PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

DI LINGKUNGAN POLRI
KONDISI PENYIMPANAN ARSIP SAAT INI RUANG UNIT PENGOLAH
RUANG UNIT KEARSIPAN
PENATAAN/PENYIMPANAN ARSIP YG TIDAK SESUAI KETENTUAN
 KONDISI SAAT INI
 BANYAK NASKAH DINAS KEABSAHAN &
KELENGKAPANNYA MASIH DIRAGUKAN
 MASIH TERDAPAT NASKAH DINAS YANG
TERLAMBAT & SALAH ALAMAT KE TUJUAN,
INFORMASINYA BOCOR & HILANG
 NASKAH DINAS ‘ASAL’ DISIMPAN TETAPI
TIDAK DAPAT DITEMUKAN KEMBALI
 PENUMPUKAN ARSIP AKIBAT BANYAKNYA
DUPLIKASI & TIDAK PERNAH MELAKUKAN
PENYUSUTAN
 MUSNAHNYA/HILANGNYA BAHAN BUKTI
PERTANGGUNGGJAWABAN NASIONAL
 INFORMASI BERSIFAT TERTUTUP, PUBLIK
TIDAK DAPAT MENGAKSES INFORMASI
KONDISI YG DIHARAPKAN
 NASKAH DINAS MEMILIKI KEABSAHAN &
KELENGKAPAN YG DAPAT
DIPERTANGGUNGJAWABKAN
 NASKAH DINAS SAMPAI KE TUJUAN SECARA
CEPAT, TEPAT & AMAN
 NASKAH DINAS DAPAT DISAJIKAN SECARA CEPAT,
UTUH & LENGKAP
 EFISIENSI ORGANISASI KARENA HANYA
MENYIMPAN ARSIP YG BERDAYAGUNA
 TERSELAMATKAN & TERLESTARIKAN BAHAN
BUKTI PERTANGGUNGJAWABAN NASIONAL BAGI
GENERASI MENDATANG
 PUBLIK DAPAT MENGAKSES INFORMASI SETIAP
SAAT & BADAN PUBLIK WAJIB MENGUMUMKAN
INFORMASI PUBLIK SECARA BERKALA
DASAR HUKUM

 UU NO 43 THN 2009 TTG KEARSIPAN;

 PP NO 28 THN 2012 TTG PELAKSANAAN
UU NO 43 THN 2009 TTG KEARSIPAN;
 PERKAP NO 17 THN 2007 TTG TATA
KEARSIPAN DI LINGKUNGAN POLRI;
 KEP KAPOLRI NO.: KEP/313/V/2010
TGL 19 MEI 2010 TTG KKA POLRI;
 KEP KAPOLRI NO.: KEP/314/V/2010
TGL 19 MEI 2010 TTG JRA NON
KEPEGAWAIAN & NON KEUANGAN
POLRI.
KONDISI PENYIMPANAN ARSIP YG DIHARAPKAN RUANG UNIT PENGOLAH

LACI 2
RUANG UNIT KEARSIPAN
PENGERTIAN

REKAMAN KEGIATAN ATAU PERISTIWA DLM BERBAGAI

BENTUK DAN MEDIA SESUAI DENGAN PERKEMBANGAN
TIK, DIBUAT DAN DITERIMA OLEH LEMBAGA NEGARA,
PEMDA, PERUSAHAAN, ORPOL, ORMAS, DAN
PERSEORANGAN DLM PELAKSANAAN KEHIDUPAN
BERMASYARAKAT, BERBANGSA, DAN BERNEGARA
BAGAIMANA ARSIP YG BAIK?

 Asli/autentik

 Dapat dipercaya

 Utuh/lengkap LENGKAP

 Dapat digunakan
UNTUK APA ARSIP DIKELOLA?

