TATA NASKAH

DINAS
Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Pemalang
Oleh : SRI AGUSTININGSIH, S.H., M. H.

bagorg.pemalang@gmail.com + (0284) 325 018

2
DASAR HUKUM

▪ Peraturan Bupati Pemalang Nomor 68 Tahun 2018

ttg Pedoman TND Di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Pemalang
▪ Peraturan Bupati Pemalang Nomor 52 Tahun 2019
ttg Pedoman TNDE Di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Pemalang
TATA NASKAH DINAS (TND) : TNDE
Pengelolaan informasi tertulis yg
meliputi pengaturan jenis, format,
penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
TNDE = pengelolaan naskah dinas secara
distribusi dan penyimpanan naskah
elektronik dengan memanfaatkan TIK
dinas serta media yg digunakan dlm
utk kecepatan dan kemudahan dalam
komuniksai kedinasan.
proses pengambilan putusan .

NASKAH DINAS:
Informasi tertulis sbg alat komunikasi
kedinasan yg dibuat dan dikeluarkan
oleh pejabat yg berwenang
Aplikasi TNDE :
suatu sistem pengelolaan naskah dinas,
yg dibangun dengan memanfaatkan TIK
yg bersifat legal.
 Asas TND
Efisien & Efektif Pembakuan Akuntabilitas

Penulisan sederhana, Pros.sun sesuai ttcr & isi, format, prosedur,

penggunaan ruang, bentuk baku. kewenangan, keabsahan
spek info, penggunaan dan dokumentasi
bahasa.
Kecepatan &
Keterkaitan Ketepatan Keamanan
dilakukan dlm
penyusunan, klasifikasi,
kesatuan sistem cepat, tepat waktu, tepat penyampaian, pember-
adm umum. sasaran dlm redaksional, kasan, kearsipan &
prosedur & distribusi. distribusi.
 Prinsip Penyelenggaraan TND

Ketelitian Kejelasan Singkat & Padat Logis & meyakinkan

Teliti & cermat (bentuk, Memperhatikan Menggunakan Secara runtut, logis dan
sun pengetikan, isi, kejelasan aspek fisik bahasa Indonesia meyakinkan serta
struktur, kaidah bahasa, & dan materi dengan yang baik dan benar. struktur kalimat harus
kaidah ejaan dlm menguta-makan lengkap dan efektif.
pengetikan). metode yang cepat
dan tepat.
5
RUANG LINGKUP TATA NASKAH DINAS
Penyelenggaraan

Naskah dinas

Kewenangan

Penandatanganan

Stempel

Kop Naskah Dinas

Sampul

Papan Nama
JENIS NASKAH DINAS

Produk hukum

Surat/non-
produk hukum
 PRODUK HUKUM

• Peraturan • Peraturan
Daerah Bersama

ORG
• Peraturan • Keputusan
Bupati Bupati
 16. Lembar disposisi;
NASKAH DINAS - NPH 17. telaahan staf;
1. Instruksi; 18. pengumuman;
2. Surat edaran; 19. laporan;
3. Surat biasa; 20. Rekomendasi;
4. Surat keterangan; 21. surat pengantar;
5. Surat perintah;
22. Telegram
6. Surat Izin;
7. Surat Perjanjian; 23. Lembaran Daerah
8. Surat perintah tugas 24. Berita Daerah
9. surat perintah perdin; 25. Berita Acara
10. surat kuasa; 26. Notulen
11. surat undangan; 27. Memo
12. surat ket melaks tugas; 28. daftar hadir
13. Surat Panggilan; 29. Piagam
14. Nota dinas;
30. Sertifikat
15. Nota pengajuan konsep ND;
31. STTPP
Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam
membuat ND a.l:
Ukuran kertas Redaksional (kalimat
pembuka, isi, dan
Format ND kalimat penutup)

Kop Penandatanganan
Kepala ND Legalitas/stempel
FORMAT SURAT BIASA
KOP NASKAH DINAS
Kota, tanggal bulan tahun

Nomor : Kepada
Sifat :
Lampiran : Yth. ..................
Hal : Dengan garis bawah ..............................
Dengan garis bawah

------- Isi -----

KEPALA PERANGKAT DAERAH

NAMA LENGKAP DAN GELAR

Pangkat
NIP.
TEMBUSAN:
.............
Garis bawah sesuai dengan panjang baris terakhir
Alamat, alamat, kode pos, nomor telepon, faximile, alamat e-mail
 KOP NASKAH DINAS

1. KOP ND Jabatan Bupati 3. KOP ND Kelurahan

2. KOP ND Perangkat Daerah 4. KOP ND UPT
 KOP NASKAH DINAS
Garuda Pancasila Emas
• PERDA, PB BUP, PERBUP, KEPBUP dan naskah dinas untuk BupatiWakil
Wakil Bupati menggunakan lambang garuda pancasila emas

Lambang Daerah Kab. Pemalang BERWARNA

• Keputusan Bupati yang ditandatangani Pimpinan OPD

Lambang Daerah Kab. pemalang Hitam Putih

• Kop naskah dinas yang digunakan selain pada produk hukum daerah
dan naskah dinas untuk Bupati/Wakil Bupati.
 Tingkat keamanan Kecepatan Proses
• Sangat rahasia (SR) • Amat segera/Kilat (24 jam)
1. 1.
• Rahasia (R)
2. • Segera (2 x 24 jam)
2.
• Penting (P)
3.
• Penting (3 x 24 jam)
3.
• Konfidensial
4.
• Biasa (5 x 24 jam)
• Biasa 4.
5.
 PENULISAN ALAMAT TUJUAN NASKAH DINAS
 Jabatan yang dijabat oleh pejabat sementara dalam penulisan alamat tujuan tetap menuliskan
dengan sebutan jabatan asli dan bukan jabatan sementara.
 Penulisan Plh. atau Plt. Khusus untuk format penandatanganan naskah dinas.
 Contoh:

Benar Salah
Kepada Yth. Kepada Yth.
Sekretaris Daerah Kabupaten Plh. Sekretaris Daerah Kabupaten
Pemalang Pemalang

Kepada Yth.
Plt. Sekretaris Daerah Kabupaten
Pemalang
PENGKHUSUSAN TUJUAN/ALAMAT
 u.p. (untuk perhatian), digunakan agar naskah dinas dapat diproses lebih
cepat atau tidak salah sasaran.
Contoh: Contoh:
Kepada Yth. Kepada Yth.
Sekretaris Daerah Kabupaten Pemalang Gubernur Jawa Tengah
u.p. u.p.
Kepala Bagian Organisasi Sekretaris Daerah Provinsi Jawa Tengah

PENGGUNAAN SEBUTAN BAPAK/IBU

● Penggunaan Bapak/Ibu, dalam naskah dinas yang diletakkan sebelum nama jabatan atau dalam
kalimat, DIIZINKAN/DIPERBOLEHKAN.
● Ketentuan ini disebut gaya bahasa selingkung, yaitu ragam bahasa yang digunakan dalam satu
lembaga/instansi tertentu.
● Gaya selingkung adalah pedoman tata cara penulisan.
 • Stempel Jabatan Bupati
1.

• Stempel Perangkat Daerah

2.
• Stempel Perangkat Daerah utk
3. keperluan ttn

• Stempel Kelurahan
4.

• Stempel UPT
5.
PENGABSAHAN TNDE

 TANDA TANGAN ELEKTRONIK DAN STEMPEL ELEKTRONIK

(Diuji dengan aplikasi veryDS (aplikasi dari BSSN)

 TANDA PENGAMAN (KODE QR = QR CODE)

SYARAT/INDIKATOR KEABSAHAN NASKAH
DINAS

NOTA DINAS SURAT DAN PRODUK HUKUM

1. • Nomor 1. • Nomor

2. • Tanggal
2. • Tanggal
3. • Tanda tangan

3. • Tanda
tangan 4. • Cap Stempel
 BEBERAPA KESALAHAN YANG
TIMBUL/TERJADI
DLM PENYUSUNAN NASKAH DINAS
1. Lupa/lalai mencantumkan:
❖ Tanggal
❖ Nomor
❖ Stempel
2. Stempel tidak menimpa/ mengenai
specimen tanda tangan pejabat
yang menandatangani naskah
dinas.
3. Pada surat undangan:
❖ Hari dan tanggal tidak sesuai.
4. Pembacaan nama surat yang tidak
sesuai.
KESALAHAN PENULISAN HAL SURAT
Hal : Penentuan tentang Pemeran dalam Pentas
Wayang Orang yang akan Diadakan Tanggal 24
Oktober 2013 (SALAH)
Hal dibuat sederhana/ringkas tapi jelas.
Hal : Penentuan pemeran (BENAR),
Tidak menuliskan jenis naskah dinas sebagai hal.
Misal → Hal: Surat keterangan praktek kerja.
(SALAH)
Hal: Praktek kerja (BENAR).
Karena surat keterangan merupakan salah satu
jenis naskah dinas, agar tidak rancu dipilih salah
satu jenis naskah dinas yang akan dipakai.
 NAMA SURAT
a.n. BUPATI PEMALANG a.n. KEPALA DINAS TENAGA KERJA KABUPATEN PEMALANG
SEKRETARIS DAERAH SEKRETARIS,
u.b.
ASISTEN ADMINISTRASI UMUM,

NAMA
Pangkat
NAMA NIP.
Pangkat
NIP.
Dibaca: Surat Kepala Dinas Tenaga Kerja Kab. Pemalang,
BUKAN surat Sekretaris Dinas Tenaga Kerja Kab. Pemalang
Dibaca: Surat Bupati Pemalang, BUKAN surat Sekretaris
Daerah, atau surat Asisten Administrasi Umum

Membaca nama surat pada bagian penandatanganan suatu naskah dinas yang dimandatkan,
adalah pejabat yang tertinggi (dibelakang atas nama/a.n.) bukan pejabat yang
menandatangani
SAMPUL NASKAH DINAS
Untuk Kepala Daerah berwarna putih
(Logo Garuda emas, nama jabatan, alamat,
nomor telp, fax, e-mail, website dan kode pos)

Untuk OPD dan unit kerja bawahan berwarna

coklat
(Nama Perangda, kelurahan dan UPT, alamat,
No. telp, fax, e-mail, website dan kode pos)

1. Sampul Kantong
2. Sampul Folio/Map
3. Sampul setengah Folio
4. Sampul seperempat Folio
 PAPAN NAMA INSTANSI

Bagi beberapa
kantor, PD yang
Ditempatkan
berada di
pada tempat
bawah satu
Ukuran yang strategis,
Berbentuk atap atau satu Bahan dari
disesuaikan mudah dilihat
empat persegi komplek, Kayu, beton,
dengan besar dan serasi
panjang. dibuat dalam seng/plat dsb
bangunan dengan letak
satu papan
dan bentuk
nama yang
bangunannya
bertuliskan
semua nama
PD