Bahan Pendamping e-learning

Materi Tata Naskah Dinas

Pendahuluan

Buku ini merupakan materi pendamping e-learning dengan bidang ajar Tata Naskah
Dinas. Bahan ajar tata naskah dinas adalah bersumber dari Peraturan Menteri Dalam
Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah di Lingkungan Pemerintah Daerah
dan Peraturan Walikota Nomor 68 Tahun 2011 tentang Tata Naskah di Lingkungan
Pemerintah Kota Surabaya.

Tata Naskah Dinas di lingkungan pemerintahan merupakan hal yang sangat penting
karena merupakan salah satu produk administrasi kedinasan yang akan dibutuhkan
sebagai pendukung dalam aktifitas di lingkup pemerintahan. Kewenangan pejabat dalam
menandatangani suatu naskah dinas menjadi hal yang utama.

Pengertian Umum

Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat
dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Kota
Surabaya.

Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan Informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis,
format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah
dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan.

Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari pejabat kepada pejabat
atau pejabat dibawahnya.

Mandat adalah pelimpahan wewenang yang diberikan oleh atasan kepada bawahan
untuk melakukan suatu tugas tertentu atas nama yang memberi mandat.

Asas Tata Naskah Dinas

1. Asas efisien dan efektif yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan
melalui penyederhanaan dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah
dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik,
benar dan lugas.
2. Asas pembakuan yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan melalui
tatacara dan bentuk yang telah dibakukan.
3. Asas akuntabilitas yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat
dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, keabsahan
dan dokumentasi.
4. Asas keterkaitan yaitu tata naskah dinas diselenggarakan dalam satu kesatuan
sistem.
5. Asas kecepatan dan ketepatan yaitu tata naskah dinas diselenggarakan tepat
waktu dan tepat sasaran.
6. Asas keamanan yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik
dan substansi.
Prinsip - Prinsip Penyelenggaraan Naskah Dinas

1. Prinsip ketelitian, diselenggarakan secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan
pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan didalam
pengetikan.
2. Prinsip kejelasan, diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik
dan materi dengan mengutamakan metode yang cepat dan tepat.
3. Prinsip singkat dan padat, diselenggarakan dengan menggunakan bahasa
Indonesia yang baik dan benar.
4. Prinsip logis dan meyakinkan, diselenggarakan secara runtut, logis dan
meyakinkan serta struktur kalimat harus lengkap dan efektif.

Penyelenggaraan Naskah Dinas

1. Pengelolaan surat masuk

Instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima melalui tahapan :
a. Diagenda dan diklasifikasikan sesuai sifat surat serta didistribusikan ke unit
pengelola;
b. Unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan arahan
pimpinan;
c. Surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha.

Alur surat menyurat diselenggarakan melalui tingkat pimpinan tertinggi hingga ke

pejabat terendah yang berwenang.

2. Pengelolaan surat keluar

Pengelolaan surat keluar diatur sebagai berikut :
a. Konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai tugas
dan kewenangannya dan diagendakan oleh masing-masing unit tata usaha
dalam rangka pengendaliannya;
b. Surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi
nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing OPD;
c. Surat keluar diarsipkan pada unit sekretariat atau tata usaha dan wajib segera
dikirim;
d. Copy surat keluar yang mempunyai tembusan disampaikan kepada yang
berhak;
e. Surat keluar yang ada parafnya dan ditandatangani oleh pimpinan instansi
diarsipkan di bagian yang membidangi tata usaha pada masing-masing
instansi.

3. Tingkat keamanan
Tingkat keamanan dilakukan dengan mencantumkan kode pada sampul naskah
dinas sebagai berikut :
a. Surat sangat rahasia disingkat SR, merupakan surat yang materi dan sifatnya
memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat hubungannya dengan rahasia
negara, keamanan dan keselamatan negara;
b. Surat rahasia disingkat R, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki
tingkat keamanan tinggi yang berdampak kepada kerugian negara, disintegrasi
bangsa;
 c. Surat konfidensial disingkat K, merupakan surat yang materi dan sifatnya
memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak kepada terhambatnya
jalannya pemerintahan dan pembangunan
d. Surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan sifatnya biasa
namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak.

Tingkat keamanan dilakukan dengan mencantumkan kode pada sampul naskah

dinas.

PEMERINTAH KOTA SURABAYA

DINAS PERTANIAN
UPTD BALAI PEMBIBITAN
Jalan Pagesangan II Nomor 56 Surabaya 60259 Telp. (031) 8282328, 8282329 Fax (031) 8280160

Nomor : …./…./…./…. Kepada

Yth. …………………………..
………………………….

B
…………………………
(kode pos)

Gambar 1.Kode Tingkat Keamanan pada Sampul Naskah Dinas

4. Kecepatan proses
Kecepatan proses adalah kecepatan proses penyampaian, yang meliputi;
a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima;
b. Segera, dengan batas waktu 2X24 jam setelah surat diterima;
c. Penting/sedang, dengan batas waktu 3x24 jam setelah surat diterima;
d. Biasa, dengan batas waktu paling lama 5 hari kerja setelah surat diterima.

5. Penggunaan kertas;
Penggunaan Kertas penyelenggaraan naskah dinas adalah sebagai berikut :
a. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 gram atau
disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat,
penggandaan dan dokumen pelaporan;
b. Pengunaan kertas HVS di atas 80 gram atau jenis lain dengan keasaman
tertentu, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai
kegunaan dalam waktu lama;
c. Penyediaan surat berlambang negara atau lambang daerah, dicetak di atas
kertas 80 gram;
d. Ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Folio/F4 (215mm
x 330mm);
e. Ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, piper dan laporan adalah A4
(210mm x 297mm);
f. Ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 setengah kuarto
(165mm x 215mm).

6. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran;

Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran adalah sebagai
berikut :
a. Jenis huruf arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan;
b. Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan;
c. Warna tinta adalah hitam.
 7. Warna dan kualitas kertas.
Kertas yang digunkan adalah warna putih dan kualitas kertas baik.

Jenis naskah dinas

1. Naskah dinas dalam bentuk produk hukum;

Naskah dinas yang dirumuskan dalam bentuk produk hukum terdiri dari :
a. Peraturan Daerah;
b. Peraturan Walikota;
c. Peraturan Bersama Walikota;

2. Naskah dinas dalam bentuk surat.

Naskah dinas yang dirumuskan dalam bentuk surat terdiri :
a. Instruksi;
b. Surat Edaran;
c. Surat Biasa;
d. Surat Keterangan;
e. Surat Perintah;
f. Surat Izin;
g. Nota Kesepakatan Bersama;
h. Surat Perjanjian;
i. Surat Perintah Tugas;
j. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
k. Surat Kuasa;
l. Surat Undangan;
m. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
n. Surat Panggilan;
o. Nota Dinas;
p. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
q. Lembar Disposisi;
r. Telaahan Staf;
s. Pengumuman;
t. Laporan;
u. Rekomendasi;
v. Surat Pengantar;
w. Telegram;
x. Lembaran Daerah;
y. Berita Daerah;
z. Berita Acara;
aa. Notulen;
bb. Daftar Hadir;
cc. Piagam;
dd. Sertifikat.

