 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PP No.

28 Th 2012
1. PENCIPTAAN
Terdiri dari
a. Pembuatan (Surat Keluar)
b. Penerimaan (Surat Masuk)
Arsip bisa dikatakan syah apabila sudah di dokumentasi (diregistrasi)
 Intrumennya terdiri dari :
1) Tata Naskah Dinas Peranri No. 5 Th 2021
 Jenis Naskah Dinas :
a. Naskah Dinas Arahan :
- Naskah Dinas Pengaturan
 Peraturan UU
 Intruksi
 Surat Edaran
 SOP
- Naskah Dinas Penetapan/Keputusan (Ketetapan tertulis yang ditetapkan
oleh Badan/Pejabat pemerintahan)
- Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas)
b. Naskah Dinas Korespondensi
- Naskah Dinas Korespondensi Internal
 Nota Dinas (Sarana Komunikasi Internal antar pejabat)
 Memorandum
 Disposisi
 Surat Undangan Internal
- Naskah Dinas Korespondensi Internal (Surat Dinas)
c. Naskah Dinas Khusus
- Surat Perjanjian (Dalam Negeri dan Luar Negeri)
- Surat Kuasa (Pemberian Wewenang)
- Berita Acara (Pernyataan bahwa telah terjadi suatu proses pelaksanaan
kegiatan pada waktu tertentu, ditandatangani oleh para pihak dan saksi )
- Surat Keterangan (Berisi informasi mengenai, hal. Peristiwa, ayau tentang
seseorang untuk kepemtingan kedinasan)
- Surat Pengantar (yang digunakan untuk mnrgantar/menyampaikan
barang/naskah)
- Pengumuman (Pemberitahuan)
- Laporan (Pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan )
- Telaah Staf (Bentuk Uraian yang disampaikan oleh pejabat/staf yang
memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan
memberikan saran untuk jalan keluar )
 Pejabat Penanda tangan Naskah Dinas
Penggunaan wewenang mandat :
a. Atas nama :
- Penggunaan “atas nama” dapat dilakukan dalam hal pejabat yang
berwenang menandatangai Naskah Dinas melimpahkan kepada pejabat di
bawahnya
- Tanggung jawabnya berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang
b. Untuk beliau (yang diberi kuasa menguasakan lagi)
- Penggunaan “untuk beliau” pelimpahannya harus mengikuti urutan hanya
sampai dua tingkat structural di bawahnya.
- Tanggung jawabnya berada pada pejabat yang telah diberi kuasa
c. Pelaksana tugas (plt)
- Penggunaan “plt” dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan
wewenang dari pejabat yang berhalangan tetap (sudah tidak aktif)
d. Pelaksana harian
 - Penggunaan “plh” dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan
wewenang dari pejabat definitive yang berhalangan sementara (sedang
bepergian)

 Pengendalian Naskah Dinas

a. Masuk (Penerimaan, Pencatatan, Pengarahan, Penyampaian)
- Penerimaan ND Masuk dipusatkan di Unit Kearsipan dan disampaikan ke
Unit Pengolah
b. Keluar (Pencatatan, Penggandaan, Pengiriman, Penyimpanan )
- Penyimpanan ND Keluar di Unit Pengolah
 Prosedur Perubahan, Pencaburan, Pembatalan, dan Ralat Naskah Dinas
a. Perubahan
- Dirubah bagian tertentu saja
- Perubahan dinyatakan dengan lembar perubahan
b. Pencabutan
- Dinyatakan tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan
- Pencabutan dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru
c. Pembatalan
- Seluruh materi dinyatakan tidak berlaku sejak ditetapkan
- Pembatalan dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru
d. Ralat
- Diperbaiki karena salah ketik atau salah cetak sehingga tidak sesuai dengan
aslinya

2) Klasifikasi Arsip (Penomoran) Peranri No. 4 Th 2009

- Sistem pengkodean dalam mengklasifikasikan arsip dapat dibagi menjadi 3 macam,
yaitu : sistem nomor (numeric), sistem huruf (alphabetis), sistem gabungan huruf
dan angka (alphanumeric)

