SOSIALISASI TATA NASKAH

DINAS

Oleh : Biro Organisasi 1

 PERMENDAGRI Nomor
54/2009

TATA NASKAH DINAS

DILINGKUNGAN
PEMERINTAH DAERAH
2
 Tata naskah dinas
NASKAH DINAS
KOP NASKAH DINAS
STEMPEL JABATAN
STEMPEL INSTANSI
PAPAN NAMA INSTANSI
SAMPUL SURAT
KOP SAMPUL SURAT
3
 Papan nama instansi :
Papan yang bertuliskan nama
dan alamat instansi.

Jenis papan nama di lingkungan

pemerintah daerah terdiri dari :
a. Papan nama kantor gubenur,
bupati dan walikota
b. Papan nama perangkat daerah
4
 Sampul surat :
sampul untuk isi naskah
dinas

5
 KOP sampul naskah dinas :
Kop surat yg menunjukkan jabatan atau
nama SKPD tertentu yg ditempatkan
dibagian atas sampul naskah .

naSkah dinas :
informasi tertulis sbg alat komunikasi kedinasan
yg dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yg
berwenang dilingkungan pemda.

6
 KOP naskah dinas:

Kop surat yang menunjukkan

jabatan atau
nama SKPD tertentu yang
ditempatkan dibagian atas kertas.
Stempel /cap dinas:
tanda identitas dari suatu jabatan atau
SKPD
7
 ASAS-ASAS TATA NASKAH
DINAS DAN TATA
PERSURATAN DINAS

ADALAH :
PEDOMAN ATAU ACUAN DASAR MENGENAI
PELAKSANAAN NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN SATUAN
KERJA PERANGKAT DAERAH PROVSU

8
 ASAS
TATA NASKAH DINAS :

• ASAS EFISIEN & EFEKTIF

• ASAS PEMBAKUAN
• ASAS PERTANGGUNGJAWABAN/
AKUNTABILITAS
• ASAS KETERKAITAN
• ASAS KECEPATAN DAN KETEPATAN
• ASAS KEAMANAN
9
 ASAS EFISIEN DAN
EFEKTIF
ADALAH :
PENYEDERHANAAN DALAM PENULISAN,
PENGGUNAAN RUANG ATAU LEMBAR
NASKAH DINAS, SPESIFIKASI INFORMASI,
SERTA DALAM PENGGUNAAN BAHASA
INDONESIA YANG BAIK, BENAR DAN LUGAS

10
 ASAS PEMBAKUAN
ADALAH :
PENYELENGGARAAN TND
YANG DILAKUKAN MELALUI
TATA CARA DAN BENTUK
YANG TELAH DIBAKUKAN
11
 ASAS AKUNTABILITAS/
PERTANGGUNGJAWABAN
ADALAH :
PENYELENGGARAAN TATA NASKAH
DINAS HARUS DAPAT
DIPERTANGGUNGJAWABKAN DARI
SEGI ISI, FORMAT, PROSEDUR,
KEWENANGAN, KEABSAHAN, DAN
DOKUMENTASI 12
 ASAS KETERKAITAN

ADALAH :
KEGIATAN TATA NASKAH
DISELENGGARAKAN DALAM SATU
KESATUAN SISTEM

13
 ASAS KECEPATAN
DAN KETEPATAN

ADALAH :
TATA NASKAH DINAS
DISELENGGARAKAN TEPAT
WAKTU DAN TEPAT
SASARAN
14
 ASAS KEAMANAN

ADALAH :
PENYELENGGARAAN TATA
NASKAH DINAS HARUS AMAN
SECARA FISIK DAN SUBSTANSI

15
 Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Naskah Dinas :
a. Prinsip ketelitian, maksudnya ND diselenggarakan secara
teliti dan cermat dari bentuk, susunan pengetikan, isi,
struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan di
dalam pengetikan
b. Prinsip kejelasan, maksudnya ND diselenggarakan dengan
memperhatikan kejelasan aspek fisik dan materi dengan
mengutamakan metode yang cepat dan tepat
c. Prinsip singkat dan padat, maksudnya ND diselenggarakan
dengan menggunakan bahasa indonesia yang baik dan
benar
d. Prinsip logis dan meyakinkan adalah ND diselenggarakan
secara runtut dan logis dan meyakinkan serta struktur
kalimat harus lengkap dan efektif
16
 JENIS naskah dinas
1. MENURUT BENTUK SUSUNAN
2. MENURUT JANGKAUAN BERLAKU
3. MENURUT ARUS DATANGNYA NASKAH
4. MENURUT KECEPATAN PENANGANAN
5. MENURUT KEAMANAN/PENGAMANAN ISI
6. MENURUT KEASLIAN
7. MENURUT PENGELOLAAN

