TATA NASKAH DINAS

KLASIFIKASI ARSIP & EOFFICE

Yosi Kurnia Wijaya • SEKRETARIS PIMPINAN DINAS DUKCAPIL DKI
JAKARTA
• KASUBAG TU RSU KECAMATAN CILINCING
• ARSIPARIS AHLI
• DIKLAT PENGANGKATAN ARSIPARIS AHLI
• DIKLAT PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
• PELATIHAN-PELATIHAN TERKAIT ARSIP DAN TATA NASKAH DINAS

Arsiparis Ahli Muda • NARASUMBER BIMTEK ARSIP UNTUK KEPALA TATA USAHA SE-JAWA
BARAT
• NARASUMBER BIMTEK TATA NASKAH DINAS MKTU SMP SE-JAKARTA
TIMUR
• TIM PENYUSUN JADWAL RETENSI, KLASIFIKASI DAN TINGKAT
KEAMANAN ARSIP PROVINSI DKI JAKARTA
• ANGGOTA AKTIF ASOSIASI ARSIPARIS INDONESIA PROVINSI DKI
JAKARTA
 Peraturan Gubernur Nomor 99 Tahun 2021
tentang Tata Naskah Dinas
DASAR
HUKUM
Keputusan Gubernur Nomor 1598 Tahun
2021 tentang Klasifikasi Arsip
TATA NASKAH DINAS
 INFORMASI TERTULIS

KOP
NASKAH PAPAN
STEMPEL NASKAH LOGO
DINAS NAMA
DINAS
 1. RUANG LINGKUP PENYELENGGARAAN
2. PENGGUNAAN KERTAS
3. KEAMANAN NASKAH DINAS
4. PENGIRIMAN NASKAH DINAS
5. PENGELOLAAN DAN PENYIMPANAN
APA YANG NASKAH DINAS RAHASIA
BERUBAH 6. PENGGUNAAN KATA SAMBUNG
7. PENYUSUNAN SURAT
DAN BARU ? 8. DIGITALISASI ARSIP
9. NASKAH DINAS ELEKTRONIK
10.PENULISAN NAMA
11.PEMARAF
12.PENANDA TANGANAN
  kertas HVS 80 gram, warna putih dan kualitas baik;
UKURAN  kertas HVS di atas 80 (delapan puluh) gram atau jenis lain jenis
KERTAS naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman dan nilai kegunaan
dalam waktu lama;
 surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah
berwarna hitam dicetak di atas kertas 80 gram;
 ukuran kertas untuk surat menyurat adalah Folio/F4 (215 x
330 mm) A4 (210 x 297 mm);
 ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan laporan
adalah A4 (210 x 297 mm); dan
 untuk pidato A5 (165 x 215 mm).

TINTA  pencetakan menggunakan tinta berwarna hitam;

 penandatanganan dan paraf naskah dinas tinta berwarna biru;
 stempel menggunakan tinta berwarna ungu
 JANGAN MEM-PRINT KOP SURAT !!

GUNAKAN KERTAS BERKOP

 PENGGUNAAN KATA SAMBUNG
Kata sambung dapat digunakan pada penulisan naskah
dinas. Kata sambung adalah kata yang digunakan untuk
menandakan bahwa teks yang terdapat pada halaman
tersebut masih berlanjut di halaman berikutnya dengan
ketentuan jika naskah tersebut lebih dari 1 (satu) halaman,
di tulis pada sudut kanan bawah urutan kata sambung dan
disertai dengan tiga buah titik yang mengikutinya.
 PENYUSUTAN SURAT

Untuk naskah dinas/surat/arsip yang retensinya sudah

inaktif sesuai jadwal retensi diadakan penyusutan dengan
memindahkan naskah dinas beserta daftar arsip inaktifnya
ke record center di unit kesekretariatan pada Perangkat
Daerah (Unit Kearsipan) dengan menyertakan berita acara
penyerahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan
 BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS

NASKAH DINAS ARAHAN NASKAH DINAS NASKAH DINAS

KORESPONDENSI KHUSUS
Produk Hukum
• Peraturan Daerah Nota Dinas Perjanjian Kerja Sama
• Peraturan Gubernur Nota Kesepakatan Surat Keterangan
• Peraturan Bersama Kepala Daerah Kesepakatan Bersama Surat Kuasa
• Keputusan Gubernur Surat Undangan Berita Acara
• Keputusan Kepala SKPD/UKPD Surat Biasa Pengumuman
Instruksi Surat Panggilan Surat Pengantar
Surat Edaran Telaah Staf Surat Perjalanan Dinas
Seruan Laporan Surat Izin
Surat Perintah
Surat Tugas
NASKAH DINAS
LAINNYA

Notulen Rapat Memo

Sertifikat Surat Keterangan
Piagam Melaksanakan Tugas
Surat Tanda Tamat Rekomendasi
Pendidikan dan
Pelatihan
PENGETIKAN SARANA ADMINISTRASI DAN KOMUNIKASI
PERKANTORAN
PRODUK HUKUM  Jenis Huruf Bookman Old Style
 Ukuran 12 (atau disesuaikan kebutuhan)
 Spasi 1 atau 1,5