3) SIstem Klasifikasi Keamanan dan AKses Arsip (SKKAD) Peranri No. 17 Th. 2011
- Tujuan :
a. Melindungi fisik dan informasi arsip dinamis dari kerusakan dan kehilangan
sehingga kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, integritas,
otentisitas dan reliabilitas arsip tetap dapat terpenuhi;
b. Mengatur akses arsip dinamis yang sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak-
pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah.
- Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan
a. Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi
yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan
kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia
dan/atau keselamatan bangsa.
b. Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang apabila diketahui oleh pihak
yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan
negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum.
c. Terbatas adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang
apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan
terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.
d. Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang
apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun.
- Hak Akses
a. Arsip Berklasifikasi Sangat Rahasia, hak akses diberikan kepada pimpinan
tertinggi lembaga dan yang setingkat di bawahnya apabila sudah diberikan izin,
pengawas internal/eksternal dan penegak hukum
 b. Arsip Berklasifikasi Rahasia, hak akses diberikan kepada pimpinan tingkat tinggi
dan setingkat di bawahnya apabila sudah diberikan izin, pengawas internal/eksternal
dan penegak hukum
c. Arsip Berklasifikasi Terbatas, hak akses diberikan kepada pimpinan tingkat menengah
dan setingkat di bawahnya apabila sudah diberikan izin, pengawas internal/eksternal dan
penegak hukum
d. Arsip Berklasifikasi Biasa/Terbuka, hak akses diberikan kepada semua tingkat
pejabat dan staf yang berkepentingan.

2. PENGGUNAAN

3. PEMELIHARAAN Perka No. 09 Th 2018

Bertujuan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan Arsip;
- Ruang lingkup pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis meliputi:
a. Pemeliharaan Arsip Aktif;
Tanggung jawab pimpinan unit pengolah pada tiap Pencipta Arsip.

- Pemeliharaan Arsip Aktif menggunakan Prasarana dan sarana keArsipan terdiri dari
1. folder,
2. guide/sekat, label,
3. out indikator,
4. indeks,
5. tunjuk silang,
6. boks,
7. filing cabinet/rak Arsip.
- Dalam rangka Pemeliharaan Arsip Aktif, unit pengolah dapat membentuk Sentral Arsip
Aktif (Central File).
- Pemeliharaan Arsip Aktif Dilakukan melalui kegiatan :

a. Pemberkasan arsip aktif PP No. 28 Th 2012

Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun

secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatan sehingga menjadi satu
berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan
masalah dari suatu unit kerja

- Pemberkasan Arsip Aktif dilaksanakan berdasarkan klasifikasi Arsip

- Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dilaksanakan melalui prosedur

pemeriksaan, penentuan indeks, penentuan kode, tunjuk silang (apabila ada),
pelabelan dan penyusunan daftar Arsip Aktif

Pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif dilaksanakan melalui prosedur:

a. pemeriksaan;

Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa setiap arsip yang akan diberkaskan
autentik, utuh dan lengkap pada setiap proses kegiatan dan sudah diregistrasi
dan didistribusikan (Pernyataan selesai/file)
Pemeriksaan juga dilakukan dalam rangka mengidentifikasi dan/atau memverifikasi
arsip vital di unit pengolah.

b. penentuan indeks;

Indeks (judul berkas) ditentukan dengan cara menentukan kata tangkap (keyword)
dari arsip yang akan diberkaskan yang dapat mewakili isi informasi dari berkas/isi
berkas
Indeks dapat berupa nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah dan
kurun waktu . Penulisan indeks diikuti setelah penulisan kode klasifikasi arsip
pada folder.
c. penentuan kode; .

Penentuan Kode pemberkasan dilakukan sesuai dengan fungsi, kegiatan, dan

transaksi yang dilaksanakan oleh unit kerja sesuai dengan kode klasifikasi.

d. tunjuk silang (apabila ada);

Tunjuk silang, digunakan apabila :

a. Arsip memiliki informasi lebih dari satu pelaksanaan fungsi.

b. Arsip memiliki keterkaitan informasi dengan berkas lainnya yang berbeda

media seperti : peta, CD, Foto, Film, dan media lain;

c. Terjadi perubahan nama orang atau pegawai atau lembaga.

e. pelabelan;
Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari berkas
menggunakan kertas label yang dilekatkan pada tab folder.

Bahan dalam pemberkasan

1. Item ARsip

2. Sekat Guide

3. Folder

4. Klasifikasi (Sebagai Rujukan)

5. Format daftar arsip

Daftar Arsip Aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.

- Daftar berkas paling sedikit memuat informasi tentang:

a. unit pengolah;

b. nomor berkas;

c. kode klasifikasi;

d. uraian informasi berkas;

e. kurun waktu;

f. jumlah; dan

g. keterangan.

- Daftar isi berkas paling sedikit memuat informasi tentang:

a. nomor berkas;

b. nomor item Arsip;

c. kode klasifikasi;

d. uraian informasi Arsip;

e. tanggal;

f. jumlah; dan

g. keterangan. (

*Daftar Arsip Aktif dapat digunakan sebagai sarana bantu penemuan kembali
Arsip.