NASKAH DINAS PRODUK HUKUM

1. Peraturan Daerah;
- Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat
pengaturan ditetapkan oleh kepala daerah dengan persetujuan DPRD;
 - Ditandatangani oleh Walikota dan diundangkan Sekretaris Daerah;
- Otentikasi dilakukan oleh Kepala Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota;
- Dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas
Walikota dengan lambang negara.

2. Peraturan Walikota;
- Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat
pengaturan ditetapkan oleh Walikota;
- Ditandatangani oleh Walikota dan diundangkan Sekretaris Daerah;
- Otentikasi dilakukan oleh Kepala Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota;
- Dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas
Walikota dengan lambang negara.

3. Peraturan Bersama Walikota;

- Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat
pengaturan ditetapkan oleh dua atau lebih Kepala Daerah;
- Ditandatangani oleh Kepala Daerah dan diundangkan Sekretaris Daerah
masing-masing;
- Otentikasi dilakukan oleh Kepala Bagian Hukum Sekretariat Daerah masing-
masing;
- Dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas
Walikota dengan lambang negara.

4. Keputusan Walikota.
- Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat
penetapan konkrit, individual dan final ditetapkan oleh Walikota;
- Dituangkan dalam DIKTUM PERTAMA, KEDUA dan seterusnya;
- Dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas
Walikota dengan lambang negara;
- Ditandatangani oleh Walikota;
- Keabsahan salinan Keputusan Walikota dilakukan oleh Sekretaris Daerah Kota

NASKAH DINAS DALAM BENTUK SURAT

1. Instruksi Walikota
- Naskah dinas yang berisikan perintah dari walikota kepada bawahan untuk
melaksanakan tugas-tugas pemerintahan;
- Dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas
Walikota dengan lambang negara;
- Ditandatangani oleh Walikota;
- Susunan :
a. Judul terdiri dari :
i. Tulisan : ”INSTRUKSI WALIKOTA SURABAYA”;
ii. Tulisan : ”NOMOR…..TAHUN……”;
iii. Nama Instruksi : “TENTANG…..”.
b. Pembukaan Instruksi Walikota terdiri dari:
i. Tulisan : ”WALIKOTA SURABAYA”;
ii. Tulisan : “Dalam rangka....dengan ini menginstruksikan...”.
 c. Isi Instruksi Walikota : dirumuskan dalam Diktum “Kepada”, “Untuk”,
“Kesatu”, Kedua dst
d. Bagian akhir Instruksi Walikota :
i. Nama tempat ditetapkan;
ii. Tanggal, bulan dan tahun ditetapkan;
iii. Nama jabatan;
iv. Tandatangan pejabat;
v. Nama lengkap;
vi. Stempel jabatan;
vii. Tembusan (apabila diperlukan) diletakkan di sebelah kiri
penandatanganan.

2. Surat Edaran
- Naskah dinas yang berisikan pemberitahuan, penjelasan dan/atau petunjuk
cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak;
- Dibuat di atas kertas ukuran folio jika ditandatangani oleh Walikota
menggunakan Kop Lambang negara warna kuning emas, apabila
ditandatangani kepala SKPD menggunakan kop naskah dinas SKPD dengan
lambang daerah hitam putih;
- Susunan :
a. Judul:
i. Nama tempat dan tanggal, bulan dan tahun;
ii. Pejabat/alamat yang dituju;
iii. Nomor;
iv. Sifat;
v. Lampiran;
vi. Hal, dan
vii. Kata “SURAT EDARAN” ditempatkan di tengah lembar di atas isi
naskah dinas
b. Isi: dituangkan dalam bentuk uraian
c. Bagian akhir :
i. Nama jabatan;
ii. Tanda tangan pejabat;
iii. Nama, pangkat dan NIP bagi PNS;
iv. Stempel jabatan/instansi;
v. Tembusan (apabila diperlukan).

3. Surat Biasa
- Naskah dinas yang berisikan pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban
atau saran dan sebagainya;
- Dibuat di atas kertas ukuran folio jika ditandatangani oleh Walikota
menggunakan Kop Lambang negara warna kuning emas, apabila
ditandatangani kepala SKPD menggunakan kop naskah dinas SKPD dengan
lambang daerah hitam putih;
- Susunan :
a. Kepala Surat:
i. Nama tempat dan tanggal, bulan dan tahun ditetapkan;
ii. Pejabat/alamat yang dituju;
iii. Nomor;
iv. Sifat;
 v. Hal.
b. Isi: dituangkan dalam bentuk uraian
c. Bagian akhir :
i. Nama jabatan;
ii. Tanda tangan pejabat;
iii. Nama, pangkat dan NIP bagi PNS;
iv. Stempel jabatan/instansi;
v. Tembusan (apabila diperlukan).

4. Surat Keterangan
- Naskah dinas yang berisikan pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tanda
bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal;
- Dibuat di atas kertas ukuran folio jika ditandatangani oleh Walikota
menggunakan Kop Lambang negara warna kuning emas, apabila
ditandatangani kepala SKPD menggunakan kop naskah dinas SKPD dengan
lambang daerah hitam putih;
- Susunan :
a. Judul terdiri dari :
i. Kata “SURAT KETERANGAN” ditempatkan dibagian tengah lebar
naskah;
ii. Nomor surat.
b. Isi surat keterangan terdiri dari :
i. Nama dan jabatan yang menerangkan;
ii. Nama/NIP, pangkat/golongan, umur, kebangsaan, pekerjaan, alamat
dan identitas yang diperlukan dari pihak yang diterangkan;
iii. Maksud keterangan.
c. Bagian akhir surat keterangan terdiri atas :
i. Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ditetapkan;
ii. Tanda tangan pejabat;
iii. Nama jabatan;
iv. Nama lengkap pejabat;
v. Pangkat dan NIP bagi PNS;
vi. Stempel jabatan/instansi;
vii. Tembusan (apabila diperlukan).

5. Surat Perintah
- Naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah
untuk melaksanakan pekerjaan tertentu;
- Dibuat di atas kertas ukuran folio jika ditandatangani oleh Walikota
menggunakan Kop Lambang negara warna kuning emas, apabila
ditandatangani kepala SKPD menggunakan kop naskah dinas SKPD dengan
lambang daerah hitam putih;
- Susunan :
a. Judul terdiri dari :
i. Tulisan “SURAT PERINTAH” ditempatkan di bagian tengah lembar isi
naskah dinas;
ii. Nomor, tanggal dan tahun;
iii. Dasar .
b. Isi surat perintah terdiri dari :
i. Nama pejabat dan jabatan yang memberi perintah;
 ii. Tulisan “Memerintahkan” diletakkan di tengah;
iii. Nama pejabat yang diberi perintah, jenis perintah khusus yang harus
dilaksanakan dan waktu pelaksanaan
c. Bagian akhir surat perintah terdiri dari :
i. Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun;
ii. Nama jabatan;
iii. Tanda tangan pejabat;
iv. Nama lengkap pejabat berikut pangkat dan NIP bagi PNS;
v. Stempel jabatan/instansi;
vi. Tembusan (apabila diperlukan).

