TATA NASKAH DINAS

DI LINGKUNGAN PEMERINTAH
KABUPATEN LUMAJANG
 PENGANTAR
“ Naskah asli sejarah Yogyakarta pernah diketemukan ada di
negeri Belanda “
“ Naskah asli sejarah Kemerdekaan RI TEKS PROKLAMASI
hilang yang ada hanya duplikat”
“ Naskah asli SUPER SEMAR hilang belum diketemukan”
Terjadinya masalah diatas tentunya dapat menjadi
motivasi pentingnya pengelolaan Tata Naskah Dinas.
Sekretaris yang memimpin sekretariat adalah orang
dan/atau pejabat pertama yang wajib bertanggung jawab atas
pengelolaan Tata Naskah Dinas.
Harapan ke depan Tata Naskah Dinas perlu menjadi
satu-satunya sumber informasi yang dapat dipertanggung
jawabkan
Semoga catatan ini dapat bermanfaat dalam
penyelenggaraan Pemerintahan Desa/Kelurahan di Kabupaten
Lumajang

Bagian Organisasi
 DASAR HUKUM
1. UU No. 32 TAHUN 2004 TENTANG
PEMERINTAHAN DAERAH
2. PP 41 TAHUN 2007 TENTANG ORGANISASI
3. PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI
NOMOR 54 TAHUN 2009 TENTANG TATA
NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH
DAERAH
4. KEPUTUSAN MENTERI NEGARA
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
NOMOR 22 TAHUN 2008 TENTANG PEDOMAN
UMUM TATA NASKAH DINAS
5. PERATURAN BUPATI LUMAJANG NOMOR 24
TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN TATA
NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH
KABUPATEN LUMAJANG.
 PENGERTIAN UMUM
 Naskah Dinas dilingkungan PEMDA, adalah alat komunikasi
kedinasan yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk –
produk hukum, susunan dan bentuk surat dan untuk selanjutnya
disebut naskah dinas.

 Tata Naskah Dinas adalah kumpulan ketentuan yang bersifat

normatif, mengatur sifat dan tata laku serta menjadi pedoman dalam
komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis.

 Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk

tertulis.
 MAKSUD DAN TUJUAN
 Peserta : Agar peserta mengenali, mengerti dan
memahami untuk kelancaran pelaksanaan
tugas.

 Adanya TND: Adanya kesamaan pandang / persepsi

menjadikan TND sebagai pedoman dalam
penyelenggaraan Pemerintahan, Pembangunan
dan Pelayanan kepada masyarakat.
 SASARAN
 Memperoleh kesamaan pengertian, bahasa, penafsiran di
lingkungan DEPDAGRI.
 Mewujudkan keterpaduan Pola Tindak Tata Naskah Dinas
antar komponen DDN dan Daerah
 Menunjang kelancaran komunikasi tertulis kedinasan serta
kemudahan dalam pengendalian
 Meningkatkan dayaguna dan hasilguna secara berkelanjutan
dalam penyelenggaraan tugas umum pemerintah
 Mengurangi tumpang tindih, salah tafsir dan pemborosan.
 ASAS
• DAYAGUNA
Dilakukan secara berdayaguna
1. Penulisan
2. Penggunaan ruang / lembaga naskah dinas
3. Spesifikasi informasi
4. Penggunaan bahasa Indonesia
• PEMBAKUAN
Diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dilakukan
• PERTANGGUNGJAWABAN
Dapat dipertanggungjawaban
1. Isi format
2. Prosedur
3. Kearsipan
4. Kewenangan
5. Keabsahan
 ASAS
• KETERKAITAN
Terkait dengan kegiatan ketatausahaan dan unsur administrasi
lainnya.
• KECEPATAN DAN KETEPATAN
Tepat waktu dan tepat sasaran
Kejelasan redaksional
Kemudahan prosedur
Kecepatan penyampaian dan Distribusi
• KEAMANAN
HARUS AMAN
Penyusunan
Klasifikasi
Kearsipan
Penyampaian kepada yang berhak
Distribusi

