BOGOR, 10 OKT 2017

ARSIPARIS AHLI MADYA

DRA. SRI SUBEKTI, MM
ADMINISTRASI
PERKANTORAN

KEGIATAN PENTING DALAM MENUNJANG TUGAS – TUGAS

MANAJEMEN MENCAKUP KEGIATAN MENGATUR DAN
MENGOLAH LALU LINTAS INFORMASI TERTULIS
 Bagaimana
Pelaksanaan
Sistem Administrasi
Perkantoran
Di Unit Kerja Saudara

3
 1. UNSUR-UNSUR
TATA PENGHORMATAN UNSUR-UNSURSAP
SAP

1. Tata Persuratan / Naskah Dinas

2. Tata Kearsipan

3. Tata Ruang Kantor

1. TATA PERSURATAN/NASKAH DINAS

a. PENGOLAH/PENCIPTA

b. PENGELOLA
a. MENGOLAH / MENCIPTA

NASKAH DINAS
 1. Tata Persuratan

PEMANFAATAN PARAF DAN JENIS KOP

MEDIA TANDA TANGAN NASKAH SURAT
ELEKTRONIKA DINAS DINAS

KETENTUAN
MENGENAI KETENTUAN PENYUSUNAN
NASKAH DINAS DAN PENGETIKAN
RAHASIA NASKAH DINAS

TEMBUSAN,
SALINAN DAN
NASKAH DINAS
PETIKAN

LAMBANG DAN LOGO

PENGIRIMAN DAN
PENERIMAAN
NASKAH DINAS

KEWENANGAN
KETENTUAN LAIN
PENOMORAN PENANDATANGANAN
CAP BENTUK DAN
NASKAH NASKAH DINAS
SUSUNAN
DINAS DINAS NASKAH DINAS
 PM 95 TAHUN 2016 TENTANG
SISTEM ADMINISTRASI PERKANTORAN
a. Keseragaman 1. Efektifitas & Efisien
b. Tertib MAKSUD DAN 2. Keamanan
c. Lancar TUJUAN 3. Pembakuan
d. Terjamin 4. Keterpaduan
5. Kecepatan &
e. Terciptanya TRK
Ketepatan
f. Memudahkan AZAS - AZAS 6. Pertanggungjawaban
Pengawasan

SARANA
PRASARANA
SISTEM
SAP
KEMENHUB 1. Bergerak
2. Tidak Bergerak
TATA NASKAH
(TAKAH)
TTTTT
SDM
NON TATA NASKAH
(DOSIR) 1. PENGELOLA
2. PENGOLAH
 JENIS NASKAH DINAS

NASKAH DINAS NASKAH DINAS

JENIS
ARAHAN KHUSUS
NASKAH
1. PENGATURAN
a. Peraturan
DINAS
1. SURAT PERJANJIAN
b. Pedoman a. Perjanjian Dalam Negeri
c. Petunjuk Pelaksanaan 1) Perjanjian Kerjasama
d. Instruksi 2) Kesepahaman Bersama
e. Tata Cara Tetap b. Perjanjian Internasional
Pelaksanaan (TTP) 2. SURAT KUASA
NASKAH DINAS
f. Surat Edaran 3. BERITA ACARA
KORESPONDENSI 4. SURAT KETERANGAN
2. PENETAPAN
5. SURAT PENGANTAR
Keputusan 1.KORESPONDENSI 6. PENGUMUMAN
3. PENUGASAN INTEREN 7. LAPORAN
a. Surat Perintah /Surat Tugas a. Nota Dinas 8. MEMORANDUM
1) Surat Perintah b. Memo 9. TELAAHAN STAF
2) Surat Tugas 2.KORESPONDENSI 10. SAMBUTAN MENTERI
b. Surat Perintah Pelaksanaan EKSTEREN 11. SIARAN PERS

