PERATURAN BUPATI PADANG

LAWAS UTARA
NOMOR 76 TAHUN 2023 TENTANG TATA NASKAH
DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH
KABUPATEN PADANG LAWAS UTARA
JENIS terdiri atas:

NASKAH a. Naskah Dinas arahan;

b. Naskah Dinas korespondensi; dan

DINAS c. Naskah Dinas khusus.

 NASKAH DINAS ARAHAN
a. Naskah Dinas b. Naskah Dinas c. Naskah Dinas
pengaturan : penetapan : penugasan
a. Keputusan Kepala a. surat perintah;
a. Perda;
Daerah; b. surat tugas; dan
b. Perkada; dan b. Keputusan DPRD; c. surat perjalanan
c. Peraturan DPRD. c. Keputusan Pimpinan dinas.
DPRD; dan
​
d. Keputusan Badan
Kehormatan DPRD.

3 TATA NASKAH DINAS 2023

 CONTOH NASKAH DINAS PENUGASAN

1. Surat Perintah 2. Surat Tugas 3. Surat Perjalanan Dinas

4 Presentation title 20XX

 NASKAH DINAS KORESPONDENSI

korespondensi a. nota dinas;

b. memo; dan
internal
c. disposisi.

korespondensi
disusun dalam bentuk surat dinas
•

eksternal

5 TATA NASKAH DINAS 2023

 CONTOH NASKAH DINAS
KORESPONDENSI INTERNAL
1.Nota Dinas 2. Memo 3. Disposisi

6 Presentation title 20XX

 CONTOH NASKAH DINAS
KORESPONDENSI EKSTERNAL
Contoh Format Surat yang Ditandatangani Contoh Format Surat Perangkat Daerah
Kepala Daerah

7 Presentation title 20XX

 NASKAH DINAS KHUSUS
a. instruksi; m.surat panggilan;
b. surat edaran; n. surat izin;
c. surat kuasa; o. lembaran daerah;
d. berita acara; p. berita daerah;
e. surat keterangan; q. rekomendasi;
f. surat pengantar; r. radiogram;
g. pengumuman; s. surat tanda tamat pendidikan
h. laporan; dan pelatihan;
i. telaahan staf; t. sertifikat;
j. notula; u. piagam; dan
k. surat undangan; v. surat perjanjian.
l. surat pernyataan
melaksanakan tugas;
8 TATA NASKAH DINAS 2023
 CONTOH NASKAH DINAS
Instruksi
KHUSUS
Surat Edaran Surat Kuasa Berita acara

9 Presentation title 20XX

 CONTOH NASKAH DINAS
Surat Keterangan
KHUSUS
Surat Pengantar Pengumuman Laporan

10 Presentation title 20XX

 CONTOH NASKAH DINAS
Surat Panggilan KHUSUS
Surat Izin Lembaran Daerah
Ditandatangani perangkat
daerah

11 Presentation title 20XX

 CONTOH NASKAH DINAS
Berita Daerah
KHUSUS
Rekomendasi Radiogram Surat Tanda Tamat
Pendidikan dan Pelatihan
(STTPP)
Tampak Depan

Tampak Belakang

12 Presentation title 20XX

 CONTOH NASKAH DINAS
KHUSUS
Sertifikat Piagam

13 Presentation title 20XX

 PEMBUATAN NASKAH DINAS

MEDIA REKAM dicetak menggunakan kertas dan dibubuhi

KERTAS tandatangan basah.

MEDIA REKAM a. aplikasi umum bidang kearsipan dinamis; atau

ELEKTRONIK b. aplikasi pengolah kata atau data.

14 TATA NASKAH DINAS 2023

 KOP
•digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani
Kop Naskah Dinas oleh Bupati.
•dapat digunakan oleh penjabat, penjabat sementara,
jabatan Kepala Daerah
pelaksana tugas, dan pelaksana harian Bupati.

kop Naskah Dinas digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani

•

Perangkat Daerah oleh pejabat berwenang selain Bupati.

15 TATA NASKAH DINAS 2023

 PENOMORAN

Penomoran diatur sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-
undangan.