6. Surat Izin
- Naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang;
- Dibuat di atas kertas ukuran folio jika ditandatangani oleh Walikota
menggunakan Kop Lambang negara warna kuning emas, apabila
ditandatangani kepala SKPD menggunakan kop naskah dinas SKPD dengan
lambang daerah hitam putih;
- Susunan :
a. Judul terdiri dari:
i. Tulisan “SURAT IZIN WALIKOTA SURABAYA ”,atau “SURAT IZIN
KEPALA SKPD”, yang ditempatkan di tengah lembar atas naskah dinas;
ii. Tulisan “NOMOR” dan tahun;
iii. Tulisan “TENTANG”.
b. Isi surat izin terdiri dari:
i. Dasar;
ii. Nama;
iii. Alamat;
iv. Untuk.
c. Bagian akhir surat izin terdiri dari :
i. Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun;
ii. Nama jabatan;
iii. Tanda tangan;
iv. Nama lengkap pejabat;.
v. Pangkat dan NIP bagi PNS;
vi. Stempel jabatan/instansi;
vii. Tembusan (apabila diperlukan).

7. Surat Perjanjian
- Naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama antara dua belah pihak atau
lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah
disepakati bersama.
- Lingkup Perjanjian antara lain mencakup :
a. Perjanjian kerjasama antara Pemerintah Kota Surabaya dengan
PemerintahDaerah lain atau Pemerintah;
b. Perjanjian kerjasama Pemerintah Kota Surabaya dengan dunia usaha;
c. Perjanjian Pemerintah Kota Surabaya dengan Masyarakat;
d. Perjanjian perikatan lainnya
- Kerjasama antar Pemerintah di dalam negeri menggunakan lambang negara.
- Susunan
 a. Judul terdiri dari :
i. Tulisan “SURAT PERJANJIAN” yang ditempatkan ditengah lembar atas
naskah dinas;
ii. NOMOR dan TAHUN;
iii. Tulisan “TENTANG”;
iv. Judul Surat Perjanjian.
b. Isi Surat Perjanjian dituangkan/dirumuskan dalam bentuk uraian, terdiri dari
:
i. Hari, tanggal, bulan, dan tahun serta tempat pembuatan;
ii. nama, pangkat, NIP (bagi PNS), pekerjaan dan alamat pihak-pihak yang
terlibat dalam perjanjian;
iii. Permasalahan-permasalahan yang diperjanjikan, dirumuskan dalam
bentuk uraian atau dibagi dalam pasal-pasal dan dikemukakan yang
menyangkut hak dan kewajiban dari masing-masing pihak serta tidak
bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
iv. Sanksi hukum;
v. Penyelesaian perselisihan.
c. Bagian Akhir Surat Perjanjian terdiri dari :
i. Tulisan “Pihak ke …..”;
ii. Nama jabatan pihak-pihak yang membuat perjanjian;
iii. Tanda tangan pihak-pihak yang membuat perjanjian;
iv. Nama lengkap pihak-pihak penandatangan di atas meterai;
v. Pangkat dan NIP bagi PNS;
vi. Stempel jabatan/instansi.

8. Surat Perintah Tugas

- Naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah
untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
- Dibuat di atas kertas ukuran folio jika ditandatangani oleh Walikota
menggunakan Kop Lambang negara warna kuning emas, apabila
ditandatangani kepala SKPD menggunakan kop naskah dinas SKPD dengan
lambang daerah hitam putih.
- Susunan :
a. Judul terdiri dari:
i. Tulisan “SURAT PERINTAH TUGAS”;
ii. Nomor surat.
b. Isi surat perintah tugas terdiri dari:
i. Memuat dasar dan pertimbangan penugasan;
ii. Tulisan “MENUGASKAN” diletakkan di tengah;
iii. Tulisan “Kepada” diletakkan di bawah tulisan MENUGASKAN pada
sebelah kiri;
iv. Nama, pangkat/golongan, NIP dan jabatan, yang diberi tugas;
v. Tulisan “Untuk” diletakkan di bawah nama dan jabatan pada sebelah
kiri;
vi. Jenis tugas yang harus dilaksanakan dan waktu pelaksanaan tugas.
c. Bagian akhir surat perintah tugas terdiri dari :
i. Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun;
ii. Nama jabatan;
iii. Tanda tangan pejabat yang memberi tugas;
iv. Nama lengkap pejabat;
 v. Pangkat dan NIP bagi PNS;
vi. Stempel jabatan/instansi;
vii. Tembusan (apabila diperlukan).

9. Surat Perintah Perjalanan Dinas

- Naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat
tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas;
- Dibuat di atas kertas ukuran folio jika ditandatangani oleh Walikota
menggunakan Kop Lambang negara warna kuning emas, apabila
ditandatangani Sekretaris Daerah menggunakan kop naskah dinas Sekretaris
Daerah dengan lambang daerah hitam putih, dan apabila ditandatangani
Kepala SKPD selaku Penanggung Jawab Anggaran atau atas wewenang
jabatannya di buat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop
naskah dinas SKPD yang bersangkutan dan menggunakan lambang daerah
berwarna hitam;
- Susunan :
a. Judul terdiri dari :
i. Tulisan “SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS” ditempatkan di
tengah lembar isi naskah dinas;
ii. Tulisan “NOMOR” ditempatkan di bawah tulisan “SPPD”.
b. Isi surat perintah perjalanan dinas terdiri dari :
i. Nama jabatan yang memberikan perintah;
ii. Nama dan NIP Pejabat/Pegawai yang diberi perintah.;
iii. Jabatan/pangkat dan golongan pegawai yang diberi perintah;
iv. Nama tempat perjalanan dinas dilakukan;
v. Lama perjalanan dinas;
vi. Maksud perjalanan dinas;
vii. Perhitungan biaya perjalanan dinas.
c. Bagian akhir surat perintah perjalanan dinas terdiri dari :
i. Keterangan mengetahui kedatangan dan kepergian yang diberi perintah
perjalanan dinas dari pejabat yang didatangi;
ii. Nama tempat dan tanggal, bulan serta tahun;
iii. Nama jabatan pemberi perintah;
iv. Tanda tangan pejabat serta nama lengkap, pangkat dan NIP (bila
Pegawai Negeri Sipil) pemberi perintah;
v. Stempel jabatan/instansi.

10. Surat Kuasa

- Naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan berisi pemberian
wewenang dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu
dalam rangka kedinasan;
- Dibuat di atas kertas ukuran folio jika ditandatangani oleh Walikota
menggunakan Kop Lambang negara warna kuning emas, apabila
ditandatangani kepala SKPD atas wewenang jabatannya menggunakan kop
naskah dinas SKPD dengan lambang daerah hitam putih;
- Susunan :
a. Judul terdiri dari:
i. Tulisan “SURAT KUASA” ditempatkan di tengah lembar naskah dinas.
ii. Tulisan “NOMOR” surat kuasa ditempatkan di bawah tulisan “Surat
Kuasa”
 b. Isi surat kuasa terdiri dari :
i. Nama pejabat, pangkat, NIP bagi PNS dan jabatan yang memberi
kuasa.
ii. Tulisan “MEMBERI KUASA”;
iii. Tulisan “KEPADA”;
iv. Nama pejabat yang diberi kuasa;
v. Nama jabatan yang diberi kuasa, pangkat dan NIP bagi PNS ;
vi. Tulisan “UNTUK”;
c. Bagian akhir surat kuasa terdiri dari :
i. Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan;
ii. Nama jabatan memberi kuasa;
iii. Tanda tangan pejabat memberi kuasa;
iv. Nama lengkap, pangkat dan NIP bagi PNS;
v. Stempel jabatan/instansi;
vi. Nama jabatan yang diberi kuasa;
vii. Tanda tangan pejabat yang diberi kuasa;
viii. Nama lengkap, pangkat dan NIP yang diberi kuasa.

