TATA NASKAH DINAS

KLASIFIKASI ARSIP & EOFFICE

 • SEKRETARIS PIMPINAN DINAS DUKCAPIL DKI
JAKARTA
• KASUBAG TU RSU KECAMATAN CILINCING
• ARSIPARIS AHLI
• PERINGKAT 1 ARSIPARIS TELADAN PEMPROV DKI JAKARTA TAHUN
2023
• NARASUMBER BIMTEK ARSIP UNTUK KEPALA TATA USAHA SE-JAWA
BARAT
• NARASUMBER BIMTEK TATA NASKAH DINAS MKTU SMP dan SMA
• NARASUMBER SOSIALISASI TATA NASKAH DINAS, KLASIFIKASI DAN
Yosi Kurnia Wijaya, S.Si. EOFFICE SUDIN PENDIDIKAN SE-DKI JAKARTA
• ADMINISTRATOR E-OFFICE DINAS PENDIDIKAN
• TIM PENYUSUN JADWAL RETENSI, KLASIFIKASI DAN TINGKAT
KEAMANAN ARSIP PROVINSI DKI JAKARTA
• ANGGOTA AKTIF ASOSIASI ARSIPARIS INDONESIA PROVINSI DKI
JAKARTA
MATERI DAPAT DIUNDUH PADA

linktr.ee/ykwijaya
TATA NASKAH DINAS
Peraturan Gubernur Nomor 99 Tahun 2021 tentang
Tata Naskah Dinas
 Naskah Dinas
 Informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan
oleh pejabat yang berwenang di lingkungan
PENGERTIA Pemerintah
Tata Naskah Dinas
N
 Pengelolaan informasi tertulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengelolaan, distribusi, dan
penyimpanan naskah dinas serta media yang
digunakan dalam komunikasi kedinasan
 KETELITIAN
Bentuk, susunan, penegtikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan

KEJELASAN
PRINSIP Aspek fisik dan materi

SINGKAT DAN PADAT

Efektif, singkat, padat dan lengkap sehingga mudah dipahami

LOGIS DAN RELEVAN

Diselenggarakan secara beruntut
 MEMBUAT NASKAH DINAS
YANG BAIK

PEMBUATAN NASKAH DINAS MEMPERHATIKAN HAL-HAL :

1. DASAR / KENAPA ?
2. BAGAIMANA
3. HAL APA YANG DIINGINKAN
 INFORMASI TERTULIS

KOP
NASKAH PAPAN
STEMPEL NASKAH LOGO
DINAS NAMA
DINAS
 1. PENGELOLAAN ND MASUK
2. PENGELOLAAN ND KELUAR
3. PEMBUATAN ND
4. KECEPATAN PROSES
5. PENGGUNAAN KERTAS
6. KEAMANAN NASKAH DINAS
APA YANG 7. PENGETIKAN SARANA ADMINISTRASI DAN
BERUBAH KOMUNIKASI PERKANTORAN
DAN BARU ? 8. PENGIRIMAN NASKAH DINAS
9. PENGELOLAAN DAN PENYIMPANAN
NASKAH DINAS RAHASIA
10.PENYUSUTAN SURAT
11.DIGITALISASI ARSIP
12.NASKAH DINAS ELEKTRONIK
PENGELOLAAN ND MASUK

a. penerimaan, pencatatan, pengarahan,

penyampaian kepada pimpinan,
pendisposisian, pendistibusian kepada
pimpinan unit pengolah;
b. pimpinan unit pengolah menindaklanjuti sesuai
arahan pimpinan;
c. surat masuk dikendalikan dan diberikan
informasi retensi arsip oleh unit
ketatausahaan/kesekretariatan
PENGELOLAAN DAN PEMBUATAN ND KELUAR

