Pedoman Tata Naskah Dinas

Pedoman Tata Naskah Dinas
_______________________________________________________________
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Tata naskah dinas merupakan salah satu unsur administrasi umum yang
mencakup kegiatan pengaturan tentang jenis, penyusunan naskah dinas, logo dan cap
dinas, penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas
korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan
ralat.
Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku saat ini diatur dalam Keputusan
Direksi Perusahaan Daerah Air Minum Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang
Nomor 690/Kep.10-Adm/07 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan
Perusahaan Daerah Air Minum Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang.
Keseragaman tata naskah dinas di lingkungan PDAM TKR Kabupaten
Tangerang sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tertulis antar
unit kerja, mitra kerja dan dinas – dinas dilingkungan Pemerintah khususnya
Pemerintah Kabupaten Tangerang. Untuk itu perlu dilakukan evaluasi atau
penyempurnaan pedoman tata naskah dinas Nomor 690/Kep.10-Adm/07, dengan
berpedoman pada Peraturan Bupati Tangerang Nomor 34 Tahun 2013 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tangerang.
1.2 Maksud dan Tujuan

Pedoman tata naskah dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan tata naskah dinas dan
acuan pembuatan petunjuk teknis tata naskah dinas dilingkungan Perusahaan Daerah
Air Minum Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang.
Pedoman tata naskah dinas bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang
efektif dan efisien dalam penyelenggaraan (penatausahaan) pada tata naskah dinas
Perusahaan Daerah Air Minum Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang.
1.3 Sasaran
Sasaran penetapan pedoman tata naskah dinas Perusahaan Daerah Air Minum Tirta
Kerta Raharja Kabupaten Tangerang adalah :
a. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata
naskah dinas di Perusahaan Daerah Air Minum Tirta Kerta Raharja Kabupaten
Tangerang;
b. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya
dalam lingkup administrasi umum;
c. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;
Bidang Administrasi SSP/2016 Page 1

_______________________________________________________________
d. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas;

e. Berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas.
1.4. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas meliputi berbagai aspek yang mencakup
sebagai berikut :
a. Pengertian tentang jenis dan bentuk naskah dinas;

b. Penggunaan logo dan cap dinas;
c. Kewenangan penandatangan pembubuhan paraf;
d. Penggunaan singkatan a.n dan u.b pada naskah dinas;
e. Uraian singkat tentang kearsipan;
f. Penggunaan kode klasifikasi untuk penyimpanan arsip dilingkungan PDAM TKR
Kabupaten Tangerang.
1.5 Pengertian Umum

Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut :
1. Administrasi Umum
Rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan
lembaga/unit kerja, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
2. Naskah Dinas
Informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Perusahaan Daerah Air
Minum Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang.
3. Tata Naskah Dinas
Pengelolaan komunikasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media
yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
4. Format
Naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan
logo, dan cap dinas.
5. Stempel / Cap Dinas
Tanda indentitas dari suatu Instansi/jabatan.
6. Kop Naskah Dinas
Kop surat yang menunjukan nama perusahaan yang ditempatkan dibagian atas
kertas.
7. Kewenangan
Kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan.
8. Delegasi
Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari pejabat kepada pejabat atau
pejabat dibawahnya.

_______________________________________________________________
9. Mandat
Pelimpahan wewenang yang diberikan oleh atasan kepada bawahan untuk
melakukan suatu tugas tertentu atas nama yang memberi mandat.
10. Penandatangan Naskah Dinas
Hak, kewajiban dan tanggung jawab yang ada pada seorang pejabat untuk
menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan kewenangan pada
jabatannya.
11. Peraturan Direksi
Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat pengaturan
ditetapkan oleh Direktur Utama.
12. Keputusan Direksi
Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat penetapan
konkrit, individual dan final.
13. Instruksi Direksi
Naskah dinas yang berisikan perintah dari Direksi kepada bawahan untuk
melaksanakan tugas – tugas khusus.
14. Surat Edaran
Naskah dinas yang berisi pemberitahuan, penjelasan dan/atau petunjuk cara
melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
15. Surat Biasa
Naskah dinas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau
saran dan sebagainya.
16. Surat Keterangan
Naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tanda bukti untuk
menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal.
17. Surat Izin
Naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang
dikeluarkanoleh pejabat yang berwenang.
18. Surat Perjanjian
Naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama antara dua belah pihak atau lebih
untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati
bersama.
19. Surat Tugas
Naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah
untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
20. Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )
Naskah dinas dari pejabat yang berwewenang kepada bawahan atau pejabat
tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas.

_______________________________________________________________
21. Surat Kuasa

Naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan berisi pemberian
wewenang dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam
rangka kedinasan.
22. Surat Undangan
Naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi undangan kepada
pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
kedinasan.
23. Surat Panggilan
Naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi panggilan kepada seorang
pegawai untuk menghadap.
24. Nota Dinas
Naskah dinas yang bersifat internal berisi komunikasi kedinasan antar pejabat atau
dari atasan kepada bawahan dan dari bawahan kepada atasan.
25. Lembar Disposisi
Naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada
bawahan.
26. Telaahan Staf
Naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara lain berisi analisis pertimbangan,
pendapat dan saran – saran secara sistematis.
27. Pengumuman
Naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pemberitahuan yang bersifat
umum.
28. Laporan
Naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang berisi informasi dan pertanggung
jawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan.
29. Rekomendasi
Naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi keterangan atau catatan tentang
sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan.
30. Surat Pengantar / Tanda Terima
Naskah dinas berisi jenis dan jumlah barang yang berfungsi sebagai tanda terima.
31. Berita Acara
Naskah dinas yang berisi keterangan atas sesuatu hal yang ditandatangani oleh para
pihak.
32. Notulen
Naskah dinas yang memuat catatan proses sidang atau rapat.
33. Daftar Hadir
Naskah dinas dari pejabat yang berwenang yang berisi keterangan atas kehadiran
seseorang.

_______________________________________________________________
34. Piagam
Naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi penghargaan atas prestasi yang
telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan.
35. Sertifikat
Naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan
tertentu.
36. Pencabutan
Suatu pernyataan tidak berlakunya suatu naskah dinas sejak ditetapkan pencabutan
tersebut.
37. Pembatalan
Pernyataan bahwa suatu naskah dinas dianggap tidak pernah dikeluarkan.
37. Unit kerja
Bagian yang ada di Perusahaan yang terdiri dari Staf Ahli, Satuan, Bagian,
Wilayah, Cabang dan Pelayanan IKK.
38. Logo
Gambar dan/atau huruf sebagai identitas Perusahaan Daerah Air Minum Tirta
Kerta Raharja Kabupaten Tangerang.
39. PDAM TKR
Perusahaan Daerah Air Minum Tirta Kerta Raharja
40. Pjs
Pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang
penandatangan naskah dinas, karena pejabat definitif belum dilantik.
1.6 Dasar Hukum

Dasar Hukum dalam pedoman ini :
a. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
Instansi Pemerintah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 69).
b. Peraturan Bupati Tangerang Nomor 34 tahun 2013 tentang Pedoman Tata Naskah
di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tangerang.
c. Peraturan Bupati Tangerang Nomor 100 Tahun 2015 Tentang Perubahan Kedua
Atas Peraturan Bupati Tangerang Nomor 26 Tahun 2009 Tentang Tata Kearsipan
Pemerintah Kabupaten Tangerang (Berita Daerah Kabupaten Tangerang Tahun
2015 Nomor 100).

_______________________________________________________________
BAB II
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
2.1 Asas
Pedoman Tata Naskah Dinas Perusahaan Daerah Air Minum Tirta Kerta Raharja
Kabupaten Tangerang ini disusun berdasarkan asas sebagai berikut :
a. Asas Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam
penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta
dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
b. Asas Pembakuan
Naskah Dinas diproses dan disusun melalui tata cara dan bentuk yang telah
dibakukan.
c. Asas Akuntabilitas
Penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat dipertanggungjawabkan dari segi
isi, format, prosedur, kewenangan keabsahan dan dokumentasi.
d. Asas Keterkaitan
Naskah Dinas diselenggaraan dalam satu kesatuan sistem.
e. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Tata naskah dinas diselenggarakan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran.
f. Keamanan
Penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik dan subtansi.
2.2. Prinsip
Prinsip – prinsip penyelenggaraan tata naskah dinas terdiri atas :
a. Prinsip Ketelitian
Diselenggarakan secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan pengetikan isi
struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan didalam pengetikan.
b. Prinsip Kejelasan
Diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik dan materi dengan
mengutamakan metode yang cepat dan tepat.
c. Prinsip Singkat dan Padat
Diselenggarakan dengan menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
d. Prinsip Logis
Diselenggarakan secara runtut dan logis dan meyakinkan secara struktur kalimat
harus lengkap dan efektif.

