TATA NASKAH DINAS

EOFFICE DAN KLASIFIKASI ARSIP

 Peraturan Gubernur Nomor 99 Tahun 2021
tentang Tata Naskah Dinas

Keputusan Gubernur Nomor 1598/2021

DASAR
HUKUM tentang Klasifikasi Arsip

Insekda Nomor 16 Tahun 2022 tentang

Pengelolaan Surat Keluar Melalui Aplikasi
eOffice
 Naskah Dinas
 Informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan
oleh pejabat yang berwenang di lingkungan
Pemprov DKI Jakarta
PENGERTIA Tata Naskah Dinas
N  Pengelolaan informasi tertulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengelolaan, distribusi, dan
penyimpanan Naskah Dinas serta media
yang digunakan dalam komunikasi
kedinasan
PRINSIP
PEMBUATAN NASKAH DINAS MEMPERHATIKAN HAL-HAL :
1. DASAR / KENAPA ?
2. BAGAIMANA
3. HAL APA YANG DIINGINKAN4

JANGAN MEM-PRINT KOP SURAT !!

GUNAKAN KERTAS BERKOP

 1. RUANG LINGKUP PENYELENGGARAAN
2. PENGGUNAAN KERTAS
3. KEAMANAN NASKAH DINAS
4. PENGIRIMAN NASKAH DINAS
5. PENGELOLAAN DAN PENYIMPANAN
APA YANG NASKAH DINAS RAHASIA
BERUBAH 6. PENGGUNAAN KATA SAMBUNG
7. PENYUSUNAN SURAT
DAN BARU ? 8. DIGITALISASI ARSIP
9. NASKAH DINAS ELEKTRONIK
10.PENULISAN NAMA
11.PEMARAF
12.PENANDA TANGANAN
  kertas HVS 80 gram, warna putih dan kualitas baik;
UKURAN  kertas HVS di atas 80 (delapan puluh) gram atau jenis lain jenis
KERTAS naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman dan nilai kegunaan
dalam waktu lama;
 surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah
berwarna hitam dicetak di atas kertas 80 gram;
 ukuran kertas untuk surat menyurat adalah Folio/F4 (215 x
330 mm) A4 (210 x 297 mm);
 ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan laporan
adalah A4 (210 x 297 mm); dan
 untuk pidato A5 (165 x 215 mm).

TINTA  pencetakan menggunakan tinta berwarna hitam;

 penandatanganan dan paraf naskah dinas tinta berwarna biru;
 stempel menggunakan tinta berwarna ungu
 PENGGUNAAN KATA SAMBUNG
Kata sambung dapat digunakan pada penulisan naskah dinas. Kata sambung
adalah kata yang digunakan untuk menandakan bahwa teks yang terdapat pada
halaman tersebut masih berlanjut di halaman berikutnya dengan ketentuan jika
naskah tersebut lebih dari 1 (satu) halaman, di tulis pada sudut kanan bawah
urutan kata
sambung dan disertai dengan tiga buah titik yang mengikutinya.
PENYUSUTAN SURAT
Untuk naskah dinas/surat/arsip yang retensinya sudah inaktif sesuai jadwal
retensi diadakan penyusutan dengan memindahkan naskah dinas beserta daftar
arsip inaktifnya ke record center di unit kesekretariatan pada Perangkat Daerah
(Unit Kearsipan) dengan menyertakan berita acara penyerahan arsip inaktif dari
Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
  Naskah Dinas yang menimbulkan
pembebanan keuangan daerah
PENGGUNAAN  Naskah Dinas rahasia
APLIKASI
NASKAH DINAS  Naskah Dinas dan surat. masuk yang
ELEKTRONIK berisi informasi yang dikecualikan
DIKECUALIKAN sesuai dengan ketentuan peraturan
TERHADAP perundang-undangan
 Naskah Dinas yang formatnya telah
ditetapkan oleh Pemerintah Pusat
 Kode dan jenis Klasifikasi Arsip merupakan tanda
pengenal urusan sesuai fungsi dan tugas unit kerja,
dasar pemberkasan dan penataan arsip
 Susunan kode menggunakan alfanumerik dengan
menggabungkan antara alfabetis dan numerik KA.
01.02;
KLASIFIKASI ARSIP  Urusan primer dengan kode alfabet berdasarkan dua
huruf KA;
 Urusan sekunder berdasarkan numerik berdasarkan
dua nomor 01; dan
 Urusan tersier berdasarkan numerik dan menjadi
satu kesatuan kode Klasifikasi Arsip 02.
TERIMA KASIH
s.id/tatanaskah2021