PENCIPTAAN REKOD

Pengelolaan Dokumen

Pengelolaan dokumen adalah penanganan dan kontrol secara sistematis terhadap

surat masuk dan ke luar serta dokumen yang dibuat internal dari pembuatan
dan penerimaannya melalui sisa siklus hidupnya.
penanganan surat:
1. Menerima dan membuka surat masuk.
2. Menyortir surat yang memerlukan penanganan khusus.
3. Meregistrasi (mencatat) surat masuk.
4. Mencatat barang-barang berharga yang terlampir seperti cek dan sertifikat.
5. Menghubungkan surat masuk dengan berkas yang relevan.
6. Mendistribusikan surat masuk untuk informasi dan balasan.
7. Menyiapkan jawaban (biasanya tanggung jawab petugas pelaksana).
8. Meregistrasi (mencatat) surat ke luar.
9. Mengirimkan surat ke luar.
10. Memberkaskan surat masuk (asli) dan ke luar (pertinggal) dan dokumen-
dokumen terkait lain.
 Registrasi Surat Masuk

Item yang diregistrasi:

a. nomor seri yang diberikan pada surat;
b. tanggal surat;
c. tanggal penerimaan;
d. klasifikasi keamanan;
e. nama dan lembaga atau organisasi pengirim;
f. nomor surat;
g. subjek surat (perihal);
h. jumlah dan sifat setiap lampiran.
 Registrasi surat ke luar
1. nomor seri yang diberikan untuk surat;
2. referensi silang untuk surat masuk, jika register surat ke luar terpisah
yang digunakan, dalam hal ini referensi silang untuk surat masuk
akan dimasukkan ke dalam register surat masuk;
3. tanggal surat;
4. tanggal pengiriman
5. klasifikasi keamanan;
6. nama dan lembaga atau organisasi penerima;
7. referensi berkas utama;
8. referensi berkas lain yang salinannya ditempatkan;
9. subjek surat (perihal);
10. jumlah dan sifat setiap lampiran;
11. cara pengiriman.
 Tata Naskah Dinas
• naskah dinas merupakan salah satu instrumen dalam pengelolaan
arsip, sebagaimana diamanatkan pada Pasal 40 ayat (4) Undang-
Undang Nomor43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, “untuk
mendukung pengelolaan arsip yang efektif dan efisien pencipta
membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip,
serta sistem klasifikasi, dan keamanan arsip.”
• Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor
2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas mengatur
tentang aturan pembuatan dan penggunaan tata naskah dinas
sebagai alat komunikasi kedinasan di lingkungan instansi
pemerintah pusat dan daerah.
• Tata naskah dinas adalah pengaturan tentang jenis, format,
penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan media
yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
 JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

1. Naskah Dinas Arahan

a. Naskah Dinas Pengaturan
b. Naskah Dinas Penetapan (keputusan)
c. Naskah Dinas Penugasan (surat perintah/surat
tugas)

2. Naskah Dinas Korespondensi

a. Naskah Dinas Korespondensi Internal
b. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal
3. Naskah Dinas Khusus
a. Surat Perjanjian
b. Surat Kuasa
c. Berita Acara
d. Surat Keterangan
e. Surat Pengantar
f. Pengumuman
4. Laporan
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan
tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
5. Telaah Staf
Telaah staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau
staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu
persoalan dengan memberikan jalan ke luar/pemecahan yang
disarankan.
 PEMBUATAN NASKAH DINAS

1. Persyaratan Pembuatan
a. Ketelitian
b. Kejelasan
c. Logis dan Singkat
d. Pembakuan

2. Penomoran Naskah Dinas

Penomoran pada naskah dinas merupakan bagian penting
dalam proses penciptaan arsip.
Susunannya harus dapat memberikan kemudahan
penyimpanan, pengamanan, temu balik, dan penilaian arsip.
3. Penggunaan Kertas, Amplop, dan Tinta
a. Penggunaan Kertas
1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS minimal 70 gram,
antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan
dokumen pelaporan.
2) Pembuatan naskah dinas dari draf hingga net yang dibubuhi paraf tidak
boleh menggunakan kertas bekas karena naskah dinas dari draf sampai
dengan ditandatangani merupakan satu berkas arsip.
3) Naskah dinas yang bernilai guna sekunder atau permanen, harus
menggunakan kertas dengan standar kertas permanen
4) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas ukurannya disesuaikan dengan
jenis naskah