17
 1. MENURUT BENTUK SUSUNAN
A. BENTUK PRATURAN PER -UU- B. BENTUK SUSUNAN SURAT
AN 1) INGUB,IN-BUP?WAL-KOT
2) SRT EDARAN
1) PERDA (PROV, KAB / KO 3) SRT BIASA
4) SRT KETERANGAN
TA) 5) SRT PENGUMUMAN
2) PERGUB, PER-BUP / WAL 6) SRT PERINTAH (SURIN)
7) SPPD
KOT 8) SRT PERJANJIAN
3) PERBER GUB, BUP / WAL 9) SRT KUASA
10) SRT PANGGILAN
KOT 11) REKOMENDASI
4) KEP GUB, BUP/WAL KOT 12) SRT IZIN
13) SRT UNDANGAN
14) TELEGRAM
15) NOTA DINAS
16) BERITA ACARA
17) LAPORAN
18) TELAAHAN STAF
19) SRT PENGANTAR
20) DAFTAR HADIR
21) MEMO
18
2. MENURUT JANGKAUAN BERLAKU
A. DI LINGKUNGAN SENDIRI
1) NOTA DINAS
2) SURAT PERINTAH (SUPER)

B. KELUAR
1) UNDANGAN
2) SURAT BIASA

19
3. MENURUT ARUS DATANGNYA NASKAH

A. DARI ATAS KE BAWAH

B. DARI BAWAH KE ATAS
C. DARI ORANG
SEDERAJAT
20
4. MENURUT KECEPATAN PENANGANAN

A. KILAT/SANGAT SEGERA
B. SEGERA
C. BIASA
21
5. MENURUT KEAMANAN/PENGAMANAN ISI

A. SANGAT RAHASIA
B. RAHASIA
C. BIASA

22
 6. MENURUT KEASLIAN

A. ASLI
B. SALINAN
C. PETIKAN
D. TEMBUSAN
23
7. MENURUT PENGELOLAAN

A. NASKAH DINAS MASUK

B. NASKAH DINAS KELUAR

24
 PERDA:
nasdin dalam bentuk dan susunan
produk hukum, yang bersifat
pengaturan ditetapkan oleh kepala
daerah setelah mendapat persetujuan
bersama DPRD untuk mengatur
urusan otonomi daerah dan tugas
pembantuan
25
Peraturan gub, bup/walkot:
naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk
hukum yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh
gubernur, bupati/walikota

Ciri ciri :
Bersifat mengatur, dituangkan dlm bab2
dan pasal2, menggunakan angka bulat
dan dittd oleh Bup/Walkot

26
 Peraturan bersama gub, bup/walkot :
nasdin dalam bentuk dan susunan produk hukum
yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh dua atau
lebih kepala daerah

Ciri-ciri :
bersifat mengatur, nomor angka bulat, masa berlaku
lama, materi dituangkan dlm bntk pasal-pasal,
ditandatangani oleh kepala daerah yg melakukan
kerjasama.
27
 Keputusan gub, bup/walkot :
nasdin dalam bentuk dan susunan produk
hukum yang bersifat penetapan, individual,
konkret dan final

Ciri-ciri :
materi bersifat penetapan dituangkan dlm
bentuk diktum kesatu, kedua dan
penandatangannya dapat didelegasikan
28
 Instruksi gub, bup/walkot :
nasdin yg berisikan perintah dari
gub, bup/walkot kepada
bawahan utk melaksanakan
tugas-tugas pemerintahan
29
 S u r a t e d a r a n:
nasdin yg berisi pemberitahuan,
penjelasan dan atau petunjuk cara
melaksanakan hal tertentu yang
dianggap penting dan mendesak.
Surat biasa :
nasdin yang berisi pemberitahuan, pertanyaan,
permintaan jawaban, atau saran dan
sebagainya
30
 Surat keterangan:
nasdin yg berisi pernyataan tertulis dari
pejabat sebagai tanda bukti untuk
menerangkan atau menjelaskan kebenaran
sesuatu hal