Tugas 12. PENERBITAN DINAS

a. Surat Dinas
13. PIAGAM PENGHARGAAN
c. Surat Penunjukan b. Surat Undangan 14. SURAT TANDA TAMAT
Pelaksana Harian
DIKLAT
d. Surat Perintah Perjalanan
14.SERTIFIKAT
Dinas 15.NOTULEN RAPAT
16.NASKAH DINAS ELEKTRONIK
 PENYUSUNAN NASKAH DINAS
a. Persyaratan Penyusunan
Teliti

Jelas

Singkat dan Padat

Logis dan Meyakinkan

Aturan Yang Baku

b. Ketentuan Pengetikan Naskah Dinas

Jenis • Jenis huruf Naskah Dinas arahan adalah Bookman Old Style
dan font size 12 pt
Ukuran • Jenis Naskah Dinas lainnya menggunakan huruf Arial, Times
Huruf New Roman font size 12 pt.

• Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek

JARAK keserasian, estetika.
SPASI • jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.

• ruang tepi atas: 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop Naskah
Batas/ Dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas
Ruang • ruang tepi bawah: sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas
Tepi • ruang tepi kiri: sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas
• ruang tepi kanan: sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.
 C. Ketentuan Pengelolaan Naskah Dinas

JENIS KODE KETERANGAN

SANGAT RAHASIA ‘SR” Diberi sampul rangkap 3 (tiga) dan
dibubuhi stempel “Sangat Rahasia”
dengan nomor sebelah kiri atas;

RAHASIA “R” Diberi sampul rangkap 2 (dua) dan

dibubuhi stempel “Rahasia” dengan
nomor sebelah kiri atas ;

Pemberian kode derajat klasifikasi

TERBATAS “T” keamanan dan akses
Diberi sampul perlakuan
rangkap 2 (dua)Naskah
dan
Dinas berdasarkan klasifikasi keamanandibubuhi
dan akses, diberikan
stempel kodedengan
“Terbatas” derajat
pengamanan di amplop dan di sebelah
nomorkiri atas kiri
sebelah Naskah
atas ;Dinas
 KETENTUAN DAN KEWENANGAN
PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

a. Garis Kewenangan

• Atas Nama (a.n.)

• Jika pejabat memberikan kuasa

• Pelaksana Tugas
• Jika Pejabat yang berwenang Belum Ditetapkan

• Pelaksana Harian
• Jika Pejabat yang berwenang tidak berada di
tempat
 b. Paraf dan Tanda Tangan

• Naskah Dinas yang konsepnya terdiri dari beberapa lembar dan pada
lembar pertama yang akan ditandatangani oleh Pejabat yang Berwenang,
PAR
AF
harus diparaf terlebih dahulu minimal oleh dua pejabat pada dua jenjang
DAN
TTD jabatan struktural di bawahnya.
• Penandatanganan Naskah Dinas oleh Pejabat yang Berwenang, diparaf oleh
pejabat setingkat dibawahnya disamping kiri (b) dan paraf pejabat dua
tingkat dibawahnya di samping kanan (a).

NAMA JABATAN
b a
Ttd.

NAMA LENGKAP
PANGKAT/GOL
NIP.
 PEJABAT PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

MENTERI
PERHUBUNGAN
1. Sekretaris Jenderal
1. Sekretaris Itjen PEJABAT ESELON I 2. Inspektur Jenderal
2. Para Irwil 3. Para Direktorat
3. Para Direktur Jenderal
4. Para Kepala Biro 4. Para Kepala Badan
5. Para Kapus PEJABAT ESELON II 5. Staf Ahli Menteri
6. Para Sekretaris
Ditjen
7. Para Sekretaris KEPALA UPT
Badan
8. Ketua Mahpel
9. Kepala Sekretariat ATASE PERHUBUNGAN
KNKT
PEJABAT ESELON III/IV
 PENANDATANGANAN NASKAH DINAS
DITUJUKAN KELUAR KEMENTERIAN PERHUBUNGAN

