STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

No. Dokumen : SOP-MM-02

Edisi / Revisi : 01/02
PENGENDALIAN ARSIP
Tanggal Berlaku : 1 Agustus 2018
Halaman : 1 dari 3
No.Revisi: 02 Tanggal: 1 Agustus 2018 F: ISO-MM-018

1. Tujuan : SOP ini mengatur tata cara mengelola arsip dalam Sistem Manajemen
Mutu di SMKN 8 Bandung sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan
oleh organisasi dan standar ISO 9001:2015.
2. Ruang Lingkup :  SOP ini berlaku di seluruh unit kerja dalam Sistem Manajemen Mutu
di SMKN 8 Bandung.
 Arsip dikendalikan dengan ketentuan/spesifikasi yang ditetapkan.
 Setiap pimpinan unit kerja bertanggungjawab untuk menjamin
bahwa hanya arsip yang masih dalam masa penyimpanan saja yang
terdapat di unit kerja.
 Pimpinan unit kerja bertanggungjawab untuk mengendalikan dan
menyimpan arsip di unit kerja masing-masing.
3. Koordinator : Wakil Manajemen Mutu (WMM)
4. Acuan : ISO 9001:2015
5. Proses Prosedur :

PENANGGUNG
NO LANGKAH PROSEDUR MEDIA & KELUARAN
JAWAB
I. Menetapkan Klasifikasi Arsip
Instruksi Kerja:
1. Menetapkan kriteria :
 Bukti Proses Kegiatan yang dilaksanakan unit.  Bukti Proses WMM
Kegiatan
 Susunan
Kepanitian
 F: ISO-MM-
014 (Daftar
Hadir)
 Foto Kegiatan
 Laporan
Kegiatan
 Kompetensi personil.  Bukti Proses
 Disain dan pengembangan. terkait Klausul
 Validasi produk dan jasa. arsip.
 Kriteria dan tindakan evaluasi, seleksi,
pemantauan kinerja, dan evaluasi ulang
penyedia eksternal.
 Identifikasi output untuk memastikan
kesesuaian produk dan jasa.
 Identifikasi, verifikasi, melindungi dan menjaga
milik pelanggan.
 Pelepasan produk dan jasa
 Ketidaksesuaian
 Evaluasi kinerja dan efektifitas sistem
 Program audit dan hasil audit
 Bukti hasil tinjauan manajemen
 Dokumen tahun sebelumnya
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
No. Dokumen : SOP-MM-02
Edisi / Revisi : 01/02
PENGENDALIAN ARSIP
Tanggal Berlaku : 1 Agustus 2018
Halaman : 2 dari 3
No.Revisi: 02 Tanggal: 1 Agustus 2018 F: ISO-MM-018

PENANGGUNG
NO LANGKAH PROSEDUR MEDIA & KELUARAN
JAWAB
II Menetapkan Spesifikasi Pembuatan Daftar Induk
Arsip.
Instruksi Kerja:
Spesifikasi mengikuti:
1. Ukuran kertas : A4 (210X3297mm)  F: SOP-MM-02-01 WMM
2. Jenis huruf : Calibri 11pt (Daftar Induk
3. Orientasi kertas : Landscape Arsip)
4. Kop sekolah : Kiri atas Formulir
5. Logo TUV & : Kanan atas Formulir
Program keahlian
6. Desain / Bentuk : Desain baku (tidak boleh
diubah)
7. Identitas Penomoran : Baku (tidak boleh diubah)
8. Tanda tangan & : Baku (tidak boleh diubah)
Penanggung Jawab
9. Judul Formulir
 Unit Kerja : Nama unit kerja pemilik
Arsip
 Tahun Pelajaran : Tahun pelajaran berjalan
10.Isi Formulir
 No : Nomor urutan angka
jumlah Arsip unit kerja
 Nama Arsip : Nama Arsip unit kerja.
 Nomor Arsip : Ars. : ISO–Unit Kerja–
No.urut Arsip
 Tempat Arsip : Lokasi penyimpanan Arsip
 Lama Simpan : Waktu Arsip telah disimpan
oleh Unit kerja
(dalam tahun)
 Keterangan : Keterangan mengenai
kepemilikan Formulir
(mengacu pada staf di
unit kerja) dan kesetaraan
dengan dok. Akreditasi

III Mengendalikan Arsip

Instruksi Kerja:
Identifikasi dan Pengendalian mengikuti:
1. Setiap pimpinan unit kerja harus mengidentifikasi  Bukti Proses WMM
dan memastikan semua arsip di Unit Kerja yang Kegiatan
dipimpinnya berdasarkan kegiatan yang sudah  Susunan
Kepanitian
dilaksanakan di Unit Kerjanya masing-masing.
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
No. Dokumen : SOP-MM-02
Edisi / Revisi : 01/02
PENGENDALIAN ARSIP
Tanggal Berlaku : 1 Agustus 2018
Halaman : 3 dari 3
No.Revisi: 02 Tanggal: 1 Agustus 2018 F: ISO-MM-018

PENANGGUNG
NO LANGKAH PROSEDUR MEDIA & KELUARAN
JAWAB
 F: ISO-MM-
014 (Daftar
Hadir)
 Foto Kegiatan
 Laporan
Kegiatan
 Bukti Proses
terkait Klausul
arsip.
2. Untuk kepentingan penelusuran, setiap arsip  F: SOP-MM-02-01
harus tercatat dalam Form Daftar Arsip. (Daftar Induk
Arsip)
3. Sistem pencatatan arsip pada Form Daftar Induk
arsip disusun berdasarkan tahun pembuatan
dokumen tersebut.
4. Arsip disimpan dengan lama simpan 3 tahun.
5. Setelah melewati masa penyimpanan yang
ditetapkan, arsip dapat dimusnahkan.
Pemusnahan dilakukan paling lambat 1 (satu)
tahun setelah berakhirnya masa penyimpanan
yang ditetapkan.
6. Pimpinan unit kerja yang akan melakukan  F: SOP-MM-02-03
pemusnahan arsip diwajibkan mengisi form (Catatan
Catatan Pemusnahan arsip dengan Pemusnahan Arsip)
sepengetahuan Wakil Manajemen Mutu (WMM).
Teknik pemusnahan arsip dilakukan dengan cara
dibakar.
7. Pimpinan unit kerja bertanggungjawab apabila
terjadi kerusakan atau kehilangan arsip.

Disetujui oleh: Diperiksa oleh: Dibuat oleh:

Top Manajemen Wakil Manajemen Mutu Staf Pengendalian Dokumen

Drs. AGUNG INDARYATNO CANDRA GINANJAR, S.Pd. SUPENO MARTADI, S.Pd.,ST.