16
 PENGGUNAAN KERTAS

Penggunaan kertas yang Kertas yang digunakan Jenis, ukuran, dan gramatur
digunakan dalam dalam penyusunan Naskah kertas yang digunakan
penyusunan Naskah Dinas Dinas penugasan, Naskah dalam pembuatan Naskah
pengaturan dan Naskah Dinas korespondensi, dan Dinas khusus disesuaikan
Dinas penetapan sesuai Naskah Dinas khusus kebutuhan dengan
dengan ketentuan peraturan merupakan kertas jenis memperhatikan ketahanan
perundang-undangan Houtvrij Schrijfpapier (HVS), kertas.
ukuran A4 dengan gramatur
paling sedikit 70 (tujuh
puluh) gram/m2 kecuali
pada lembaran daerah dan
berita daerah.

17 TATA NASKAH DINAS 2023

 PENGGUNAAN TINTA
1) Warna tinta yang digunakan 2) Jenis tinta yang digunakan
dalam penyusunan Naskah Dinas
pada Naskah Dinas
sebagai berikut:
a. tinta yang digunakan untuk merupakan tinta yang tidak
pengetikan berwarna hitam; larut oleh air/tidak luntur
b. tinta yang digunakan untuk atau pigment durabrite.
penandatanganan dan paraf
berwarna biru tua;
c. tinta stempel yang digunakan
untuk Naskah Dinas,
berwarna ungu; dan
d. tinta stempel yang digunakan
untuk Naskah Dinas bersifat
rahasia, berwarna merah.

18 TATA NASKAH DINAS 2023

JARAK SPASI
(1) Jarak spasi pada Naskah Dinas pengaturan dan
(2) Jarak spasi pada Naskah Dinas selain Naskah
 JENIS HURUF
bookman old style
•Naskah Dinas pengaturan
dengan ukuran 12 •Naskah Dinas penetapan

(dua belas)

Arial •Naskah Dinas korespondensi

dengan ukuran 12 (dua •Naskah Dinas khusus

belas)

TATA NASKAH DINAS

20 2023
KATA
PENYAMBUNG
1) Kata penyambung merupakan kata yang digunakan sebagai
2) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditu
a. akhir setiap halaman;
b. baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman; dan
c. kata yang diambil persis sama dari kata pertama halam
3) Dalam pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektr
 KATA PENYAMBUNG

22 2023
 JARAK SPASI

(1) Jarak spasi pada Naskah Dinas

pengaturan dan Naskah Dinas
penetapan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
(2) Jarak spasi pada Naskah Dinas
selain Naskah Dinas pengaturan dan
Naskah Dinas penetapan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) harus
memperhatikan aspek keserasian dan
estetika.

23
PENENTUAN (1) Penentuan batas atau ruang tepi pada kertas bertujuan untuk keserasi

BATAS ATAU (2) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
a. Ruang tepi atas:
1) apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua) spasi dibaw

RUANG TEPI
2) apabila tanpa kop Naskah Dinas, paling sedikit 2 (dua) cm da
b. ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 (dua koma lima) cm dari tepi
c. ruang tepi kiri paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas; dan
d. ruang tepi kanan paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi kanan kerta
 NOMOR HALAMAN

Nomor halaman pada Naskah Dinas menggunakan angka arab/biasa.

Nomor halaman dalam Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus
ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris.

17 TATA NASKAH DINAS 2023

 Tembusan disampaikan kepada pihak yang bersangkutan
1 dan pihak yang dianggap perlu mengetahui isi surat
tersebut.

Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang

naskah dinasnya ditandatangani oleh pejabat yang
2 mengatasnamakan disampaikan kepada pejabat yang
diatasnamakan.

TEMBUSA 3
Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang
naskah dinasnya ditandatangani oleh jabatan pimpinan
tinggi atas nama Kepala Daerah, disampaikan kepada

N Kepala Daerah dan Sekretaris Daerah.

Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang naskah

dinasnya ditandatangani oleh jabatan pimpinan tinggi atas nama
4 Kepala Daerah berupa surat tanda tamat pendidikan dan
pelatihan, sertifikat, dan piagam tidak memerlukan tembusan.

Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berada pada

posisi bagian kiri bawah pada Naskah Dinas dan diikuti tanda
5 baca titik dua (:), tidak diberi garis bawah, serta tidak perlu
menambahkan kata sebagai laporan, arsip, atau istilah sejenis.
 LAMPIRAN

1) Lampiran ditandatangani oleh pejabat yang sama dengan yang menandatangani

Naskah Dinas.

2) Dalam hal lampiran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
memiliki lebih dari satu halaman, halaman berikutnya diberi nomor
sebagaimana dimaksud dalam Nomor Halaman

TATA NASKAH DINAS

19 2023
PARAF 1)
2)
Paraf merupakan tanda tangan singkat sebagai bentuk pertanggungjaw
Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
a. paraf hierarki; dan
b. paraf koordinasi.
3) Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat dibawah pejabat
4) Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menanda
5) Fitur paraf dalam media rekam elektronik, berbentuk catatan riwayat N
6) Pembubuhan paraf pada Naskah Dinas penugasan berupa surat perjal
 PARAF HIERARKI
Paraf hierarki Pembubuhan paraf Paraf hierarki pada
merupakan paraf hierarki pada Naskah Naskah Dinas
Dinas yang ditandatangani
pejabat sesuai jenjang oleh Kepala Daerah, Wakil
penugasan, Naskah
jabatan yang Kepala Daerah, Sekretaris Dinas korespondensi,
dibubuhkan dalam Daerah, asisten, sekretaris dan Naskah Dinas
bentuk matriks. DPRD, kepala dinas, khusus ditempatkan
kepala badan, inspektur, pada lembar terakhir.
dan direktur rumah sakit
umum harus diparaf
terlebih dahulu oleh
maksimal tiga orang
pejabat secara berjenjang.

29 TATA NASKAH DINAS 2023

 PARAF HIERARKI

30 Presentation title 20XX

 PARAF KOORDINASI
1) Paraf koordinasi merupakan paraf
pejabat sesuai substansi tugasnya
atau pejabat lain yang terlibat pada
masing- masing unit kerja yang
berbentuk matriks.
2) Naskah Dinas yang materinya
saling berkaitan antar unit kerja,
diparaf oleh unit pengolah dan unit
lain yang terkait sebelum
ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang pada lembar terakhir.

31 TATA NASKAH DINAS 2023

 PARAF KOORDINASI

32 Presentation title 20XX

TANDA (1) Pemberian tanda tangan pada Naskah Dinas berfungsi sebag

TANGAN
(2) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri at
a. tanda tangan basah; atau
b. Tanda Tangan Elektronik.
(3) Pemberian tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1
 PENULISAN NAMA PEJABAT YANG
MENANDATANGANI
1) Penulisan nama pejabat yang menandatangani Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas
penetapan tidak menggunakan gelar.
2) Penulisan nama pejabat yang menandatangani Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas
korespondensi, dan Naskah Dinas khusus menggunakan gelar, kecuali piagam, sertifikat,
dan surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan.
3) Penulisan nama penanda tangan untuk pejabat selain Kepala Daerah, Wakil Kepala
Daerah, dan Sekretaris Daerah menggunakan gelar, nomor induk pegawai dan
pangkat/golongan.
4) Penulisan nama penanda tangan untuk penjabat, penjabat sementara, pelaksana tugas, dan
pelaksana harian Kepala Daerah tidak menggunakan gelar, nomor induk pegawai, dan
pangkat/golongan.
5) Penulisan nama penanda tangan untuk penjabat dan pelaksana harian Sekretaris Daerah
tidak menggunakan gelar, nomor induk pegawai, dan pangkat/golongan.
34 TATA NASKAH DINAS 2023
 TANDA TANGAN ELEKTRONIK
a. Tanda Tangan Elektronik harus ditandai dalam susunan dan bentuk kode quick response
yang disertai nama pejabat penandatangan dan nama jabatan;
b. Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan kepada pihak yang berhak
tanpa harus dicetak;
c. pendistribusian sebagaimana dimaksud dalam huruf b dapat melalui aplikasi umum bidang
kearsipan dinamis, media daring atau media luring; dan
d. menggunakan sertifikat elektronik yang dibuat oleh penyelenggara sertifikasi elektronik
Indonesia.