a. ND yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi

nomor, tanggal dan stempel oleh unit ketatausahaan;
b. ND dalam bentuk Susunan Produk Hukum dan ND yang bersifat
penting diproses perbal
c. Konsep ND diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai
tugas dan kewenangannya;
d. ND segera dikirim, dan ND pertinggal disimpan untuk diarsipkan
ND dibuat dalam 2 atau 3 rangkap :
• ND ditandatangani dan stempel untuk selanjutnya dikirimkan
• ND ditandatangi tanpa stempel untuk diarsipkan
• * ND ditandatangi tanpa stempel untuk diarsipkan di unit pengelola
FORMAT PERBAL ND
KECEPATAN • Amat segera/kilat, dengan batas waktu 1 x 24
PROSES (satu kali dua puluh empat) jam setelah surat
diterima.
• Segera, dengan batas waktu 2 x 24 (dua kali dua
puluh empat) jam setelah surat diterima.
• Penting, dengan batas waktu 3 x 24 (tiga kali dua
puluh empat) jam setelah surat diterima.
• Biasa, dengan batas waktu paling lama 5 (lima)
hari kerja setelah surat diterima.
 BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS

NASKAH DINAS ARAHAN NASKAH DINAS NASKAH DINAS

KORESPONDENSI KHUSUS
Produk Hukum
• Peraturan Daerah Nota Dinas Perjanjian Kerja Sama
• Peraturan Gubernur Nota Kesepakatan Surat Keterangan
• Peraturan Bersama Kepala Daerah Kesepakatan Bersama Surat Kuasa
• Keputusan Gubernur Surat Undangan Berita Acara
• Keputusan Kepala SKPD/UKPD Surat Biasa Pengumuman
Instruksi Surat Panggilan Surat Pengantar
Surat Edaran Telaah Staf Surat Perjalanan Dinas
Seruan Laporan Surat Izin
Surat Perintah
Surat Tugas
NASKAH DINAS
LAINNYA
Notulen Rapat Memo
Sertifikat Surat Keterangan
Piagam Melaksanakan Tugas
Surat Tanda Tamat Rekomendasi
Pendidikan dan
Pelatihan
PENGETIKAN SARANA ADMINISTRASI DAN KOMUNIKASI
PERKANTORAN
PRODUK HUKUM  Jenis Huruf Bookman Old Style
 Ukuran 12 (atau disesuaikan kebutuhan)
 Spasi 1 atau 1,5

SURAT  Jenis Huruf Arial

 Ukuran 12 (atau disesuaikan kebutuhan)
 Spasi 1 atau 1,5

HALAMAN Atas Tengah (lembar pertama tanpa nomor)

 PENGGUNAAN KATA SAMBUNG
Kata sambung dapat digunakan pada penulisan naskah
dinas. Kata sambung adalah kata yang digunakan untuk
menandakan bahwa teks yang terdapat pada halaman
tersebut masih berlanjut di halaman berikutnya dengan
ketentuan jika naskah tersebut lebih dari 1 (satu) halaman,
di tulis pada sudut kanan bawah urutan kata sambung dan
disertai dengan tiga buah titik yang mengikutinya.
  kertas HVS 80 gram, warna putih dan kualitas baik;
UKURAN  kertas HVS di atas 80 (delapan puluh) gram atau jenis lain jenis
KERTAS naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman dan nilai
kegunaan dalam waktu lama;
 surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah
berwarna hitam dicetak di atas kertas 80 gram;
 ukuran kertas untuk surat menyurat adalah Folio/F4 (215 x
330 mm) A4 (210 x 297 mm);
 ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan laporan
adalah A4 (210 x 297 mm); dan
 untuk pidato A5 (165 x 215 mm).

TINTA  pencetakan menggunakan tinta berwarna hitam;

 penandatanganan dan paraf naskah dinas tinta berwarna biru;
 stempel menggunakan tinta berwarna ungu
 JANGAN MEM-PRINT KOP SURAT !!

