STANDARD OPERATING PROCEDURE

PROCESS : TITTLE : Doc. No :

C1 C 1.1 Issued Date :
PENANGANAN ORDER PENANGANAN ORDER Rev. :
Page :

Tanggung Jawab dan

DESKRIPSI
Wewenang

1/2 Menerima informasi inquiry dari Customer dan melakukan identifikasi kebutuhan customer/ Sales Engineer
pelanggan terkait produk yang dibutuhkan dalam form Inquiry
Melakukan evaluasi terhadap permintaan produk/proyek dari customer/pelanggan untuk Sales Engineer
memastikan apakah proyek/produk sesuai dengan line bisnis XXX.

2a Melakukan verifikasi data inquiry apakah proyek/produk bisa dilaksanakan, dimana Sales Engineer
Jika data mencukupi, proyek bisa dilaksanakan, dan permintaannya jelas maka inquiry dapat
diproses selanjutnya sedangkan jika tidak bisa maka informasi dikonfirmasi ulang ke customer.
Maksimal konfirmasi ke customer adalah 3 kali dan selanjutnya di anggap batal.

2b/3 Melakukan verifikasi apakah informasi inquiry masih membutuhkan data teknis selain Sales & Sales Mgr
informasi di dalam katalog atau brosur, dimana :
Jika masih membutuhkan informasi data teknis dari engineering maka permintaan data teknis Sales & Engineering
dari tersebut dituangkan dalam form PDR ( XXX-F-S1.1-2014-01/REV.00).

4 Melakukan analisis apakah data teknis yang diterbitkan telah sesuai dengan kebutuhan pelanggan Sales & Engineering
dimana jika telah sesuai maka informasi data teknis akan digunakan sebagai informasi tambahan
dalam menerbitkan Surat penawaran utk pelanggan.
Namun jika masih belum sesuai maka data teknis akan direvisi hingga sesuai dengan kebutuhan
pelanggan.
Note : Metode Penomoran SQ harus sesuai standard SQ yaitu SQ No.xxx/SQ/XXX/MM/YY/Sales-
Initial Rev.zz
Metode Distribusi dokumen dengan cara Penawaran Harga di Emailkan ke Customer dan wajib
di CC kan ke Sales Admin dan Deputy Branch Manager Jakarta.

5 Namun jika tidak membutuhkan data teknis dari engineering maka diterbitkan surat penawaran Sales Engineer
dengan melampirkan Proposal Costing utk selanjutnya dievaluasi oleh Sales Manager apakah
telah sesuai dengan standar harga dan kebijakan yang ditetapkan.

6 Jika proposal costing telah disetujui, maka diterbitkanlah surat penawaran utk pelanggan Sales Engineer &
Dan selanjutnya diserahkan ke pelanggan, sesuai Form No. ( XXX-C1.1-2014-01/Rev.00) Sales Manager
Apabila penawaran tidak disetujui oleh customer selanjutnya melakukan negosiasi ulang, jika
tidak sepakat maka proses dinyatakan selesai.
Namun bila negosiasi ada kesepakatan maka pelanggan akan menerbitkan PO (Purchase Order)
atau surat konfirmasi kesepakatan Surat Penawaran.

7 Konfirmasi stok dilakukan untuk memastikan unit import ataupun unit yang akan difabrikasi Sales Engineer &
tersedia atau tidak, dimana jika unit import yang ditawarkan tidak tersedia maka diterbitkan Logistik
laporan kebutuhan unit import melalui Order To Principle melalui prosedur pengadaan
barang XXX-SOP-S5.1-2014.

8/9 Jika telah diterima pembayaran maka bisa langsung buat SPJB dan dimintakan approval ke Sales Adm & Finance Mgr
Sales Manager dan pelanggan.

10/11 Informasi penjualan dalam SPJB akan diinput dalam sistem SAP yang selanjutnya akan diverifikasi Sales Engineer
dan divalidasi oleh Finance Manager agar dapat diolah menjadi data SQ.

12 Data SQ kemudian diolah untuk penerbitan SO/SPK bagi produksi sebagai instruksi dalam Admin Sales
pembuatan item unit yang difabrikasi di workshop XXX.

13/14 Melakukan monitoring progres produksi, dimana jika progress telah mencapai target yang
sesuai dengan kebijakan sales, maka akan dilakukan penagihan sisa pembayaran yang untuk Sales & Sales Adm
selanjutnya dapat diterbitkan Pick List.

15/16/ Menerima permintaan Teknisi dari Customer, dan mengkoordinasikan dengan Head Commisioning
17 Setelah Proses persiapan Commisioning cukup, Maka diterbitkan lah surat tugas untuk teknisi oleh
Marketing dan team commisioning akan menerbitkan BAST (Berita Acara Serah Terima) jika pekerjaan
telah selesai.