_______________________________________________________________
2.3 Penyelenggaraan Naskah Dinas

Penyelenggaraan naskah dinas dilaksanakan oleh Bidang Administrasi di Satuan
Sekretariat Perusahaan (SSP) sebagai penerima menindaklanjuti surat yang diterima
dengan tahapan sebagai berikut :
2.3.1. Pengelolaan Surat Masuk Intrnal ( SMI )
Surat Masuk Internal ( SMI ) adalah naskah dinas / nota dinas yang disampaikan
oleh unit kerja kepada Direksi melalui Bidang Administrasi, untuk mendapat
arahan atau disposisi Direksi sebagai tindaklanjut.
Proses Pengelolaan Surat Masuk Internal :

1. Naskah Dinas dari unit kerja terkait dikirim ke Bidang Administrasi dengan
menggunakan tanda terima.
2. Bidang Administrasi memproses naskah dinas dengan mencatat naskah
dinas kedalam buku agenda surat masuk internal yang meliputi :
- Tanggal terima naskah dinas
- Tanggal surat
- Nomor naskah dinas
- Perihal naskah dinas
- Tujuan naskah dinas
3. Setelah naskah dinas dicatat dalam agenda, naskah dinas dilanjutkan ke
sekretaris Direksi PDAM Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang untuk
mendapat disposisi Direksi.
4. Naskah dinas yang telah mendapat disposisi Direksi, dicatat kembali
didalam buku agenda dengan menambahkan pada kolom disposisi,
kemudian diteruskan ke unit kerja terkait sesuai dengan disposisi atau
instruksi Direksi.
5. Unit kerja penerima disposisi atau instruksi Direksi, agar segera
menindaklanjuti.
6. Setelah ditindaklanjuti, progres selesai dengan baik, agar naskah dinas
dikembalikan ke Bidang Administrasi untuk di arsipkan dengan baik atau
diinformasikan progresnya, dan arsip dicatat keberadaannya.
2.3.2. Pengelolaan Surat Masuk Eksternal ( SME )

Surat Masuk Ekstenal (SME) adalah naskah dinas yang disampaikan oleh
perusahaan / intansi lain kepada Direksi PDAM Tirta Kerta Raharja Kabupaten
Tangerang melalui Bidang Administrasi, untuk mendapat jawaban atau disposisi
Direksi sebagai tindaklanjut.
Proses Pengelolaan Surat Masuk Eksternal :

1. Naskah Dinas dari perusahaan atau instansi lain yang dikirim melalui Email,
dikirim melalui Pos atau kirim langsung ke Bidang Administrasi (dilengkapi
tanda terima). Bidang Administrasi memproses naskah dinas dengan

_______________________________________________________________
mencatat naskah dinas kedalam buku agenda surat masuk Eksternal yang
meliputi :
- Tanggal terima naskah dinas
- Tanggal surat
- Nomor naskah dinas
- Perihal naskah dinas
- Tujuan naskah dinas
2. Setelah naskah dinas dicatat dalam agenda, naskah dinas dilanjutkan ke
sekretaris Direksi PDAM Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang untuk
mendapat disposisi Direksi.
3. Naskah Dinas yang bersifat proposal atau ajuan terkait masalah kehumasan,
diproses langsung oleh Satuan Sekretariat Perusahaan ditujukan ke Direksi.
4. Naskah Dinas yang telah mendapat disposisi Direksi, dicatat kembali
didalam buku agenda dengan menambahkan pada kolom disposisi,
kemudian diteruskan ke unit kerja terkait sesuai dengan disposisi atau
instruksi Direksi.
5. Unit kerja penerima disposisi atau instruksi Direksi, agar segera
menindaklanjuti.
6. Setelah ditindaklanjuti, progres selesai dengan baik, agar naskah dinas
dikembalikan ke Bidang Administrasi untuk di arsipkan dengan baik atau
diinformasikan progresnya, dan arsip dicatat keberadaannya.
2.3.3 Surat Keluar Eksternal ( SKE )

Surat Keluar Eksternal (SKE) adalah surat yang dikeluarkan/diterbitkan oleh
PDAM Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang yang ditujukan kepada pihak
ekstenal / instansi lain.
Proses Pengelolaan Surat Keluar Eksternal :
1. Konsep naskah dinas dibuat oleh Satuan Sekretariat Perusahaan (SSP) atau
oleh unit kerja terkait.
2. Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh Direksi, terlebih dahulu diparaf
oleh unit kerja pengelola, Kepala Satuan Sekretariat sebagai penanggung
jawab subtansi materi, dan Direktur Umum terkait masalah umum dan atau
Direktur Teknik terkait masalah teknik.
3. Naskah dinas yang telah ditandatangani oleh Direksi, dibubuhkan stempel
terlebih dahulu dan dicatat kedalam buku agenda surat keluar eksternal
yang meliputi :
- Tanggal Naskah Dinas
- Nomor Naskah Dinas
- Perihal
- Tujuan

_______________________________________________________________
4. Naskah Dinas yang telah diberi nomor, segera dikirim sesuai dengan tujuan
naskah dinas, pengiriman surat bisa melalui email, Pos / Pengiriman Surat
Kilat atau dikirim langsung oleh SSP.
5. Naskah Dinas yang ada parafnya diarsipkan bersama dasar suratnya dan
tanda terima pengiriman naskah dinas, pengarsipan terletak di Bidang
Administrasi SSP.
2.3.4 Surat Tugas

Naskah Dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah
untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Proses Pengelolaan Surat Tugas :

a. Kewenangan tanda tangan surat tugas meliputi :
- Surat Tugas terkait masalah Praktek Kerja Lapangan (PKL) atau
magang cukup ditandatangain oleh Kepala Bagian Kepegawaian, dan
penomoran surat tugas dilakukan oleh Bagian Kepegawaian.
- Surat Tugas yang telah ditandatangani oleh Kepala Bagian
Kepegawaian, dibubuhkan Stempel oleh Bidang Administrasi SSP.
- Surat Tugas terkait tugas lapangan / ada masalah teknik, cukup
ditandatangai oleh Kepala Satuan / Kepala Bagian / Wilayah / Cabang
/ Kepala Unit IKK dan ditembuskan ke Bagian Kepegawaian dan untuk
pengarsipan Surat Tugas terletak diunit kerja terkait.
b. Surat Tugas yang telah ditandatangani oleh Direksi, dibubuhkan stempel
terlebih dahulu dan dicatat kedalam buku agenda surat tugas yang meliputi :
- Tanggal Surat Tugas
- Nomor Surat Tugas
- Perihal
- Tujuan
c. Surat Tugas yang telah diberi nomor, segera dikirim/diberikan kepada
pelaksana tugas.
d. Surat Tugas yang telah ditandatangain oleh Direksi dan yang ada parafnya
diarsipkan bersama dasar suratnya dan tanda terima pengiriman naskah
dinas, pengarsipan terletak di Bidang Administrasi.
e. Surat Tugas yang ditandatangani oleh Kepala Bagian Kepegawaian,
diarsipkan di Bagian Kepegawaian.
2.3.5 Surat Keterangan

Naskah Dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tanda bukti
untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal.

