TATA NASKAH

DOKUMEN MUTU
DI FASILITAS PELAYANAN KESEHATAN
 TATA NASKAH
ADALAH PENGATURAN TENTANG JENIS,
FORMAT, PENYIAPAN, PENGAMANAN,
PENGABSAHAN, DISTRIBUSI DAN MEDIA
YANG DIGUNAKAN DALAM KOMUNIKASI
KEDINASAN
 REGULASI TATA NASKAH
UNDANG UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009
Tentang Kearsipan
PERMENDAGRI NOMOR 54 TAHUN 2009
Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL NO 2 TAHUN 2014
Tentang Tata Naskah Dinas
 REGULASI TATA NASKAH
PERATURAN GUBERNUR D.I. YOGYAKARTA
Tentang Tata Naskah Dinas

PERATURAN BUPATI KULON PROGO NOMOR 60 TAHUN 2020

Tentang Tata Naskah Dinas
Asas Tata Naskah
ASAS EFISIENSI DAN EFEKTIF
ASAS PEMBAKUAN
ASAS AKUNTABILITAS
ASAS KETERKAITAN
ASAS KECEPATAN DAN KETEPATAN
ASAS KEAMANAN
ASAS EFESIEN DAN
dilakukan melalui:
EFEKTIF
PENYEDERHANAAN DALAM PENULISAN

PENGGUNAAN RUANG ATAU LEMBAR NASKAH

SPESIFIKASI INFORMASI

DALAM PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA YANG

BAIK, BENAR DAN LUGAS
 ASAS
PEMBAKUAN
DILAKUKAN MELALUI TATA CARA
DAN BENTUK YANG TELAH
DIBAKUKAN
 ASAS AKUNTABILITAS
YAITU PENYELENGGARAAN TATA NASKAH
HARUS DAPAT
DIPERTANGGUNGJAWABKAN DARI SEGI:
Isi
Format
Prosedur
Kewenangan
Keabsahan
Dokumentasi
 ASAS KETERKAITAN
Tata Naskah diselenggarakan dalam satu
kesatuan sistem
ASAS KECEPATAN
DAN KETEPATAN
TATA NASKAH DISELENGGARAKAN:
TEPAT WAKTU
TEPAT SASARAN
 ASAS KEAMANAN
PENYELENGGARAAN TATA NASKAH HARUS AMAN :
SECARA FISIK
SECARA SUBSTANSI
 PRINSIP- PRINSIP
PENYELENGGARAAN TATA NASKAH
KETELITIAN KEJELASAN

SINGKAT DAN PADAT LOGIS DAN MEYAKINKAN

 PRINSIP KETELITIAN PRINSIP KEJELASAN
Diselenggarakan secara teliti dan diselenggarakan dengan
cermat dari: memperhatikan kejelasan aspek fisik
bentuk dan materi dengan mengutamakan
susunan pengetikan metode yang cepat dan tepat
isi
struktur
kaidah bahasa
penerapan kaidah ejaan di dalam
pengetikan
 PRINSIP LOGIS DAN
MEYAKINKAN
PRINSIP SINGKAT DAN diselenggarakan secara runtut dan
PADAT logis dan meyakinkan serta struktur
kalimat harus lengkap dan efektif
diselenggarakan dengan
menggunakan Bahasa Indonesia
yang baik dan benar
 JENIS DAN FORMAT NASKAH
Naskah Arahan
Naskah Korespondensi
Naskah Khusus
Laporan
Telaah Staf
 JENIS DAN FORMAT
NASKAH
NASKAH ARAHAN:
1. Naskah Pengaturan:
Peraturan
Pedoman
Juklak/Juknis
Instruksi
SOP
Surat Edaran
2. Naskah Penetapan (keputusan)
3. Naskah Penugasan (surat perintah/ surat tugas)
 NASKAH
KORESPONDENSI
1. NASKAH KORESPONDENSI INTERN
NOTA DINAS
DISPOSISI
2. NASKAH KORESPONDENSI EKSTERN
Naskah Khusus:
Surat Perjanjian
Surat Kuasa
Berita Acara
Surat Keterangan
Surat Pengantar
Pengumuman
DOKUMEN MUTU
FASYANKES
 Jenis Dokumen
Berdasarkan Sumber
DOKUMEN INTERNAL
DOKUMEN EKSTERNAL