Surat perintah:
nasdin dari atasan yg ditujukan kpd
bawahan yang berisi perintah utk
melaksanakan pekerjaan tertentu
31
 Surat izin :
nasdin yg berisi persetujuan thdp suatu
permohonan yg dikeluarkan oleh pejabat yg
berwenang

Surat perjanjian:
nasdin yang berisi kesepakan bersama antara
dua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan
tindakan atau perbuatan hukum yang telah
disepakati bersama

32
 Surat perintah tugas :
nasdin dari atasan yang ditujukan kepada
bawahan yang berisi perintah untuk
melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
tugas dan fungsinya

SPPD
nasdin dari pejabat yang berwenang kepada
bawahan atau pejabat tertentu untuk
melaksanakan perjalanan dinas

33
 Surat kuasa :
nasdin dari pejabat yang berwenang kepada
bawahan berisi pemberian wewenang dengan
atas namanya untuk melakukan suatu tindakan
tertentu dalam rangka kedinasan

Surat UNDANGAN:
nasdin dari pejabat yang berwenang berisi
undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut
pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
kedinasan
34
SKMT (Surat Keterangan Melaksanakan Tugas):
nasdin dari pejabat yang berwenang berisi
pernyataan bahwa seorang pegawai telah
menjalankan tugas

Surat panggilan:
nasdin dari pejabat yang berwenang berisi
panggilan kepada seorang pegawai untuk
menghadap

35
 NODI
(NOTA DINAS):
naskah dinas yg bersifat internal berisi
komunikasi kedinasan antar pejabat
atau dari atasan kpd bawahan dan dari
bawahan kpd atasan.
36
 Nota pengajuan konsep:
nasdin untuk menyampaikan konsep
nasdin kepada atasan

37
 Lembar disposisi:
Nasdin dari pejabat yang berwenang berisi
petunjuk tertulis kepada bawahan

Telaahan staf:
Nasdin dari bawahan kepada atasan yang
berisi antara lain analisis, pertimbangan,
pendapat dan saran-saran secara sistematis
38
 pengumuman:
Nasdin dari pejabat yang
berwenang berisi pemberitahuan
yang berifat umum

39
 Laporan:
Nasdin dari bawahan kepada atasan yang
berisi informasi dan pertanggungjawaban
tentang pelaksanaan tugas kedinasan

Rekomendasi:
Nasdin dari pejabat yang berwenang berisi
keterangan atau catatan tentang sesuatu hal
yang dapat dijadikan bahan pertimbangan
kedinasan
40
 Surat pengantar:
nasdin berisi jenis dan jumlah barang
yang berfungsi sebagai tanda terima

telegram:
Nasdin dari pejabat yang berwenang
berisi hal tertentu yang dikirim melalui
telekomunikasi elektronik
41
 Lembaran daerah :
Nasdin untuk
mengundangkan peraturan
daerah

42
 Berita daerah:
Naskah dinas untuk mngundangkan peraturan
kepala daerah

berita acara:
Nasdin yg berisi keterangan atas sesuatu
hal yang ditandatangani oleh para pihak

43
 notulen:
Naskah dinas yg memuat catatan
proses sidang atau rapat

memo:
Nasdin dari pejabat yang berwenang
berisi catatan tertentu

44
 Daftar hadir:
Nasdin dari pejabat yang berwenang yang
berisi keterangan atas kehadiran seseorang

piagam:
nasdin dari pejabat yang berwenang yang
berisi penghargaan atas prestasi yang telah
dicapai atau keteladanan yang telah
diwujudkan
45
SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN
PELATIHAN:
(STTPP)
Naskah dinas yg merupakan
tanda bukti seseorang telah lulus
pendidikan dan pelatihan tertentu

46
 Sertifikat :
Nasdin yang merupakan
tanda bukti seseorang telah
mengikuti kegiatan tertentu

47
 Pembubuhan paraf
Paraf adalah tanda tangan singkat sbg bentuk
pertanggungjawaban atas muatan materi,
substansi,redaksi dan pengetikan naskah dinas.