11. Surat Undangan

- Naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi undangan kepada
pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu
acara kedinasan;
- Dibuat di atas kertas ukuran folio jika ditandatangani oleh Walikota
menggunakan Kop Lambang negara warna kuning emas, apabila
ditandatangani kepala SKPD menggunakan kop naskah dinas SKPD dengan
lambang daerah hitam putih;
- Susunan :
a. Judul terdiri dari :
i. Nama tempat dan tanggal, bulan serta tahun ditempatkan di kanan atas;
ii. Alamat yang ditujukan;
iii. Nomor, Sifat, Lampiran dan Hal diketik ke bawah.
b. Isi surat undangan terdiri dari :
i. Maksud dan tujuan;
ii. Hari, tanggal dan pukul penyelenggaraan;
iii. Tempat diselenggarakan;
iv. Acara;
v. Pimpinan acara/rapat;
vi. Tulisan penutup.
c. Bagian akhir surat undangan terdiri dari :
i. Nama jabatan;
ii. Tanda tangan pejabat;
iii. Nama lengkap pejabat, pangkat dan NIP bagi PNS;
iv. Stempel jabatan/instansi;
v. Tembusan (apabila perlu);
vi. Catatan yang dianggap perlu.

12. Nota Dinas

- Naskah dinas yang bersifat internal berisi komunikasi kedinasan antar pejabat
atau dari atasan kepada bawahan dan dari bawahan kepada atasan;
 - Dibuat di atas kertas ukuran folio jika ditandatangani oleh Walikota
menggunakan Kop Lambang negara warna kuning emas, apabila
ditandatangani kepala SKPD menggunakan kop naskah dinas SKPD dengan
lambang daerah hitam putih;
- Susunan :
a. Judul terdiri dari :
i. Tulisan “NOTA DINAS” dengan garis bawah;
ii. Pejabat yang dituju;
iii. Pejabat yang mengirim;
iv. Tanggal, Nomor, Sifat, Lampiran dan Hal.
b. Isi dirumuskan dalam bentuk uraian.
c. Bagian akhir nota dinas terdiri dari :
i. Nama jabatan;
ii. Tanda tangan;
iii. Nama lengkap, pangkat dan NIP;
iv. Tembusan (apabila diperlukan).

13. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas (NPKND)

- Naskah dinas untuk menyampaikan konsep naskah dinas kepada atasan;
- Dibuat di atas kertas ukuran folio di lingkungan Sekretaris Daerah
ditandatangani oleh: Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris Daerah dan Kepala
Bagian; di luar Sekretariat Daerah : Sekretaris, Kepala Bagian Tata Usaha atau
kepala / pimpinan yang menangani ketatausahaan / kesekretariatan;
- Susunan :
a. Judul terdiri dari :
i. Nama tempat dan tanggal;
ii. Pejabat /alamat yang dituju;
iii. Tulisan “NOTA PENGAJUAN KONSEP NASKAH DINAS”.
b. Isi nota pengajuan konsep naskah dinas terdiri dari :
i. Jenis naskah yang diajukan;
ii. Nama tujuan naskah dinas disampaikan;
iii. Pejabat/instansi yang mengirimkan naskah dinas;
iv. Tentang isi naskah dinas;
v. Catatan yang diperlukan;
vi. Lampiran;
vii. Permohonan mendapatkan tanda tangan/pengesahan/persetujuan.
c. Bagian akhir nota pengajuan konsep naskah dinas terdiri dari :
i. Nama jabatan;
ii. Tanda tangan pejabat;
iii. Nama pejabat berikut pangkat dan NIP;
iv. Tulisan “Disposisi Pimpinan” .

14. Telaahan Staf

- Naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara lain berisi analisis
pertimbangan, pendapat dan saran-saran secara sistematis;
- Dibuat di atas kertas ukuran folio ditandatangani Sekretaris Daerah atau
Kepala SKPD atas nama wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran
folio, dengan menggunakan kop naskah dinas SKPD yang bersangkutan dan
tidak distempel.
- Susunan :
 a. Judul terdiri dari :
i. Tulisan “TELAAHAN STAF” diletakkan ditengah lembar naskah;
ii. Pejabat/alamat yang dituju;
iii. Pejabat yang mengirim;dan
iv. Tanggal, Nomor, Sifat, Lampiran dan Hal.
b. Isi telaahan staf terdiri dari :
i. Pokok persoalan;
ii. Pra Anggapan;
iii. Fakta dan data (bila ada);
iv. Pembahasan/analisis;
v. Kesimpulan; dan
vi. Saran tindak.
c. Bagian akhir telaahan staf terdiri dari :
i. Nama jabatan;
ii. Tanda tangan pejabat;
iii. Nama Lengkap pejabat berikut pangkat dan NIP;
iv. Tembusan (apabila diperlukan).

15. Laporan
- Naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang berisi informasi dan
pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan;
- Dibuat di atas kertas ukuran kwarto jika ditandatangani Walikota menggunakan
kop Walikota dengan lambang negara warna kuning emas jika ditandatangani
oleh Kepala SKPD menggunakan kop SKPD dengan lambang daerah hitam
putih
- Susunan :
a. Judul terdiri dari :
i. Tulisan “LAPORAN”;
ii. Judul laporan ditulis dengan huruf kapital.
b. Isi laporan terdiri dari :
i. Pendahuluan: − Umum/latar belakang; − Landasan Hukum; − Maksud
dan tujuan.
ii. Isi: − Kegiatan yang dilaksanakan dan dicapai.
iii. Penutup − Kesimpulan dan saran
c. Bagian akhir :
i. Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun;
ii. Nama jabatan pembuat laporan;
iii. Tanda tangan pejabat;
iv. Nama lengkap, pangkat dan NIP bagi PNS;
v. Stempel jabatan/instansi.
- Penyampaian Laporan:
a. Laporan yang disampaikan di lingkungan Sekretariat Daerah atau internal
SKPD disertai nota dinas (sebagai pengantar);
b. Laporan yang disampaikan ke luar dari SKPD disertai Surat Biasa (sebagai
pengantar).
16. Berita Acara
- Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi keterangan atas sesuatu hal
yang ditandatangani oleh para pihak.
- Susunan :
a. Judul, terdiri dari :
 i. Tulisan “BERITA ACARA” ditempatkan di tengah lembar naskah;
ii. Nomor;
iii. Tulisan “TENTANG”;
iv. Judul Berita Acara.
b. Isi Berita Acara dirumuskan dalam bentuk uraian yang di dalamnya
dicantumkan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun kejadian, disamping
permasalahan pokoknya.
c. Bagian Akhir Berita Acara terdiri dari :
i. Nama tempat dan tanggal;
ii. Tulisan pihak yang terlibat dalam berita acara;
iii. Nama jabatan yang terlibat, pangkat, NIP bagi PNS;
iv. Tanda tangan pihak yang terlibat;
v. Nama lengkap pihak yang terlibat, pangkat, NIP bagi PNS;
vi. Stempel jabatan/instansi;
vii. Pejabat yang menyaksikan;dan
viii. Tanda tangan yang menyaksikan.