_______________________________________________________________
Proses Pengelolaan Surat Keterangan :

a. Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Direksi, penomoran,
pembubuhan stempel dan pengarsipan dilakukan oleh Bidang Administrasi
SSP.
b. Kewenangan tanda tangan surat keterangan meliputi :
- Surat Keterangan yang bersifat menerangkan Mahasiswa / Pelajar atau
terkait masalah Praktek Kerja Lapangan (PKL) atau Magang cukup
ditandatanganin oleh Kepala Bagian Kepegawaian, dan penomoran
surat keterangan dilakukan oleh Bagian Kepegawain.
- Surat Keterangan yang telah ditandatangani oleh Kepala Bagian
Kepegawaian, pembubuhan Stempel dilakukan oleh Bidang
Administrasi dan pengarsipan terletak di Bagian Kepegawaian.
c. Surat Keterangan yang telah ditandatangani, telah dibubuhin stempel dan
diberi nomor surat, agar segera dikirim/diberikan kepada yang
bersangkutan.
d. Surat Keterangan yang telah ditandatangani Direksi dan ada parafnya
diarsipkan bersama dasar suratnya, pengarsipan terletak di Bidang
Administrasi SSP.
e. Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Kepala Bagian Kepegawaian,
pengarsipan berada di Bagian Kepegawaian.
2.3.6 Tingkat keamanan dilakukan dengan mencantumkan kode pada sampul

naskah dinas, sebagai berikut :
a. Surat Rahasia disingkat “R”
Merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan
yang tinggi, yang berdampak kepada kerugian negara dan disintegrasi
Bangsa;
b. Surat Penting disingkat “P”
Merupakan surat yang tingkat keamanan isi surat perlu mendapat perhatian
penerima surat;
c. Surat Konfidensial disingkat “K”
Merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan
sedang yang berdampak kepada terhambatnya jalannya perusahaan;
d. Surat Biasa, disingkat “B”
Merupakan surat yang materi dan sifatnya biasa namun tidak dapat
disampaikan kepada yang tidak berhak.
2.3.7 Penggunaan Kertas Surat

a. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 70/80 gram;
b. Penggunaan kertas HVS diatas 70/80 gram atau jenis lain, hanya terbatas
untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan
nilai kegunaan dalam waktu lama;

_______________________________________________________________
c. Penyediaan surat logo perusahaan berwarna di cetak diatas kertas 70/80

gram;
d. Ukuran kertas yang digunakan untuk surat menyurat dan produk hukum
adalah kertas A4 ( 210 x 297 mm ) atau disesuaikan dengan kebutuhan;
e. Ukuran kertas untuk digunakan pidato adalah A5 ( 165 x 215 mm ).
2.3.8 Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran dilakukan

dengan ketentuan :
a. Penggunaan bentuk huruf Times New Roman;
b. Ukuran huruf surat max 12 min 10;
c. Untuk tembusan ukuran 10 / 11;
d. Ukuran judul / kepala surat 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan
e. Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan;
f. Jarak sisi kiri 3 cm dan jarak sisi kanan 2 cm;
g. Warna dan kualitas kertas berwarna putih dengan kualitas baik.

_______________________________________________________________
BAB III
NASKAH DINAS
3.1 Naskah Dinas

Naskah Dinas atau surat resmi adalah segala komunikasi tertulis yang menyangkut
kepentingan tugas atau kegiatan dinas instansi. Surat dinas merupakan salah satu alat
komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti
penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan,
pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada
perorangan atau sebaliknya.
3.2. Bentuk dan Susunan Naskah Dinas

Bentuk dan susunan naskah dinas surat di lingkungan PDAM Tirta Kerta Raharja
Kabupaten Tangerang, terdiri atas :
a. Instruksi;
b. Surat Edaran;
c. Surat Biasa;
d. Surat Keterangan;
e. Surat Perintah;
f. Surat Izin;
g. Surat Perjanjian;
h. Surat Tugas;
i. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
j. Surat Kuasa;
k. Surat Undangan;
l. Surat Panggilan;
m. Nota Dinas;
n. Lembar Disposisi;
o. Telaahan Staf;
p. Pengumuman;
q. Laporan;
r. Rekomendasi;
s. Surat Pengantar;
t. Berita Acara;
u. Notulen;
v. Memo;
w. Daftar Hadir;
x. Piagam;
y. Sertifikat;

_______________________________________________________________
BAB IV
PENGGUNAAN DAN KEWENANGAN
TANDA TANGAN
4.1 Atas Nama yang disingkat a.n

Merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada
pejabat setingkat dibawahnya.
4.2. Untuk beliau yang disingkat u.b

Merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada
pejabat dua tingkat dibawahnya.
Tanggungjawab penggunaan a.n dan u.b

Berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang, dengan ketentuan pejabat yang
melimpahkan wewenang, dengan ketentuan pejabat yang menerima pelimpahan
wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan
wewenang.
4.3. Pejabat Sementara yang disingkat Pjs.
4.3.1 Pejabat Sementara untuk Jabatan Direksi

Merupakan pejabat untuk sementara waktu pada jabatan Direksi. Pjs Direksi
melaksanakan tugas sampai dengan pelantikan Direksi definitif. Pjs Direksi
diangkat dengan Keputusan Kepala Daerah dan berlaku paling lama 6 (enam )
bulan. Pjs. bertanggung jawab atas naskah dinas yang dikeluarkannya.
4.3.2 Pejabat Sementara untuk Jabatan Struktural / Fungsional

Merupakan pejabat untuk sementara waktu pada jabatan tertentu yang mendapat
pelimpahan wewenang penandatangan naskah dinas, karena pejabat definitif
belum dilantik. Pjs Pejabat Struktural/Fungsional diangkat dengan Keputusan
Direksi dan berlaku paling lama 6 (enam ) bulan. Pjs. bertanggung jawab atas
naskah dinas yang dikeluarkannya.

_______________________________________________________________
BAB V
PARAF, PENULISAN NAMA, PENANDATANGANAN,
PENGGUNAAN TINTA DAN PENOMORAN
NASKAH DINAS
5.1 Paraf
Merupakan kependekkan dari tandatangan, sebagai bentuk tanggungjawab atas naskah
dinas.
1. Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf.
2. Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum sebelum ditandatangani
terlebih dahulu diparaf pada setiap lembar oleh unit kerja pemerkarsa.
3. Paraf sebagaimana dimaksud pada point 1 dan 2, dilakukan oleh pejabat terkait
secara horizontal dan vertikal.
4. Paraf sebagaimana dimaksud pada point 1, 2 dan 3, merupakan tandatangan singkat
sebagai bentuk pertanggungjawaban atas muatan materi subtansi, redaksi dan
pengetikan naskah dinas.
5. Paraf sebagaimana dimaksud, meliputi :
a Paraf hierarkhis
1. Naskah Dinas sebelum ditanda tangani oleh Direksi, Kepala Satuan,
Kepala Bidang, Asisten Proyek, Kepala Bagian, Kepala Cabang, Kepala
Wilayah, Kepala Pelayanan IKK harus diparaf terlebih dahulu oleh
maksimal 4 (empat) orang pejabat secara berjenjang untuk bertanggung
jawab terhadap subtansi, redaksi dan penulisan naskah dinas tersebut
sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, penempatan paraf tersebut
terdapat pada lembar terakhir naskah dinas sesuai arah jarum jam dimulai
dari sebelah kiri nama pejabat yang akan menandatangani.
2. Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan
menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan paraf.
3. Paraf untuk surat perintah perjalanan dinas, dibubuhkan pada lembar
pertama.
4. Untuk keamanan isi naskah dinas yang jumlahnya lebih dari satu halaman,
sebelum naskah dinas tersebut ditandatangani oleh pejabat yang
berwewenang, maka harus dibubuhkan paraf pejabat pengolah pada sudut
kanan bawah pada setiap halaman.
5. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum/surat yang lebih
dari satu lembar, setiap lembarnya diparaf pada pojok kiri kertas bagian
bawah.
6. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang mempunyai lampiran,
pada lembar lampiran dipojok sebelah kanan atas ditulis lampiran : surat,
nomor dan tanggal serta pada bagian akhir sebelah kanan bawah ditanda
tanganani oleh pejabat yang berwewenang.

_______________________________________________________________
 Contoh Paraf Hierarkhis dalam bentuk searah jarum jam :

(1)
(2) DIREKTUR UTAMA (3) Pejabat 2 tk dibawah
Pejabat 3 tk dibawah ( Kepala Satuan )
( Kepala Bagian)
(1) RUSDY MACHMUD (4) Pejabat 1 tk dibawah

Unit Pengelola
( Dirum & Dirtek )
( Kepala Sub )
(2)
(2) DIREKTUR UTAMA (3) Pejabat 1 tk dibawah

Pejabat 2 tk dibawah ( Dirum & Dirtek )
( Kepala Satuan )
(1) RUSDY MACHMUD

Pejabat 3 tk dibawah
( Kepala Bagian)
 Apabila paraf dimulai pada level Kepala Bagian, Paraf cukup 3 Tk

Contoh pada Point (2).
 Apabila unit pengelola/pengetikan dilakukan oleh Staf maka paraf
diletakkan dibagian akhir sudut kanan bawah.
b Paraf Koordinasi.
1. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang materinya
menyangkut kepentingan unit lain sebelum ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh unit pengolah, unit lain
yang terkait dan bidang hukum pada setiap lembarnya.
3. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya
menyangkut kepentingan unit lain sebelum ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh unit pengolah, unit lain
yang terkait pada lembar terakhir naskah dinas.
 Contoh Paraf Koordinasi :
Paraf Koordinasi
Unit Kerja ......
Unit Kerja ......
Unit Kerja ......
Dst .................