Paraf HIERARKI:
Paraf pejabat pengolah mulai dari eselon
terendah hingga pejabat satu tingkat di
bawah penandatangan

48
 Paraf koordinasi:
Paraf pejabat terkait, akan isi materi
Naskah Dinas, sbgi bukti bhw materi
maupun redaksi konsep Naskah Dinas telah
disepakati bersama

Dalam hal Naskah Dinas terdiri dari 2 halaman

atau lebih, pada setiap halaman dibubuhkan
juga paraf para pejabat terkait & ditempatkan
disebelah kiri bawah kertas Naskah Dinas

49
 Model kotak/
stempel paraf:

1. Paraf Hierarki
a. Dilingkungan Setdaprovsu
b. Dilingkungan Dinas/Badan/Kantor/BUMD
2. Paraf Koordinasi
a. Dilingkungan Setdaprovsu
b. Dilingkungan Dinas/Badan/Kantor/BUMD

50
Untuk Naskah Dinas yang ditandatangani Gub/WaGub,Bup/
WaBup danWalKot/WaWalKot
Kotak paraf/stempel paraf hierarkis/penanggung jawab

Di lingkungan Setdaprovsu (Contoh di Biro Organisasi) :

5 cm
PARAF PENANGGUNG JAWAB

Sekdaprovsu ………………

Asisten Pemerintahan ………………

6 cm
Karo Organisasi ………………

Kabag….. 1) ………………

Kasubbag….. 2) ………………

Catatan : Setiap paraf harus dibubuhi tanggal, bulan, dan tahun

51
Kotak paraf/stempel paraf hierarkis/penanggung jawab

Di lingkungan Dinas/Badan/BUMD (Contoh Bappedasu):

5 cm
PARAF PENANGGUNG JAWAB

Sekdaprovsu ………………

Asisten Ekon Bang ………………

Kepala Bappedasu ……………… 6 cm

Sekretaris ………………

Kabid….. 3) ………………

Kasubbid….. 4) ………………

Catatan : Setiap paraf harus dibubuhi tanggal, bulan, dan tahun

52
 Kotak paraf/stempel paraf kordinasi

Di lingkungan Setdaprovsu (Contoh Biro Organisasi):

5 cm
PARAF PENANGGUNG JAWAB

Sekdaprovsu ………………

Asisten Ekonbang ………………

Asisten ……………….. 5) ………………

6 cm
Asisten ……………….. 6) ………………

Karo Organisasi ………………

Karo ……………. 7) ………………

Karo ……………. 8) ………………

Catatan : Setiap paraf harus dibubuhi tanggal, bulan, dan tahun 53

Untuk Naskah Dinas yang ditandatangani Gub/WaGub,Bup/
WaBup danWalKot/WaWalKot
Kotak paraf/stempel paraf kordinasi
Di lingkungan Dinas/Badan/BUMD (Contoh Bappedasu):
5 cm
PARAF PENANGGUNG JAWAB
Sekdaprovsu ………………

Asisten Ekonbang ………………

Asisten ……………….. 9) ………………

Asisten ……………….. ………………

6 cm
Kepala Bappedasu ………………

Kadis/Ka Badan/BUMD/10) ………………

Kadis/Ka Badan/BUMD/11) ………………

Kadis/Ka Badan/BUMD/12) ………………

Catatan : Setiap paraf harus dibubuhi tanggal, bulan, dan tahun 54

Untuk Naskah Dinas yang ditandatangani SekdaProv,SekdaKab
dan SekdaKot
Kotak paraf/stempel paraf hierarkis/penanggung jawab

Di lingkungan Setdaprovsu (Contoh di Biro Organisasi) :

5 cm

PARAF PENANGGUNG JAWAB

Asisten Pemerintahan ………………

Karo Organisasi ……………… 6 cm

Kabag….. 1) ………………

Kasubbag….. 2) ………………

Catatan : Setiap paraf harus dibubuhi tanggal, bulan, dan tahun

55
Kotak paraf/stempel paraf hierarkis/penanggung jawab

Di lingkungan Dinas/Badan/BUMD (Contoh Bappedasu):

