PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS

DI LINGKUNGAN PEMERINTAH
KOTA ADMINISTRASI JAKARTA SELATAN
TAHUN 2019
DISUSUN OLEH :
TIM SEKSI KEARSIPAN
SUDIN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
KOTA ADMINISTRASI JAKARTA SELATAN
REGULASI Pengelolaan Kearsipan Dinamis

a. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

b. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
c. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2014 tentang Pembentukan
Produk Hukum Daerah;
d. Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 1 Tahun 2007
tentang Pengelolaan Kearsipan;
e. Peraturan Daerah Nomor 12 Tahun 2014 tentang Organisasi Perangkat Daerah;
f. Keputusan Gubernur Nomor 56 Tahun 2001 tentang Tata Cara Penyelesaian
Perbal Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota
Jakarta;
g. Keputusan Gubernur Nomor 35 Tahun 2003 Tentang Organisasi Kearsipan
Dinamis;
h. Keputusan Gubernur Nomor 352/2004 tentang klasifikasi dan tatacara
Penyimpanan Arsip Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
i. Keputusan Gubernur Nomor 1379 tahun 2004 tentang Tata Cara Penyusutan
dan Daftar Jadwal Retensi Arsip;
j. Keputusan Gubernur Nomor 74 Tahun 2008 tentang Pembakuan Prasarana
dan Sarana Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
k. Keputusan Gubernur Nomor 211 Tahun 2009 tentang Prosedur Pengelolaan
Surat Masuk, Pembuatan Naskah Dinas dan Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Satuan Administrasi Pangkal Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota
Jakarta;
l. Peraturan Gubernur Nomor 94 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas;
m. Peraturan Gubernur Nomor 282 Tahun 2016 tentang SOTK Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta.
 Penyelenggaraan tata naskah dinas

Pengelolaan Surat Masuk;

A. Instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima dengan
tahapan :
1. Penerimaan, pencatatan, pengarahan, penyampaian kepada
pimpinan, pendisposisian, pendistribusian kepada pimpinan unit
pengolah;
2. Pimpinan unit pengolah menindaklanjuti sesuai arahan pimpinan;
3. Surat masuk dikendalikan oleh Induk Tata Usaha.

B. Fotokopi surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan

kepada yang berhak; dan

C. Alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari

tingkat pimpinan tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah
yang berwenang.
Pengelolaan Surat Keluar;
- Konsep naskah dinas diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi
sesuai tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh
masing-masing unit tata usaha dalam rangka pengendalian,

- Naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang diberi nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata
usaha pada masing-masing SKPD;

- Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib segera

dikirim; dan

- Naskah dinas pertinggal disimpan/diarsipkan pada unit tata

usaha.
 PEMBUATAN NASKAH DINAS

Pencipta arsip/pengelola membuat surat sesuai

disposisi pimpinan dan dikembalikan ke TU
beserta perbal untuk dikoreksi format, bentuk
dan redaksionil surat setelah itu surat
dimasukkan ke pimpinan untuk ditandatangani
dan dikembalikan lagi ke TU untuk diberi nomor
surat dan stempel dan dikirim
 TINGKAT KEAMANAN
- Surat Sangat Rahasia disingkat SR, merupakan surat yang materi
. dan sifatnya memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat . .
..hubungannya dengan rahasia negara, keamanan dan
..keselamatan negara,
- Surat Rahasia disingkat R, merupakan surat yang materi dan
..sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yang berdampak
..kepada kerugian negara dan disintegrasi bangsa;
- Surat Penting disingkat P, merupakan surat yang tingkat
..keamanan isi surat perlu mendapat perhatian penerima surat;
- Surat Konfidensial disingkat K, merupakan surat yang materi dan
..sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak
..pada terhambatnya jalannya pemerintahan dan
..pembangunan;dan
- Surat Biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan
..sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak
..berhak.
 KECEPATAN PROSES

 Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 (dua puluh

empat) jam setelah surat diterima;
 Segera, dengan batas waktu 2 x 24 (dua kali dua puluh
empat) jam setelah surat diterima;
 Penting, dengan batas waktu 3 x 24 (tiga kali dua puluh
empat) jam setelah surat diterima, dan
 Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 (lima) hari kerja
setelah surat diterima.
 PENGGUNAAN KERTAS SURAT

 Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 (delapan

puluh) gram;
 Penggunaan kertas HVS di atas 80 (delapan puluh) gram atau jenis lain,
hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai
keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama;
 Surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah
berwarna dicetak di atas kertas 80 (delapan puluh) gram;
 Ukuran kertas yang digunakan untuk surat menyurat adalah Folio/F4
(215 x 330 mm);
 Ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan laporan
adalah A4 (210 x 297 mm); dan
 Ukuran kertas yang digunakan untuk pidato atau sambutan adalah A5
(165 x 215 mm).
 PENGETIKAN SARANA ADMINISTRASI DAN KOMUNIKASI

 Penggunaan jenis huruf Bookman Old Style dengan ukuran 12 (dua

belas) untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum;
 Penggunaan jenis huruf Arial dengan ukuran 12 (dua belas) untuk
naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat;
 Spasi antar baris 1 (satu) sampai dengan 1,5 (satu koma lima) sesuai
kebutuhan;
 Pencantuman halaman :
1. Letak : di atas tengah
2. Format :
a) Lembar pertama : tanpa nomor halaman; dan
b) Lembar kedua dan seterusnya : -2-, -3-, dst.
 PERANGKAT KERJA
1. Lembar Pengantar
digunakan sebagai alat ekspedisi dan sebagai alat bukti penerimaan
pengiriman surat

 Putih, untuk lembar pengantar

yang digunakan antar Satminkal
dan antar CTU
 Kuning, untuk lembar pengantar
yang digunakan untuk mengantar
surat kepada Gubernur dan Wakil
Gubernur dari ITU/CTU di Lingku-
ngan Sekretariat Wilayah/Daerah
 Merah, untuk lembar pengantar
yang digunakan untuk mengantar
surat rahasia
 2. Kartu Kendali : Masuk (K2M) dan Keluar (K3)
Sarana yang digunakan untuk mengendalikan surat yang memerlukan
jawaban/proses lebih lanjut, terdiri dari lembar berwarna putih, hijau
dan merah

Bentuk : empat persegi panjang

1) Ukuran : - panjang : 15 cm
- lebar : 10 cm
2) Bahan : Kertas NCR 60 gram
3) Warna : - Putih untuk lembar ke 1 (asli)
- Hijau Muda untuk tembusan lembar ke-2
- Merah Muda untuk tembusan lembar ke-3
 Disposisi Kuning untuk
Disposisi Putih untuk
pendisposisi pertama
pendisposisi kedua
sebagai alat catatan dan
sebagai alat catatan dan
disposisi kepada
Lembar Disposisi disposisi kepada staf
bawahannya
digunakan untuk
pencatatan dan
pendisposisian
tugas/arahan surat
3. PENUNJUK (GUIDE)

PENUNJUK (GUIDE)
untuk menunjukkan
kumpulan
subyek/permasalahan
dan sekaligus penyekat
antar berkas/folder
 CONTOH STEMPEL JADWAL RETENSI ARSIP
• Pengertian
Retensi arsip adalah jangka waktu penahanan
atau penyimpanan suatu arsip karena masih
mempunyai nilai guna
•Jadwal Retensi Arsip
Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan
arsip.
•Maksud:
Untuk memberikan pedoman pelaksanaan dalam
kegiatan penyusutan dan penyelamatan arsip
•Tujuan :
Untuk menciptakan prinsip penyimpanan arsip
yang mempunya nilai guna dan efisien, efektif
artinya hanya arsip – arsip yang masih bernilai
guna saja yang perlu disimpan 6 4
 PERANGKAT KERJA KEARSIPAN DINAMIS DAN
SARANA PENYIMPANAN

Map Gantung Petunjuk/Guide Map Folder Stempel Retensi

Nomerator Stempel Tanggal Stempel Instruksi Map Arsip

 Box Arsip Roll Opac Lemari Arsip Rak Boks Arsip

Rak Penyimpanan Lemari File Kabinet : 1. Files Kabinet,

Kardex Lemari Katalog (LPP/Kartu Kendali)
Arsip
dan Lemari Disposisi
TERIMA KASIH
KEPALA SEKSI KEARSIPAN
YUSDAR
0856-9383-9653

ARSIPARIS
ADE
0812-4962-2223