 Sumber Informasi

 Bukti

 Memori Organisasi

 Memori Kolektif Bangsa

BENTUK FISIK ARSIP

TEKSTUAL PANDANG DENGAR (AUDIO KOMPUTER KARTOGRAFIK

(KONVENSIONAL) VISUAL) (KEARSITEKTURAN)
FUNGSI ARSIP

ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS

GUN SCR LGSG DLM GIAT MEMILIKI NILAI GUNA SEJARAH,
PENCIPTA ARSIP & DISIMPAN SLM TLH HABIS RETENSINYA &
JANGKA WKT TERTENTU PERMANEN

PENCIPTA ARSIP LEMBAGA KEARSIPAN

NASIONAL

A. ARSIP VITAL
PERSYARATAN DASAR BG SUNG OPSNAL
PENCIPTA ARSIP, TDK DPT DIPERBARUI, TDK
TERGANTIKAN APBL RUSAK/HILANG
B. ARSIP AKTIF
FREKUENSI GUN TINGGI DAN/ATAU TERUS
MENERUS
C. ARSIP INAKTIF
FREKUENSI GUN TLH MENURUN
PENGELOLA ARSIP

Dilakukan oleh Pejabat Fungsional Arsiparis

(tingkat Ahli dan Terampil)

Arsiparis adalah seseorang yang diberi tanggung

jawab untuk mengelola penyelenggaraan kegiatan
arsip dinamis dan arsip statis di lingkungan
instansi pemerintah
PEMBERKASAN
PEMBERKASAN ARSIP

PENEMPATAN NASKAH KE DLM SUATU

HIMPUNAN YG TERSUSUN SCR SISTEMATIS &
PENGERTIAN LOGIS SESUAI DGN KONTEKS GIATNYA SHG
MJD SATU BERKAS KRN MEMILIKI
HUBUNGAN INFORMASI, KESAMAAN JENIS
ATAU KESAMAAN MASALAH DR SUATU UNIT
KERJA

ARSIP DPT DITEMUKAN DGN MUDAH, CEPAT

TUJUAN & TEPAT UTK DUK GIAT MANAJEMEN
ORGANISASI, MEMUDAHKAN PENYUSUTAN
ARSIP & MENYELAMATKAN ARSIP STATIS

PEDOMAN KKA POLRI

KODE KLASIFIKASI ARSIP (KKA) KEP KAPOLRI NO: KEP/313/V/2010

1. PERENCANAAN
2. ORGANISASI & TATA LAKSANA
3. MATERIIL & LOGISTIK
4. HUKUM
5. HUMAS
6. PENGAWASAN
7. KETATAUSAHAAN & KERUMAHTANGGAAN
8. KEARSIPAN
9. KEPUSTAKAAN
10. PENELITIAN, PENGKAJIAN & PENGEMBANGAN
11. PENDIDIKAN & PELATIHAN
12. TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI
SUATU TANDA DALAM BENTUK 13. INTELIJEN
HURUF DAN ANGKA YANG 14. RESERSE
MENJADI TANDA PENGENAL 15. PENGAMANAN
URUSAN SESUAI FUNGSI DAN 16. OPERASI
17. PELAYANAN
TUGAS UNIT KERJA SERTA
18. KESEHATAN
BERFUNGSI SEBAGAI DASAR 19. PEMBINAAN
PEMBERKASAN DAN PENATAAN
ARSIP 20. KEPEGAWAIAN
21. KEUANGAN
 PENGELOMPOKAN
FUNGSI
1. FASILITATIF
GIAT YG MENGHASILKAN PRODUK ADMINISTRASI ATAU PENUNJANG,
DILAKS OLEH SATFUNG/SATKER SBG UNSUR PEMB PIMP,
CONTOH: REN, KEP, KEU, LOG, KES.

2. SUBSTANTIF
GIAT PELAKSANAAN TUPOK ORGANISASI POLRI,
DILAKS OLEH SATORG/SUBSATORG OPSNAL,
CONTOH: RESERSE, INTELIJEN, OPS, PAM.

PENGELOMPOKAN
MASALAH
1. POKOK MASALAH UTAMA PRIMER
2. SUBPOKOK MASALAH SEKUNDER
3. SUB-SUB MASALAH TERSIER
 KODE KLASIFIKASI
Tentukan kode klasifikasi pada
IMPLEMENTASI KODE
tiap subyek primer, sekunder
dan tersier secara logis dan
KLASIFIKASI
sistematis.  PENYIMPANAN DOKUMEN
DISESUAIKAN DGN PERMSLHAN
 SURAT MASUK & SURAT KELUAR
Kode bisa berupa:
TIDAK DIPISAHKAN
a. Huruf/abjad
 JIKA MASALAH SALING BERKAITAN
b. Angka/numerik
DIJADIKAN SATU SHG MEMBERKAS
c. Gabungan huruf dan angka (KRONOLOGIS)
PENULISAN KKA PADA NADIN

SEBELUM
TMT
1 FEB 2018
1 FEB 2018

PERKAP 7/2017 INSTRUKSI

TTG NADIN & TATA KAPOLRI
PERSURATAN NO:
HUM.1.1.

