KLAUSUL ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 Awareness

 2

Klausul 1-3
1. Ruang Lingkup
Semua persyaratan ini generik dan dimaksudkan untuk dapat diterapkan di setiap organisasi,
terlepas dari jenis atau ukuran, atau produk dan layanan yang disediakan

2. Acuan Normatif
3. Istilah dan Definisi

People Development | Corporate HR - JAPFA

 3

Klausul 4 : Konteks Organisasi

4.1. Memahami Organisasi dan Konteksnya
ORGANISASI POSITIF NEGATIF
EKSTERNAL (Lokal,
Regional, Nasional,
Internasional)
- Hukum
- Teknologi
- Pasar
- Budaya
- Sosial
- Ekonomi
INTERNAL
- Nilai
- Budaya
- Pengetahuan
- Kinerja organisasi
People Development | Corporate HR - JAPFA
 4

Klausul 4 : Konteks Organisasi

4.1. Memahami Organisasi dan Konteksnya
Klausul ini mensyaratkan organisasi untuk menetapkan kondisi eksternal (di luar) dan internal
(di dalam) organisasi yang memberikan pengaruh terhadap proses organisasi, baik pengaruh
positif (menguntungkan) atau negatif (merugikan).

Contoh Eksternal :
1. Bagi perusahaan taksi konvensional, kehadiran taksi online bisa memberikan pengaruh
negatif, karena persaingan menjadi semakin besar.
2. Bagi toko-toko retail kecil, kehadiran toko retail waralaba bisa memberikan pengaruh negatif,
karena persaingan menjadi semakin besar
3. Bagi produsen produk ‘halal’, kesadaran masyarakat Indonesia yang semakin meningkat
terhadap kebutuhan produk ‘halal’ bisa memberikan pegaruh positif, karena produsen
memiliki kesempatan untuk meningkatkan penjualan

Contoh Internal :
1. Organisasi yang menjalani perubahan orientasi bisnis, bisa jadi memiliki pergeseran ‘nilai’ di
internal organisasi. Jika hal ini tidak dikendalikan dengan baik, dapat mengakibatkan hal yang
negatif, seperti konflik antar karyawan, dan sebagainya
 5

Klausul 4 : Konteks Organisasi

4.2 Memahami Kebutuhan dan Harapan Pemangku Kepentingan

(a) PIHAK-PIHAK TERKAIT (b) KEBUTUHAN DAN HARAPAN

1. Pelanggan - Produk sesuai pesanan
- Delivery on time
- Harga kompetitif
2. Supplier - Kepastian pembelian
- Pembayaran tepat waktu
3. Masyarakat - Tidak ada cemaran lingkungan
- Kegiatan CSR
4. Karyawan - Lingkungan kerja aman dari bahaya
- dsb
5. Dsb

People Development | Corporate HR - JAPFA

 6

Klausul 4 : Konteks Organisasi

4.2. Memahami Kebutuhan dan Harapan Pemangku Kepentingan

Klausul ini mensyaratkan organisasi untuk menetapkan kebutuhan dan harapan dari pihak-
pihak yang terkait dengan organisasi, antara lain pelanggan, supplier, masyarakat, karyawan
dan sebagainya. Organisasi diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan harapan tersebut,
dengan tujuan dapat mendukung terpenuhinya sasaran organisasi.

Contoh :
1. Bagi pelanggan, mereka mengharapkan produk yang sesuai pesanan, delivery on time dan
harga kompetitif
2. Bagi supplier, mereka mengharapkan kepastian pembelian dan pembayaran tepat waktu
3. Bagi masyarakat, mereka mengharapkan tidak ada cemaran lingkungan dari aktifitas
organisasi
4. Bagi karyawan, mereka mengharapkan keamanan selama bekerja
5. Dan sebagainya

People Development | Corporate HR - JAPFA

 7

Klausul 4 : Konteks Organisasi

4.3 Menetapkan Lingkup SMM

Batas penerapan SMM, berdasarkan hasil identifikasi klausul 4.1, 4.2 serta produk dan jasa
organisasi
Contoh : “Organisasi menerapkan ISO 9001:2015 terhadap produksi pakan ikan dan pakan
udang”.