DOKUMEN INTERNAL
Dokumen yang disusun dan
ditetapkan oleh Kepala Fasyankes
DOKUMEN EKSTERNAL
Peraturan perundangan dan
pedoman yang diberlakukan oleh
Kementerian Kesehatan, Dinas
Kesehatan Kabupaten/ Kota dan
organisasi profesi yang menjadi
acuan Fasyankes dalam
menyelenggarakan administrasi
manajemen dan pelayanan
 Jenis Dokumen Mutu
Fasyankes
DOKUMEN INDUK
DOKUMEN TERKENDALI
DOKUMEN TIDAK TERKENDALI
DOKUMEN KADALUWARSA
 DOKUMEN INDUK
(Dokumen asli yang telah disahkan
oleh Kepala Fasyankes)
 DOKUMEN Dokumen yang disistribusikan kepada
TERKENDALI sekretariat/ tiap unit/pelaksana
terdaftra dalam Daftar Distribusi
Dokumen Terkendali

Menjadi acuan dalam melaksanakan

pekerjaan
Dapat ditarik bila ada perubahan (revisi)

Dokumen ini harus ada tanda/ stempel

"TERKENDALI"
 DOKUMEN Dokumen yang didistribusikan untuk
TIDAK kebutuhan eksternal
Atau atas permintaan pihak diluar
TERKENDALI Fasyankes utk keperluan insidentil
Tidak dapat digunakan sebagai acuan
dalam melaksanakan pekerjaan
Memiliki tanda/stempel "TIDAK
TERKENDALI"
Yang berhak mengeluarkan dokumen ini
adalah PJ Mutu
dan tercatat pada Daftar Distribusi
Dokumen Tidak Terkendali
 DOKUMEN
KADALUWARSA Dokumen yang sudah tidak berlaku
Telah mengalami perubahan/ revisi

Tidak dapat digunakan sebagai acuan

dalam melaksanakan pekerjaan
Memiliki tanda/stempel "KADALUWARSA"

Dokumen induk diidentifikasi dan

dokumen sisanya dimusnahkan
JENIS DOKUMEN YANG PERLU
DISEDIAKAN PUSKESMAS
1. PENYELENGGARAAN MANAJEMEN
PUSKESMAS
2. PENYELENGGARAAN UKM
3. PENYELENGGRAAN UKP
 DOKUMEN PENYELENGGARAAN
MANAJEMEN PUSKESMAS
Kebijakan Kepala Puskesmas
Rencana Lima Tahunan Puskesmas
Pedoman/Manual Mutu
Pedoman/Panduan Teknis yang terkait dengan manajemen
Kerangka Acuan Kegiatan
SOP
Perencanaan Puskesmas
- Rencana Usulan Kegiatan (RUK)
- Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
 DOKUMEN PENYELENGGARAAN
UKM
Kebijakan Kepala Puskesmas
Pedoman untuk masing-masing UKM
SOP
Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM

KAK pada tiap- tiap UKM

 DOKUMEN PENYELENGGARAAN
UKP
Kebijakan Kepala Puskesmas
Pedoman Pelayanan Klinis
SOP Klinis
Pedoman/Panduan Teknis yang terkait dengan manajemen
Rencana Tahunan UKP terintegrasi dalam RUK dan RPK
KAK terkait dengan Program/ Kegiatan Pelayanan
Klinis dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan
Pasien
 DOKUMEN Rencana
Strategis/Rencana Lima
YANG PERLU DISEDIAKAN OLEH Tahunan
KLINIK PRATAMA Rencana Tahunan
Kebijakan Kepala
Fasyankes
Pedoman/Panduan Mutu
Panduan- panduan teknis