5 cm
PARAF PENANGGUNG JAWAB

Asisten Ekon Bang ………………

Kepala Bappedasu ………………

6 cm
Sekretaris ………………

Kabid….. 3) ………………

Kasubbid….. 4) ………………

Catatan : Setiap paraf harus dibubuhi tanggal, bulan, dan tahun

56
 Kotak paraf/stempel paraf kordinasi

Di lingkungan Dinas/Badan/BUMD (Contoh Bappedasu):

5 cm
PARAF KORDINASI

Sekdaprovsu ………………

Asisten Ekonbang ………………

Asisten ……………….. 9) ………………

Asisten ……………….. ……………… 6 cm

Kepala Bappedasu ………………

Kadis/Ka Badan/BUMD/10) ………………

Kadis/Ka Badan/BUMD/11) ………………

Kadis/Ka Badan/BUMD/12) ………………

Catatan : Setiap paraf harus dibubuhi tanggal, bulan, dan tahun 57

 Petunjuk pengisian kotak paraf/
stempel paraf
1 ) Diisi angka I jika yang memaraf adalah Kabag Ketatalaksanaan
2 ) Diisi angka I/1 jika yang memaraf adalah Kasubbag Tata Usaha
3 ) Diisi angka I jika yang memaraf adalah Kabid Perencanaan
Ekonomi dan Keuangan
4 ) Diisi angka I/1 jika yang memaraf adalah Kasubbid Ekonomi dan
Keuangan
5 ) S/d 6 ) Diisi angka II, III, dan IV, sesuai dengan Asisten yang ikut
memaraf
7 ) S/d 8 ) Diisi Biro yang memaraf
9 ) Diisi angka I s/d IV, sesuai Pejabat Asisten yang ikut memaraf
10) S/d 12 ) diisi nama Dinas/Badan/BUMD yang ikut memaraf

Catatan: Nomor Urut dari masing-masing hierarkis Organisasi dan Tata

Kerja, disesuaikan dengan Perda Organisasi dan Tata Kerja/
Satuan Kerja Perangkat daerah yang bersangkutan
48 58
Kewenangan penanda tanganan

Kewenangan adalah kekuasaan yg

melekat pada suatu jabatan

Delegasi adalah pelimpahan wewenang

dan tanggung jawab dari pejabat kpd
pejabat atau pejabat dibawahnya

59
Mandat adalah pelimpahan wewenang yg
diberikan oleh atasan kpd bawahan untuk
melakukan suatu tugas tertentu atas nama
yg memberi mandat

Penandatanganan naskah dinas adalah hak ,

kewajiban dan tanggung jawab yg ada pada
seorang pejabat utk menandatangani naskah
dinas sesuai dgn tugas dan kewenangan pada
jabatannya

60
 Penggunaan dan Kewenangan Atas Nama,
Untuk Beliau,Pelaksana Tugas,Pelaksana
Harian Dan Penjabat

1.Atas nama yg disingkat a.n. adalah jenis pelimpahan

wewenang dalam hubungan internal antara atasan kpd
pejabat setingkat dibawahnya.

2.Untuk beliau yg disaingkat u.b. adalah jenis pelimpahan

wewenang dalam hubungan internal antara atasan kpd
pejabat dua tingkat dibawahnya.

3.Tanggung jawab sbg mana dimaksud pada nomor 1 dan 2

tetap berada pada pejabat yg melimpahkan wewenang dan
pejabat yg menerima pelimpahan wewenang harus
mempertanggung jawabkan kpd pejabat yg melimpahkan
wewenang.
61
4.Pelaksana tugas yg disingkat Plt merupakan pejabat
sementara pd jabatan tertentu yg mendapat pelimpahan
wewenang penandatanganan nasdin ,karena pejabat
devinitif belum dilantik.Plt sbg mana dimaksud diatas
diangkat dgn keputusan kepala daerah atau dgn
keputusan kepala SKPD dan paling lama berlaku 1 tahun.