DINAS INST/1/XII/2017
DI LINGK POLRI TTG PENERAPAN
PERKAP 7/2017

SISI SAMPING KANAN POK PENOMORAN

BAWAH PD HAL NADIN
PERTAMA NADIN
PENOMORAN NADIN
JENIS NADIN PENOMORAN KETERANGAN
SOP .... /II/2018/Divkum SOP sbg lamp Perpol NADIN PENGATURAN
AMANAT dgn Surat/Surat Pengantar SDA
SURAT EDARAN SE/3/II/2018 SDA
MAKLUMAT Mak/2/II/2018 SDA
KEPUTUSAN Kep/17/II/2018 NADIN PENETAPAN
INSTRUKSI Ins/3/II/KKA/2018 NADIN PENUGASAN
SPRIN/ Sprin/3/II/KKA/2018 SDA
SGAS Sgas/3/II/KKA/2018

NOTA DINAS B/ND-3/II/KKA/2018/Kode Satker NADIN KORESP INTERN

SURAT TELEGRAM ST/63/II/KKA/2018 SDA
STR/77/II/KKA/2018
SURAT B/3/II/KKA/2018/Kode Satker NADIN KORESP EKSTERN

SURAT PENGANTAR R/126/II/KKA/2018/Setum NADIN KHUSUS

PENGUMUMAN Peng/6/II/KKA/2018 SDA
LAPORAN dgn Surat/Surat Pengantar/Nota Dinas LAPORAN
TELAAHAN STAF R/TS/126/II/KKA/2018/Setum TELAAHAN STAF
SERTIFIKAT, UND CETAK, SI, SIJ S/ /II/KKA/2018 P/ /II/KKA/2018 NADIN LAINNYA
SI/ /II/KKA/2018 SIJ/ /II/KKA/2018
CONTOH PENOMORAN NADIN
PENULISAN KKADGN KKANASKAH DINAS
PADA

PENOMORAN PERMASALAHAN (TTG/HAL)

Ins/3/II/HUK.3.2./2018 Pelaks Perkap …
SEBELUM TMT
Sprin/3/VII/HUK.8.1.1./2017
1 FEB 2018 Susun Nota Kesepahaman
1 FEB 2018 dlm neg
Sgas/3/II/HUM.1.1./20178 Gar acara kedinasan (up, pelantikan,
peresmian, jamuan)
B/ND-3/VII/REN.4.1.3./2017/SSDM Laporan bulanan
PERKAP 7/2017 INSTRUKSI
ST/63/II/KEP./2018 TTG NADIN & TATA
Pemberitahuan mutasiKAPOLRI
…
PERSURATAN NO:
HUM.1.1.

STR/77/II/KEP./2018 DINAS INST/1/XII/2017

DI LINGK POLRI TTG PENERAPAN
B/3/VII/OTL.3.1./2017/SSDM Sistem dan Prosedur Standar
PERKAPKompetensi
7/2017 Jab
Struktural
R/126/II/WAS. 2.3./2018/SSDM Lakswas/Lap Hasil Audit Investigasi yg
mengandung unsur TP Korupsi &
SISI SAMPING KANAN memerlukan
POKtinjut
PENOMORAN
BAWAH PD HAL NADIN
PERTAMA NADIN
Peng/6/VII/DIK.2.1./2017 Pendidikan Pembentukan
LANGKAH-LANGKAH TENTUKAN KKA

• HARUS BENAR-BENAR MENGETAHUI ISI (MAKNA) SURAT,

BUKAN HANYA DARI PERIHAL
• TENTUKAN PRIMER, SEKUNDER, TERSIER DAN CARI KKA
(PEDOMANI KEP 313/V/2010)
• PENENTUAN KKA HENDAKNYA TEPAT SESUAI MASALAH
UTAMANYA (PRIMER)

CONTOH

PRIMER : RESERSE RES.