35 TATA NASKAH DINAS 2023

 STEMPEL
(1) Stempel digunakan pada Naskah
Dinas dengan media rekam kertas.
(2) Stempel sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) tidak digunakan
pada Naskah Dinas dengan media
rekam elektronik.
36
Stempel terdiri atas :
a. stempel jabatan Bupati;
b. stempel Perangkat Daerah;
c. stempel unit pelaksana teknis
daerah dan/atau badan layanan
umum daerah; dan
d. stempel pengamanan Naskah
Dinas.
TATA NASKAH DINAS 2023
STEMPEL

37
 Amplop Naskah Dinas terdiri atas:
1 a. Amplop Naskah Dinas Jabatan Bupati; dan
b. Amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah.

Bentuk Amplop Naskah Dinas yang digunakan untuk

2 pendistribusian Naskah Dinas dengan media rekam
kertas berbentuk persegi panjang.

Ukuran amplop yang digunakan untuk pendistribusian

Naskah Dinas dengan media rekam kertas dapat
AMPLOP 3 disesuaikan dengan kebutuhan
kepentingan Pemerintah Daerah.
sesuai dengan

Amplop Naskah Dinas jabatan sebagaimana dimaksud

4 pada ayat (1) huruf a menggunakan kertas warna putih.

Amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah

5 sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b
menggunakan kertas warna coklat.
 AMPLOP
1) Pada amplop Naskah Dinas harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan.
2) Alamat pengirim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat:
a. lambang negara berwarna kuning emas dan nama jabatan, alamat yang dilengkapi
dengan nama kabupaten dan nama provinsi, nomor telepon, faksimile, pos-el, laman,
dan kode pos di bagian tengah atas untuk amplop Naskah Dinas jabatan Bupati.
b. logo daerah berwarna dan nama Pemerintah Daerah, nama Perangkat Daerah yang
bersangkutan, alamat yang dilengkapi dengan nama kabupaten dan nama provinsi,
nomor telepon, faksimile, pos-el, laman, dan kode pos di bagian tengah atas untuk
amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah.
3) Perbandingan huruf pada amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah antara tulisan nama
Pemerintah Daerah dan tulisan nama Perangkat Daerah adalah 3 : 4 dengan
menggunakan huruf Arial.

39 TATA NASKAH DINAS 2023

AMPLOP
 MAP
1) Map terdiri atas:
a. map Naskah Dinas jabatan; dan
b. map Naskah Dinas Perangkat
Daerah.
2) Ukuran, bentuk, dan warna map naskah
dinas dapat disesuaikan dengan
kebutuhan sesuai dengan kepentingan
tiap Pemerintah Daerah.
41
1) Map Naskah Dinas jabatan terdiri atas:
1) map Naskah Dinas Bupati; dan
2) map Naskah Dinas Kepala Perangkat
Daerah.
2) Map Naskah Dinas Bupati sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf a memuat
lambang negara berwarna kuning emas dan
tulisan Bupati menggunakan huruf Arial
dengan ukuran disesuaikan dan ditempatkan
pada bagian tengah atas secara simetris.
3) Bentuk dan susunan map Naskah Dinas
Bupati sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
huruf a dan map Naskah Dinas Kepala
Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) huruf b tercantum dalam
lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.
TATA NASKAH DINAS 2023
 NASKAH DINAS BAHASA ASING

1) Naskah Dinas dapat disusun dalam bahasa asing dengan mengacu pada format
Naskah Dinas sebagaimana diatur dalam Peraturan Bupati ini.

2) Penyebutan nama daerah tidak diterjemahkan ke dalam bahasa asing.