GUNAKAN KERTAS BERKOP

PENULISAN NAMA
PRODUK HUKUM  TANPA GELAR

SURAT  DAPAT MENGGUNAKAN GELAR

* Khusus nama Pejabat pada jabatan struktural wajib mencantumkan NIP

KEWENANGAN
Pelimpahan wewenang dalam hubungan internal
Atas Nama (a.n.)
antara atasan kepada pejabat setingkat di bawahnya

Untuk Perhatian Mempermudah dan mempercepat penyampaian

(u.p.) naskah dinas kepada pejabat yang dituju, tetapi surat
terlebih dahulu disampaikan kepada atasan pejabat
yang dituju

Pelaksana Tugas Pejabat sementara pada jabatan tertentu yang

(Plt.) mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan
Naskah Dinas karena pejabat definitif berhalangan
tetap

Pelaksana Tugas Pejabat sementara pada jabatan tertentu yang

Harian (Plh.) mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan
Naskah Dinas karena pejabat definitif berhalangan
sementara
POLA PENOMORAN
Produk Hukum, Instruksi,
NOMOR XX TAHUN TTTT
Seruan dan Pengumuman

Surat Edaran NOMOR XX/SE/TTTT

Surat XXXX/BB.XX.XX
e-XXXX/BB.XX.XX
KEPUTUSAN
(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)
INSTRUKSI
(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)
SURAT
EDARAN
(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)
SURAT
BIASA
(KOP NASKAH DINAS BERALAMAT)
SURAT
KETERANGAN
(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)
SURAT
TUGAS
(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)
SURAT
UNDANGAN
(KOP NASKAH DINAS BERALAMAT)
CONTOH SURAT
 Penggunaan stempel UKPD, untuk mengesahkan Naskah
STEMPEL Dinas yang ditandatangani oleh Kepala UKPD, Wakil
UKPD atau pejabat lain atas nama Kepala UKPD
KOP NASKAH
DINAS

Perbandingan penulisan huruf 1:2:3

Satu garis, 2.25 Point
Huruf Bookman Old Style
LOGO

𝑿 √ 𝑿
• LAMBANG/LOGO SELAIN LAMBANG DAERAH JAYA RAYA TIDAK DIPERKENANKAN
PADA ISI KOP NASKAH DINAS
• LAMBANG/LOGO SELAIN LAMBANG DAERAH JAYA RAYA DAPAT DIPERKENANKAN
PADA SETIAP PENDUKUNG KEGIATAN ANTARA LAIN BERUPA SPANDUK/BANNER,
SOUVENIR PLAKAT, PIALA/THROPY, BROSUR, SERAGAM OLAHRAGA DAN TOPI.
CONTOH
 HASIL AUDIENSI
BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN BAHASA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN
TEKNOLOGI

Click icon to add picture

 Jalan Jenderal Gatot Subroto Kavling 40 - 41
Telepon (021) 39504027, 39504029, 39504041; Faksimile (021) 39504020, 39504026, 39504040
Laman disdik.jakarta.go.id; Posel disdik@jakarta.go.id
JAKARTA

Kode Pos 12950

Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa

Nomor : e-0196/PK.00.00 1 Februari 2024
Sifat : Penting
Lampiran : Satu lembar
Hal : Undangan Rapat Koordinasi Yth. Peserta Rapat
(daftar nama terlampir)
KLASIFIKASI ARSIP
Keputusan Gubernur Nomor 1598 Tahun 2021
tentang Klasifikasi Arsip
 Kode dan jenis Klasifikasi Arsip merupakan
tanda pengenal urusan sesuai fungsi dan tugas
unit kerja, dasar pemberkasan dan penataan
arsip
Susunan kode menggunakan alfanumerik
dengan menggabungkan antara alfabetis dan
numerik KA. 01.02;
KLASIFIKASI ARSIP URUSAN PRIMER dengan kode alfabet
berdasarkan dua huruf KA;
URUSAN SEKUNDER berdasarkan numerik
berdasarkan dua nomor 01; dan
URUSAN TERSIER berdasarkan numerik dan
menjadi satu kesatuan kode Klasifikasi Arsip
02.
 1003/PK.01.02
e-1003/PK.01.02
PENGANTAR ARSIP
ARSIP
(UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN)

