TATA NASKAH DINAS

DI LINGKUNGAN PEMKAB. GUNUNGKIDUL

 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54
Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas Di
Lingkungan Pemerintah Daerah;
 Perbup Gunungkidul No. 19 Th. 2011 ttg
Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Pemkab. Gunungkidul.
Informasi tertulis sbg alat komunikasi
kedinasan yg dibuat dan atau dikeluarkan
oleh pejabat yg berwenang di lingk.
Pemerintah Daerah.
Pengelolaan informasi tertulis yg meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi dan
penyimpanan naskah dinas serta media yg
digunakan dlm komunikasi kedinasan.
 1. Asas Efisien & Efektif

2. Asas Pembakuan

3. Asas Akuntabilitas

4. Asas Keterkaitan

5. Asas Kecepatan & Ketepatan

6. Asas Keamanan
1. Naskah Dinas
2. Penggunaan dan Kewenangan Atas Nama (a.n.), Untuk
Beliau (u.b), Pelaksana Tugas (Plt), Pelaksana Harian
(Plh), dan Penjabat (Pj)
3. Paraf, Penulisan Nama, Penandatanganan, dan
Penggunaan Tinta Naskah Dinas
4. Kop Naskah Dinas
5. Sampul Naskah Dinas
6. Papan Nama
7. Perubahan, dan Pencabutan
8. Pelaporan
9. Pembinaan dan Pengawasan
1. Pengelolaan surat masuk (tahapan: diagenda, diklasifikasi,
didistribusikan, ditindaklanjuti, diarsipkan)

2. Pengelolaan surat keluar (paraf konsep surat, diagenda,

ditandatangani, diberi nomor & tgl, distempel, dikirim, diarsipkan)

3. Tingkat keamanan --- slide selanjutnya

4. Kecepatan proses --- slide selanjutnya
5. Penggunaan kertas surat --- slide selanjutnya
6. Pengetikan sarana administrasi & komunikasi
perkantoran --- slide selanjutnya
7. Warna & kualitas kertas --- selanjutnya
Dengan mencantumkan kode pada sampul naskah dinas

• SR = Sangat Rahasia
• R = Rahasia
• P = Penting
• K = Konfidensial
• B = Biasa
Klasifikasi penyelenggaraan naskah dinas berdasarkan
batasan waktu sifat surat/naskah dinas:
• AMAT SEGERA/KILAT
(batas wkt 24 jam setelah surat diterima)
• SEGERA
(batas wkt 2 X 24 jam setelah surat diterima)
• PENTING
(batas wkt 3 X 24 jam setelah surat diterima)
• BIASA
(maksimum 5 hr kerja setelah surat diterima)
1. HVS 80 gram;
2. HVS di atas 80 gr atau jenis lain hanya
utk naskah dinas yg punya nilai
keasaman tertentu & nilai kegunaan
dlm wkt lama;
3. Surat berlambang negara warna
kuning emas atau logo daerah
berwarna dicetak di kertas 80 gr;
4. Ukuran kertas utk surat-menyurat :
FOLIO/F4 (21,5 cm x 33 cm);
5. Ukuran kertas utk makalah, piper,
laporan : A4 (21 cm x 29,7 cm);
6. Ukuran kertas naskah pidato : A5 (16,5
cm x 21,5 cm) atau setengah dari
kertas FOLIO/F4.
• Menggunakan huruf PICA;
• ARIAL 12 atau disesuaikan kebutuhan;
• Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan
• Peraturan Daerah;
• Peraturan Bupati;
• Peraturan Bersama Bupati;
• Keputusan Bupati

• Note : menggunakan font “Bookman old style” ukuran 12

Instruksi; Telaahan Staf;
Surat Edaran; Pengumuman;
Surat Biasa; Laporan;
Surat Keterangan; Rekomendasi;
Surat Perintah; Surat Pengantar;
Surat Izin; Telegram;
Surat Perjanjian; Lembaran Daerah;
Surat Perintah Tugas; Berita Daerah;
Surat Perintah Perjalanan Dinas; Berita Acara;
Surat Kuasa; Notulen;
Surat Undangan; Memo;
Surat Keterangan Melaksanakan Tugas; Daftar Hadir;
Surat Panggilan; Piagam;
Nota Dinas; Sertifikat;
Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; STTP
Lembar Disposisi;
• Atas Nama disingkat a.n. mrp jenis pelimpahan wewenang dalam
hubungan internal atasan kepada pejabat setingkat di bawahnya.