17. Piagam
- Naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi penghargaan atas prestasi
yang telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan;
- Piagam yang ditandatangani oleh Walikota Surabaya/Wakil Walikota
Surabaya, dengan menggunakan kop naskah dinas jabatan Walikota dan
lambang negara berwarna kuning emas; sedangkan Piagam yang
ditandatangani Kepala SKPD, dengan menggunakan kop dinas SKPD yang
bersangkutan dan lambang daerah berwarna hitam
- Susunan :
a. Judul terdiri dari :
i. Tulisan “PIAGAM”;
ii. Nomor.
b. Isi piagam terdiri dari :
i. Pejabat yang memberikan penghargaan;
ii. Nama, tempat/tanggal lahir, NIP, jabatan dan instansi penerima
penghargaan;
iii. Uraian kegiatan yang telah diikuti termasuk waktu kegiatan dan tempat
atau prestasi keteladanan yang telah dicapai atau diwujudkan.
c. Bagian akhir piagam terdiri dari :
i. Nama tempat dan tanggal;
ii. Nama jabatan dan instansi;
iii. Tanda tangan;
iv. Nama, pangkat, NIP bagi PNS.

18. Sertifikat
- Naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan
tertentu;
- Sertifikat yang ditandatangani oleh Walikota Surabaya/Wakil Walikota
Surabaya, dengan menggunakan kop naskah dinas jabatan walikota dan
lambang negara berwarna kuning emas; sedangkan Sertifikat yang
ditandatangani Kepala SKPD dengan menggunakan kop dinas SKPD yang
bersangkutan dan lambang daerah berwarna hitam
- Susunan :
 a. Judul terdiri dari : Tulisan “SERTIFIKAT” ditempatkan ditengah naskah
dinas.
b. Isi sertifikat terdiri dari :
i. Tulisan “Diberikan kepada” ditempatkan di tengah naskah dinas;
ii. Nama, NIP dan instansi;
iii. Kegiatan yang telah diikuti termasuk waktu kegiatan, dan tempat.
c. Bagian akhir sertifikat terdiri dari :
i. Nama tempat dan tanggal;
ii. Nama jabatan dan instansi;
iii. Tanda tangan;
iv. Nama, pangkat, NIP bagi PNS.

Penggunaan Kewenangan

1. Atas nama
Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam
hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat di bawahnya.

2. Untuk beliau
- Untuk beliau yang disingkat u.b. merupakan jenis pelimpahan wewenang
dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat
dibawahnya.
- u.b. hanya diberlakukan pada Kepala Bagian di Sekretariat Daerah.
- Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang
dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus bertanggungjawab
kepada pejabat yang melimpahkan wewenang.

3. Pelaksana tugas
- Pelaksanaan tugas yang disingkat Plt. merupakan pejabat sementara pada
jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan
naskah dinas, karena pejabat definitif belum dilantik.
- Plt. diangkat dengan keputusan walikota dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun
dan dapat diperpanjang.
- Plt. bertanggungjawab atas naskah dinas yang dilakukannya.

4. Pelaksana tugas harian

- Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh. merupakan pejabat sementara
pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang
penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif berhalangan
sementara.
- Plh. diangkat dengan keputusan walikota untuk masa tugas paling lama 3 (tiga)
bulan dan dapat diperpanjang.
- Plh. mempertanggungjawabkan pelaksanaan atas naskah dinas yang
dilakukannya kepada pejabat definitif.

5. Penjabat.
- Penjabat yang disingkat Pj. merupakan pejabat sementara untuk jabatan
walikota.
 - Penjabat melaksanakan tugas pemerintahan pada Pemerintah Kota
Surabaya sampai dengan pelantikan walikota definitif.

Paraf

- Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf.

- Naskah dinas dalam bentuk produk hukum sebelum ditandatangani terlebih dahulu
diparaf pada setiap lembar.
- Naskah dinas dalam bentuk surat edaran, nota kesepakatan bersama, surat
perjanjian dan telaahan staf sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf pada
setiap lembar.
- Naskah dinas dalam bentuk produk hukum dan surat yang terdapat paraf sebagai
pertinggal/arsip.
- Paraf dilakukan oleh pejabat terkait secara hierarki dan/atau koordinasi.
- Paraf merupakan tanda tangan singkat sebagai bentuk kontrol terhadap materi,
substansi, redaksi dan pengetikan naskah dinas.
- Paraf hierarki merupakan paraf yang dilakukan oleh pejabat struktural secara vertikal.
- Paraf koordinasi merupakan paraf yang dilakukan oleh pejabat struktural secara
horizontal.
- Dalam hal pejabat struktural tidak dapat membubuhkan paraf hierarki atau paraf
koordinasi karena sedang melaksanakan tugas kedinasan ke luar daerah atau sebab
lain yang dapat dipertanggungjawabkan, maka paraf dapat dilakukan oleh pejabat
struktural 1 (satu) tingkat di bawah pejabat dimaksud yang membidangi urusan sesuai
dengan substansi naskah dinas dimaksud.

1. Pembubuhan paraf hierarki

- Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diparaf
terlebih dahulu oleh pimpinan secara hirarkhis sampai pejabat struktural pada
tingkat paling rendah maksimal tiga orang pejabat untuk ikut bertanggung
jawab karena tugas pokok dan fungsinya atau terkait dengan tugasnya;
- Naskah dinas yang konsepnya melalui Sekretaris Daerah untuk ditandatangani
oleh Walikota atau Wakil Walikota diparaf oleh Sekretaris Daerah dibubuhkan
di sebelah kanan/sesudah nama jabatan penandatangan;
- Letak pembubuhan paraf pejabat tersebut ditentukan sebagai berikut :
a. Paraf pejabat satu tingkat di bawah penandatangan dibubuhkan di sebelah
kanan/sesudah nama jabatan
b. Paraf pejabat dua tingkat di bawah penandatanganan dibubuhkan di
sebelah kiri/sebelum nama jabatan
c. Paraf pejabat tiga tingkat di bawah penandatangan dibubuhkan di sebelah
kiri/sebelum nama pejabat.

2. Pembubuhan paraf koordinasi

- Naskah dinas yang materinya menyangkut unit lain, maka pejabat yang
berwenang dari unit terkait tersebut perlu ikut serta membubuhkan paraf
koordinasi pada naskah dinas tersebut;
- Paraf koordinasi dari pejabat yang bersangkutan dibubuhkan di sebelah
kiri/sebelum nama pejabat;
 - Pembubuhan paraf dilakukan pada setiap lembar di bagian kanan bawah
naskah dinas selain lembar penandatangan sesuai dengan kebutuhan.