5.Pelaksana tugas harian yg disingkat Plh merupakan

pejabat sementara pd jabatan tertentu yg mendapat
pelimpahan wewenang penandatanganan nasdin
karena pejabat devinitif berhalangan sementara.
Plh sbg mana dimaksud diatas diangkat oleh kepala
daerah atau kepala SKPD dan berlaku plg lama 3 bulan.
Plh mempertanggung jawabkan pelaksanaan atas
nasdin yg dilakukannya kpd pejabat devinitif.
6.Penjabat yg disingkat Pj. Merupakan pejabat sementara
utk jabatan kepala daerah ( Gubernur,Bupati / Wali Kota )
Penjabat sbg mana disebut diatas melaksanakan tugas
pemerintahan pd darerah tertentu sampai dgn pelantikan
pejabat devinitif. 62
Stempel JABATAN/SKPD digunakan oleh:

1. GUB/BUP/WALI KOTA
2. SETDA
3. BADAN
4. DINAS
5. KANTOR
6. BUMD

63
 WARNA TINTA :
UNGU

DIBUBUHKAN :
SEBELAH KIRI TANDA TANGAN

64
 PAPAN NAMA:

LEBAR : PANJANG = 1 : 2
ISI : NAMA & ALAMAT INSTANSI/SKPD
WARNA : DASAR PUTIH
TULISAN : HURUF BALOK WARNA HITAM
UKURAN HURUF 3 : 4
3 --- utk TULISAN PEMPROV/KAB/KOTA
4 --- utk TULISAN NAMA SKPD
65
 Penempatan:
Ditempatkan yg strategis, mudah dilihat, serasi dengan
letak dan bentuk Gedung

CATATAN :
1. Bbrp inst yg berada di bwh satu atap (satu
kompleks) PAPAN NAMA bertuliskan semua
nama inst dlm papan yg serasi
2. PAPAN NAMA tdk menggunakan LAMBANG

66
 Kop sampul memuat :
- PIMPINAN PEMPROV/KAB/KOTA
- NAMA DAERAH
- NAMA SKPD DAN ALAMAT SKPD,
SERTA KODE POS

67
 Kop sampul surat
kdh
menggunakan lambang negara (GARUDA)
warna emas di bagian tengah atas

Kop sampul surat perangkat drh :

menggunakan lambang daerah
berwarna .

68
 sampul surat
BENTUK : EMPAT PERSEGI
WARNA : COKLAT MUDA
KERTAS : CASSING

UKURAN
- Kantong -– panj 41 cm, lbr 30 cm
- Folio/MAP –- 35 cm,25 cm
- ½ Folio –- 28 cm, 18 cm
- ¼ Folio –- 28 cm, 12 cm
69
 Perubahan Permendagri No.2 dan 3 Tahun 2005
menjadi Permendagri No.54 Tahun 2009

1. Penulisan nama Gub/WaGub,Bup/WaBup dan Walkot/Wawalkot

dlm nasdin yg berbentuk produk hukum tdk menggunakan gelar
akademis.
2. Dlm nasdin yg berbentuk surat menggunakan gelar.
3. Instruksi tdk termasuk lagi dlm nasdin yg berbentuk produk
hukum.
4. Lambang negara bergambar garuda berwarna kuning emas utk
nasdin yg ditandatangani oleh Gub/WaGub.Bup/WaBup dan
Walkot/Wawalkot dan diletakkan ditengah lembar kertas bagian
atas.
5. Utk nasdin yg ditandatangani pimpinan SKPD menggunakan
lambang daerah berwarna dan ditempatkan dibagian kiri atas
lembar kertas.
70
6. Pengunaan sampul surat :
- Sampul surat Gub/WaGub.Bup/WaBup dan Walkot/Wawalkot
menggunakan kertas warna putih .
- Pimpinan SKPD tetap berwarna coklat muda / kertas chasing.
7. Kertas surat Gub/WaGub.Bup/WaBup dan Walkot/Wawalkot utk
nasdin berbentuk surat , alamat surat diletakkan dibagian bawah
kertas.
Nasdin yg berbentuk produk hukum tdk menggunakan alamat
surat , hanya menggunakan lambang negara burung garuda
berwarna emas yg diletakkan dibagian atas kertas.
8. Penggunaan tinta :
- Utk nasdin pakai tinta warna hitam
- Utk paraf dan tandatangan nasdin berwarna biru tua
- Utk keperluan keamanan nasdin dipakai tinta berwarna merah.