_______________________________________________________________
5.2 Penulisan Nama

Penulisan nama pejabat dilingkungan PDAM Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang
pada naskah dinas, tidak menggunakan gelar.
5.3 Penandatangan Naskah Dinas

5.3.1 Direktur Utama menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan
produk hukum terdiri atas :
a. Peraturan Direksi
b. Keputusan Direksi
5.3.2 Keputusan Direksi dapat didelegasikan kepada :
a. Direktur Umum;
b. Direktur Teknik
5.3.3 Direktur Utama menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat
sebagaimana dimaksud terdiri dari :
a. Surat Edaran;
b. Surat Keterangan;
c. Surat Izin;
d. Surat Perjanjian;
e. Surat Tugas;
f. Instruksi Direksi;
g. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
h. Surat Kuasa;
i. Surat Undangan;
j. Surat Panggilan;
k. Surat Biasa;
l. Nota Dinas;
m. Lembar Disposisi;
n. Laporan;
o. Rekomendasi;
p. Berita Acara;
q. Piagam;
r. Voucher
s. Cek
5.3.4 Direktur Umum menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat
terdiri atas :
a. Surat Biasa;
c. Surat Perintah;
d. Surat Izin;

_______________________________________________________________
e. Surat Tugas;
f. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
g. Nota Dinas;
h. Lembar Disposisi
i. Telaahan Staf;
j. Laporan;
k. Rekomendasi;
l. Voucher
m. Cek
5.3.5 Direktur Teknik menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat
terdiri atas
a. Surat Biasa;
c. Surat Perintah;
d. Surat Izin;
e. Surat Tugas;
f. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
g. Nota Dinas;
h. Lembar Disposisi;
i. Telaahan Staf;
j. Laporan;
k. Rekomendasi.
l. Voucher
m. Cek
5.3.6 Direktur Umum dan Direktur Teknik atas nama Direktur Utama
menandatangani naskah dinas meliputi :
a. Dalam bentuk dan susunan produk hukum keputusan; dan
b. Dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud terdiri atas :
1. Surat Edaran;
2. Surat Biasa;
3. Surat Keterangan;
4. Surat Perintah;
5. Surat Izin;
6. Surat Tugas;
7. Nota Dinas;
8. Lembar Disposisi;
9. Pengumuman;
10. Berita Acara;
11. Piagam; dan
12. Sertifikat.

_______________________________________________________________
5.3.7 Staf Ahli menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri
dari:
1. Surat Biasa;
2. Nota Dinas;
3. Telaahan Staf;
4. Laporan.
5.3.8 Kepala Satuan menandatangani naskah dinas yang dalam bentuk dan susunan
surat terdiri dari :
1. Surat Biasa;
2. Surat Keterangan ( Kepala SSP );
3. Surat Perintah;
4. Surat Izin;
5. Surat Tugas;
6. Surat Undangan;
7. Nota Dinas;
8. Lembar Disposisi;
9. Telaahan Staf
10. Pengumuman ( Kepala SSP );
11. Laporan;
12. Surat Pengantar;
13. Notulen;
14. Memo;
15. Sertifikat ( Kepala SSP );
16. Berita Acara
5.3.9 Kepala Bidang / Asisten Proyek menandatangani naskah dinas dalam bentuk
dan susunan surat terdiri dari :
a. Surat Biasa;
b. Surat Perintah;
c. Surat Perintah Tugas;
d. Surat Undangan;
e. Surat Panggilan;
f. Nota Dinas;
g. Laporan;
h. Daftar Hadir;
5.3.10 Kepala Bagian menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat
sebagaimana terdiri dari :
a. Surat Biasa;
c. Surat Perintah;
d. Surat Izin;

_______________________________________________________________
e. Surat Tugas;
f. Surat Kuasa;
g. Surat Undangan;
h. Nota Dinas;
i. Lembar Disposisi;
j. Telaahan Staf;
k. Laporan;
l. Surat Pengantar;
m. Berita acara;
n. Daftar hadir;
o. Notulen.
5.3.11 Kepala Wilayah / Kepala Cabang / Kepala Unit IKK menandatangani naskah
dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri dari :
a. Surat Biasa;
c. Surat Perintah;
d. Surat Izin;
e. Surat Tugas;
f. Surat Kuasa;
g. Surat Undangan;
h. Nota Dinas;
i. Lembar Disposisi;
j. Telaahan Staf;
k. Laporan;
l. Surat Pengantar;
m. Berita acara;
n. Daftar hadir;
o. Notulen.
p. Pemutusan Sambungan Langganan;
q. Tunggakan;
r. BPPB / BAPP Pemasangan;
s. Data Rekening Ditagih (DRD) / Data Stand Meter Langganan (DSML)
t. Pemasangan Kembali (PK);
u. Pemasangan Sambungan Langganan.
5.3.12 Kepala Sub Bagian / Kepala Sub Bidang / Kepala Seksi menandatangani
naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri dari :
a. Nota Dinas;
b. Laporan.

_______________________________________________________________
5.3.13 Kepala Sub Bagian / Kepala Sub Bidang / Kepala Seksi atas nama Kepala
Bagian / Kepala Bidang / Kepala Wilayah / Kepala Cabang menandatangani
naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri dari:
a. Surat Perintah;
b. Nota Dinas;
c. Daftar Hadir
5.4. Pendelegasian Penandatangan Naskah Dinas

a. Ketentuan mengenai pendelegasian penandatangan naskah dinas diatur dalam
Peraturan Direksi.
b. Pelaksanaan pendelegasian penandatangan naskah dinas ditetapkan dengan
Keputusan Direksi.
5.5. Penggunaan Tinta Untuk Naskah Dinas

a. Tinta yang digunakan untuk naskah dinas berwarna hitam;
b. Tinta yang digunakan untuk penandatangan dan paraf naskah dinas berwarna hitam
atau biru tua;
c. Tinta yang digunakan untuk keperluan keamanan naskah dinas warna merah.
5.6. Penomoran Naskah Dinas Surat

a. Penomoran naskah dinas surat yang ditandatangani oleh Direktur Utama, Direktur
Umum dan Direktur Teknik dilakukan oleh Bidang Administrasi SSP;
b. Penomoran naskah dinas surat yang ditandatangani oleh Staf Ahli / Kepala Satuan /
Kepala Bidang / Kepala Bagian / Assisten Proyek/ Kepala Cabang / Kepala
Wilayah / Kepala IKK, dilakukan oleh Sekertariat atau bagian tata usaha pada unit
kerja masing-masing;
c. Penomoran naskah dinas surat yang ditandatangani oleh Direktur Utama, Direktur
Umum dan Direktur Teknik sebagaimana dimaksud pada point a, menggunakan
nomor kode klasifikasi dan nama Unit Kerja sesuai subtansi naskah dinas surat.
d. Penomoran produk hukum dilakukan oleh Bidang Hukum.

_______________________________________________________________
BAB VI
STEMPEL, KERTAS KOP DINAS,
LEMBAR DISPOSISI DAN KARTUNAMA
6.1 Stempel
Merupakan alat yang sangat membantu sekali untuk melakukan pengesahan suatu
data,catatan, berkas, atau surat keterangan resmi. Hal ini bisa dipergunakan untuk
seluruh kalangan baik dinas pemerintah, swasta, sekolah, kantor, toko-toko, dan
instansi lainnya.
6.1.1 Bentuk
Bentuk stempel Perusahaan Daerah Air Minum Tirta Kerta Raharja Kabupaten
Tangerang berbentuk Lingkaran.
6.1. Ukuran
Ukuran stempel Perusahaan Daerah Air Minum Tirta Kerta Raharja
Kabupaten Tangerang, meliputi :
a. Bentuk bundar, terdiri dari tiga lingkaran dengan bagian luar (R1) = 18,5
mm, lingkaran tengah (R2) = 17,5 mm, dan lingkaran dalam (R3) = 13,5
mm. Tebal garis lingkaran R1 ± 0,8 mm dan R2 = R3± 0,2 mm.
b. Lingkaran pertama adalah lingkaran paling luar. Pada lingkaran kedua, di
bagian atas tercantum tulisan nama perusahaan. Pada lingkaran ketiga,
terdapat logo dengan ukuran 24,5 X 24,5 mm. Di antara kedua tulisan
tersebut, diberi tanda berupa bintang segi lima dengan ukuran sesuai
dengan huruf.
c. Tinta cap perusahaan berwarna ungu.
6.1.3 Penggunaan
Pejabat yang berhak menggunakan stempel Perusahaan Daerah Air Minum
Tirta Kerta Raharja Kabupaten Tangerang :
a. Kepala Bidang Administrasi atau dapat didelegasikan kepada Kasubid
Administrasi;
b. Kepala Bagian Keuangan atau dapat didelegasikan kepada Kasubag Kas
dan Pajak;
c. Kepala Cabang atau dapat didelegasikan kepada Kasie Umum;
d. Kepala Wilayah atau dapat didelegasikan kepada Kasie Umum;
e. Kepala Unit IKK atau dapat didelegasikan kepada Ka. Urusan Umum /
Kepala Unit IKK.