• Untuk Beliau disingkat u.b. mrp jenis pelimpahan wewenang dlm

hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat di
bawahnya.

• Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yg melimpahkan

wewenang, pejabat yg menerima pelimpahan wewenang hrs
mempertanggungjawabkan kpd pejabat yg melimpahkan
wewenang.
• Pelaksana Tugas disingkat Plt mrp pejabat sementara pd jabatan tertentu yg
mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas, karena
pejabat definitif belum dilantik.
• Plt diangkat dg keputusan atau Keputusan Bupati dan berlaku paling lama 1
(satu) tahun.
• Plt bertanggung jawab atas naskah dinas yg dilakukannya.
• Pelaksana Tugas Harian disingkat Plh mrp pejabat sementara pd jabatan
tertentu yg mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah
dinas, karena pejabat definitif berhalangan sementara.
• Plh diangkat dg keputusan kepala SKPD, atau Keputusan Bupati dan berlaku
paling lama 3 (tiga) bulan.
• Plh mempertanggungjawabkan pelaksanaan atas naskah dinas yg
dilakukannya kpd pejabat definitif.
• Penjabat disingkat Pj. mrp pejabat sementara utk jabatan Gubernur, Bupati,
dan Walikota.
• Penjabat melaksanakan tugas pemerintahan pada daerah tertentu sampai dg
pelantikan pejabat definitif.
CONTOH PENGGUNAAN ATAS NAMA (a.n.) :

a.n. BUPATI GUNUNGKIDUL a.n. CAMAT WONOSARI a.n. KEPALA DESA WONOSARI
SEKRETARIS DAERAH, SEKRETARIS CAMAT, SEKRETARIS DESA,

NAMA NAMA NAMA

Pangkat Pangkat Pangkat
NIP NIP NIP

CONTOH PENGGUNAAN UNTUK BELIAU (u.b.) :

a.n. SEKRETARIS DAERAH a.n. CAMAT WONOSARI

ASISTEN ADMINISTRASI UMUM SEKRETARIS CAMAT
u.b. u.b.
KEPALA BAGIAN ORGANISASI, KEPALA SEKSI TATA PEMERINTAHAN,

NAMA NAMA
Pangkat Pangkat
NIP NIP
CONTOH PENGGUNAAN PELAKSANA TUGAS ( Plt ) :

Plt BUPATI GUNUNGKIDUL

WAKIL BUPATI,

NAMA

CONTOH PENGGUNAAN PELAKSANA TUGAS HARIAN ( Plh ) :

Plh BUPATI GUNUNGKIDUL

WAKIL BUPATI,

NAMA

CONTOH PENGGUNAAN PENJABAT ( Pj. ) :

Pj. BUPATI GUNUNGKIDUL

NAMA
• Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih
dahulu diparaf.
• Naskah dinas dlm bentuk dan susunan produk
hukum sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf
pada setiap lembar.
• Paraf dilakukan oleh pejabat terkait secara horizontal
dan vertikal.
• Paraf mrp tanda tangan singkat sbg bentuk
pertanggungjawaban atas muatan materi, substansi,
redaksi dan pengetikan naskah dinas.
• Paraf meliputi: paraf hierarki dan paraf koordinasi.
• Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh gubernur, bupati, wakil
gubernur, wakil bupati, sekretaris daerah, asisten, sekretaris
DPRD, kepala dinas, kepala badan, inspektur dan direktur rumah
sakit umum harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang
pejabat secara berjenjang untuk bertanggung jawab terhadap
substansi, redaksi dan penulisan naskah dinas tersebut sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya, penempatan paraf tersebut
pada lembar terakhir naskah dinas sesuai arah jarum jam dimulai
dari sebelah kiri nama pejabat yang akan menandatangani.

• Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan

menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan paraf.

• Paraf untuk surat perintah perjalanan dinas, dibubuhkan pada

lembar pertama.
• Untuk keamanan isi naskah dinas yang jumlahnya lebih dari satu
halaman, sebelum naskah dinas tersebut ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang maka harus dibubuhkan paraf pejabat
pengolah pada sudut kanan bawah setiap halaman.

• Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum/surat

yang lebih dari satu lembar, setiap lembarnya di paraf pada pojok
kiri kertas bagian bawah.

• Naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang mempunyai

lampiran, pada lembar lampiran dipojok sebelah kanan atas ditulis
lampiran: surat, nomor dan tanggal serta pada bagian akhir
sebelah kanan bawah ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang.
• Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang
materinya menyangkut kepentingan unit lain sebelum
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang harus diparaf terlebih
dahulu oleh unit pengolah, unit lain yang terkait dan bagian hukum
pada setiap lembar naskah.

• Naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya

menyangkut kepentingan unit lain sebelum ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh unit
pengolah, unit lain yang terkait pada lembar terakhir naskah.

• Paraf Koordinasi dibuat dalam bentuk stempel persegi empat.

 (2) BUPATI GUNUNGKIDUL, (3)

(1) BADINGAH

PARAF HIERARKHIS
Sekretaris Daerah
Asisten ……………………..
Bagian ………………………
dst.

PARAF KOORDINASI PARAF KOORDINASI

Bagian ..... Dinas .....
Bagian ..... Badan .....
Bagian ..... Kantor .....
dst. dst.
• Penulisan nama bupati dan nama wakil bupati pada naskah dinas
dalam bentuk produk hukum tidak menggunakan gelar.

• Penulisan nama bupati dan nama wakil bupati pada naskah dinas
dalam bentuk surat dapat menggunakan gelar.

• Nama pejabat yang menduduki jabatan struktural dan fungsional

menggunakan gelar, NIP dan pangkat.
• Tinta yg digunakan utk naskah dinas berwarna
HITAM.

• Tinta yg digunakan utk penandatanganan dan

paraf naskah dinas berwarna BIRU TUA.

• Tinta yg digunakan utk penandatanganan utk

keperluan kemananan naskah dinas berwarna
MERAH.
Jenis stempel utk naskah dinas di lingkungan pemerintah
daerah terdiri :
a. Stempel Jabatan
Yaitu : stempel jabatan Bupati
b. Stempel Perangkat Daerah
Terdiri :
- Stempel OPD dan atau lembaga lain
- Stempel OPD utk keperluan tertentu
- Stempel UPT / Sekolah
• Stempel perangkat daerah utk keperluan tertentu digunakan utk KTP,
Kartu Pegawai, Tanda Pengenal, Asuransi Kesehatan, dll.
• Stempel jabatan berisi: nama jabatan, menggunakan lambang negara dg
pembatas bintang. (Stempel Jabatan = Stempel BUPATI)
• Stempel perangkat daerah berisi: nama pemerintah kabupaten, nama
SKPD.
• Stempel UPT berisi: nama pemerintah kabupaten, nama SKPD, nama
UPT.
• Pejabat yg berhak menggunakan stempel jabatan adalah Bupati/Wakil
Bupati.
• Pejabat yg berhak menggunakan stempel perangkat daerah adalah
kepala SKPD, kepala lembaga lainnya, kepala UPT atau pejabat yg diberi
wewenang.
• Stempel utk naskah dinas menggunakan tinta ungu & dibubuhkan pada
bagian kiri tanda tangan pejabat yg menandatangani naskah dinas.
• Kewenangan pemegang dan penyimpan stempel jabatan (stempel
Bupati) untuk naskah dinas dilakukan oleh unit yang membidangi
urusan ketatausahaan pada Sekretariat Daerah.
• Kewenangan pemegang dan penyimpan stempel perangkat daerah
dilakukan oleh unit yang membidangi urusan ketatausahaan pada
setiap SKPD.
• Unit yang membidangi urusan ketatausahaan sebagaimana
dimaksud pada bertanggung jawab atas penggunaan stempel.
• Penunjukan pejabat pemegang dan penyimpan stempel
sebagaimana ditetapkan dengan Keputusan kepala SKPD.
• Untuk pengamanan stempel naskah dinas di lingkungan Pemkab
Gunungkidul, menggunakan kode.
• Ketentuan lebih lanjut mengenai standarisasi kode
pengamanan stempel diatur tersendiri.
Jenis kop naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah
terdiri :
a. Kop naskah dinas jabatan
b. Kop naskah dinas perangkat daerah