 RUANG LINGKUP
1. NASKAH DINAS
2. STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL INSTANSI
3. KOP NASKAH DINAS
4. SAMPUL NASKAH DINAS/SURAT
5. PAPAN NAMA
6. JENIS NASKAH DINAS
7. KEWENANGAN PENANDA TANGANAN DAN TUJUAN
NASKAH DINAS
8. PEMBUBUHAN PARAF HIRARKIS DAN PARAF KOORDINASI
9. PENGGUNAAN AN.(ATAS NAMA) DAN UB. (UNTUK BELIAU)
10. PERUBAHAN PENCABUTAN PEMBATALAN DAN RALAT N
D.
 JENIS NASKAH DINAS
A. NASKAH DINAS DALAM BENTUK B. NASKAH DINAS YANG DIRUMUSKAN DALAM
PRODUK HUKUM BENTUK SURAT MELIPUTI
1. Surat Edaran
1. PERATURAN 2. Surat Biasa
2. PERATURAN BERSAMA 3. Surat Keterangan
4. Surat Perintah
3. KEPUTUSAN
5. Surta Tugas
4. INSTRUKSI
6. Surat Perintah Perjalanan Dinas
7. Surat Izin
8. Surat Perjanjian
9. Surat Kuasa
10. Surat Undangan
11. Surat Panggilan
12. Nota Dinas
13. Pengumuman
14. Telegram
15. Laporan
16. Surat Pengantar
17. Lembar Disposisi
18. Berita Acara
19. Telaahan Staf
20. Rekomendasi
21. Berita Daerah
22. Daftar Hadir
23. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
24. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL)
25. Piagam/Sertifikat
26. Memo
27. Notulen
 KLASIFIKASI NASKAH DINAS

 BIASA
 PENTING/RAHASIA
 RAHASIA
 NASKAH DINAS BIASA
NASKAH DINAS BIASA ADALAH :
NASKAH DINAS YANG ISINYA TIDAK
MENGIKAT DAN TIDAK MENIMBULKAN
TINDAK LANJUT
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
RELATIF PENDEK (SEMENTARA) DAN
SELANJUTNYA MUSNAH
NASKAH DINAS PENTING
NASKAH DINAS PENTING ADALAH :
NASKAH DINAS YANG ISINYA
MENGIKAT,MEMERLUKAN TINDAK
LANJUT, MEMUAT INFORMASI
PENTING, MENGANDUNG KONSEP
KEBIJAKAN DAN MEMPUNYAI NILAI
ARSIP
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN LAMA
ATAU TIDAK TERBATAS
NASKAH DINAS RAHASIA
NASKAH DINAS RAHASIA ADALAH :
NASKAH DINAS YANG MENURUT ISI
MAUPUN SIFATNYA MEMERLUKAN
PERLINDUNGAN, KARENA BILA
BOCOR AKAN MENIMBULKAN
KERUGIAN BESAR, MENGURANGI
PRESTISE NEGARA, MENYULITKAN
TERLAKSANANYA STRATEGI
PEMERINTAH
 PENGURUSAN NASKAH DINAS
MASUK KELUAR
1. Penerimaan 1. Penerimaan
2. Pembukaan/Tetap 2. Penelitian
3. Pencatatan 3. Penempelan NPKND
4. Penempelan Lembar 4. Pengesahan (Paraf dan
Disposisi Tanda Tangan)
5. Penempelan Lembar 5. Pencatatan
Surat Masuk 6. Penempelan Lembar
6. Pendistribusian (catat) Surat Keluar
7. Penyimpanan 7. Penyimpanan
(Naskah Surat/Lembar
Surat Masuk)
 PENGGUNAAN NPKND

NPKND diperlukan untuk meminta persetujuan/tanda tangan

pimpinan terhadap naskah dinas yang diajukan dan
mempertimbangkan untuk ditandatangani atau
tidak/belum ditandatangani karena masih memerlukan
penyempurnaan lebih lanjut :

1. Naskah dinas tidak/belum ditandatangani oleh Pimpinan,

maka penuangan disposisi pada NPKND tidak perlu :
2. Naskah dinas sudah ditandatangani oleh Pimpinan,
maka guna penekanan lebih lanjut, Pimpinan dapat
menuangkan disposisi.
• PENGGUNAAN a.n., u.b., Plt, Plh, Pj :
Dalam hal Bupati/Walikota memberikan mandat penanda-tanganan kepada
pejabat bawahannya, penggunaan a.n dan ub. Sbb :
a. a.n Dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat telah mendapat
mandat dari pejabat atasannya.
b. u.b Dipergunakan jika pejabat yang mendapat mandat kewenangan
memberikan kewenangan lagi kepada bawahannya.

