PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI

LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA PALU

PERWALI KOTA PALU NOMOR 19 TAHUN 2023

Dr. AHMAD RIJAL ARMA,S.E.,M.M

Courtesy : Kemendagri,2023
 TATA NASKAH SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR
061/24/SJ TANGGAL 5 JANUARI 2021 TENTANG
DINAS PEMBINAAN PENYELENGGARAAN TATA NASKAH DINAS
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH

Pembinaan penyelenggaraan TND

01 merupakan kewenangan pembinaan
umum oleh Menteri

Berdasarkan PMDN 56 tahun 2019

02 pedoman TND merupakan tusi dari
Bagian Sub Bagian Tatalaksana pada
Setda Kabupaten/Kota
PENGATURAN TERKAIT TATA NASKAH DINAS TELAH
DIATUR DALAM PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI
NOMOR 54 TAHUN 2009 TENTANG TATA NASKAH
DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH

PERMENDAGRI TERSEBUT DINILAI SUDAH TIDAK

SESUAI DENGAN PERKEMBANGAN ORGANISASI,
PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN, DAN
PERKEMBANGAN TEKNOLOGI KOMUNIKASI DAN
INFORMASI, SEHINGGA PERLU DIGANTI
 PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI NO. 1 TAHUN 2023
TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH

Tertib, Efisiensi, dan Melancarkan komunikasi

Efektivitas administrasi kedinasan

Keseragaman format, bahasa, dan

penafsiran dalam penyelenggaraan
Tata Naskah Dinas
 Perubahan Klasifikasi Jenis Naskah Dinas menjadi naskah dinas arahan, naskah dinas
korespondensi, naskah dinas khusus)
Penyusunan Naskah Dinas melalui media rekam elektronik dan
Pembubuhan tanda tangan elektronik
Pengaturan Kop Naskah Dinas untuk UPT dan BLUD

Perubahan bentuk Stempel Naskah Dinas (memakai logo daerah)

Terjadi beberapa perubahan kewenangan penandatanganan Naskah Dinas

oleh Wali Kota hingga lurah

Pengaturan terkait kewenangan penandatanganan Plt, Plh, Pj, dan Pjs

Perubahan format naskah dinas (Letak penulisan tujuan penerima

surat/Yth… terletak di sebelah kiri sejajar dengan nomor, sifat, dll)
Nomor 19 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas Penghapusan pengaturan terkait bentuk dan ukuran Papan Nama Kantor

Pemberian nomor seri pengaman atau security printing untuk

pengamanan naskah dinas

Penyusunan naskah dinas dalam bahasa asing

Penertiban pengelolaan Surat Keluar lintas instansi pemerintah atau

pihak luar
Jenis, Susunan, dan Bentuk Naskah Dinas
di Lingkungan Pemerintah Kota Palu
 Jenis-jenis Naskah Dinas
Pemerintah Kota Palu

Naskah Dinas Arahan

Naskah Dinas Korespondensi

Naskah Dinas Khusus

 Naskah Dinas Arahan
Permendagri 1 Tahun 2023 PerwaliKota Palu No. 19 Tahun 2023

Naskah dinas pengaturan Naskah Dinas Pengaturan

a. Perda; a. Perda; dan

b. Perkada; dan b. Perkada.
c. Peraturan DPRD.

Naskah dinas penetapan Naskah Dinas Penetapan

a. Keputusan Kepala Daerah; Keputusan Kepala Daerah;
b. Keputusan DPRD;
c. Keputusan Pimpinan DPRD; dan
d. Keputusan Badan Kehormatan DPRD

Naskah dinas penugasan Naskah Dinas Penugasan

a. surat perintah; a. Surat perintah;
b. surat tugas; dan b. Surat tugas; dan
c. surat perjalanan dinas. c. Surat perjalanan dinas.
Naskah Dinas Korespondensi Naskah dinas korespondensi internal
a. nota dinas;
b. memo; dan
c. disposisi.

Naskah dinas korespondensi eksternal

surat dinas
 Naskah Dinas Khusus
Permendagri 54 Tahun 2009

Naskah Dinas Khusus

a. Instruksi; Q. Rekomendasi;
b. Surat Edaran; R. Radiogram;
c. Surat Kuasa; S. Surat Tanda Tamat
d. Berita Acara; Pendidikan Dan
e. Surat Keterangan; Pelatihan;
f. Surat Pengantar; T. Sertifikat;
g. Pengumuman; U. Piagam; Dan
h. Laporan; V. Surat Perjanjian.
i. Telaahan Staf;
j. Notula;
k. Surat Undangan;
l. Surat Pernyataan Melaksanakan
Tugas;
m. Surat Panggilan;
n. Surat Izin;
o. Lembaran Daerah;
p. Berita Daerah;
CONTOH SUSUNAN DAN BENTUK NASKAH DINAS CONTOH SUSUNAN DAN BENTUK NASKAH DINAS
PERWALI NOMOR 48 TAHUN 2017 PERWALI NOMOR 19 TAHUN 2023
 Pembuatan Naskah Dinas