_______________________________________________________________
6.1.4 Kewenangan Pemegang dan penyimpanan Stempel

a. Kewenangan pemegang dan penyimpanan stempel untuk naskah dinas
dilakukan oleh Bidang Administrasi dan Bagian Keuangan;
b. Kewenangan pemegang dan penyimpanan stempel untuk Cabang
/Wilayah dan IKK dilakukan oleh Kepala Cabang/Wilayah dan IKK;
c. Unit yang membidangi urusan ketatausahaan bertanggung jawab atas
penggunaan stempel;
6.2 Kertas Kop Naskah Dinas

Kop Naskah Dinas adalah untuk mewakili identitas lembaga / perusahaan. Kop surat
terdiri dari :
- Logo
- Nama / Identitas Perusahaan
- Alamat perusahaan
- Nomor telepon dan Fax / Email
6.2.1 Bentuk
a. Kertas kop naskah dinas eksternal menggunakan logo Perusahaan dicetak
dan ditempatkan di sebelah kiri atas kertas yang digunakan untuk naskah
dinas.
b. Kertas kop naskah dinas eksternal memuat sebutan Perusahaan Daerah Air
Minum Tirta Kerta Raharja kabupaten Tangerang, alamat, nomor telepon,
nomor faximile / web site / email dan kode pos.
c. Kertas kop naskah dinas internal untuk unit kerja tidak menggunakan
logo, tetapi tetap memuat sebutan Perusahaan Daerah Air Minum Tirta
Kerta Raharja kabupaten Tangerang, alamat, nomor telepon, nomor
faximile / web site / email dan kode pos dan menyebutkan nama unit kerja
pembuat.
6.3 Lembar Disposisi

Merupakan naskah dinas dari pejabat yang berwenang, berisi petunjuk tertulis kepada
bawahan.
Lembar disposisi memuat :
- Tanggal surat diterima
- Index
- Asal Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Lampiran Perihal
- Sifat Surat (Biasa, Penting, Rahasia)

_______________________________________________________________
- Informasi / Instruksi
- Diteruskan Kepada
6.4 Stopmap Logo PDAM

Merupakan kertas tempat menyimpan atau menaruh suatu dokumen yang sudah
dispesifikasikan sehingga saat dokumen itu diperlukan, file yang terdiri dari beberapa
kertas kecil ataupun besar tidak hilang tercecer. Stopmap adalah alat yang sangat
membantu mengorganisir kertas dokumen.
6.5 Amplop Dinas

Merupakan sebuah bungkus dari kertas sebagai tempat menaruh surat yang dikirim atau
didistribusikan kepada perorangan, instansi / lembaga. Amplop berfungsi sebagai
pengaman isi surat yang akan disampaikan kepada perorangan atau instansi.
6.6 Kartu Nama

Sebuah kartu yang menyampaikan informasi tentang sebuah perusahaan ataupun
individu yang disampaikan hanya sebagai pengingat dalam sebuah perkenalan formal.
Pada umumnya kartu nama berisi tentang :
- Nama Perusahaan (Termasuk Logo Perusahaan)
- Nama Individu
- Alamat
- Nomor Telepon
- Nomor Fax atau Email
- Situs Web
- Dan lain - lain

_______________________________________________________________
BAB VII
KEARSIPAN
7.1 Definisi
Berdasarkan Peraturan Bupati Tangerang nomor 100 tahun 2015, arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
publik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
7.2 Fungsi dan Jenis Arsip

Arsip secara umum berfunsi sebagai bahan/alat untuk perencanaan, pengambilan
keputusan, penentuan kebijakkan, pemeriksaan, pengendalian, penelitian dan sumber
sejarah.
Berdasarkan jenis dan fungsinya, arsip terdiri dari :
a. Arsip Statis
Arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan.
b. Arsip Dinamis
Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan
disimpan selama jangka waktu tertentu.
c. Arsip Aktif
Arsif yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus.
d. Arsip Inaktif
Arisp yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7.3 Penciptaan Naskah Dinas

Yaitu proses kegiatan sejak perbuatan draft/konsep, pengetikan, penandatangan,
penomoran sampai naskah tersebut digunakan, kegiatan yang harus diperhatikan
dalam penciptaan naskah dinas yaitu :
a. Pemilihan jenis kerta dan tinta;
b. Bentuk naskah dinas dilihat dari pembagian kewenangan masalah naskah dinas;
c. Penentuan sifat surat;
d. Penggunaan kop surat;
e. Tata cara pengetikan;
f. Penulisan nomenklatur;
g. Penggunaan a.n dan u.b;
h. Pembubuhan paraf;
i. Penomoran naskah dinas;

_______________________________________________________________
j. Pengisian tembusan;
k. Penyampulan surat/naskah dinas.
Tata cara penciptaan naskah dinas mengacu kepada peraturan perundang – undangan
yang mengatur naskah dinas.
7.4 Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas

Pengendalian naskah dinas meliputi kegiatan pengurusan naskah dinas masuk, naskah
dinas keluar, penyimpanan, penemuan kembali dan pemeliharaan naskah dinas.
Dalam proses pengendalian naskah dinas dipergunakan sarana pengendalian yaitu
kartu pengendali.
7.5 Penataan Arsip / Berkas

7.5.1 Pengertian
a. Penataan
adalah kegiatan mengatur dan menata dalam suatu susunan yang
sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat.
b. Penataan Kartu Kendali
Cara untuk mengatur dan menata kartu kendali dalam susunan yang
sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifatnya.
c. Penataan arsip / berkas Dinamis Aktif
Cara untuk mengatur dan menata berkas dalam suatu susunan yang
sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang
bertujuan menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan organisasi yang
masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan
tugas.
d. Penataan arsip / dinamis In-Aktif
Cara untuk mengatur dan menata berkas/arsip yang jarang dipergunakan
secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas dalam suatu susunan
yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas
bertujuan menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.
e. Sarana
Macam-macam benda/alat pelaksanaan untuk penataan arsip yang
menunjang kegiatan pelaksanaan tugas.
7.5.2 Sarana / Peralatan

a. Filling Cabinet
Tempat penyimpanan sekat ukuran besar yang disusun sebagai kerangka
penyimpanan arsip.
b. Rak Arsip
Tempat penyimpanan arsip/berkas yang penting/rahasia dalam angka
waktu penyimpanannya relative lama atau penyimpannya harus benar-

_______________________________________________________________
benar terlindungi karena informasinya mengandung kerahasian diberi

label dan nomor box.
c. Lemari Arsip
Untuk menyimpan saran seperti Alat-alat tulis, persediaan sarana
kearsipan, map folder, sekat, kartu kendali, lembar disposisi, dan lain –
lain.
d. Lemari Gambar
Lemari khusus untuk menyimpan gambar/ peta dan sejenisnya.
7.6 Klasifikasi Arsip

Adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang dimuat didalamnya dan
merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali arsip.
a. Kode Klasifikasi Arsip

Merupakan bagian dari klasifikasi arsip yang menjadi tanda pengenal urusan
dalam bentuk angka yang berfungsi sebagai penuntun terhadap letak berkas di
tempatnya. Penentuan kode klasifikasi arsip mengacu kepada Peraturan Bupati
Tangerang Nomor 100 Tahun 2015 tanggal 26 Mei 2015 tentang Perubahan
Kedua Atas Peraturan Bupati Tangerang Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata
Kearsipan Pemerintah Kabupaten Tangerang.
Kode Klasifikasi Arsip terdiri dari :

NO URAIAN KODE SURAT
1 Hari Raya / Besar 003
2 - Nasional 17 Agustus, Hari Pahlawan dsb 003.1
3- - Hari Raya Keagamaan 003.2
4 - Hari Ulang Tahun 003.3
5 - Hari – Hari Besar Internasional 003.4
6 Ucapan 004
7 - Ucapan Terima Kasih 004.1
8 - Ucapan Selamat 004.2
9 - Ucapan Belasungkawa 004.3
10 - Ucapan Lainnya 004.4
11 - Spanduk 004.5
12 Undangan 005
13 Plakat 008
14 Gedung Kantor 011
15 - Aula Rapat 011.1
16 Rumah Dinas 012
17 Mess / Guest House 014
18 Penerangan Listrik / Jasa Listrik / Jasa Telepon 015
19 Telepon / Faxcimile / Internet 016
20 Keamanan / Ketertiban Kantor 017
21 Alat Tulis 021