Kerangka Acuan Kegiatan

Standar Operasional Prosedur
 DOKUMEN KEBIJAKAN
KEBIJAKAN adalah Peraturan/ Surat Keputusan yang ditetapkan oleh
Kepala Fasyankes yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat
dan wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana
berdasarkan kebijakan tersebut, disusun:
Pedoman/panduan
SOP
PEDOMAN/
PANDUAN
SOP
 PROSEDUR
PENGENDALIAN
DOKUMEN
IDENTIFIKASI PENYUSUNAN /
PERUBAHAN DOKUMEN
DILAKUKAN PADA TAHAP SELFT ASSESMENT

HASIL ASSESMENT DIGUNAKAN SEBAGAI ACUAN

UNTUK MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN SESUAI
STANDAR YANG SUDAH ADA

BILA DOKUMEN SUDAH ADA, DAPAT DIIDENTIFIKASI

DOKUMEN TERSEBUT MASIH EFEKTIF ATAU TIDAK
 Penyusunan
Dokumen Mutu
Ka.Sub.Bag TU
PJ Admen
PJ UKM
PJ UKP
Bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan identifikasi/ perubahan
serta penyusunan dokumen
Penyusunan dokumen dikoordinir oleh
Tim Mutu
Fungsi Tim Mutu dalam Penyusunan Dokumen

1 2 3
memberikan mengkoordinir proses melakukan cek ulang
tanggapan pembuatan dokumen terhadap dokumen yang
mengkoreksi sehingga tidak terjadi akan ditandatangani
memperbaiki duplikasi/ tumpang oleh Kepala Fasyankes
dokumen mutu tindih dokumen antar
unit
 PENGESAHAN DOKUMEN
Dokumen disahkan oleh Kepala Fasyankes
 Sosialisasi Dokumen
AGAR DOKUMEN DAPAT
DIKENALI OLEH SELURUH
PELAKSANA MAKA PERLU
DILAKUKAN SOSIALISASI
Khusus bagi SOP:
bila rumit maka untuk melaksanakan
SOP tersebut perlu dilakukan
pelatihan
 Pencatatan
Distribusi
Penarikan
Dokumen Mutu
KEPALA FASYANKES MENUNJUK SALAH SATU
ANGGOTA TIM MUTU SEBAGAI PETUGAS
PENGENDALI DOKUMEN
 Petugas Pengendali Dokumen
bertanggung jawab atas:
PENOMERAN DOKUMEN