TATA NASKAH DINAS

34 2023
 PENGAMANAN NASKAH
DINAS
1 2 3 4 5
Kategori klasifikasi (1) Hak akses terhadap Naskah (1) Naskah Dinas dengan media Naskah Dinas dengan Kode derajat klasifikasi keamanan dan akses

rekam kertas diberikan kode diberikan dengan ketentuan sebagai berikut:

keamanan untuk Naskah
Dinas yang berklasifikasi media rekam elektronik
a. Naskah Dinas sangat rahasia
sangat rahasia, rahasia, dan derajat pengamanan pada
Dinas terdiri atas: yang memiliki klasifikasi diberikan kode ‘SR’ dengan
terbatas hanya diberikan amplop dengan posisi pada
keamanan sangat menggunakan tinta warna merah;
sebelah kiri atas Naskah
a. sangat rahasia; kepada pihak yang
rahasia, rahasia, dan b. Naskah Dinas rahasia diberikan kode ‘R’
Dinas.
berwenang. dengan menggunakan tinta warna
b. rahasia; (2) Dalam hal Naskah Dinas terbatas dapat merah;
(2) Hak akses terhadap Naskah
yang memiliki klasifikasi menggunakan sandi c. Naskah Dinas penting
Dinas yang berklasifikasi
c. terbatas; dan biasa/terbuka diberikan
keamanan sangat rahasia tertentu sesuai dengan diberikan kode ‘T’ dengan menggunakan

dan rahasia, menggunakan tinta hitam; dan

perkembangan teknologi.
d. biasa/terbuka. kepada pihak terkait.
amplop rangkap dua. d. Naskah Dinas biasa
diberikan kode ‘B” dengan
35 TATA NASKAH DINAS 2023
menggunakan tinta hitam.
 PEJABAT PENANDATANGAN NASKAH DINAS

(1) Kewenangan penandatanganan Naskah Dinas

merupakan hak, kewajiban, dan tanggung jawab
yang ada pada seorang pejabat untuk
menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas
dan kewenangan pada jabatannya. Pejabat Pemerintah Daerah dapat
(2) Kewenangan penandatanganan Naskah Dinas oleh melimpahkan kewenangan
Bupati berlaku mutatis mutandis bagi penjabat, penandatanganan Naskah Dinas
penjabat sementara, pelaksana tugas, dan pelaksana kepada pejabat di bawahnya.
harian sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
(3) Ketentuan mengenai kewenangan penandatangan
Naskah Dinas tercantum dalam Lampiran yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan
Bupati ini.

44 TATA NASKAH DINAS 2023

 PENGENDALIAN NASKAH DINAS

PENGENDALIAN NASKAH DINAS MASUK PENGENDALIAN NASKAH DINAS KELUAR

(1) Pengendalian Naskah Dinas dilaksanakan melalui tahapan sebagai

a. unit penerima menindaklanjuti Naskah Dinas
berikut:
yang diterima dengan cara mengagendakan, a. Naskah Dinas keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang

mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, berwenang diberi nomor, tanggal, dan stempel oleh unit tata
usaha pada masing-masing unit kerja; dan
dan mendistribusikan ke unit pengelola.
b. Naskah Dinas keluar yang telah selesai diproses diarsipkan pada
b. unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan unit tata usaha dan unit pengelola.
(2) Pengendalian Naskah Dinas keluar lintas instansi pemerintah atau
klasifikasi Naskah Dinas dan arahan
pihak luar dilakukan satu pintu melalui Sekretariat Daerah.
pimpinan; dan (3) Untuk mempercepat penyampaian tujuan surat, dapat menambahkan
c. unit tata usaha mengarsipkan Naskah Dinas tanda untuk perhatian yang disingkat u.p. diikuti nama jabatan yang
masuk menindaklanjuti dibawah nama jabatan yang dituju.

45 TATA NASKAH DINAS 2023

 PEMBINAAN DAN PENGAWASAN
(1) Bupati melalui Sekretaris Daerah melaksanakan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Padang Lawas Utara.
(2) Dalam rangka pembinaan dan pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Bupati dapat
membentuk tim dengan Keputusan Bupati.
(3) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit terdiri atas:
a. Sekretaris Daerah;
b. Inspektorat;
c. Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah; dan
d. Bagian Organisasi Sekretariat Daerah.

46 TATA NASKAH DINAS 20235

TERIMA KASIH