MENHUB

1. Presiden dan Wapres

a.n. MENHUB
1. Para Menteri
2. Para Ketua Lembaga 2. Sesjen Lemb.
Negara Pendelegasian Negara
Berhalangan
3. Pimpinan Lemb.
Sesjen Pemerintah Non
Ad. Interim Kementerian
4. Gubernur, Bupati
5. Pimpinan Org.
1. Irjen
Lain Non
2. Dirjen
Kementerian
3. Para Ka. Badan

Sesuai Bidang
Tugas

Tidak Setingkat Eselon I

1. KEPEGAWAIAN
2. KEUANGAN
 HAL – HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN
DALAM NOTA DINAS

 Kop Naskah Dinas hanya digunakan pada

halaman pertama Nota Dinas
 Nota Dinas tidak dibubuhi Cap Dinas
 Tembusan Nota Dinas berlaku di lingkungan
Intern Instansi
 Penomoran Nota Dinas dilakukan dengan
mencantumkan Nomor Urut Agenda, Kode Unit
Kerja, Bulan dan Tahun.
HAL – HAL YANG PERLU DIPERHATKAN
DALAM SURAT DINAS
1. KOP NASKAH DINAS HANYA DIGUNAKAN
PADA HALAMAN PERTAMA SURAT DINAS.

2. JIKA SURAT DINAS

DISERTAI LAMPIRAN,
PADA KOLOM LAMPIRAN DICANTUMKAN
JUMLAHNYA.

3.JIKA ALAMAT TUJUAN SURAT DICANTUMKAN

DILAMPIRAN SELANJUTNYA MAKA PADA
LAMPIRAN TERSEBUT DIBUBUHI
TANDATANGAN PENANDATANGAN SURAT.
 TEMBUSAN
 TULISAN “TEMBUSAN” DILETAKKAN PADA POSISI SEBELAH
KIRI BAWAH SURAT SEJAJAR DENGAN NAMA
PENANDATANGAN NASKAH DINAS.

 TULISAN “TEMBUSAN” BERGARIS BAWAH DAN DIIKUTI

TANDA BACA TITIK DUA.

 DALAM TEMBUSAN TIDAK PERLU MENCANTUMKAN KATA

“ARSIP” ATAU “PERTINGGAL”

 PADA PEJABAT YANG DIBERITEMBUSAN TIDAK PERLU

DIBUBUHI KATA-KATA “UNTUK DIKETAHUI” ATAU “SEBAGAI
LAPORAN”.

 ISTILAH TEMBUSAN TIDAK BOLEH DIGANTI “CC” ATAU

“TINDASAN”.
 CONTOH
KOP NASKAH DINAS
DIREKTORAT JENDERAL PERHUBUNGAN LAUT
CONTOH PENULISAN ALAMAT TUJUAN

Kepada :

Yth. Direktur Jenderal Perhubungan Udara

di

JAKARTA
 PENGGUNAAN LAMBANG DAN LOGO

a. Lambang Negara

• Digunakan dalam tata naskah dinas sebagai

tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat
tetap dan resmi

• Pejabat yang berwenang menggunakan adalah

Pejabat Negara

• Lambang Negara digunakan dalam Sertifikat

Internasional yang diterbitkan oleh Kementerian
Perhubungan
b. Lambang Perhubungan

Kementerian Perhubungan memiliki lambang

sebagai pengikat bathin dan kesatuan jiwa
insan perhubungan dalam keikutsertaan
Kementerian Perhubungan mewujudkan visi,
misi dan cita-cita bangsa dan negara.