SEKUNDER : DENSUS 88 RES.6.
TERSIER : BOM RES.6.2.
PROSES KEGIATAN

1. AMBIL ARSIP PER TAHUN ANGGARAN (ARSIP AKTIF);

2. PILAH ARSIP DAN NON ARSIP (AMPLOP, MAP).

1. TENTUKAN KODE KLASIFIKASI ARSIP (KKA)

PEDOMANI KEP KAPOLRI NOMOR: KEP/313/V/2010;
2. TENTUKAN PRIMER, SEKUNDER, DAN TERSIER;
3. PENULISAN KKA PADA POK PENOMORAN NADIN (KECUALI
NADIN BERSIFAT PENGATURAN & PENETAPAN)

1. MASUKKAN ARSIP KE DALAM FOLDER;

2. BERI NAMA BERKAS (TAB);
3. DISEKAT DENGAN GUIDE PRIMER WARNA PUTIH,
SEKUNDER WARNA KUNING, DAN TERSIER WARNA MERAH.

1. MASUKKAN KE DALAM MAP GANTUNG;

2. SIMPAN DALAM FILLING CABINET.
GUIDE/SEKAT

FOLDER
Berkas/arsip
nadin

TERSIER
Sub-sub
masalah

SEKUNDER
Sub masalah

PRIMER
Pokok masalah
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

SURABAYA

RES.6.2.
BOM

RES.6.
DENSUS 88

RES.
RESERSE
 PAPUA

SURABAYA

RES.6.2.
BOM

RES.6.
DENSUS 88

RES.
RESERSE
SEKRETARIAT UMUM POLRI
SUBBAGIAN ARSIP

DAFTAR BERKAS ARSIP SUBBAGARSIP SETUM POLRI TAHUN 2017

KODE KLASIFIKASI
NO BERKAS URAIAN INFORMASI ARSIP KURUN WAKTU JUMLAH KETERANGAN
ARSIP
1 2 3 4 5 6
1 REN.1. Renstra Setum 23 Mei 2017 1 Folder FC1 LC 1
2 REN.2.1 Rengiat dan Anggaran Subbagarsip 21 Desember 2016 s.d. 8 1 Folder FC1 LC 1
Maret 2017
3 REN.4.1.3. Laporan Bulanan Subbagarsip Tahun 2017 10 Februari s.d. 4 Agustus 1 Folder FC1 LC 1
2017
4 REN.5.1. Evaluasi Monev Anggaran 8 Nov 2017 1 Folder FC1 LC 1
5 REN.5.2. LKIP Subbagarsip 4 s.d. 12 Januari 2017 1 Folder FC1 LC 1
SEKRETARIAT UMUM POLRI
SUBBAGIAN ARSIP

DAFTAR ISI BERKAS ARSIP SUBBAGARSIP SETUM POLRI TAHUN 2017

NO NO ITEM
KODE KLASIFIKASI ARSIP URAIAN INFORMASI ARSIP TANGGAL JUMLAH KETERANGAN
BERKAS ARSIP
1 2 3 4 5 6 7 8
1 REN.1. Renstra Setum 1 Surat Perintah Nomor: Sprin/146/V/2017 tentang 23 Mei 2017 2 Lembar FC 1 LC 1
Pokja Penyusunan Revisi Renstra Setum Polri
Tahun 2015-2019
2 REN.2.1. Rengiat dan 1 RKA-KL Setum Polri T.A. 2017 21 Desember 2016 1 Buku FC 1 LC 1
Anggaran
Subbagarsip
2 RKT Subbagarsip Januari 2016 1 Lembar
3 Nota Dinas Kasubbagarsip Nomor: 1 Desember 2016 1 Lembar
B/ND-83/XII/REN.2.1./2016/Subbagarsip perihal
pengiriman Rengiat dan Anggaran Subbagarsip
T.A. 2018
4 Nota Dinas Kasetum Polri Nomor: 30 Desember 2016 1 Lembar
B/ND-74/XII/REN.2.1./201/Setum perihal rapat
pembahasan rencana kebutuhan anggaran
Setum Polri T.A. 2018
PENYIMPANAN ARSIP AKTIF

LACI 2
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) KEP KAPOLRI NO: KEP/314/V/2010

DAFTAR YANG BERISI SEKURANG-KURANGNYA JANGKA

WAKTU PENYIMPANAN ATAU RETENSI, JENIS ARSIP, DAN
KETERANGAN YANG BERISI REKOMENDASI TENTANG
PENETAPAN SUATU JENIS ARSIP DIMUSNAHKAN,
DINILAI KEMBALI, ATAU DIPERMANENKAN YANG
DIPERGUNAKAN SEBAGAI PEDOMAN PENYUSUTAN DAN
PENYELAMATAN ARSIP