Media Rekam
Kertas
dicetak menggunakan
kertas dan dibubuhi
tandatangan basah Media Rekam
Elektronik
Pembuatan Naskah Dinas dengan media
rekam elektronik menggunakan:
aplikasi umum bidang kearsipan dinamis
atau
aplikasi pengolah kata atau data
 Jenis Huruf pada Naskah Dinas

Jenis huruf pada Naskah

Jenis huruf dan ukuran
Dinas pengaturan dan
pada Naskah Dinas
Naskah Dinas
korespondensi dan
penetapan yaitu
Naskah Dinas khusus
bookman old style
yaitu Arial dengan
dengan ukuran 12 (dua
ukuran 12 (dua belas).
belas)
 PENGGUNAAN KERTAS

Kertas yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas

penugasan, Naskah Dinas korespondensi, dan Naskah
Dinas khusus merupakan kertas jenis Houtvrij
Schrijfpapier (HVS), ukuran A4 dengan gramatur paling
sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2 kecuali pada
lembaran daerah dan berita daerah
Jenis, ukuran, dan gramatur kertas yang
digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas
khusus disesuaikan kebutuhan dengan
memperhatikan ketahanan kertas
 PENGGUNAAN TINTA Tinta yang digunakan untuk pengetikan
UNTUK NASKAH DINAS berwarna hitam

Tinta yang digunakan untuk

penandatanganan dan paraf naskah dinas
menggunakan warna biru tua

Tinta stempel yang digunakan untuk

Naskah Dinas, berwarna ungu

Jenis tinta yang digunakan pada Naskah Dinas Tinta stempel yang digunakan untuk Naskah
merupakan tinta yang tidak larut oleh air/tidak
Dinas bersifat rahasia, berwarna merah
luntur atau pigment durabrite
Pengaturan Kop, Stempel, Amplop, dan Map
Naskah Dinas
CONTOH KOP NASKAH DINAS PERANGKAT DAERAH
DI PERWALI TAHUN 2023
PENGATURAN STEMPEL PERANGKAT DAERAH PENGATURAN STEMPEL PERANGKAT DAERAH
DI PERWALI 48 TAHUN 2017 DI PERWALI NOMOR 19 TAHUN 2023
CONTOH AMPLOP DINAS JABATAN
 PENGGUNAAN KOP SURAT, BENTUK SURAT, DAN STEMPEL, DAN PENANDATANGANAN

WALI KOTA PALU KOTA PALU

an. Wali Kota Palu Sekretaris Daerah,

Wali Kota Palu,
Sekretaris Daerah,
Irmayanti
Hadianto Rasyid Irmayanti
PARAF
 PARAF
merupakan tanda tangan
singkat sebagai bentuk
pertanggungjawaban atas
muatan materi, substansi,
redaksi, dan pengetikan
naskah dinas
 Paraf
Hierarki
Merupakan paraf pejabat sesuai jenjang
jabatan yang dibubuhkan dalam bentuk

PARAF
matriks pada lembar terakhir

TERDIRI ATAS
Paraf
Koordinasi
Merupakan paraf pejabat sesuai substansi
tugasnya atau pejabat lain yang terlibat pada
masingmasing unit kerja yang berbentuk
matriks pada lembar terakhir
 CONTOH PARAF HIERARKI
PARAF HIERARKI PARAF HIERARKI
JABATAN PIMPINAN TINGGI SEKRETARIS DAERAH
PRATAMA ASISTEN
KABAG/ADMINISTRATOR/JF KEPALA OPD
KASUBAG/PENGAWAS/JF ADMINISTRATOR/JF
PELAKSANA PENGAWAS/JF

CONTOH PARAF KOORDINASI

PARAF KOORDINASI
JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
Dst
TANDA TANGAN
 Pemberian tanda tangan pada Naskah
Dinas berfungsi sebagai alat autentikasi
dan verifikasi atas identitas
penandatangan serta keautentikan,
keterpercayaan, dan keutuhan informasi.
 Tanda Tangan Basah
Tanda tangan basah digunakan pada
Naskah Dinas dengan media rekam kertas

Tanda Tangan Elektronik

TANDA TANGAN Tanda tangan elektronik digunakan pada
TERDIRI ATAS Naskah Dinas dengan media rekam elektronik
• Tanda Tangan Elektronik harus ditandai dalam susunan dan
bentuk kode quick response yang disertai nama pejabat
penandatangan dan nama jabatan.
• Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan
kepada pihak yang berhak tanpa harus dicetak.
• pendistribusian sebagaimana dimaksud poin di atas dapat
melalui aplikasi umum bidang kearsipan dinamis, media daring
atau media luring.
• Tanda Tangan Elektronik menggunakan sertifikat elektronik yang
dibuat oleh penyelenggara sertifikasi elektronik Indonesia.
 Penulisan nama pejabat yang menandatangani Naskah Dinas pengaturan
dan Naskah Dinas penetapan tidak menggunakan gelar

Penulisan nama pejabat yang menandatangani Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas
korespondensi, dan Naskah Dinas khusus menggunakan gelar, kecuali piagam, sertifikat,
dan surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan

Penulisan nama penandatangan untuk pejabat selain Kepala Daerah, Wakil Kepala Daerah,
dan Sekretaris Daerah menggunakan gelar, nomor induk pegawai dan pangkat/golongan

Penulisan nama penandatangan untuk penjabat, penjabat sementara,

pelaksana tugas, dan pelaksana harian Kepala Daerah tidak menggunakan
gelar, nomor induk pegawai, dan pangkat/golongan

Penulisan nama penandatangan untuk penjabat dan pelaksana harian Sekretaris

Daerah tidak menggunakan gelar, nomor induk pegawai, dan pangkat/golongan
 Perwali Nomor 19 Tahun 2023
Contoh penulisan Plt. Jabatan Struktural
Plt. Kepala Bagian Organisasi,
Contoh penulisan Plt. Kepala Daerah
Plt. Wali Kota Palu,

Rahmawati, S.H
Penata Tk. I (III/d)
Ahmad Rijal Arma 197407172009042001
PEJABAT PENANDATANGAN NASKAH DINAS
 Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas Oleh Sekretaris Daerah Kota

Atas Nama Wali Kota

Dalam Jabatan
p. laporan a. keputusan
q. rekomendasi b. surat edaran
a. surat dinas
r. surat pengantar c. surat biasa
b. surat keterangan
s. lembaran daerah d. surat keterangan
c. surat izin
t. berita daerah e. surat izin
d. surat perintah
u. berita acara f. surat perintah
e. surat tugas
v. notula g. surat tugas
f. surat perjanjian
w. memo h. surat perjanjian
g. surat perjalanan dinas
x. daftar hadir i. surat undangan
h. surat kuasa
y. sertifikat j. surat pernyataan melaksanakan tugas
i. surat undangan
k. surat panggilan
j. surat pernyataan
l. nota dinas
melaksanakan tugas
m. pengumuman
k. surat panggilan
n. telegram
l. nota dinas
o. berita acara
m. lembar disposisi
p. piagam
n. telaahan staf
q. sertifikat
o. pengumuman
r. STTPP
 Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas Oleh Kepala Perangkat Daerah

Atas Nama Wali Kota Keterangan

Dalam Jabatan
- Kepala perangkat daerah atas nama

a. surat dinas; k. surat panggilan; a. keputusan; Wali Kota menandatangani naskah

dinas dalam bentuk susunan produk
b. surat keterangan; l. nota dinas; b. surat edaran; hukum Keputusan Wali Kota berupa
c. surat perintah; m.Pengajuan konsep c. surat dinas; penetapan dan pengaturan teknis
operasional substansi instansi.
d. surat izin; naskah dinas;
n. lembar disposisi;
d. Surat keterangan; - Penandatangan naskah dinas oleh
e. surat perjanjian;
f. surat tugas; o. telaahan staf; e. surat perintah; kepala perangkat daerah atas nama
Wali Kota berupa surat edaran hanya
g. surat perjalanan p. pengumuman; f. surat undangan; terkait pengaturan teknis operasional
dinas; q. laporan; g. sertifikat; dan substansi instansi.

h. surat kuasa; r. rekomendasi; - Untuk Setwan dapat menanda

s. berita acara;
h. pengumuman. tangani semua naskah dinas sesuai
i. surat undangan; dengan kewenangan Kepala
j. surat pernyataan t. memo; Perangkat Daerah kecuali sertifikat.
melaksanakan u.daftar hadir; dan - Khusus untuk Kepala Perangkat
tugas; v. sertifikat. Daerah yang membidangi
urusan pendidikan dan
pelatihan juga dapat
menandatangani radiogram,
piagam, surat tanda tamat
pendidikan dan pelatihan atas
nama Wali Kota
PENGAMANAN NASKAH DINAS
Kategori Klasifikasi Keamanan Naskah Dinas

Sangat Rahasia disingkat SR

Rahasia disingkat R

Terbatas disingkat T

Biasa/Terbuka disingkat B
PENGENDALIAN NASKAH DINAS
 Unit penerima
menindaklanjuti Naskah
Dinas yang diterima
dengan cara
mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai
dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit
pengelola

Unit pengelola
menindaklanjuti
sesuai dengan
klasifikasi Naskah
Dinas dan arahan
pimpinan
Unit Tata Usaha
mengarsipkan
Pengendalian Naskah Dinas
masuk
Naskah Dinas Masuk
 Naskah Dinas keluar yang
telah ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang
diberi nomor, tanggal,
dan stemple oleh unit
tata usaha pada masing-
masing unit kerja
Naskah Dinas keluar
yang telah selesai
diproses, selanjutnya
diarsipkan pada unit
tata usaha dan unit
pengelola

• Pengendalian Naskah Dinas keluar lintas

instansi pemerintah atau pihak luar dilakukan
Pengendalian Naskah satu pintu melalui Sekretariat Daerah.
Dinas Keluar • Untuk mempercepat penyampaian tujuan
surat, dapat menambahkan tanda untuk
perhatian yang disingkat u.p. diikuti nama
jabatan yang menindaklanjuti di bawah nama
jabatan yang dituju
TERIMA KASIH