71
9. Penggunaan dan kewenangan penulisan pelaksana tugas ,
pelaksana harian dan penjabat :
- Pelaksana tugas ( Plt ) merupakan pejabat sementara pada jabatan
tertentu karena pejabat definitif blm dilantik dan paling lama 1
tahun.
- Pelaksana harian ( Plh ) merupakan pejabat sementara pada
jabatan tertentu karena pejabat definitif berhalangan sementara
dan paling lama 3 bulan.
- Penjabat ( Pj ) merupakan pejabat sementara utk jabatan Gubernur,
Bupati dan Walikota utk melaksanakan tugas pemerintahan pada
daerah tertentu sampai dgn pelantikan pejabat definitif.
10. Pembubuhan paraf :
- Paraf utk nasdin berbentuk produk hukum dibuat pada setiap
lembar disebelah kiri bawah kertas.
- Paraf utk nasdin yg berbentuk surat yg lebih dari satu lembar
dibubuhkan paraf pada setiap lembar surat pada bagian kanan
bawah kertas.

72
*Untuk penyeragaman penerapan tata Naskah
sesuai Peraturan Gubernur Sumatera Utara
Nomor 94 Tahun 2017 tentang Tata Naskah
Dinas di lingkungan Provsu :

1. Sesuai dengan Peraturan Gubernur Sumatera

Utara Nomor 16 Tahun 2017 tentang singkatan
sebutan nama jabatan dan perangkat daerah,
stempel dinas, Kop Dinas dan Papan Nama
dilingkungan Pemerintah Provsu. Bentuk dan
ukuran Stempel Sekretariat Daerah adalah :
• Ukuran Garis Tengah lingkaran Luar Stempel Jabatan dan
Stempel SKPD adalah 4 cm
• Ukuran Garis Tengah lingkaran tengah Stempel Jabatan dan
Stempel SKPD adalah 3.8 cm
• Ukuran Garis Tengah lingkaran dalam Stempel Jabatan dan
Stempel SKPD adalah 2.7 cm Jarak antara 2 (dua) garis yang
terdapat dalam lingkaran maksimal 1 cm dan penulisan kata
“SETDA” menggunakan Huruf Arial 14 dan di bold, Tulisan
Pemerintah Provinsi Sumatera Utara menggunakan huruf Arial 12
dan di bold

1 cm 2.7 cm 3.8 cm 4 cm
2. Untuk Stempel perangkat daerah lainnya di lingkungan
Provsu agar tetap berpedoman kepada Pergub No. 16
Tahun 2017 ( Lampiran II )
3. Pemegang dan Penyimpan Stempel adalah yang
membidangi urusan ketatausahaan dan bertanggungjawab
atas penggunaan Stempel.
4. Penunjukan pejabat pemegang dan penyimpan Stempel
agar ditetapkan dengan Keputusan Kepala OPD.
5. Untuk Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan Produk
Hukum, paraf hirarki dibubuhkan pada pojok kiri bawah,
sedangkan untuk Naskah Dinas Surat, paraf hirarki
dibubuhkan disudut bawah kanan, apabila Naskah Dinas
lebih dari 1 (satu) halaman, maka setiap halaman
dibubuhkan paraf hirarki.
6. Kop Naskah Dinas Sekretariat Daerah Provinsi
Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

Arial 14

Arial 18

Arial 10

7. Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah lainnya

dilingkungan Provsu agar tetap berpedoman kepada
Pergub no 16 Tahun 2017 (Lampiran III)
sebagaimana telah disebutkan pada point (1) diatas.
8. Naskah dinas yang “Pakai Kop Naskah Dinas” dan
tidak memakai Stempel antara lain :
a. Nota Dinas

Memuat pemberitahuan, permintaan,

penjelasan, laporan dsbnya
mengenai hal – hal yang
berhubungan dengan proses
pematangan sesuatu kebijakan atau
proses penyesuaian persoalan/
masalah
b. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas

Disampaikan dengan hormat: ....................

Kepada : ……………
Dari : .................... Isi tentang penyampaian
Tentang : ....................
konsep Naskah Dinas untuk
Catatan : ....................
Lampiran : .................... mendapatkan penyelesaian
Untuk Mohon Persetujuan dan dan Tanda Tangan
Tanda tangan atas : ....................