*Unit pengolah menyampaikan daftar Arsip Aktif kepada unit keArsipan pada tiap
Pencipta Arsip paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.
 b. Penyimpanan arsip aktif

* Penyimpanan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.

* Penyimpanan Arsip aktif di filling kabinet

b. Pemeliharaan Arsip Inaktif;

- Penyimpanan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.
- Pemeliharaan Arsip Inaktif dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan
Arsip Inaktif.
- Penataan ( Managemen Arsip Inaktif)
Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan prinsip asal-usul
(principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order).
Prosesnya
Penataan Arsip Inaktif dilaksanakan melalui kegiatan:
1. pengaturan fisik Arsip; dilakukan dengan cara :
a. penataan arsip dalam boks; ((aturan asli) dan asal usul)
b. penomoran boks dan pelabelan; dan
c. pengaturan penempatan boks pada tempat penyimpana
b. pengolahan informasi Arsip; dan
c. penyusunan daftar Arsip Inaktif.
Jika Arsip menumpuk di Gudang
1. Survey : Pemetaan dan Kalkulasi
5 hal yang wajib dalam survey
1) Volume , berpengaruh terhadap :
- jumlah pelaksana yang akan bekerja
- jumlah peralatan
- penentu nilai pekerjaan
(Jika arsipnya di menumpuk di Gudang) Volume dalam kearsipan
dihitung dalam satuan meter linier (ml)
(m3 = p x l x t) lalu dikonversi ke ml (1m3 = 12 ml)
2) Unit Pencipta Arsip
Arsipnya berasal dari beberapa unit pengolah di gudangnya bercampur
3) Mengetahui Duplikasi
- Aslinya di mana
- Arsipnya fotocopy atau asli
4) media simpan arsip
5) Kompleksitas/Tk Kesulitan
2. Pemilahan
Prinsip pemilhan
1. Prinsip Asal Usul/principle of provenance
2. Prinsip Aturan Asli/principle of original order
Yang kita pilah itu apa?
- Memilah antara arsip dan non arsip
- Memilah antara duplikasinya
- Memilah arsip sesuai dengan penciptanya
- Memilah berdasarkan periodenya (Per bln/thn)
- Memilah berdasarkan jenis berkas
3. Deskripsi (Memberikan identitas pada arsip)
Bagaimana cara emndeskripsi arsip yang baik?
a. Dengan kalimat yang dapat mewakili keseluruhan isi informasi (5w +1h)
b. Jangan menggunakan singkatan
c. Level deskripsisnya level berkas jangan level items (level items untuk fase aktif)
d. Metadata/elemen data minimum
 a. Pencipta arsip
b. Kode klasifikasi
c. Uraian informasi arsip
d. Kurun waktu
e. Jumlah arsip
f. Keterangan
6) Manuver (menggabungkan informasi yang saling berhubungan)
1. Manuver Data
2. Manuver fisik
Pemberkasan arsip dapat dilakukan berdasarkan
a. Series : pengelompokan yang memiliki jenis yang sama
b. Rubriek : Pengelompokan berdasarkan permasalahan yang sama
c. Dosier : Pengelompkan berdasarkan kesamaan urusan/kegiatan

- Daftar Arsip Inaktif

. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif pada Unit kearsipan
a. Unit Kearsipan membuat daftar arsip inaktif berdasarkan daftar arsip yang
dipindahkan dari unit pengolah.
b. Unit kearsipan mengolah daftar arsip inaktif dengan menambahkan informasi
nomor definitif folder dan boks yang diurutkan sesuai dengan database daftar
arsip inaktif masing-masing provenance pencipta arsip.
c. Pembaharuan Daftar Arsip Inaktif dilakukan setiap terjadi pemindahan,
pemusnahan, dan penyerahan arsip paling sedikit satu tahun sekali.
d. Penyusunan daftar arsip inaktif memuat informasi tentang:
a.pencipta arsip;
b.unit pengolah;
c. nomor arsip;
d.kode klasifikasi;
e. uraian informasi arsip/berkas;
f. kurun waktu;
g. jumlah; dan
h.tingkat perkembangan
i. keterangan (media arsip, kondisi, dll)
j. nomor definitif folder dan boks k.lokasi simpan (ruangan dan nomor rak)
l. jangka simpan dan nasib akhir
m. kategori arsip.