Pejabat ad interim (ai,ditulis a kecil, I kecil ) ditulis di belakang nama jabatan

yang akan ditandatangani ;
a. Penjabat (Pj), Pelaksana Harian (Plh) ditulis di depan nama jabatan yang
menjadi wewenangnya ;
b. Pelaksana Tugas Plt, ditulis didepan nama jabatan yang menjadi
wewenangnya, dipergunakan untuk mengisi kekosongan pimpinan atau
pejabat struktural pada suatu jabatan struktural, yang dikarenakan pejabat
struktural definitif tersebut mendapat tugas kedinasan yang harus
meninggalkan kantor atau berhalangan karena sesuatu hal dalam jangka
waktu tertentu.
 PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DAN RALAT

1. PENGERTIAN

a. Yang dimaksud dengan perubahan adalah mengubah sebagian dari

suatu naskah dinas. Dalam hal ini harus dibedakan dengan
pengertian ralat yaitu merubah kekeliruan kecil, misalnya salah
ketik.
b. Yang dimaksud dengan pencabutan adalah suatu pernyataan tidak
berlaku lagi suatu naskah dinas terhitung mulai saat ditentukan
dalam pencabutan tersebut.
c. Yang dimaksud dengan pembatalan adalah suatu pernnyataan
yang dinyatakan bahwa suatu naskah dinas harus dianggap tidak
pernah dikeluarkan.
 TATA CARA MENGUBAH, MENCABUT ATAU
MEMBATALKAN NASKAH DINAS

a. Naskah dinas yang bersifat mengatur apabila diubah,

dicabut atau dibatalkan harus dengan naskah dinas
yang sama jenisnya. Misalnya peraturan harus dengan
peraturan
b. Pejabat yang berhak menentukan perubahan,
pencabutan dan pembatalan adalah pejabat yang
semula menandatangani naskah dinas tersebut atau
oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya
c. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil misalnya salah ketik
dikeluarkan oleh pejabat yang menandatangani naskah
dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah
 PARAF HIERARKHIS
 Naskah dinas sebelum ditanda tangani oleh pejabat yang
berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal
tiga orang pejabat
 Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh
Sekda/Kadis/Kaban untuk ditandatangani oleh KDF
diparaf oleh Sekjen dan dibubuhkan dibelakang nama
jabatan penandatangan
 Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang
akan menandatangani naskah dinas tersebut tidak
memerlukan paraf
 Letak pembubuhan paraf diatur oleh dan ditentukan oleh
Pemda masing-masing
 PARAF KOORDINASI
Naskah dinas yang materinya menyangkut
kepentingan unit lain, maka pejabat yang
berwenang dari unit lain tersebut perlu ikut
serta membubuhkan paraf koordinasi
 Lamban
g Daerah KOP NASKAH DINAS
PERANGKAT DAERAH

Lumajang, .......

Nomor : .......,......,......
Kepada
Sifat : .................
Yth. Sdr. ......
Lampiran : ........................
di
Perihal : ......................
Lumajang
........................................................................
......................................................................................
......................................................................................
............................................................................
......................................................................................
......................................................................................
NAMA JABATAN PIMPINAN
PERANGKAT DAERAH
 
NAMA JELAS
PANGKAT
NIP : ...............

TEMBUSAN :
Yth : 1. ............
2. ............
 KOP NASKAH DINAS
Lambang
daerah
PERANGKAT DAERAH

NO ASAL SURAT TGL. SURAT NO. SURAT PERIHAL TGL TINDAK

TERIMA LANJUT

Catatan :
Lembar Pengantar ini di buat
setiap 1 (satu) tahun sekali
 KOP NASKAH DINAS
Lambang
daerah
PERANGKAT DAERAH

NO KEPADA TGL. SURAT NO. SURAT PERIHAL TGL TINDAK

TERIMA LANJUT

Catatan :
Lembar Pengantar ini di buat
setiap 1 (satu) tahun sekali
PEMERINTAH KABUPATEN LUMAJANG
KECAMATAN LUMAJANG

KELURAHAN JOGOYUDAN
Jl. Diponegoro No. 58 Lumajang

Telp. (0334) 886875

Kode Pos: 67316
CONTOH SURAT DAN AMPLOP

PEMERINTAH KABUPATEN LUMAJANG

KELURAHAN JOGOYUDAN
Jl. Diponegoro No. 58 Lumajang
Telp. (0334) 886875

PEMERINTAH KABUPATEN LUMAJANG

KELURAHAN JOGOYUDAN
Jl. Diponegoro No. 58 Lumajang

Telp. (0334) 886875

Kepada
Nomor : …../…../…… Yth. Sdr. ………………………
di –
…………………
Kode Pos
Contoh Stempel Kelurahan

X : PEMERINTAH KABUPATEN
LUMAJANG
XX : KECAMATAN.......................
XXX : KELURAHAN ........................