Penulisan Nama

1. Penulisan nama Walikota dan Wakil Walikota pada naskah dinas:

a. dalam bentuk produk hukum tidak menggunakan gelar;
b. dalam bentuk surat dapat menggunakan gelar.
2. Penulisan nama pejabat selain Walikota dan Wakil Walikota menggunakan gelar,
nomor induk pegawai dan pangkat.

Penandatanganan

1. Walikota menandatangani naskah dinas dalam bentuk produk hukum, terdiri atas:
a. Peraturan Daerah;
b. Peraturan Walikota;
c. Peraturan Bersama Walikota;
d. Keputusan Walikota.

2. Walikota menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat, terdiri atas :

a. Instruksi;
b. Surat Edaran;
c. Surat Biasa;
d. Surat Keterangan;
e. Surat Perintah;
f. Surat Izin;
g. Nota Kesepakatan Bersama;
h. Surat Perjanjian;
i. Surat Perintah tugas;
j. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
k. Surat Kuasa;
l. Surat Undangan;
m. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
n. Surat Panggilan;
o. Nota Dinas;
p. Lembar Disposisi;
q. Pengumuman;
r. Laporan;
s. Rekomendasi;
t. Telegram;
u. Berita Acara;
v. Piagam;
w. Sertifikat.

3. Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat, terdiri atas
:
a. Surat Edaran;
b. Surat Biasa;
c. Surat Keterangan;
 d. Surat Perintah;
e. Surat Izin;
f. Surat Perjanjian;
g. Surat Perintah Tugas;
h. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
i. Surat Kuasa;
j. Surat Undangan;
k. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
l. Surat Panggilan;
m. Nota Dinas;
n. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
o. Lembar Disposisi;
p. Telaahan Staf;
q. Pengumuman;
r. Laporan;
s. Rekomendasi;
t. Surat Pengantar;
u. Lembaran Daerah;
v. Berita Daerah;
w. Berita Acara;
x. Notulen;
y. Daftar Hadir;
z. Sertifikat.

4. Sekretaris Daerah atas nama Walikota menandatangani naskah dinas, meliputi :

a. Dalam bentuk produk hukum berupa Keputusan Walikota.
b. Dalam bentuk surat, terdiri atas:
i. Surat Edaran;
ii. Surat Biasa;
iii. Surat Keterangan;
iv. Surat Perintah;
v. Surat Izin;
vi. Surat Perjanjian;
vii. Surat Perintah Tugas;
viii. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
ix. Surat Undangan;
x. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
xi. Surat Panggilan;
xii. Pengumuman;
xiii. Telegram;
xiv. Berita Acara;
xv. Piagam; dan
xvi. Sertifikat.
5. Asisten Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat,
terdiri atas :
a. Surat Kuasa;
b. Nota Dinas;
c. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
d. Lembar Disposisi;
e. Daftar Hadir;
 f. Telaahan Staf;
g. Laporan;
h. Notulen.

6. Asisten Sekretaris Daerah atas nama Sekretaris Daerah menandatangani naskah

dinas dalam bentuk surat, terdiri atas :
a. Surat Edaran;
b. Surat Biasa;
c. Surat Keterangan;
d. Surat Perintah;
e. Surat Perintah Tugas;
f. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
g. Pengumuman;
h. Surat Undangan;
i. Surat Panggilan;
j. Laporan;
k. Surat Pengantar;
l. Sertifikat;
m. Daftar Hadir;
n. Telegram.

7. Staff Ahli menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat terdiri atas:
a. Nota pengajuan konsep naskah dinas;
b. Telaahan staf;
c. Laporan.

8. Kepala Bagian pada Sekretariat Daerah menandatangani naskah dinas dalam

bentuk surat, terdiri atas :
a. Surat Kuasa;
b. Surat Perintah
c. Nota Dinas;
d. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
e. Lembar Disposisi;
f. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
g. Laporan;
h. Daftar Hadir;
i. Telaahan Staf.

9. Kepala Bagian pada Sekretariat Daerah atas nama Sekretaris Daerah untuk beliau
Asisten Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat,
terdiri atas :
a. Surat Biasa;
b. Surat Undangan;
c. Surat Keterangan;
d. Surat Pengantar;
e. Surat Perintah;
f. Surat Perintah Tugas;
g. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
h. Surat Panggilan;
i. Laporan;
 j. Notulen;
k. Nota Dinas;
l. Daftar Hadir;
m. Lembar Disposisi

10. Kepala OPD menandatangani naskah dinas, meliputi :

a. Dalam bentuk produk hukum berupa Keputusan.
i. Surat Biasa;
ii. Surat Keterangan;
iii. Surat Perintah;
iv. Surat Izin;
v. Surat Perjanjian;
vi. Surat Perintah Tugas;
vii. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
viii. Surat Kuasa;
ix. Surat Undangan;
x. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
xi. Surat Panggilan;
xii. Nota Dinas;
xiii. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
xiv. Lembar Disposisi;
xv. Telaahan Staf;
xvi. Pengumuman;
xvii. Laporan;
xviii. Rekomendasi;
xix. Surat Pengantar;
xx. Berita Acara;
xxi. Notulen;
xxii. Daftar Hadir;
xxiii. Piagam;
xxiv. Sertifikat.

11. Kepala OPD atas nama Walikota menandatangani naskah dinas, meliputi :
a. Dalam bentuk Produk Hukum berupa Keputusan Walikota.
b. Dalam bentuk surat, terdiri atas:
i. Surat Biasa;
ii. Surat Keterangan;
iii. Surat Perintah;
iv. Surat Undangan;
v. Sertifikat.

12. Selain dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat, Kepala Badan
Kepegawaian dan Diklat atas nama Walikota menandatangani naskah dinas
dalam bentuk surat, terdiri atas:

a. Pengumuman;
b. Laporan;
c. Telegram;
d. Piagam;
e. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP).
12. Sekretaris pada OPD atau pejabat satu tingkat di bawah Kepala OPD yang
membidangi urusan ketatausahaan menandatangani naskah dinas dalam bentuk
surat, terdiri atas :
a. Surat Kuasa;
b. Nota Dinas;
c. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
d. Lembar Disposisi;
e. Telaahan Staf;
f. Laporan;
g. Daftar Hadir.

13. Sekretaris pada OPD atau pejabat satu tingkat di bawah Kepala OPD yang
membidangi urusan ketatausahaan atas nama Kepala OPD menandatangani
naskah dinas dalam bentuk surat, terdiri atas :
a. Surat Biasa;
b. Surat Keterangan;
c. Surat Perintah;
d. Nota Dinas;
e. Surat Undangan;
f. Surat Panggilan;
g. Laporan;
h. Daftar Hadir.

14. Kepala sub bagian, kepala sub bidang, kepala seksi menandatangani naskah
dinas dalam bentuk surat, terdiri atas:
a. Nota Dinas;
b. Telaahan Staf;
c. Laporan;
d. Lembar Disposisi;

15. Kepala sub bagian, kepala sub bidang, kepala seksi atas nama atasan langsung
menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat, terdiri atas:
a. Nota Dinas;
b. Daftar Hadir.