- Penyimpanan (Gunakan Kode)

Dalam melaksanakan pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 13, Unit keArsipan harus menyediakan ruang atau gedung sentral Arsip
Inaktif (record center)
Penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan terhadap Arsip yang sudah didaftar dalam
daftar Arsip Inaktif.
Penyimpanan Arsip Inaktif dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan
informasi Arsip selama jangka waktu penyimpanan Arsip berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip
Penyimpanan arsip inaktif dilakukan berdasarkan daftar arsip inaktif
Penyimpanan arsip inaktif dilaksanakan dengan melakukan penataan boks arsip
pada rak secara berurut berdasarkan nomor boks dan disusun berderet ke
samping (vertikal) yang dimulai dari rak paling atas dan diatur dari posisi kiri
menuju ke kanan.

d. Alih Media Arsip

 Alih Media Arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan
kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan
perundangundangan.

- Kebijakan Alih Media Arsip meliputi metode (pengkopian, konversi, migrasi),

- Pada tiap Pencipta Arsip, Alih Media dapat dilaksanakan oleh unit pengolah dan
unit keArsipan.
- Alih Media Arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi Arsip dan nilai
informasi
antara lain:
a. Arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik; atau
b. Arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan
versi baru; atau
c. informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara
sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi
Unit keArsipan pada tiap Pencipta Arsip dalam melaksanakan Alih Media harus
membuat berita acara yang disertai dengan daftar Arsip yang
dialihmediakan.
Alih Media Arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan Pencipta Arsip
dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait
dengan Arsip hasil Alih Media.
Tanda tertentu yang dilekatkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat
dilakukan dengan metode antara lain:
a. digital signature (security);
b. public key/private key (akses);
c. watermark (copyright); atau
d. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi

PROGRAM ARSIP VITAL

- Arsip Vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan mekejat pada
keberadaan dan kegiatan organisasi yang di dalamnya mengandung informasi
mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta asset (kekayaan)instansi.
Apabila dokumen/arsip vital hilang tidak dapat diganti dan
mengganggu/menghambat keberadaan dan pelaksanaakn kegiatan instansi
- arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila
rusak atau hilang.
Kriteria penentuan arsip vital :
- Prasarat bagi kepentingan instansi, karena tidak dapat digantikan dari aspek
administrasi maupun legalitasnya
- Sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi
- Sebagai bukti kepemilikan kekayaan (asset) instansi
- Berkaitan dengan kebijakan strategi instansi

IDENTIFIKASI YANG TERMASUK ARSIP VITAL

1. Analisis Organisasi
1. Memahami struktur, tugas pokok dan fungsi organisasi
2. Mengidentifikasi fungsi-fungsi substansi (kebijakan strategis) dan fungsi fasilitas
(Asset)
3. Mengidentifikasi unit-unit unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi yang
menghasilkan arsip
4. Mengidentifikasi substansi informasi arsip yang tercipta pada unit kerja potensial
5. Membuat daftar yang berisi arsip vital
- Dalam hal pelindungan dan pengamanan, pemulihan arsip vital dilaksanakan
oleh masing-masing pengelola arsip vital yang berada di central file
Sarana dan Prasarana yang dipergunakan dalam melaksanakan program arsip vital terdiri atas:

1. Ruang Penyimpanan Ruang penyimpanan arsip vital di setiap eselon II dan eselon III tertentu di
Lingkungan menyatu dengan ruang central file.

2. Filing Cabinet Filing Cabinet adalah sarana untuk penyimpanan berkas arsip vital, memiliki
karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 jam kebakaran),
kedap air dan dapat dikunci.

3. Horizontal Cabinet Horizontal Cabinet adalah yang digunakan untuk menyimpan arsip vital
berbentuk peta atau rancang bangun, memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya
tahan sekurang-kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan dapat dikunci.

4. Mini Roll O Pack Mini Roll O Pack adalah sarana untuk menyimpan berkas perorangan, memiliki
karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat) jam
kebakaran), kedap air dan dapat dikunci.

5. Pocket File Pocket File Adalah sarana untuk menyimpan arsip vital yang bermediakan kertas,
terbuat dari karton manila dengan bentuk seperti map menyerupai amplop besar.

6. Untuk arsip vital non kertas penyimpanannya menggunakan tempat penyimpanan yang bebas
medan magnet terutama untuk jenis arsip elektronik atau magnetik serta memiliki pengatur suhu
yang sesuai untuk jenis media arsip. ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA - 11 –

7. Kertas Label a. Adalah kertas stiker yang digunakan untuk menuliskan indeks atau judul berkas
arsip vital untuk dilekatkan pada Pocket file; dan b. Label sebaiknya mempergunakan kertas yang
berkualitas baik dan berwarna terang sehingga tidak mudah rusak, dan mudah dibaca.