Dengan menetapkan batas penerapan SMM ini, organisasi akan melakukan pengendalian
terhadap produksi pakan ikan dan pakan udang.

Pengecualian terhadap klausul tertentu, jika proses tersebut tidak dilakukan oleh organisasi
Contoh : “Organisasi menerapkan ISO 9001:2015, dengan pengecualian terhadap klausul 8.3
(Desain dan Pengembangan Produk dan Jasa), karena organisasi tidak melakukan
proses desain untuk produk.”

People Development | Corporate HR - JAPFA

 8

Klausul 4 : Konteks Organisasi

4.4 SMM dan Proses-prosesnya
4.4.1. a-c (Organisasi menetapkan proses sejak input s/d output)

Input Proses : Output

Persyaratan Pembelian Penyimpanan di Produksi Produk

Pelanggan Bahan Baku Gudang pakan diterima
pelanggan

Pemeriksaan Pengiriman ke
QC pelanggan

People Development | Corporate HR - JAPFA

 9

Klausul 4 : Konteks Organisasi

4.4.1.d. Sumber Daya

4.4.1.e. Tanggung Jawab dan Wewenang

4.4.1.f. Resiko dan Peluang

Resiko : Pada proses intake, bahan asing tercampur dalam proses produksi
Action :?

4.4.1.g-h. Evaluasi dan

Peningkatan

People Development | Corporate HR - JAPFA

 10

Klausul 4 : Konteks Organisasi

4.4.2. Memelihara dan Menyimpan Informasi terdokumentasi

People Development | Corporate HR - JAPFA

 11

Tugas Kelompok
Anda dan team adalah manajemen dari organisasi yang akan melakukan sertifikasi ISO dan sedang
melakukan persiapan dokumen.
 Sebelumnya, tentukan terlebih dahulu jenis produk/jasa yang diproduksi oleh organisasi Anda
dan team.
 Bersama team, buatlah dokumen-dokumen untuk klausul di bawah ini.
1. Klausul 4.1
2. Klausul 4.2
3. Klausul 4.3 (Ruang lingkup produk/jasa yang dihasilkan organisasi)
4. Klausul 4.4.1 a-c

People Development | Corporate HR - JAPFA

 12

Klausul 5 : Kepemimpinan
5.1. Kepemimpinan dan Komitmen
5.1.1. Umum

5.1.2. Fokus Pelanggan

a. Persyaratan pelanggan serta hukum/peraturan
yang berlaku

People Development | Corporate HR - JAPFA

 13

Klausul 5 : Kepemimpinan
5.1.2. Fokus Pelanggan

b. Resiko dan Peluang

Resiko : Bahan baku yang ‘musiman’ tidak selalu tersedia setiap saat
Action : Substitusi dengan jenis lain
c. Peningkatan kepuasan pelanggan

People Development | Corporate HR - JAPFA

 14

Klausul 5 : Kepemimpinan
5.2 Kebijakan
5.2.1. Mengembangkan Kebijakan Mutu

PT. Japfa Comfeed Indonesia Tbk. unit Makassar menyediakan sumber protein hewani melalui
pakan ternak bermutu dan bertekad menjadi market leader di wilayah Sulawesi, dengan
semangat “Tumbuh dan berkembang menuju kesejahteraan bersama”. a, b
Dalam mewujudkan tekad tersebut, PT. Japfa Comfeed Indonesia Tbk. unit Makassar menerapkan
“Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000” dengan melakukan perbaikan terus-menerus yang
mengacu pada persyaratan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia. d
c

People Development | Corporate HR - JAPFA

 15

Klausul 5 : Kepemimpinan
5.2.2 Komunikasi Kebijakan Mutu

a.

b.

c.