_______________________________________________________________
22 Mesin Kantor 022

23 Pakaian Dinas 025
24 Pengadaan 027
26 - Pengadaan Barang 027.1
27 - Pengadaan Barang 027.2
28 Inventaris 028
29 - Laporan Barang Inventaris 028.04
30 Asset Daerah 032
31 BUMD 034
32 Laporan Mutasi Barang 035
33 Kearsipan 045
34 Penelitian 070
35 Survey 072
36 Kajian / Kerasama Penelitian dengan Perguruan Tinggi 073
dan instansi lain
37 Perjalanan Dinas 090
38 Bencana 360
39 Banjir / Tanah Longsor 362
40 Kebakaran 364
41 Media Massa 480
42 Radio 482
43 Televisi 483
44 Pers 485
45 Internet 489
46 Air Tanah 616
47 Air Minum 690
48 Intake 691
49 Bendungan 691.3
50 Saringan ( Screen ) 691.4
51 Pintu Air 691.5
52 Perpompaan 691.8
53 Transmisi Air Baku 692
54 Perpipaan 692.1
55 Jembatan Pipa 692.5
56 Instalasi Pengelolaan 693
57 Perpompaan 693.7
58 Distribusi 694
59 Perpipaan 694.2
60 Perpompaan 694.3
61 Jembatan Pipa 694.4
62 Hydran 694.6
63 Hydran Umum 694.61
64 Pengawasan 700
65 Kepegawaian 800
66 Mesin Absen 801
67 Surat Izin 802
68 Surat Edaran 803

_______________________________________________________________
69 Surat Kuasa 804

70 Surat Peringatan 805
71 Magang 806
72 Surat Keterangan 807
73 Surat Pernyataan 808
74 Lamaran 811
74 Testing 811.1
75 Panggilan 811.3
76 Pengujian Kesehatan 812
77 Pengangkatan Calon Pegawai 813
78 Pengangkatan Tenaga Lepas 814
79 Pengangkatan Tenaga Kontrak 814.1
80 Pengangkatan Tenaga Harian 814.2
81 Kenaikan Gaji Berkala 822
82 Kenaikan Pangkat 823
83 Penunjukan Tugas Belajar 826
84 Tunjangan 841
85 Tunjangan Jabatan 841.1
86 Tunjangan Kematian 841.3
87 Tunjangan Hari Raya 841.4
88 Tunjangan Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah 841.5
89 Tunjangan Keluarga 841.6
90 Tunjangan Pangan, Uang Makan 841.7
91 Lembur 841.8
92 Tunjangan Akhir Tahun 841.9
93 Dana Taspen 842.1
94 Dana Kesehatan 842.2
95 Dana Asuransi 842.3
96 Gaji 842.4
97 PhDP 842.5
98 Rekreasi 847
99 Dispensasi 848
100 Cuti 850
101 Cuti Tahunan 851
102 Cuti Besar 852
103 Cuti Sakit 853
104 Cuti Hamil 854
105 Cuti Naik Haji 855
106 Cuti Alasan Penting 857
107 Penghargaan 861
108 Hukuman 862
109 Teguran / Peringatan 862.1
110 Penundaan Kenaikan Gaji 862.2
111 Penurunan Pangkat 862.3
112 Pemberhentian dengan Tidak Hormat 862.4
113 Konduite / Disiplin Pegawai 863
114 Keuangan 900

_______________________________________________________________
115 APBD 901

116 Anggaran 910
117 Revisi Anggaran 916
118 Dst ...........
119 Dst ...........
120 Dst ............
 Contoh penempatan kode unit kerja :
penomoran surat Eksternal : 690 / 001 – DIR
b. Kode Komponen
adalah tanda pengenal komponen unit pengolah yang mengolah/menangani naskah
dinas dan ditulis dengan huruf ditempatkan dibelakang nomor urut.
Kode Komponen Unit Kerja terdiri dari :

NO UNIT KERJA KODE
1 Direksi DIR
2 Satuan Sekretariat Perusahaan SSP
3 Satuan Pengawas Intern SPI
4 Satuan Penelitian & Pengembangan LITBANG
5 Satuan Usaha Air Curah dan Peran Serta SUAC
Swasta
6 Satuan Proyek Investasi PI
7 Bagian Kepegawaian KPG
8 Bagian Sistem Informasi Manajemen SIM
9 Bagian Keuangan KEU
10 Bagian Pelayanan Pelanggan PP
11 Bagian Rumah Tangga RT
12 Bagian Perencanaan Teknik PERTEK
13 Bagian Transmisi & Distribusi TD
14 Bagian Produksi PROD
15 Bagian Pemeliharaan PEM
16 Wilayah Pelayanan I WIL. I
17 Wilayah Pelayanan II WIL. II
18 Wilayah Pelayanan III WIL. III
19 Cabang Serpong CAB. SRPG
20 Cabang Teluknaga CAB. TN
21 Cabang Tigaraksa CAB. TGRS
22 Pelayanan IKK PEL. IKK
 Contoh Penomoran Nota Dinas : 001 / ND – SSP

_______________________________________________________________
LAMPIRAN - LAMPIRAN

Format Surat Instruksi
PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
JL. KISAMAUN NO. 204 Telp. 021- 5523338.5521593 Fax.5522211 Tangerang
INSTRUKSI DIREKSI
Nomor : ...............................
TENTANG
..........................................................
DIREKSI PDAM TIRTA KERTA RAHARA

KABUPATEN TANGERANG
Dalam rangka ...........................................................................................................................

.....................................................................................................................................................
Dengan ini menginstruksikan :
Kepada : 1. .......................................................................................
2. ........................................................................................
3. ........................................................................................
4. Dst..................................................................................
Untuk :
Kesatu : ....................................................................................................................
Kedua : ....................................................................................................................
Ketiga : dan seterusnya;
Instruksi ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di ..............................
Pada tanggal ..............................
DIREKTUR UTAMA
.......... NAMA .............
Bidang Administrasi SSP/2016 Page i

Format Surat Edaran

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun
Kepada Yth.
.............................................
............................................
di –
................................
SURAT EDARAN
Nomor : ............................
TENTANG
.................................................................................................................
.................................................................................................................
..........................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
DIREKTUR UTAMA
.......... NAMA .............
Tembusan Yth :
1. ................................
2. ...............................
Bidang Administrasi SSP/2016 Page ii

Format Surat Biasa / Surat Eksternal

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
Nomor : ...............................
Lampiran : ...............................
Perihal : ..............................
Kepada Yth.
..............................................
..............................................
di -
................................
..........................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
........................................
..........................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
DIREKTUR UTAMA
.......... NAMA .............
Tembusan Yth :
1. ................................
2. ................................
Bidang Administrasi SSP/2016 Page iii

Format Surat keterangan

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
SURAT KETERANGAN
Nomor : ...............................................
Yang bertandatangan dibawah ini :
a. Nama : .........................................................
b. Jabatan : .........................................................
Dengan ini menerangkan bahwa :
a. Nama : ..........................................................
b. NIPP : ..........................................................
c. Pangkat / Peringkat : ..........................................................
d. Jabatan : ..........................................................
......................................................................................................................................................
...........................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
........................................................................................
Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan ..........................
DIREKTUR UTAMA
.......... NAMA .............
Bidang Administrasi SSP/2016 Page iv

Format Perjanjian
PERJANJIAN KERJASAMA
..........................................................................................
ANTARA
.....................................................
DENGAN
....................................................
Nomor ...............................................
Nomor ...............................................
Perjanjian Kerjasama ................................... (selanjutnya disebut “Perjanjian”) ini dibuat dan

ditandatangani di ..................... pada hari ...........................Tanggal ..............Bulan ....................Tahun
............................(.....-.....-..........), oleh dan antara:
1. (identitas pihak)............................................................................, selanjutnya disebut

sebagai “PIHAK PERTAMA”.
2. (identitas pihak)............................................................................,selanjutnya disebut
sebagai “PIHAK KEDUA”.
PIHAK PERTAMA DAN PIHAK KEDUA secara bersama-sama disebut sebagai PARA PIHAK, dan
masing – masing disebut sebagai PIHAK.
PARA PIHAK menerangkan terlebih dahulu hal-hal sebagai berikut:

a. Bahwa ................................................;
b. Bahwa ................................................;
c. dst.
Berdasarkan hal – hal tersebut diatas, maka PARA PIHAK sepakat untuk menandatangani Perjanjian,
berdasarkan syarat dan ketentuan sebagai berikut:
Pasal ....
.........................................................................................................................
Pasal ....
........................................................................................................................
Demikian Perjanjian ini dibuat dalam rangkap .... (......), masing-masing mempunyai kekuatan hukum
yang sama, berlaku dan mengikat sejak ditandatangani oleh PARA PIHAKpada tanggal, bulan, dan
tahun sebagaimana disebutkan pada awal Perjanjian.
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
Meterai
NAMA JELAS NAMA JELAS
Bidang Administrasi SSP/2016 Page v

Format Surat Tugas

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
SURAT TUGAS
Nomor : .................................................
Dasar : 1. ..............................................................................................
2. ..............................................................................................
MENUGASKAN
Kepada : 1. Nama : ..........................................................................