RES.6.2.
RETENSI
AKTIF INAKTIF
UNIT PENGOLAH TAUD SETUM POLDA SETUM POLRI KET

1 TAHUN 2 TAHUN 5 TAHUN 5 TAHUN PERMANEN

REKOMENDASI YG DITUANGKAN DLM KETERANGAN TTG
PENETAPAN SUATU JENIS ARSIP DIMUSNAHKAN, DINILAI
KEMBALI & DIPERMANENKAN DITETAPKAN BERDASARKAN
PERTIMBANGAN:

MUSNAH TDK MEMILIKI NILAI GUNA

DINILAI KEMBALI BERPOTENSI MASIH

DIPERLUKAN

PERMANEN MEMILIKI NILAI GUNA

KESEJARAHAN
PENATAAN ARSIP INAKTIF
PENYUSUTAN ARSIP

1. PENYELEKSIAN ARSIP INAKTIF

PEMINDAHAN ARSIP 2. PEMBUATAN DFTR ARSIP INAKTIF YG DIPINDAHKAN
INAKTIF DARI UP KE UK 3. PENATAAN ARSIP INAKTIF YG AKAN DIPINDAHKAN
4. BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

SE/2/II/2018

1. PEMBENTUKAN PANITIA PENILAI ARSIP DGN KEP

KASATKER/KASATFUNG UTK SELEKSI ARSIP SESUAI JRA & BUAT
DFTR ARSIP USUL MUSNAH
2. PERTIMBANGAN PANITIA PENILAI ARSIP THD DFTR ARSIP USUL
PEMUSNAHAN ARSIP YG MUSNAH
TDK BERNILAI GUNA ( JRA & NILAI GUNA ARSIP)
3. PERSETUJUAN ATAS DFTR ARSIP USUL MUSNAH DR
KASATKER/KASATFUNG & SETUM POLRI
4. PENETAPAN PEMUSNAHAN ARSIP DGN KEP KASATKER/KASATFUNG,
KHUSUS SETUM POLRI SBG UK I OLEH KAPOLRI (LAMPIRKAN DFTR
ARSIP MUSNAH)
5. PELAKSANAAN PEMUSNAHAN ARSIP
 UNDANG FUNGSI PENGAWASAN, HUKUM & PENGAMANAN
 BUAT BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
PENYERAHAN ARSIP  LAPORAN & FOTO
DILAKS OLEH SETUM POLRI SBG UK I KPD ANRI
STATIS KPD ANRI
CARA MEMUSNAHKAN ARSIP

DICACAH

DIBAKAR

DILEBUR
KETENTUAN PIDANA

MENGUASAI DAN/ATAU MEMILIKI ARSIP NEGARA UTK

KEPENTINGAN SENDIRI/ORG LAIN YG TDK BERHAK (PS 81)
PIDANA 5 THN ATAU DENDA RP 250 JUTA
MENYEDIAKAN ARSIP DINAMIS KPD YG TDK BERHAK (PS 82)
PIDANA 3 THN ATAU DENDA RP 125 JUTA
TDK MENJAGA KEUTUHAN, KEAMANAN & KESELAMATAN ARSIP
TERJAGA (PS 83)
PIDANA 1 THN ATAU DENDA RP 25 JUTA
TDK MELAK PEMBERKASAN & PELAPORAN (PS 84)
PIDANA 10 THN ATAU DENDA RP 500 JUTA
TDK MENJAGA KERAHASIAAN ARSIP TERTUTUP (PS 85)
PIDANA 5 THN ATAU DENDA RP 250 JUTA
MEMUSNAHKAN ARSIP DI LUAR PROSEDUR YG BENAR (PS 86)
PIDANA 10 THN ATAU DENDA RP 500 JUTA
MEMPERJUALBELIKAN/MENYERAHKAN ARSIP BERNILAI GUNA
KESEJARAHAN (PS 87)
PIDANA 10 THN ATAU DENDA RP 500 JUTA
TDK MENYERAHKAN ARSIP (PS 88)
PIDANA 5 THN ATAU DENDA RP 250 JUTA