16. Kepala UPT pada Dinas/Badan menandatangani naskah dinas dalam bentuk
surat, terdiri atas :
a. Surat Biasa;
b. Surat Perintah;
c. Surat Perjanjian;
d. Surat Perintah Tugas;
e. Surat Kuasa;
f. Surat Undangan;
g. Surat Panggilan;
h. Nota Dinas;
i. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
j. Lembar Disposisi;
k. Telaahan Staf;
l. Pengumuman;
 m. Laporan;
n. Rekomendasi;
o. Berita Acara;
p. Daftar Hadir.

17. Kepala UPT pada dinas/badan atas nama kepala dinas/badan menandatangani
naskah dinas dalam bentuk surat, terdiri atas :
a. Surat Biasa;
b. Surat Keterangan;
c. Surat Perintah;
d. Daftar Hadir.

18. Kepala Sekolah menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat, terdiri atas :
a. Surat Biasa;
b. Surat Perintah;
c. Surat Perjanjian;
d. Surat Perintah Tugas;
e. Surat Kuasa;
f. Surat Undangan;
g. Surat Panggilan;
h. Lembar Disposisi;
i. Telaahan Staf;
j. Pengumuman;
k. Laporan;
l. Berita Acara;
m. Daftar Hadir.

Penggunaan Tinta

- Tinta yang digunakan untuk naskah dinas berwarna hitam.

- Tinta yang digunakan untuk penandatanganan naskah dinas berwarna biru tua.

Jenis Kop Naskah Dinas

Jenis Kop Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Surabaya terdiri dari :

1. Kop Naskah Dinas Jabatan;

Kop Naskah Dinas Jabatan untuk Walikota atau Wakil Walikota.

- Menggunakan lambang negara yang berwarna kuning emas dan sebutan
Walikota Surabaya ditempatkan di bagian tengah atas;
- Menggunakan garis batas di bagian tengah bawah;
- Mencantumkan alamat, kode pos, nomor telepon, nomor faksimile, alamat
Laman (website), Pos-el (e-mail) ditempatkan di bawah garis batas.
 Gambar 2. Kop Jabatan Walikota

2. Kop Naskah Dinas Instansi.

Kop Naskah Dinas Instansi, terdiri :

a. Kop OPD
- Menggunakan lambang daerah berwarna hitam dan sebutan Pemerintah
Kota Surabaya, nama OPD, alamat, kode pos, nomor telepon dan nomor
faksimile ditempatkan di bagian kiri atas;
- Menggunakan garis batas di bagian tengah bawah; dan
- Mencantumkan alamat Laman (website) resmi Pemerintah Kota Surabaya,
alamat Pos-el (E-mail) dan ditempatkan di bagian tengah bawah garis
batas.

Gambar 3. Kop OPD

b. Kop OPD Khusus Kelurahan

 - Menggunakan lambang daerah berwarna hitam dan sebutan Pemerintah
Kota Surabaya, nama kecamatan, nama kelurahan, alamat, kode pos,
nomor telepon dan nomor faksimile ditempatkan di bagian kiri atas;
- Menggunakan garis batas di bagian tengah bawah; dan
- Mencantumkan alamat Laman (website) resmi Pemerintah Kota Surabaya,
alamat Pos-el (E-mail) dan ditempatkan di bagian tengah bawah garis
batas

Gambar 4. Kop OPD Khusus Kelurahan

c. Kop UPT
- Menggunakan lambang daerah berwarna hitam dan sebutan Pemerintah
Kota Surabaya, nama SKPD, nama UPT, alamat, kode pos, nomor telepon,
dan nomor faximile dengan ditempatkan di bagian kiri atas;
- Menggunakan garis batas di bagian tengah bawah;
- Mencantumkan alamat Laman (website) resmi Pemerintah Kota Surabaya,
alamat Pos-el (E-mail) dan ditempatkan di bagian tengah bawah garis
batas.
 Gambar 5. Kop Naskah Dinas UPTD

d. Kop Sekolah
- Menggunakan lambang daerah berwarna hitam dan sebutan Pemerintah
Kota Surabaya, nama SKPD dan nama sekolah, alamat, kode pos, nomor
telepon dan nomor faximile dan ditempatkan di bagian kiri atas;
- Menggunakan garis batas di bagian tengah bawah; dan
- Mencantumkan alamat Laman (website) resmi Pemerintah Kota Surabaya,
alamat Pos-el (E-mail) dan ditempatkan di bagian tengah bawah garis
batas

Gambar 6. Kop Naskah Dinas Sekolah

e. Kop Instansi Tertentu.

 - Menggunakan lambang daerah berwarna hitam dan sebutan Pemerintah
Kota Surabaya, nama instansi tertentu, alamat, kode pos, nomor telepon,
dan nomor faximile dengan ditempatkan di bagian kiri atas;
- Menggunakan garis batas di bagian tengah bawah; dan
- Mencantumkan alamat Laman (website) resmi Pemerintah Kota Surabaya,
alamat Pos-el (E-mail) dan ditempatkan di bagian tengah bawah garis
batas

Gambar 7. Kop Naskah Dinas Instansi Tertentu

Stempel

Stempel jabatan dan stempel instansi berbentuk lingkaran

Jenis stempel untuk naskah dinas di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya terdiri atas :

1. Stempel Jabatan adalah stempel jabatan Walikota;

Stempel jabatan berisi nama jabatan Walikota dan nama kota dengan pembatas
tanda bintang serta menggunakan lambang negara.

2. Stempel Instansi, terdiri :

a. Stempel OPD;

Stempel OPD berisi Nama Pemerintah Kota dan nama kota dengan pembatas
tanda bintang serta nama OPD.

Khusus untuk kelurahan, stempel instansi berisi nama Pemerintah Kota

Surabaya dan nama kecamatan dengan pembatas tanda bintang serta nama
kelurahan.
 b. Stempel OPD untuk keperluan tertentu;

Stempel OPD untuk keperluan tertentu berisi Nama Pemerintah Kota dan
nama kota dengan pembatas tanda bintang serta nama OPD.

c. Stempel UPT;

Stempel UPT berisi nama Pemerintah Kota Surabaya dan nama OPD dengan
pembatas tanda bintang serta nama UPT.

d. Stempel Sekolah;

Stempel sekolah berisi nama Pemerintah Kota Surabaya dan nama SKPD
dengan pembatas tanda bintang serta nama sekolah.

e. Stempel Instansi Tertentu.

Stempel Instansi tertentu berisi nama Pemerintah Kota dan nama kota dengan
pembatas tanda bintang serta nama instansi tertentu.

Penggunaan Stempel

1. Pejabat yang berhak menggunakan stempel jabatan yaitu Walikota dan Wakil
Walikota.

2. Pejabat yang berhak mengunakan stempel OPD, yaitu Kepala SKPD.

3. Pejabat yang berhak mengunakan stempel UPT, yaitu Kepala UPT.

4. Pejabat yang berhak mengunakan stempel sekolah, yaitu Kepala Sekolah.

5. Pejabat yang berhak mengunakan stempel instansi tertentu, yaitu Kepala Instansi
Tertentu.

6. Stempel instansi dapat digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh
Kepala OPD, Kepala UPT, Kepala Sekolah dan Kepala Instansi Tertentu sesuai
kewenangannya yang bertindak selaku personil pengelola kegiatan pada suatu
kegiatan kedinasan yang menjadi tanggungjawabnya.