SURAT  Jenis Huruf Arial

 Ukuran 12 (atau disesuaikan kebutuhan)
 Spasi 1 atau 1,5

HALAMAN Atas Tengah (lembar pertama tanpa nomor)

PENULISAN NAMA
PRODUK HUKUM  TANPA GELAR

SURAT  DAPAT MENGGUNAKAN GELAR

* Khusus nama Pejabat pada jabatan struktural wajib mencantumkan NIP

KEWENANGAN
Pelimpahan wewenang dalam hubungan internal
Atas Nama (a.n.)
antara atasan kepada pejabat setingkat di bawahnya

Untuk Perhatian Mempermudah dan mempercepat penyampaian

(u.p.) naskah dinas kepada pejabat yang dituju, tetapi surat
terlebih dahulu disampaikan kepada atasan pejabat
yang dituju

Pelaksana Tugas Pejabat sementara pada jabatan tertentu yang

(Plt.) mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan
Naskah Dinas karena pejabat definitif berhalangan
tetap

Pelaksana Tugas Pejabat sementara pada jabatan tertentu yang

Harian (Plh.) mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan
Naskah Dinas karena pejabat definitif berhalangan
sementara
POLA PENOMORAN
Produk Hukum, Instruksi,
NOMOR XX TAHUN XXXX
Seruan dan Pengumuman

Surat Edaran NOMOR XX/SE/XXXX

Surat Nomor : e-0000/BB.CC.DD

KEPUTUSAN
(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)
INSTRUKSI
(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)
SURAT
EDARAN
(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)
SURAT
BIASA
(KOP NASKAH DINAS BERALAMAT)
SURAT
KETERANGAN
(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)
SURAT
TUGAS
(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)
SURAT
UNDANGAN
(KOP NASKAH DINAS BERALAMAT)
STEMPEL Penggunaan stempel UKPD, untuk mengesahkan Naskah
Dinas yang ditandatangani oleh Kepala UKPD, Wakil
UKPD atau pejabat lain atas nama Kepala UKPD
KOP NASKAH
DINAS

Perbandingan penulisan huruf 1:2:3

Satu garis, 2.25 Point
LOGO

𝑿 √ 𝑿
• LAMBANG/LOGO SELAIN LAMBANG DAERAH JAYA RAYA TIDAK DIPERKENANKAN
PADA ISI KOP NASKAH DINAS
• LAMBANG/LOGO SELAIN LAMBANG DAERAH JAYA RAYA DAPAT DIPERKENANKAN
PADA SETIAP PENDUKUNG KEGIATAN ANTARA LAIN BERUPA SPANDUK/BANNER,
SOUVENIR PLAKAT, PIALA/THROPY, BROSUR, SERAGAM OLAHRAGA DAN TOPI.
KLASIFIKASI ARSIP
Keputusan Gubernur Nomor 1598 Tahun 2021
tentang Klasifikasi Arsip
 Kode dan jenis Klasifikasi Arsip merupakan
tanda pengenal urusan sesuai fungsi dan tugas
unit kerja, dasar pemberkasan dan penataan
arsip
Susunan kode menggunakan alfanumerik
dengan menggabungkan antara alfabetis dan
numerik KA. 01.02;
KLASIFIKASI ARSIP URUSAN PRIMER dengan kode alfabet
berdasarkan dua huruf KA;
URUSAN SEKUNDER berdasarkan numerik
berdasarkan dua nomor 01; dan
URUSAN TERSIER berdasarkan numerik dan
menjadi satu kesatuan kode Klasifikasi Arsip
02.
1003/PK.01.02
E OFFICE
 LOGIN MENGGUNAKAN NRK

SMARTPHONE PERSONAL COMPUTER

SETELAH MENGGUNAKAN E-OFFICE :

1. SURAT TIDAK DIPARAF MANUAL

2. TIDAK ADA TANGGAL MUNDUR/BOOKING NOMOR
3. PERENCANAAN KEGIATAN/PERSURATAN HARUS LEBIH BAIK
4. SEMENTARA EOFFICE BARU DAPAT DIGUNAKAN UNTUK SURAT
KELUAR YANG DITANDATANGANI KEPALA SUKU DINAS
  Naskah Dinas yang menimbulkan
pembebanan keuangan daerah
PENGGUNAAN  Naskah Dinas rahasia
APLIKASI
NASKAH DINAS  Naskah Dinas dan surat masuk yang
ELEKTRONIK berisi informasi yang dikecualikan
DIKECUALIKAN sesuai dengan ketentuan peraturan
TERHADAP perundang-undangan
 Naskah Dinas yang formatnya telah
ditetapkan oleh Pemerintah Pusat
TERIMA KASIH
linktr.ee/ykwijaya
0856 260 2625