Lambang Kementerian Perhubungan

digunakan untuk:
Panji, Piagam/Ijazah/Sertifikat,
Plakat/Vandel, Topi Dinas
c. Logo Perhubungan

Merupakan tanda pengenal atau identitas berupa

simbol atau huruf yang digunakan dalam tata
naskah dinas instansi pemerintah sebagai
identitas agar publik lebih mudah mengenalnya

Digunakan untuk keperluan administrasi umum

CONTOH – CONTOH CAP DINAS
CAP MENTERI PERHUBUNGAN

CAP KEMENTERIAN
PERHUBUNGAN
CAP DINAS
CAP DINAS SEKRETARIAT
JENDERAL

CAP DINAS
BPSDM
Format
Surat Dinas Yang
Ditandatangani
Menteri
Perhubungan
FORMAT
NOTA
DINAS
FORMAT SURAT
TUGAS
FORMAT
SURAT
PERINTAH
FORMAT SURAT
PERINTAH
PELAKSANA TUGAS
FORMAT SURAT
PERINTAH
PELAKSANA
HARIAN
Format
Peraturan
Format Surat Edaran
Yang
Ditandantangani
Menteri
Perhubungan
Format Surat
Edaran Yang
Dikeluarkan oleh
Pejabat Eselon I
atas nama (a.n.)
Menteri
Perhubungan
Format Surat Dinas
yang
Ditandatangani
Pelaksana Harian
Surat Teguran dari
Seskab
 T U G A S

A. MEMBUAT NOTA DINAS

B. MEMBUAT SURAT DINAS

b. PENGELOLAAN

NASKAH

DINAS
 TATA NASKAH (TAKAH)

Tata Naskah selanjutnya disingkat Takah adalah suatu

kegiatan administrasi dalam memelihara dan menyusun
data dari semua tulisan dinas mengenai segi-segi tertentu
dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam
sebuah berkas.

Tujuan Takah : untuk memudahkan penyajian, pengelolaan,

pengawasan dan pencarian kembali segi-segi tertentu dari
sesuatu persoalan pokok yang masih diperlukan.
 Klasifikasi Mencatat
Takah KPPT

TAKAH Catatan
Meretro
N1
Klasifikasi
RHS BIASA
Buku Map
Agenda
Surat Takah
Masuk

AGENDA
SPS
EKSPEDISI

ALUR TATA NASKAH MASUK

DOSIR

Lembar Kartu
Klasifikasi
Disposisi Dosier EKSPEDISI
 PENANGANAN SURAT DINAS

DOSIR SISTEM TATA NASKAH

 Digunakan untuk Naskah
Tidak Berlanjut.
 Digunakan untuk Naskah
Berlanjut.
 Naskah yang memuat
Informasi Penting.
 Penanganannya
memerlukan koordinasi
dengan unit kerja lainnya.
 TAKAH DAN NON TATA NASKAH
Pengelolaan Dan Penanganan Naskah Dinas
di Lingkungan Kemenhub :

TAKAH
NON TATA NASKAH

Tidak Perlu
Memerlukan Penanganan Penanganan Berlanjut
Berlanjut
 KLASIFIKASI
TAKAH TAKAH
1. TAKAH
RAHASIA

2. TAKAH BIASA
KATEGORI NASKAH
1. NASKAH BARU
2. NASKAH LANJUT
3. NASKAH KHUSUS
4. NASKAH LANGSUNG
 NON TATA NASKAH (DOSIR)

SUATU FORMAT PENCATATAN YANG

DIPERGUNAKAN UNTUK MENGAGENDAKAN
TUJUAN
SETIAP NASKAH DINAS YANG TIDAK PERLU
PENANGANAN BERLANJUT
PENGGUNAAN

1. UNTUK PEDOMAN
DALAM
PENGENDALIAN
2. UNTUK
PEMBERIAN
NOMOR SURAT
DOSIR MASUK DAN
KELUAR
Folder KP. 012
BESAR

KP. 012
HAMIL

KP. 012
TAHUNAN

KP. 012
CUTI
KP. 00
TU KEPEGAWAIAN

KP.
KEPEGAWAIAN

(INDEKS : Subyek)
Sekat/Guide
TATA KEARSIPAN
a. PEMILAHAN

b. PENATAAN

c. PENYUSUTAN/

PEMUSNAHAN
 Peraturan Kearsipan
 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
 Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 59 Tahun 2016
tentang Sistem Administrasi Perkantoran
 Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 78 Tahun 2010
tentang Kode Klasifikasi Arsip
 Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 79 Tahun 2010
tentang Jadwal Retensi Arsip