Kop naskah dinas jabatan digunakan untuk Bupati/Wakil Bupati

menggunakan:
 lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan dibagian
tengah atas untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk
hukum;
 lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan dibagian
tengah atas serta alamat nomor telepon, nomor faksimile, web site, e-
mail dan kode pos ditempatkan dibagian tengah bawah untuk naskah
dinas dalam bentuk dan susunan surat.
 Kop naskah dinas perangkat daerah memuat Lambang Daerah di
kiri atas, sebutan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul, nama
SKPD, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, e-mail dan
kode pos.
 Kop naskah dinas UPT memuat Lambang Daerah di kiri atas
sebutan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul, nama SKPD induk,
nama UPT, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, e-mail
dan kode pos.

CATATAN: Website & email disebutkan jika ada. Untuk kelancaran

pengiriman naskah dinas elektronik yg bersifat mendesak
dimohon setiap SKPD membuat email dan menuliskan/
mencantumkan pada Kop Naskah Dinas.
Jenis sampul naskah dinas di lingkungan pemerintah
daerah terdiri :
a. Sampul naskah dinas jabatan
b. Sampul naskah dinas perangkat daerah

 Sampul naskah dinas berbentuk empat persegi panjang.

 Ukuran sampul naskah dinas jabatan dan sampul naskah dinas perangkat
daerah meliputi:
a. sampul kantong dengan ukuran panjang 41 cm dan lebar 30 cm;
b. sampul folio/map dengan ukuran panjang 35 cm dan lebar 25 cm;
c. sampul setengah folio dengan ukuran panjang 28 cm dan lebar 18 cm;
d. sampul seperempat folio dengan ukuran panjang 28 cm dan lebar 14 cm.
 Jenis kertas sampul naskah dinas menggunakan kertas casing
dengan warna:
a. putih untuk sampul naskah dinas jabatan
b. coklat untuk sampul naskah dinas perangkat daerah
 Sampul naskah dinas jabatan (Bupati) berisi lambang negara
berwarna kuning emas, nama jabatan dan alamat, nomor telepon,
faksimile, website, email dan kode pos dibagian tengah atas.
 Sampul perangkat daerah berisi nama pemerintah kabupaten,
nama SKPD yang bersangkutan, alamat, nomor telepon, faksimile,
e-mail, website dan kode pos dibagian tengah atas.
 Sampul UPT berisi nama pemerintah kabupaten, nama SKPD
induk, nama UPT yang bersangkutan dan alamat, nomor telepon,
faksimile, website, email dan kode pos di bagian tengah atas.
Jenis papan nama di lingkungan pemerintah daerah terdiri :
a. Papan nama Bupati
b. Papan nama perangkat daerah
 Papan nama di lingkungan pemerintah daerah berbentuk empat persegi panjang.
 Ukuran papan nama di lingkungan pemerintah daerah disesuaikan dengan besar
bangunan .
 Papan nama Gubernur, Bupati/Walikota berisi: tulisan kantor gubernur, bupati/walikota,
alamat, nomor telepon dan kode pos.
 Papan perangkat daerah berisi: tulisan pemerintah provinsi atau kabupaten/kota dan
nama SKPD yang bersangkutan, alamat, nomor telepon serta kode pos.
 Jenis bahan dasar, warna, besar huruf papan nama kantor gubernur, kantor
bupati/walikota, perangkat daerah diatur oleh gubernur dan bupati/walikota.
 Papan nama kantor, perangkat daerah ditempatkan pada tempat yang strategis,
mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk bangunannya.
 Bagi beberapa kantor, SKPD yang berada di bawah satu atap atau satu komplek,
dibuat dalam satu papan nama yang bertuliskan semua nama SKPD.
KANTOR BUPATI GUNUNGKIDUL
Jalan Brigjen Katamso Nomor 1 Wonosari Gunungkidul Yogyakarta 55812
Telepon : (0274) 391006 Faks : (0274) 391006

PEMERINTAH KABUPATEN GUNUNGKIDUL

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
Jalan Veteran Nomor ... Wonosari Gunungkidul Yogyakarta 55812
Telepon : (0274) .............. Faks : (0274) ..............
TERIMAKASIH