NIPP : ..........................................................................
Jabatan : ..........................................................................
2. Nama : ..........................................................................
NIPP : ..........................................................................
Jabatan : ..........................................................................
Untuk : 1. .........................................................................................................
2 .........................................................................................................
3. .........................................................................................................
Demikian Surat Tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Ditetapkan di ..............................
Pada tanggal ..............................
PEJABAT YANG MENUGASKAN
.......... NAMA .............

Tembusan Yth :
1. ......................................................
2. .......................................................
3. Dst ...............................................
Bidang Administrasi SSP/2016 Page vi

Format Surat Kuasa

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
SURAT KUASA
Nomor : ...............................................
Yang bertandatangan dibawah ini :

a. Nama : .........................................................
b. Jabatan : .........................................................
Dengan ini memberikan kuasa kepada :

a. Nama : .............................
Jabatan : .............................
b. Nama : .............................
Jabatan : .............................
c. Dst .......
Untuk:
.....................................................................................................................................................,
terhitung sejak tanggal Surat Kuasa sampai dengan tanggal .........................
Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
YANG MEMBERIKAN KUASA
Meterai
NAMA JELAS
Yang Diberi Kuasa :
1. Nama Jelas .....................................

2. Nama Jelas .....................................
3. Dst .....................................
Bidang Administrasi SSP/2016 Page vii

Format Surat Undangan

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
Nomor : ...............................
Lampiran : ...............................
Perihal : Undangan
Kepada Yth.
..............................................
.............................................
di –
......................................
..........................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
Hari / Tanggal :
Waktu :
Tempat :
Agenda :
..........................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
PEJABAT YANG BERWENANG
......... NAMA .............

Tembusan Yth :
1. ................................
2. ................................
Catatan :
1 ................................
2 ................................
Bidang Administrasi SSP/2016 Page viii

Format Surat Panggilan

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
Nomor : ...............................
Lampiran : ...............................
Perihal : Panggilan
Kepada Yth.
..............................................
.............................................
di –
......................................
Dengan ini diminta kedatangan Bapak / Ibu / Saudara di Kantor Pusat PDAM Tirta
Kerta Raharja Kabupaten Tangerang, pada :
Hari / Tanggal : .................................................................................................

Waktu : ..................................................................................................
Untuk Menghadap :
Kepada : .................................................................................................
Tempat : .................................................................................................
Perihal : .................................................................................................
.................................................................................................
Demikian untuk dilaksanakan dan menjadi perhatian, sepenuhnya.
..................................
Tembusan Yth :
1. ................................
2. ................................
3. ................................
Bidang Administrasi SSP/2016 Page ix

Format Surat Nota Dinas Biasa

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
NAMA UNIT KERJA
NOTA DINAS
Nomor : No. surat / ND – unit kerja terkait
Kepada Yth : ..................................................................
Dari : ..................................................................
Lampiran : .................................................................
Tanggal : ...................................................................
Perihal : ..................................................................
..........................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
Demikian..........................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
KEPALA UNIT KERJA
...........................................
Tembusan Yth :
1. ................................
2. ................................
Bidang Administrasi SSP/2016 Page x

Format Surat Nota Dinas Persetujuan

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
UNIT KERJA ...................
NOTA DINAS
Kepada Yth : ..................................................................
Dari : ..................................................................
Lampiran : ...................................................................
Tanggal : ..................................................................
Perihal : ..................................................................
..........................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
Demikian..........................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
Mengetahui,
DIREKTUR UMUM / KEPALA UNIT KERJA
DIREKTUR TEKNIK
.................................... ...........................................
Tembusan Yth :
1. ...............................
2. ................................
Bidang Administrasi SSP/2016 Page xi

Format Surat Telaahan Staf

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
UNIT KERJA ...................
TELAAHAN STAF
Nomor : ……….
Kepada Yth : ..................................................................
Dari : ..................................................................
Lampiran : ...................................................................
Tanggal : ..................................................................
Perihal : ..................................................................
I. Persoalan...............................................................................................................................
.........................................................................................................................
II. Tanggapan.............................................................................................................................
......................................................................................................................
III. Fakta – Fakta yang mempengaruhi...........................................................................

....................................................................................................................................
IV. Analisis..................................................................................................................................
.........................................................................................................................
V. Kesimpulan............................................................................................................................
.........................................................................................................................
VI. Saran......................................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................
Bidang Administrasi SSP/2016 Page xii

Format Surat Pengumuman

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
PENGUMUMAN
NOMOR : ................................................
TENTANG
.............................................................................................
.............................................................................................
..........................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
Ditetapkan di ...................
Pada tanggal ....................
DIREKSI /
.............................................................
Bidang Administrasi SSP/2016 Page xiii

Format Surat Laporan

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
UNIT KERJA .........../ TIM

Nomor : ..............................................
LAPORAN
TENTANG
............................................................................................
I. Pendahuluan
a. Latar Belakang
b. Dasar
c. Maksud dan Tujuan
II. Kegiatan yang dilaksanakan

..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
...................................................................
III. Hasil yang dicapai

..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
.....................................................................
IV. Kesimpulan dan Saran

..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
.....................................................................
V. Penutup
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..............
Dibuat di .................................
Pada Tanggal ..........................
KEPALA UNIT KERJA
....................................
Bidang Administrasi SSP/2016 Page xiv

Format Tanda Terima Surat
TANDA TERIMA SURAT
No. Uraian Jumlah Keterangan

1 Nomor Surat :
Tanggal Surat :
Perihal :
2 Nomor Surat :
Tanggal Surat :
Perihal :
3 Nomor Surat :
Tanggal Surat :
Perihal :
dst
Diterima tanggal : .................................

Penerima : Pengirim
1. ........................
2. .......................
3. ........................
4. Dst.................. .........................................
Bidang Administrasi SSP/2016 Page xv

Format Surat Berita Acara
BERITA ACARA
........................................................
Nomor : ................................................
Berita Acara .......................... (selanjutnya disebut “..............”) dibuat dan ditandatangani

pada hari ................ tanggal ......... bulan .......... tahun .............. (... -.....-.......) oleh dan antara:
1. .............................................................................. yang selanjutnya disebut “PIHAK
PERTAMA”. ( memuat nama, NIP, Pangkat/Peringkat, Jabatan dan Legalitas)
2. ............................................................................... yang selanjutnya disebut “PIHAK

KEDUA”. ( memuat nama, NIP, Pangkat/Peringkat, Jabatan dan Legalitas)
PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA secara bersama-sama disebut PARA PIHAK.
PARA PIHAK terlebih dahulu menerangkan hal-hal sebagai berikut:
a. Bahwa ...............................................;
b. Bahwa ................................................;
c. Dst
Maka berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tersebut di atas, dengan ini PARA PIHAK
sepakat untuk menandatangani .............. dengan ketentuan sebagai berikut :
Isi Berita ......................................................................................................................................