People Development | Corporate HR - JAPFA

 16

Klausul 5 : Kepemimpinan
5.3 Peran, Tanggung Jawab dan Wewenang Organisasi

Management
Representative

Dikomunikasikan

People Development | Corporate HR - JAPFA

 17

Klausul 6 : Perencanaan
6.1 Tindakan Untuk Mengatasi Resiko dan Peluang
6.1.1

6.1.2 Sumber
4.1 4.2 Action
Lain
Resiko :
- Hindari resiko
- Kurangi sumber resiko
- Ubah level frekuensi / konsekuensi
Ada Ya - Dsb
resiko/
Peluang? Peluang :
- Produk/pasar/pelanggan baru
- Kemitraan
- Teknologi baru
- Dsb
People Development | Corporate HR - JAPFA
 18

Klausul 6 : Perencanaan
6.2 Sasaran Mutu dan Perencanaan Untuk Pencapaiannya

Item Sumber daya Penanggung Waktu Proses

Jawab Evaluasi
Pencapaian Pemeriksaan : Kepala produksi Per Bulan Penghitungan
target produksi - Bahan baku data rencana
100% - Mesin, alat produksi dan
ukur realisasi
- Dsb produksi

Sosialisasi

People Development | Corporate HR - JAPFA

 19

Klausul 6 : Perencanaan
6.3 Perencanaan Perubahan
Contoh :

Perubahan Konsekuensi QMS Terkait Sumber daya Tanggung

Jawab
Penambahan 1. Pembelian peralatan SOP-QC-001 Operator QC QC
proses inspeksi baru bahan baku Manager
saat penerimaan 2. Revisi SOP terkait akan memiliki
bahan baku 3. Memberikan training skill tambahan
kepada operator QC
terkait, termasuk
penggunaan alat baru
4. Selama proses
penyesuaian, proses
inspeksi BB akan
dilakukan oleh 2 orang

People Development | Corporate HR - JAPFA

 20

Klausul 7 : Dukungan
7.1 Sumber Daya
7.1.2 Orang

7.1.3 Infrastruktur

Item Jadwal pemeliharaan PIC

Bangunan gudang Setiap minggu Petugas W
Silo Setiap Minggu Petugas X
Mesin ABC Setiap Hari Petugas Y
Forklift Setiap hari Petugas Z
Dsb
People Development | Corporate HR - JAPFA
 21

Klausul 7 : Dukungan
7.1.4 Lingkungan Untuk Pengoperasian Proses
a.

b.

c.

People Development | Corporate HR - JAPFA

 22

Klausul 7 : Dukungan
7.1.5 Sumber Daya Pemantauan dan Pengukuran

People Development | Corporate HR - JAPFA

 23

Klausul 7 : Dukungan
7.1.6 Pengetahuan Organisasi
Contoh :

a. Coaching
b. Sharing knowledge (standar2, literatur akademis,
konferensi)

c. Diskusi buku atau media masa (issue terkait bisnis

organisasi)
d. Penyediaan perpustakaan
e. Dsb

People Development | Corporate HR - JAPFA

 24

Klausul 7 : Dukungan
7.2 Kompetensi
a. b. Terpenuhi?
SPESIFIKASI JABATAN :
Operator Ruang Produksi Tidak
Hard Competencies
c. Action,
Pendidikan Minimal SMU
Evaluasi
Keahlian Khusus Microsoft Excel
Pengalaman Minimal 1 tahun
Soft Competencies d.
- Concern to detail
- Concern for standard

People Development | Corporate HR - JAPFA

 25

Klausul 7 : Dukungan
7.3 Kesadaran
SASARAN
KEBIJAKAN MUTU
MUTU
Paham

7.4 Komunikasi

HAL KAPAN DG SIAPA BAGAIMANA PIC

1. Kalibrasi eksternal Sesuai jadwal Badan Metrologi Email Kepala Teknik
2. Psikotest Sesuai kebutuhan Lembaga psikotest Email Kepala HR
3. Tinjauan Mgt Setiap bulan Kepala dept. Meeting MR

People Development | Corporate HR - JAPFA

 26

Klausul 7 : Dukungan
7.5 Informasi Terdokumentasi

Sumber
internal

Sumber
eksternal

People Development | Corporate HR - JAPFA

 27

Klausul 8 : Operasi
8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasional

MONITORING KRITERIA ACTION/CHANGE

AKTIVITAS METODE ALAT PJ FREQ REKAMAN
PARAMETER KEBERTERIMAAN CONTROL
Dipisahkan,
Bahan baku rusak Sarangan di dimasukkan ke Setiap Laporan Pengisian
Visual di Kerani Sesuai standar QC
(gumpal/ keras, intake, drum tempat yang pengisian di Bahan Baku (PLT-PRD-
intake Intake (QC-SF-xx-yy)
bau) sieve, sieveter disediakan dan intake FM-01-03).
disimpan di kav X
Dipisahkan,
Sarangan di
dimasukkan ke Setiap Laporan Pengisian
Tali-tali dan benda Visual di intake, drum Kerani Sesuai standar QC
tempat yang pengisian di Bahan Baku (PLT-PRD-
Pengisian Bahan asing lainnya intake sieve, sieveter, Intake (QC-SF-xx-yy)
disediakan dan intake FM-01-03).
Baku perangkap tali
dibuang
Laporan Cek Kebenaran
Slide (PLT-PRD-FM-01-
Right Bin, Right Papan identitas, Hentikan proses dan Setiap 04), Berita Acara
Kerani Sesuai standar QC
Material, Right Visual label, slide pisahkan pengisian di Penyimpangan Proses
Intake (QC-SF-xx-yy)
Identity manual kontaminasi intake (PLT-PRD-FM-01-31),
Berita Acara Kejadian
(PLT-PRD-FM-01-33).

People Development | Corporate HR - JAPFA

 28

Klausul 8 : Operasi
8.2 Persyaratan Untuk Produk dan Layanan
8.2.1 Komunikasi Pelanggan
Butuh
8.2.2 Persyaratan Produk
informasi
dan Layanan Komplain

Mau order
Customer
Service

People Development | Corporate HR - JAPFA

 29

Klausul 8 : Operasi
8.2.3 Tinjauan Persyaratan Produk dan Layanan

Organisasi
bisa penuhi Ya
Persiapan Penyerahan ke
order pelanggan
pelanggan?

Tidak

Infokan ke
pelanggan

People Development | Corporate HR - JAPFA

 30

Klausul 8 : Operasi
8.2.4 Perubahan Persyaratan Produk dan Layanan

Ubah produksi atau Ubah dokumen terkait dan

layanan infokan ke pihak terkait
Ubah order

Penyerahan ke pelanggan

People Development | Corporate HR - JAPFA

 31

Klausul 8 : Operasi
8.3 Desain dan Pengembangan Produk dan Layanan

Masukan
desain Perencanaan
desain

Proses realisasi dan Sesuai

evaluasi desain persyaratan
desain?
Hasil Desain
People Development | Corporate HR - JAPFA
 32

Klausul 8 : Operasi
8.4 Pengendalian Proses Penyediaan Produk dan Layanan Eksternal

Produk/Layanan diterima
oleh organisasi

SUPPLIER
(PRODUK/LAYANAN)

Seleksi Supplier Evaluasi dan Re-evaluasi

Supplier

People Development | Corporate HR - JAPFA

 33

Klausul 8 : Operasi
8.4.3 Informasi Untuk Penyedia Eksternal
a, b. Pesan jagung, dengan persyaratan sbb : kadar air (__%), etc

Dilampirkan COA (certificate of analysis)

c. Jika ada persyaratan kompetensi dari proses di supplier
d. Komunikasi via email dan telpon

e. Setiap jagung tiba, akan dicek oleh QC, apakah sesuai persyaratan organisasi
f. Audit oleh perusahaan di tempat supplier, jika dibutuhkan

People Development | Corporate HR - JAPFA

 34

Klausul 8 : Operasi
8.5 Produksi dan Penyediaan Layanan
8.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan layanan
a. Prototype, formula, recipe, dsb
b. Thermometer, timbangan, dsb
c. Proses inspeksi oleh QC pada setiap tahapan proses yg sesuai
d. Mesin, dsb
e. Operator : jumlah, kompetensi, dsb
f. Validasi dan re-validasi secara periodik, untuk mengetahui kemampuan mencapai hasil yang
direncanakan, dimana output tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan dan pengukuran
g. Tindakan untuk mencegah ‘human error’
h. Release, delivery dan post-delivery
People Development | Corporate HR - JAPFA
 35