70
 PENGERTIAN ARSIP

UU NO. 43 TAHUN 2009 Tentang KEARSIPAN :

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organsasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara 71
 MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud penyusunan Tata Kearsipan adalah agar
tercipta suatu pengertian dan satu tata cara,
sehingga dicapai satu keseragaman dalam
pengurusan arsip di lingkungan Kementerian
Perhubungan dengan tujuan untuk dijadikan
pedoman dalam penyimpanan sehingga terjamin
keamanan dan keselamatan dokumen-dokumen.
 PENTINGNYA ARSIP
"Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah
aset yang paling berharga. Ia merupakan warisan
nasional dari generasi ke generasi yang perlu
dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban
suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan
dan pelestarian terhadap arsipnya."

(Sir Arthur Doughty, 1924)

73
 MENGAPA ADA ARSIP?
Akibat dari adanya aktivitas kegiatan
organisasi/orang

Senantiasa tercipta selama adanya aktivitas dan

tidak akan tercipta apabila tidak ada aktivitas
kegiatan

74
 Permasalahan Arsip
1. Penumpukan arsip di unit kerja
2. Arsip aktif dan arsip inaktif masih menjadi satu
3. Arsip inaktif belum tertata (tidak ada daftarnya)
4. Jarang melakukan pemindahan arsip ke record
centre
5. Penyusutan arsip yang tidak sesuai prosedur
6. Tidak ada pegawai yang ditugaskan secara khusus
mengelola arsip
7. Minimnya anggaran pengelolaan arsip
8. Peralatan yang belum memadai
9. Belum ada perhatian pimpinan
Permasalahan Arsip
 TAHAPAN PENATAAN ARSIP

 1. PEMILAHAN ARSIP & NON ARSIP

 2. PENDESKRIPSIAN ARSIP
 3. ENTRY DATA
 4. PENGOLAHAN DATA
 5. MANUVER FISIK ARSIP
 6. PENATAAN ARSIP DALAM BOK
 7. PELABELAN
 PROSES PENGELOLAAN ARSIP
Arsip dinamis
Arsip yang digunakan secara Sebagian kecil arsip
langsung dalam kegiatan disimpan sebagai bahan
penciptaan arsip dan disimpan pertanggungjawaban
dalam waktu tertentu Nasional dan memori
kolektif yg memiliki nilai
Arsip yang diciptakan dan guna kesejarahan dan
digunakan langsung, untuk telah habis retensinya
pelaksanaan Tupoksi organisasi serta berketerangan
kebutuhannya tinggi atau terus dipermanenkan
menerus digunakan dalam (Arsip Statis)
menunjang kegiatan sehari-
hari (Arsip Aktif )

Arsip yang digunakan untuk Sebagian besar arsip

informasi dan memori Lembaga dimusnahkan karena
(frekuensi penggunaannya sudah tidak digunakan
sudah menurun/jarang
digunakan (Arsip Inaktif )
 HASIL PENATAAN ARSIP

 a. ARSIP SIMPAN 500 BOK 60 % ;

 b. PUSTAKA 100 DOK 10 % ;
 c. USUL MUSNAH 120 BOK 12 %;
 d. NON ARSIP 180 BUNDEL 18 %
 PENGELOLAAN ARSIP

Dilakukan terhadap

ARSIP
DINAMIS ARSIP STATIS
Meliputi
1. Arsip Vital
2. Arsip Aktif
3. Arsip Menjadi
Inaktif tanggung jawab
Menjadi
tanggung jawab LEMBAGA
KEARSIPAN
PENCIPTA
ARSIP

