dehumidifier/Pengatur Kelembapan

15 Air Conditioner/Pengatur Suhu Udara

16 Thermohygrometer/Pengukur Suhu Udara

 KETERSEDIAAN
NO UNIT KEARSIPAN (SEKRETARIAT) KETERANGAN
ADA TIDAK
17 CCTV
 CEK LIST DATA DUKUNG PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL
PENJAJAGAN/ TAHAP AWAL PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL DI KECAMATAN
TAHUN 2022

KETERSEDIAAN
NO UNIT PENGOLAH (KEPALA SEKSI) KETERANGAN
ADA TIDAK
I. PENCIPTAAN ARSIP
Surat Dinas Keluar sesuai Tata Naskah
1
Dinas (TND) (5 surat)
2 Surat Perintah sesuai TND (5 surat)

3 Nota Dinas sesuai TND (5 surat)

Surat Dinas Keluar sesuai TND yg terdapat
4
lampiran (5 surat)
Surat Dinas Keluar sesuai TND yg terdapat
5
cap paraf/cap koordinasi (5 surat)
Surat Dinas Keluar sesuai TND yg terdapat
6
penulisan Tembusan (5 surat)
Surat Dinas Keluar sesuai TND yg terdapat
7 pelimpahan wewenang penandatanganan
a.n/ u.b/ plt./ plh. (5 surat)
Surat Keluar dengan klasifikasi keamanan
8 (Sangat Rahasia/ Rahasia/ Penting/
Terbatas/ Biasa)
II. PENGGUNAAN ARSIP

1 SOP Arsip Dinamis

2 Out Indikator

3 Buku Peminjaman Arsip

4 Daftar Berkas dengan SKKAD

5 Daftar Isi Berkas dengan SKKAD

7 Berita Acara alih media arsip aktif

8 Daftar arsip aktif yang di alih media

9 Daftar arsip vital

10 Sarana Penyimpanan Arsip Vital

 KETERSEDIAAN
NO UNIT PENGOLAH (KEPALA SEKSI) KETERANGAN
ADA TIDAK
III. PENYUSUTAN ARSIP
Berita Acara Pemindahan arsip ke Unit
1
Kearsipan
2 Daftar arsip yang akan dipindahkan

IV. SUMBER DAYA MANUSIA

1 Arsiparis

2 Pengelola Arsip

a. SK Pengelola Arsip

b. Sertifikat Diklat Teknis Kearsipan

c. Sertifikat Non Diklat Teknis/Bimtek
Kearsipan
V. SARANA PRASARANA KEARSIPAN

Penyimpanan Surat Masuk dan Surat Keluar

1 pada Filling Cabinet (Filling Cabinet laci
dengan kunci pengaman)

2 Folder/map gantung dengan label

3 Guide arsip / sekat karton

a. Guide/sekat dengan Tab Primer

b. Guide/sekat dengan Tab Sekunder

c. Guide/sekat dengan Tab Tersier

4 Out Indikator

5 Indeks dan Tunjuk Silang