Klausul 8 : Operasi
8.5.2 Identifikasi dan Mampu Telusur

People Development | Corporate HR - JAPFA

 36

Klausul 8 : Operasi
8.5.3 Properti Milik Pelanggan Atau Penyedia Eksternal

People Development | Corporate HR - JAPFA

 37

Klausul 8 : Operasi
8.5.4 Perlindungan

8.5.5 Kegiatan Setelah Pengiriman

People Development | Corporate HR - JAPFA

 38

Klausul 8 : Operasi
8.5.6 Pengendalian Perubahan

Simpan
Perubahan
Revisi Sistem Dokumen
proses
Perubahan
Dokumen
perubahan

8.6 Pelepasan produk dan layanan

Produk
Dokumen :
sesuai Release - Bukti
persya- kesesuaian
ratan? - Otoritas

People Development | Corporate HR - JAPFA

 39

Klausul 8 : Operasi
8.7 Pengendalian Hasil Tidak Sesuai

Bahan Baku Produksi Barang Jadi

Ketidaksesuaian :
- Koreksi
- Pemisahan, penahanan,
pengembalian
- Informasi ke pelanggan
- Penerimaan dengan konsesi
People Development | Corporate HR - JAPFA
 40

Klausul 9 : Evaluasi Kinerja

9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Evaluasi
9.1.1 Item Metode Waktu
1. Kepuasan pelanggan Survei Akhir tahun
2. Kinerja supplier Pembandingan jumlah BB yg Akhir tahun
memenuhi persyaratan dengan yang
dikirim

9.1.2 Kepuasan pelanggan

ATAU

Unsatisfied
People Development | Corporate HR - JAPFA
 41

Klausul 9 : Evaluasi Kinerja

9.1.3 Analisa dan Evaluasi

: Respon keluhan
: Konsultasi teknis
: Waktu pengiriman
: Kualitas produk
: Harga

Kepuasan pelanggan

: Supplier A
: Supplier B
: Supplier C
: Supplier D
: Supplier E
: Supplier F
Kinerja supplier BB
 42

Klausul 9 : Evaluasi Kinerja

9.2 Audit Internal

RENCANA PELAKSANAAN AUDIT

DURASI RAPAT PEMBUKAAN RAPAT PENUTUPAN

TANGGAL JML HARI TANGGAL JAM TEMPAT TANGGAL JAM TEMPAT

TIM AUDIT

KETUA KODE

ANGGOTA KRITERIA AUDIT

GRUP NAMA KODE NAMA DOKUMEN NO. DOKUMEN KODE

People Development | Corporate HR - JAPFA

 43

Klausul 9 : Evaluasi Kinerja

9.3 Tinjauan Manajemen
Agenda :
1. Status tindakan dari TM sebelumnya
2. Perubahan eksternal dan internal yg mempengaruhi
SMM
3. Informasi ttg kinerja dan efektifitas
• Kepuasan pelanggan
• Sasaran Mutu
• Kinerja proses, kesesuaian produk/jasa
• Ketidaksesuaian dan tind. Korektif
• Pemantauan dan pengukuran hasil
• Hasil audit
• Kinerja penyedia eksternal
4. Kecukupan sumber daya
5. Efektifitas tindakan untuk mengatasi resiko dan
peluang
6. Perbaikan
People Development | Corporate HR - JAPFA
 44

Klausul 10 : Peningkatan
10.1, 10.3 Perbaikan Berkelanjutan

• Hasil analisa & Koreksi

evaluasi
Tindakan korektif
• Tinjauan
manajemen Inovasi
• Dsb Re-organisasi
Dsb

People Development | Corporate HR - JAPFA

 45

Klausul 10 : Peningkatan
10.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif

CORRECTIVE ACTION SHEET

KETIDAKSESUAIAN :

KOREKSI : TANGGAL :

ANALISA PENYEBAB KETIDAKSESUAIAN :

TINDAKAN KOREKTIF : TANGGAL :

VERIFIKASI KOREKSI : TANGGAL :

VERIFIKASI TINDAKAN KOREKTIF : TANGGAL :
VERIFIKASI EFEKTIFITAS : TANGGAL :
People Development | Corporate HR - JAPFA
 46

TERIMA KASIH
People Development
Wisma Millenia (7th floor). Jl. M.T. Haryono Kav. 16,
Jakarta 12810
pdcare@japfa.com

People Development | Corporate HR - JAPFA