......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
................................................
Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap ..... (..............) untuk
dipergunakan sebagaimana mestinya.
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
...................................... ....................................
Bidang Administrasi SSP/2016 Page xvi

Format Surat Permohonan Cuti

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
UNIT KERJA ...................
NOTA DINAS
Kepada Yth : 1. Setingkat Kepala Satuan ditujukan Kepada Direktur Utama

2. Setingkat Kabag & Kasubag ditujukan Kepada Direktur Umum
3. Setingkat Staf ditujukan Kepada Kepala Bagian Kepegawaian
Dari : .................................................................
Lampiran : .................................................................
Tanggal : ...................................................................
Perihal : Permohonan Cuti
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : ..................................................
Jabatan : .................................................
NIPP : ..................................................
Unit Kerja : ....................................................
Dengan ini mengajukan Cuti Tahunan Tahun ....... selama ..... (.......) hari kerja,
terhitung mulai tanggal ................ selama menjalankan cuti saya berada di ...........................
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Mengetahui,
PEJABAT YANG BERWENANG PEMOHON
................................ ..................................
Tembusan Yth :
1. Kepala Bagian Kepegawaian
Bidang Administrasi SSP/2016 Page xvii

Format Surat Permohonan Cuti Sakit

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
UNIT KERJA ...................
NOTA DINAS
Kepada Yth : Kepala Bagian Kepegawaian
Dari : .................................................................
Lampiran : .................................................................
Tanggal : ...................................................................
Perihal : Permohonan Cuti Sakit
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : ..................................................
Jabatan : .................................................
NIPP : ..................................................
Unit Kerja : ....................................................
Dengan ini mengajukan permohonan Cuti Sakit. selama ..... (.......) hari kerja,
terhitung mulai tanggal ....... s.d ........... ( Surat Dokter terlampir).
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Mengetahui,
PEJABAT YANG BERWENANG PEMOHON
................................ ..................................
Bidang Administrasi SSP/2016 Page xviii

Format Kertas KOP PDAM

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
Bidang Administrasi SSP/2016 Page xix

Format Notulen
NOTULEN
Hari / Tanggal : ...............................................
Pukul : ...............................................
Tempat : ...............................................
Pimpinan Rapat :
Peserta Rapat : Daftar hadir terlampir
I. Arahan Direksi : 1. ......................................................................................................................................................................................

2. ......................................................................................................................................................................................
3. dst ................................................................
II. Pembahasan :
PROGRES
NO UNIT KERJA URAIAN TINDAK LANJUT KETERANGAN
B P S
1
Keterangan :
 B : Belum Mengetahui Dibuat oleh,
 P : Proses PIMPINAN RAPAT NOTULEN
 S : Selesai
..
.................................................... .............................................
Bidang Administrasi SSP/2016 Page xx

TIRTA KERTA RAHARJA

KABUPATEN TANGERANG
Jl. Kisamaun No. 204 Tgelp. 021-5523338, 5521593 Fax. 5522211 Tangerang
SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS

NO : ....................................................
1. Pejabat berwenang yang memberi perintah Direktur Utama

2. Nama Pegawai yang diperintahkan 1
2
3
4
5
3 Jabatan, pangkat dan golongan / tingkat 1
menurut peraturan perjalanan dinas 2
3
4
5
4. Lamanya perjalanan dinas direncanakan Selama _____ hari
a. Tanggal Berangkat :
b. Tanggal Harus Kembali :
5. a) Tempat berangkat a). PDAM TKR Kabupaten Tangerang

b) Tempat tujuan b). ...................................................
6. Alat angkutan yang digunakan .................................................

.............................................................................................
7. Maksud Mengadakan Perjalanan Dinas ...............................................................
8. Pembebanan Anggaran PDAM TKR KAB. TANGERANG
9. Keterangan lain - lain
Dikeluarkan di : Tangerang
Pada tanggal : ........................................
DIREKSI
PDAM TIRTA KERTA RAHARJA
DIRUT / DIRUM / DIRTEK, *)
Tembusan disampaikan Kepada :
1. Bagian Kepegawaian
2. Bagian Keuangan
3. Bidang Administrasi / SSP
( ............. N A M A ........... )
*) Coret yang tidak perlu
Bidang Administrasi SSP / 2016 Page xxi

Format Lembar Disposisi
PDAM TIRTA KERTA RAHARJA KABUPATEN TANGERANG

JL. KISAMAUN NO. 204 - TANGERANG
TELEPON : 021-5523338,5521593 FAKSIMILE : 021-5521594
Lembar Disposisi
Tanggal Terima Surat : Sifat : Derajat :

Index : Biasa Segera
Asal Surat : Penting Amat Segera
Rahasia Kilat
Nomor Surat :
Tanggal Surat : Untuk diselesaikan
Lampiran : Untuk diketahui / Dipergunakan seperlunya
Perihal : Minta Saran / Pertimbangan / Penjelasan
Bahas dengan saya
Diteruskan kepada :
Direktur Utama Ka. SUAC & PSS Kabag Perencanaan Kacab Serpong
Direktur Umum Pimpinan Proyek Kabag Trans & Distribusi Kacab Teluknaga
Direktur Teknik Kabag Keuangan Kabag Prwt. Pemel Teknik Kacab Tigaraksa
Staf Ahli Kabag Kepegawaian Kabag Produksi Ka. Pelayanan IKK
Kepala SPI Kabag Rumah Tangga Ka. Wilayah Pel. I PPK
Kepala SSP Kabag SIM Ka. Wilayah Pel. II ULP
Kepala Satuan Litbang Kabag Pel. Pelanggan Ka. Wilayah Pel. III PPHP
Instruksi / Informasi :
Bidang Administrasi SSP / 2016 Page xxii

Contoh Format Map Dinas
TIRTA KERTA RAHARJA
Kantor Pusat : Jl. Kisamaun No. 2014 Telp. 021-5523338, 021-5521593 Fax. 5522211 Tangerang
Cabang Serpong : Jl. Raya Puspitek No. 1 - 2 Serpong Telp. 021- 7563129 - 7561514
Cabang Teluknaga : Jl. Raya Kampung Melayu Desa Kampung Melayu Timur Telp. 021-55931947
Cabang Tigaraksa : Jl. Telaga No. 8 Telagasari - Balaraja Telp. 021- 5950576
Wilayah Pelayanan I : Jl. Kisamaun No. 2014 Telp. 021-5523338, 021-5521593 Tangerang
Wilayah Pelayanan II : Jl. Moh Toha Pasar Baru Telp. 021-5512298 Tangerang
Wilayah Pelayanan III : Jl. Cendrawasih Raya No. 6-7 Perumnas I Karawaci Telp. 021- 5536814 Tangerang
Bidang Administrasi SSP / 2016 Page xxiii

Contoh Format Amplop Dinas

TIRTA KERTA RAHARJA
KABUPATEN TANGERANG
JL. Kisamaun No. 204 Telp. 021-55223338, 5521593 Fax. 5522211 Tangerang
Bidang Administrasi SSP / 2016 Page xxiv

Pedoman Tata Naskah Dinas

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Tata Naskah Dinas

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Tata Naskah Dinas

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

1.1 Latar Belakang

1.2 Maksud dan Tujuan

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 1

d. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas;

1.4. Ruang Lingkup

a. Pengertian tentang jenis dan bentuk naskah dinas;

1.5 Pengertian Umum

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 2

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 3

21. Surat Kuasa

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 4

1.6 Dasar Hukum

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 5

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 6

2.3 Penyelenggaraan Naskah Dinas

Proses Pengelolaan Surat Masuk Internal :

2.3.2. Pengelolaan Surat Masuk Eksternal ( SME )

Proses Pengelolaan Surat Masuk Eksternal :

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 7

2.3.3 Surat Keluar Eksternal ( SKE )

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 8

2.3.4 Surat Tugas

Proses Pengelolaan Surat Tugas :

2.3.5 Surat Keterangan

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 9

Proses Pengelolaan Surat Keterangan :

2.3.6 Tingkat keamanan dilakukan dengan mencantumkan kode pada sampul

2.3.7 Penggunaan Kertas Surat

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 10

c. Penyediaan surat logo perusahaan berwarna di cetak diatas kertas 70/80

2.3.8 Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran dilakukan

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 11

3.1 Naskah Dinas

3.2. Bentuk dan Susunan Naskah Dinas

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 12

4.1 Atas Nama yang disingkat a.n

4.2. Untuk beliau yang disingkat u.b

Tanggungjawab penggunaan a.n dan u.b

4.3. Pejabat Sementara yang disingkat Pjs.

4.3.1 Pejabat Sementara untuk Jabatan Direksi

4.3.2 Pejabat Sementara untuk Jabatan Struktural / Fungsional

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 13

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 14

 Contoh Paraf Hierarkhis dalam bentuk searah jarum jam :

(1) RUSDY MACHMUD (4) Pejabat 1 tk dibawah

(2) DIREKTUR UTAMA (3) Pejabat 1 tk dibawah

(1) RUSDY MACHMUD

 Apabila paraf dimulai pada level Kepala Bagian, Paraf cukup 3 Tk

 Contoh Paraf Koordinasi :

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 15

5.2 Penulisan Nama

5.3 Penandatangan Naskah Dinas

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 16

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 17

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 18

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 19

5.4. Pendelegasian Penandatangan Naskah Dinas

5.5. Penggunaan Tinta Untuk Naskah Dinas

5.6. Penomoran Naskah Dinas Surat

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 20

Bidang Administrasi SSP/2016 Page 21

6.1.4 Kewenangan Pemegang dan penyimpanan Stempel