Kewenangan Pemegang Stempel

1. Kewenangan pemegang dan penyimpan stempel jabatan Walikota untuk naskah

dinas, dilakukan dan menjadi tanggungjawab bagian yang membidangi urusan
ketatausahaan pada sekretariat daerah.

2. Kewenangan pemegang dan penyimpan stempel instansi untuk naskah dinas,

dilakukan dan menjadi tanggungjawab unit yang membidangi urusan
ketatausahaan pada masing-masing instansi.

3. Penunjukan pejabat/staf sebagai pemegang dan penyimpan stempel ditetapkan

dengan Surat Perintah Tugas Kepala Bagian yang membidangi urusan
ketatausahaan pada Sekretariat Daerah.
 4. Penunjukan pejabat/staf sebagai pemegang dan penyimpan stempel ditetapkan
dengan Surat Perintah Tugas Kepala Instansi.

Kode Pengaman Stempel

Untuk pengamanan, stempel jabatan dan stempel instansi menggunakan kode.

Kode pengaman ditentukan sendiri oleh :

1. Walikota untuk stempel jabatan; dan

2. Kepala Instansi untuk stempel instansi.

Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat

1. Perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat terhadap naskah dinas harus jelas
dan dapat menunjukkan naskah dinas yang akan diadakan perubahan,
pencabutan, pembatalan atau ralat.

2. Perubahan, pencabutan dan pembatalan terhadap naskah dinas dilakukan

dengan bentuk dan susunan naskah dinas yang sejenis.

3. Perubahan, pencabutan dan pembatalan terhadap naskah dinas dilakukan oleh

pejabat yang menandatangani atau pejabat diatasnya.

4. Ralat terhadap naskah dinas dilakukan oleh pejabat yang menandatangani atau
pejabat setingkat lebih rendah.

Mekanisme Naskah Dinas Keluar

1. Surat keluar di Lingkungan Sekretariat Daerah

a. surat yang dikirim keluar, penomorannya dilakukan oleh sub bagian tata usaha
pada Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah dan surat yang ada
parafnya sebagai pertinggal/arsip serta tidak boleh diedarkan/keluar;

b. surat yang akan ditandatangani oleh Walikota/Wakil Walikota terlebih dahulu

harus diparaf oleh Sekretaris Daerah yang sebelumnya harus diparaf oleh
Asisten Sekretaris Daerah yang membidangi dan kepala bagian asal konsep
surat tersebut;

c. surat yang akan ditandatangani oleh Walikota/Wakil Walikota dilampiri dengan

Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas (NPKND) yang ditandatangani oleh
Sekretaris Daerah yang terlebih dahulu diparaf oleh Asisten Sekretaris Daerah
yang membidangi, sebelumnya diparaf kepala bagian dan kepala sub bagian
asal konsep surat tersebut;

d. surat yang akan ditandatangani oleh Sekretaris Daerah terlebih dahulu harus
diparaf oleh Asisten Sekretaris Daerah yang membidangi yang sebelumnya
harus diparaf oleh kepala bagian dan kepala sub bagian asal konsep surat
tersebut;
 e. surat yang akan ditandatangani oleh Sekretaris Daerah dilampiri NPKND yang
ditandatangani oleh Asisten Sekretaris Daerah yang membidangi yang
sebelumnya harus diparaf oleh kepala bagian dan kepala sub bagian asal
konsep surat tersebut;
f. surat yang akan ditandatangani oleh Asisten Sekretaris Daerah terlebih dahulu
harus diparaf oleh kepala bagian dan kepala sub bagian asal konsep surat
tersebut;
g. surat yang akan ditandatangani oleh Asisten Sekretaris Daerah dilampiri
NPKND yang ditandatangani oleh kepala bagian dan di paraf kepala sub
bagian asal konsep surat tersebut;
h. surat yang akan ditandatangani oleh kepala bagian terlebih dahulu harus
diparaf oleh kepala sub bagian asal konsep surat tersebut dan surat yang ada
parafnya sebagai pertinggal/arsip pada fungsi ketatausahaan/tata usaha serta
tidak boleh diedarkan/keluar.

2. Surat keluar di Luar Lingkungan Sekretariat Daerah

a. surat yang ditandatangani oleh Walikota/Wakil Walikota, Sekretaris Daerah

dan kepala SKPD atas nama Walikota, penomorannya dilakukan oleh sub
bagian tata usaha pada Bagian Umum Sekretariat Daerah dan surat yang ada
parafnya sebagai pertinggal/arsip pada Bagian Umum Sekretariat Daerah
serta tidak boleh diedarkan/keluar;
b. surat yang akan ditandatangani oleh Walikota/Wakil Walikota terlebih dahulu
harus diparaf oleh Sekretaris Daerah yang sebelumnya diparaf oleh kepala
SKPD dan kepala yang menangani ketatausahaan atau kesekretariatan serta
kepala sub unit asal konsep surat tersebut;
c. surat yang akan ditandatangani oleh Walikota/Wakil Walikota dilampiri dengan
NPKND yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah yang terlebih dahulu
diparaf oleh kepala SKPD yang sebelumnya diparaf oleh kepala yang
menangani ketatausahaan atau kesekretariatan serta kepala sub unit asal
konsep surat tersebut dan dilampiri surat biasa sebagai pengantar yang
ditandatangani kepala SKPD yang berisi uraian atau alasan pengajuan konsep
surat tersebut, yang ditujukan kepada Sekretaris Daerah;
d. surat yang akan ditandatangani oleh Sekretaris Daerah terlebih dahulu harus
diparaf oleh kepala SKPD yang sebelumnya diparaf oleh kepala
ketatausahaan atau kesekretariatan serta kepala sub unit asal konsep
tersebut;
e. surat yang akan ditandatangani oleh Sekretaris Daerah dilampiri dengan surat
biasa sebagai pengantar yang ditandatangani kepala SKPD yang ditujukan
kepada Sekretaris Daerah berisi uraian atau alasan pengajuan konsep surat
tersebut.
f. surat yang akan ditandatangani oleh kepala SKPD terlebih dahulu diparaf oleh
kepala ketatausahaan atau kesekretariatan dan kepala sub unit serta kepala
sub-sub unit asal konsep surat tersebut dan surat yang ada parafnya sebagai
pertinggal/arsip pada bagian tata usaha atau sekretariat serta tidak boleh
diedarkan/keluar;
g. surat yang akan ditandatangani oleh kepala SKPD dilampiri NPKND yang
ditandatangani oleh kepala ketatausahaan atau kesekretariatan.
Penutup
Demikian bahan materi e-learning untu bahan ajar Tata Naskah Dinas di
Pemerintah Kota Surabaya yang dapat disampaikan sebagai bekal dalam
mengerjakan soal-soal dalam e-learning yang kami sarikan dari Peraturan
Walikota Surabaya Nomor 68 Tahun 2011.

Akhirnya jika ada yang kurang sesuai kami mohon maaf yang setulusnya.