 
PIMPINAN PERANGKAT DAERAH
DISPOSISI  
PIMPINAN  
NAMA
PANGKAT
NIP
c. Lembar Disposisi

Lembar disposisi dibuat

diatas kertas ukuran ½ Folio
d. Telaahan Staf

Memuat Analisis Pertimbangan –

pertimbangan dan saran
mengenai suatu masalah
e. Laporan
f. Notulen
9. Kop Naskah Dinas yang “Pakai Kop Naskah Dinas”
dan “Pakai Stempel” adalah sebagai berikut:
a.Peraturan Daerah
Warna kuning
emas dicetak
b.Peraturan Gubernur
c.Keputusan Gubernur
d.Instruksi
e.Surat Edaran

Tempat, Tanggal, Bulan dan

Tahun
Kepada
Yth. .............................
di –
Tempat
 

Memuat pemberitahuan,
penjelasan, dan atau
petunjuk cara
melaksanakan sesuatu
ketentuan yang telah ada
yang dianggap penting dan
mendesak
a.n Gubernur Sumatera Utara
Sekretaris Daerah,

 
Nama Pejabat
Pangkat/Gol
NIP
f.Surat Biasa

a.n Gubernur Sumatera Utara

Kepala OPD/Biro
 
Nama Pejabat
Pangkat/Gol
NIP
 
 
g.Surat Perintah

Dipergunakan apabila
melaksanakan tugas
lain yang diperintahkan
atasan.

a.n Gubernur Sumatera Utara

Kepala OPD/Biro
 

Nama Pejabat
Pangkat/Gol
NIP
 
 
h.Surat Perintah Tugas

Dipergunakan apabila
melaksanakan tugas
sesuai dengan Tupoksi

a.n Gubernur Sumatera Utara

Kepala OPD/Biro
 
Nama Pejabat
Pangkat/Gol
NIP
 
 
i.SPPD

Sekretaris Daerah/Kepala OPD

1. Untuk ES II
ditandatangani oleh
oleh Kepala OPD Sekda
 Nama Pejabat
Pangkat/Gol 2. Untuk ES III, IV dan
NIP Staf ditandatangani
PA/KPA Penandatanganan:
1. Dilingkungan OPD oleh PA
2. Dilingkungan Sekretariat oleh
KPA
j.Rekomendasi

Sekretaris Daerah/Kepala OPD

 
Nama Pejabat
Pangkat/Gol
NIP
 
10.Untuk Ketertiban Administrasi Naskah Surat dibuat rangkap 3
(tiga), Paraf untuk TU, Asli I dikirim, Asli II diserahkan ke bagian
Pengelola.

11.Setiap Naskah Dinas yang ditandatangani a.n yang memberi

mandat, tembusan wajib disampaikan kepada Pejabat yang
memberi Mandat.

12.Penomoran Surat harus 3 digit. Contoh : 005/124/ORG

    Contoh : 005/124/ORG
Identitas OPD

No Urut
Jenis Surat

13.Penggunaan dan kewenangan a.n, u.b, akan segera diatur

dengan Peraturan Gubernur tentang Pendelegasian
Penandatanganan Naskah Dinas.
14.Plt diangkat dengan keputusan kepala OPD atau
keputusan Gubernur, berlaku 1 tahun.

Surat Keputusan yang

ditujukan kepada Es III, IV
dan staf ditandatangani
oleh Kepala OPD, a.n.
Gubernur
untuk Es II ditandatangani
Oleh Gubernur atau Sekda a.
n Gubernur
15.Plh diangkat dengan Keputusan kepala OPD atau Keputusan
Gubernur, berlaku 3 Bulan.

16.KOP Naskah Dinas Jabatan (Garuda) dipergunakan untuk naskah

dinas yang ditandatangani oleh Gubernur dan Wakil Gubernur.

17.Lambang Negara (Garuda) berwarna emas yang dicetak.

18.Penulisan nama Gubernur, Wakil Gubernur pada Naskah Dinas

Produk Hukum tidak menggunakan Gelar dan untuk Naskah
Dinas Surat, pakai gelar, No. Induk Pegawai dan Pangkat.

19.Keputusan yang ditanda tangani oleh kepala OPD harus

menggunakan a.n Gubernur dan pakai KOP OPD.

20.Selain Gubernur/Wakil Gubernur dalam hal penandatanganan

produk hukum tetap pakai gelar, No. Induk Pegawai, dan Pangkat.
TERIMA KASIH