PENCATATAN DALAM DAFTAR DOKUMEN

EKSTERNAL ATAU INTERNAL
MENYERAHKAN DOKUMEN KEPADA PENGUSUL
UNTUK MENGGANDAKAN
MENDISTRIBUSIKAN DOKUMEN YANG SUDAH
DIBERI STEMPEL TERKENDALI
 Petugas Pengendali Dokumen
bertanggung jawab atas:
MENARIK DOKUMEN LAMA APABILA DOKUMEN INI
ADALAH DOKUMEN PENGGANTI
SERTA MENGISI FORMAT USULAN
PENAMBAHAN/PENARIKAN DOKUMEN
MENGARSIPKAN DOKUMEN INDUK YANG SUDAH TIDAK
BERLAKU DENGAN MEMBUBUHKAN STEMPEL
"KADALUWARSA"
MENYIMPAN DOKUMEN TERSEBUT SELAMA 2 TAHUN
MEMUSNAHKAN DOKUMEN SESUAI DENGAN WAKTU
YANG TELAH DITETAPKAN
 PENOMORAN DOKUMEM
PENOMORAN DOKUMEN DIATUR PADA KEBIJAKAN
PENGENDALIAN DOKUMEN, DENGAN KETENTUAN:
SEMUA DOKUMEN HARUS DIBERI NOMOR
KEPALA FASYANKES AGAR MEMBUAT KEBIJAKAN
TENTANG PEMBERIAN NOMOR SESUAI DENGAN
TATA NASKAH YANG DIJADIKAN PEDOMAN
PEMBERIAN NOMOR MENGIKUTI TATA NASKAH
PEMBERIAN NOMOR SEBAIKNYA DILAKUKAN
SECARA TERPUSAT
 distribusi adalah kegiatan atau usaha
menyampaikan dokumen kepada unit upaya
atau pelaksana yang memerlukan dokumen
TATA CARA tersebut agar dapat digunakan sebagai
PENDISTRIBUSIAN panduan dalam melaksanakan kegiatannya
DOKUMEN kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau
bagian tata usaha sesuai pedoman tata
naskah yang telah ditetapkan
 distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau
formulir tanda terima
distribusi dokumen bisa hanya untuk unit
kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh
TATA CARA unit kerja lainnya
PENDISTRIBUSIAN bagi fasyankes yang sudah menggunakan e-
DOKUMEN file , maka distribusi dokumen bisa melalui
jejaring area lokal , dan diatur kewenangan
dalam membuka dokumen
 Tata Cara disimpan di bagian
Penyimpanan tata usaha
Dokumen penyimpanan sesuai
DOKUMEN ASLI dengan tata cara
pengarsipan dokumen

mudah dicari bila diperlukan

 Tata Cara disimpan di masing-
Penyimpanan masing unit
Dokumen diunit kerja hanya ada
DOKUMEN FOTO COPY dokumen yang masih
berlaku
dokumen fotocopy yang sudah
tidak berlaku di kembalikan ke
bagian tata usaha, dan bisa
dimusnahkan
 PENATAAN DOKUMEN
UNTUK MEMUDAHKAN DIDALAM PENCARIAN, DOKUMEN
MUTU DIKELOMPOKKAN SESUAI STANDAR AKREDITASI,
MISALNYA STANDAR AKREDITASI PUSKESMAS:
1. KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN
2. UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT (UKM)
3. UPAYA KESEHATAN PERSEORANGAN DAN
PENUNJANG (UKPP)
4. PROGRAM PRIORITAS NASIONAL (PPN)
5. PENINGKATAN MUTU PUSKESMAS
Revisi atau Perubahan Dokumen
DILAKUKAN SETELAH PROSES PENGKAJIAN SERTA
HARUS MENDAPATKAN PENGESAHAN SESUAI
PEJABAT YANG BERWENANG
SETIAP KALI REVISI SELURUH HALAMAN AKAN
MENGALAMI PERUBAHAN
ISI REVISI ATAU PERUBAHAN HARUS TERCATAT
PADA RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN
TANGGAL TERBIT PADA SUDUT KANAN ATAS
COVER MERUPAKAN TANGGAL TERBIT DOKUMEN
TERKINI (UNTUK DOKUMEN SELAIN KEBIJAKAN
DAN SOP)
 REKAM
IMPLEMENTASI
ADALAH DOKUMEN YANG MENJADI
BUKTI OBYEKTIF DARI KEGIATAN
YANG DILAKUKAN ATAU HASIL YANG
DICAPAI SESUAI KEGIATAN YANG
DIRENCANAKAN
REKAM IMPLEMENTASI
SEBAGAI BUKTI PELAKSANAAN
KEGIATAN JUGA HARUS
DIKENDALIKAN
ORGANISASI HARUS MENETAPKAN
SOP:
- IDENTIFIKASI
- PENYIMPANAN
- PERLINDUNGAN
- PENGAMBILAN
- LAMA SIMPAN
- PEMUSNAHAN
 Referensi
REGULASI TENTANG TATA
NASKAH

PEDOMAN PENYUSUNAN
DOKUMEN AKREDITASI FKTP
TERIMA KASIH
Dwi Ciptorini, SKM, M.Kes

08122950748

rheenprass@gmail.com