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
 • Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu

• Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang

• Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
ARSIP • Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

• Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

• Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatannya.
 PENATAAN ARSIP AKTIF
1. Pemilahan mana arsip, mana bukan arsip
(yang tidak termasuk arsip yaitu map, kertas kosong, surat tanpa tanda tangan, dsb)

2. Mengelompokan arsip yang mempunyai permasalahan yang sama

3. Mengurutkan arsip yang mempunyai permasalahan sama berdasarkan
waktu, dari yang paling lama hingga paling baru
4. Membuat guide arsip dan folder arsip sesuai dengan klasifikasi
arsip/permasalahan
5. Meletakkan arsip sesuai dengan klasifikasi/permasalahan dan
memberkas
6. Membuat daftar berkas dan daftar isi berkas
GUIDE PRIMER
GUIDE SEKUNDER

GUIDE TERSIER
FOLDER
PEMBERKASAN KG.06.01
SK dan Surat Tugas Tim
Disiplin
KG.06.01
Laporan Hasil Pemeriksaan
DS
KG.06.01
KG.06.01 Laporan Hasil Pemeriksaan
KG.06 Disiplin AA
KG Kode Etik, Disiplin,
Pemberhentian dan Pensiun
Kepegawaian
 PENYUSUTAN SURAT
Untuk naskah dinas/surat/arsip yang retensinya sudah
inaktif sesuai jadwal retensi diadakan penyusutan dengan
memindahkan naskah dinas beserta daftar arsip inaktifnya
ke record center di unit kesekretariatan pada Perangkat
Daerah (Unit Kearsipan) dengan menyertakan berita acara
penyerahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan
DIGITALISASI/ALIH MEDIA ARSIP

Digitalisasi dilakukan pada arsip yang mempunyai

nilai guna, untuk selanjutnya dibuatkan buat berita
acara alih media/digitalisasikan yang disertai
dengan daftar arsip yang dialihmediakan
TAHAPAN DIGITALISASI/ALIH MEDIA ARSIP
1. Melaksanakan rapat persiapan alih media, membuat surat tugas
2. Melakukan identifikasi penilaian arsip yang akan dialihmediakan.
3. Menetapkan Surat Keputusan Kepala Unit Kerja tentang Alih Media
Arsip meliputi meliputi metode (pengkopian, konversi, migrasi),
prasarana dan sarana, pelaksana dan waktu pelaksanaan.
4. Pelaksanaan alih media
5. Pembuatan daftar arsip yang dialihmediakan
6. Pembuatan berita acara alih media
  DL
PEMBERKASAN DL.00
FILE DIGITAL DL.00.00
Berkas 1
file 1
file 2
file 3
file 4
Berkas 2
file 1
file 2
file 3
file 4
E OFFICE
 LOGIN MENGGUNAKAN NRK

SMARTPHONE PERSONAL COMPUTER

SETELAH MENGGUNAKAN E-OFFICE :

1. SURAT TIDAK DIPARAF MANUAL

2. TIDAK ADA TANGGAL MUNDUR/BOOKING NOMOR
3. PERENCANAAN KEGIATAN/PERSURATAN HARUS LEBIH BAIK
4. SEMENTARA EOFFICE BARU DAPAT DIGUNAKAN UNTUK
SURAT KELUAR YANG DITANDATANGANI KEPALA SUKU DINAS
  Naskah Dinas yang menimbulkan
pembebanan keuangan daerah
PENGGUNAAN  Naskah Dinas rahasia
APLIKASI
NASKAH DINAS  Naskah Dinas dan surat masuk yang
ELEKTRONIK berisi informasi yang dikecualikan
DIKECUALIKAN sesuai dengan ketentuan peraturan
TERHADAP perundang-undangan
 Naskah Dinas yang formatnya telah
ditetapkan oleh Pemerintah Pusat
TERIMA KASIH
linktr.ee/ykwijaya
0856 260 2625