KEJELASAN
PRINSIP Aspek fisik dan materi
KOP
NASKAH PAPAN
STEMPEL NASKAH LOGO
DINAS NAMA
DINAS
1. PENGELOLAAN ND MASUK
2. PENGELOLAAN ND KELUAR
3. PEMBUATAN ND
4. KECEPATAN PROSES
5. PENGGUNAAN KERTAS
6. KEAMANAN NASKAH DINAS
APA YANG 7. PENGETIKAN SARANA ADMINISTRASI DAN
BERUBAH KOMUNIKASI PERKANTORAN
DAN BARU ? 8. PENGIRIMAN NASKAH DINAS
9. PENGELOLAAN DAN PENYIMPANAN
NASKAH DINAS RAHASIA
10.PENYUSUTAN SURAT
11.DIGITALISASI ARSIP
12.NASKAH DINAS ELEKTRONIK
PENGELOLAAN ND MASUK
Surat XXXX/BB.XX.XX
e-XXXX/BB.XX.XX
KEPUTUSAN
(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)
INSTRUKSI
(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)
SURAT
EDARAN
(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)
SURAT
BIASA
(KOP NASKAH DINAS BERALAMAT)
SURAT
KETERANGAN
(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)
SURAT
TUGAS
(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)
SURAT
UNDANGAN
(KOP NASKAH DINAS BERALAMAT)
CONTOH SURAT
STEMPEL Penggunaan stempel UKPD, untuk mengesahkan Naskah
Dinas yang ditandatangani oleh Kepala UKPD, Wakil
UKPD atau pejabat lain atas nama Kepala UKPD
KOP NASKAH
DINAS
𝑿 √ 𝑿
• LAMBANG/LOGO SELAIN LAMBANG DAERAH JAYA RAYA TIDAK DIPERKENANKAN
PADA ISI KOP NASKAH DINAS
• LAMBANG/LOGO SELAIN LAMBANG DAERAH JAYA RAYA DAPAT DIPERKENANKAN
PADA SETIAP PENDUKUNG KEGIATAN ANTARA LAIN BERUPA SPANDUK/BANNER,
SOUVENIR PLAKAT, PIALA/THROPY, BROSUR, SERAGAM OLAHRAGA DAN TOPI.
CONTOH
KLASIFIKASI ARSIP
Keputusan Gubernur Nomor 1598 Tahun 2021
tentang Klasifikasi Arsip
Kode dan jenis Klasifikasi Arsip merupakan
tanda pengenal urusan sesuai fungsi dan tugas
unit kerja, dasar pemberkasan dan penataan
arsip
Susunan kode menggunakan alfanumerik
dengan menggabungkan antara alfabetis dan
numerik KA. 01.02;
KLASIFIKASI ARSIP URUSAN PRIMER dengan kode alfabet
berdasarkan dua huruf KA;
URUSAN SEKUNDER berdasarkan numerik
berdasarkan dua nomor 01; dan
URUSAN TERSIER berdasarkan numerik dan
menjadi satu kesatuan kode Klasifikasi Arsip
02.
1003/PK.01.02
e-1003/PK.01.02
PENGANTAR ARSIP
ARSIP
(UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN)
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
• Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu
• Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang
• Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
ARSIP • Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
• Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
• Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatannya.
PENATAAN ARSIP AKTIF
1. Pemilahan mana arsip, mana bukan arsip
(yang tidak termasuk arsip yaitu map, kertas kosong, surat tanpa tanda tangan, dsb)
GUIDE SEKUNDER
GUIDE TERSIER
FOLDER
PENYUSUTAN SURAT
DL.00
DL.00.00
PEMBERKASAN file 1
PP.07
PP.07.01
file 1
file 2
file 3
file 4
PN
PN.00
PN.00.00
PN.00.00.00
file 1
file 2
E OFFICE
LOGIN MENGGUNAKAN NRK