8. Daftar Arsip Vital Daftar arsip vital yang dibuat harus seragam demi tertibnya pengelolaan arsip di
Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, dengan format sebagaimana berikut ini:

9. Out Indikator Out Indikator adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya arsip yang keluar
dari tatanan penyimpanan filing cabinet dalam bentuk formulir.

10. Indeks Penentuan indeks atau kata tangkap dapat berupa : subyek, nama tempat/lokasi atau
identitas lainnya. 11. Tunjuk Silang Digunakan apabila: a. Terjadi perubahan nama orang atau
pegawai; b. Berkas arsip vital memiliki lampiran tetapi berbeda media sehingga penyimpanannya
berbeda; dan c. Memiliki keterkaitan dengan berkas lain.

Kegiatan pengelolaan arsip vital dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:

1. Identifikasi Identifikasi dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis arsip vital yang ada di
unit kerja masing-masing, berdasarkan daftar Arsip Vital ANRI.

2. Penataan Arsip Vital Penataan arsip vital dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut:

a. Pemeriksaan Melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas arsip vital yang akan ditata, berkas arsip
yang lengkap harus menggambarkan proses kegiatan dari awal sampai akhir dan kondisi fisik berkas.

b. Menentukan Indeks berkas Tentukan kata tangkap, berupa nomor, nama lokasi, masalah atau
subyek. Contoh Indeks: Sertifikat Tanah Gedung Gajah Mada

c. Menggunakan tunjuk silang apabila ada berkas yang memiliki keterkaitan dengan berkas yang
memiliki jenis media yang berbeda. Contoh: Rancang Bangun Gedung Arsip Nasional Republik
Indonesia dengan Berkas perencanaan pembangunan gedung Arsip Nasional Republik Indonesia.

d. Pelabelan Memberikan label pada sarana penyimpan arsip:

1) Arsip yang disimpan pada Pocket File, Label di cantumkan pada Bagian depan Pocket File.

2) Arsip peta/rancang bangun. ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

3) Arsip yang menggunakan media magnetic label dicantumkan pada

: a) Untuk arsip foto, negative foto ditempel pada lajur atas plastik transparan, positive foto ditempel
pada bagian belakang foto dan amplop atau pembungkus;
b) Untuk slide ditempelkan pada frame;

c) Video dan film ditempelkan pada bagian luar dan lapisan transparan (seperti negative foto) dan
pada wadahnya; dan

d) Untuk kaset/cd ditempelkan pada kaset/cd nya dan wadahnya.

e. Penempatan Arsip Kegiatan penempatan arsip pada sarana penyimpanan sesuai dengan jenis
media arsip. 3. 3. Menyusun daftar arsip vital

Pelindungan dan Pengamanan Arsip Vital

1. Metode pelindungan arsip vital yang dapat dilakukan meliputi:

a. Duplikasi Duplikasi arsip vital ANRI dilakukan dengan metode digitalisasi khususnya terhadap arsip
aset dan produk hukum. Untuk arsip vital selain arsip aset dan produk hukum, metode duplikasi yang
dilakukan dengan menciptakan salinan atau digitalisasi. Penentuan kriteria arsip vital yang perlu
dilakukan digitalisasi ditentukan oleh unit kearsipan.

b. Pemencaran Pemencaran arsip vital ANRI dilakukan dengan menyimpan arsip hasil duplikasi ke unit
kearsipan, sedangkan arsip vital yang asli disimpan di unit kerja pencipta arsip vital tersebut.

c. Dengan Peralatan Khusus (Vaulting) Pelindungan bagi arsip vital dari musibah atau bencana
dilakukan dengan menggunakan peralatan penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing cabinet,
tahan api. Pemilihan peralatan simpan tergantung pada jenis, media dan ukuran. Namun demikian
secara umum peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin
memiliki daya tahan sekurangkurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan bebas medan
magnet untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik

2. Pengamanan Fisik Arsip Vital Pengamanan fisik arsip vital dilaksanakan dengan maksud untuk
melindungi arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak arsip. Contoh pengamanan fisik arsip
vital adalah:

a. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses, pengaturan
ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya
pencurian, sabotase, penyadapan, dan lain-lain;

b. Menempatkan arsip vital pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir;

c. Struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan dan badai; dan

d. Penggunaan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat pemadam
kebakaran dan lain-lain.

4. Pengamanan Informasi Arsip Dalam rangka Pengamanan Informasi dan layanan penggunaan Arsip
Vital, pengolah arsip vital harus melakukan pengaturan sebagai berikut:

a. Menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak;

b. Memberi kode rahasia pada arsip vital; dan

c. Membuat spesifikasi orang-orang yang memiliki hak akses.