80
 Arsip Dinamis

Arsip Aktif Arsip Inaktif

Arsip Vital • Jarang
• Sering
digunakan digunakan
• Berada di Unit • Berada di
Pengolah Unit
Kearsipan

81
 Tulang pungggung
organisasi
Tulang pungggung Bukti akuntabilitas

manajemen kinerja aparatur

Memori Bukti akuntabilitas

organisasi NILAI GUNA
kinerja organisasi
ARSIP
Bukti sejarah Aset organisasi

Bukti sah di Identitas organisasi

pengadilan

82
 Perencanaan
Pelayanan
(Publik) Pengambilan
Keputusan
Pengaturan
Kerahasiaan
Pertanggung
Informasi PEMANFAAT
AN jawaban
ARSIP
Pelindungan
Pelindungan
Batas Wilayah Hak

Pelindungan Pelindungan
Kekayaan Aset
Intelektual

83
 JENIS ARSIP
BERDASARKAN FUNGSI
1. ARSIP DINAMIS
a. Arsip Vital
Arsip yang keberadaannya
tidak dapat tergantikan
b. Arsip Aktif
Arsip yang masih
digunakan sehari – hari
sebagai berkas kerja
c. Arsip Inaktif
Arsip yang sudah menurun
frekuensi penggunaannya
sebagai berkas kerja
2. ARSIP STATIS
Arsip yang digunakan secara
langsung , namun masih
digunakan bagi kepentingan
nasional
BERDASARKAN BENTUK/ CORAKNYA
1. TEKSTUAL
Semua jenis arsip yang tertulis.
2. KARTOGRAFI DAN
KEARSITEKTURAN
Semua jenis arsip yang bergambar
3. AUDIO VISUAL
Arsip yang bisa dipandang dan
didengar
a. Gambar statis
b. Citra bergerak
c. Rekaman Suara
4. MACHINE READABLE
Bahan keterangan lain yang
diproduksi atau hanya dapat dibaca
melalui mesin, cth : CD, mikro film
 PENYUSUTAN
ARSIP
RUANG LINGKUP
1. Pemindahan arsip inaktif dari
unit pengolah ke unit unit
kearsipan.
2. Pemusnahan arsip yang telah
habis retensi dan tidak memiliki
nilai guna.
3. Penyerahan arsip statis oleh
pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan (ANRI)
TUJUAN
1. Untuk membatasi masalah
tertumpuknya arsip.
2. Menghindarkan bercampurny
antara arsip aktif dengan
inaktif.
3. Menghemat penggunaan
lemari arsip dan memudahkan
penemuan kembali bila
sewaktu – waktu diperlukan.
 PIDATO/PEMBACAAN TEKS PROKLAMASI

Proklamasi

86
Proklamasi dalam foto

87
Teks Proklamasi

Ditulis tangan oleh Bung Karno 88

Teks Proklamasi

Diketik oleh Sayuti Melik 89

Teks Proklamasi
91
92
 PIDATO/PEMBACAAN TEKS PROKLAMASI

Proklamasi
Amanat Presiden tentang “Nation and Character Building” Tahun 1963
 3. TATA RUANG KANTOR
MAKSUD DAN TUJUAN
TATA RUANG PRINSIP - PRINSIP
KANTOR
1. Proses pelaksanaan dan 1. Prinsip jarak
pengawasann pekerjaan terpendek
kantor dapat berjalan 2. Prinsip Rangkaian
dengan lancar; FAKTOR YANG Kerja
2. Segenap ruang MEMPENGARUHI
dipergunakan secara 3. Prinsip Penggunaan
efisien untuk keperluan Segenap Ruangan,
pekerjaan dan sewaktu- 1. CAHAYA 4. Prinsip Perubahan
waktu diperlukan dapat 2. WARNA Susunan Tempat
mudah diubah; 3. UDARA Kerja
3. Terpeliharanya kesehatan 4. SUARA
dan kepuasan bekerja
para pegawai;
4. Menciptakan kesan yang
baik tentang organisasi
/unit kerja.