TATA NASKAH DINAS

DI LINGKUNGAN PEMERINTAH
PROVINSI JAWA TENGAH

Biro organisasi Dan Kepegawaian

Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah
DASAR
 PeraturanGubernur Jawa Tengah Nomor
29 Tahun 2012 Tentang Tata Naskah Dinas
Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa
Tengah.

 Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor

30 Tahun 2012 Tentang Tata Naskah Dinas
Di Lingkungan Unit Pelaksana Teknis
Provinsi Jawa Tengah
RUANG LINGKUP TATA
NASKAH DINAS
Naskah dinas

Penggunaan kertas

Stempel dinas

Sampul naskah dinas

Penggunaan tinta

Papan nama instansi

JENIS NASKAH DINAS

Produk hukum

Surat/non-produk hukum
PRODUK HUKUM
Produk hukum daerah
• Peraturan Daerah Provinsi
• Peraturan Bersama Gubernur
• Paraturan Gubernur
• Keputusan Gubernur

Produk hukum perangkat daerah

• Peraturan Pimpinan SKPD
• Keputusan Pimpinan SKPD
PRODUK HUKUM DAERAH
 Peraturan Daerah;
 Peraturan kepala Daerah;

 Peraturan Bersama KDH; dan

 Peraturan DPRD.

-----------------------------------------------------------------------------------------------
 Keputusan kepala daerah;

 Keputusan DPRD;

 Keputusan pimpinan DPRD; dan

 Keputusan badan kehormatan DPRD

PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR 80 TAHUN 2015 TENTANG

PEMBENTUKAN PRODUK HUKUM DAERAH
JENIS NASKAH DINAS BENTUK SURAT

1. instruksi gubernur; 10. surat kuasa;

2. surat edaran; 11. surat undangan;
3. surat biasa; 12. surat panggilan;
4. surat keterangan; 13. nota dinas;
5. surat perintah; 14. nota pengajuan
6. surat izin; konsep naskah dinas;
7. surat perjanjian; 15. lembar disposisi;
8. surat perintah tugas; 16. telaahan staf;
9. surat perintah 17. pengumuman;
perjalanan dinas;
JENIS NASKAH DINAS BENTUK SURAT (2)

18. laporan; 28. piagam penghargaan;

19. rekomendasi; 29. sertifikat;
20. surat pengantar; 30. STTPP;
21. telegram; 31. letter of intent;
32. memorandum of
22. lembaran daerah understanding;
23. berita daerah; 33. surat berbahasa
24. berita acara; inggris;
25. notulen; 34. kesepakatan bersama;
dan
26. memo;
35. perjanjian kerjasama
27. daftar hadir;
SYARAT/INDIKATOR KEABASAHAN
NASKAH DINAS
NOTA DINAS SURAT DAN PRODUK HUKUM

1. • Nomor 1. •Nomor

2. •Tanggal
2. • Tanggal
3. •Tanda tangan

3. • Tanda
tangan 4. •Cap Stempel
PENGGUNAAN KERTAS

HVS folio Surat menyurat

A4 Makalah/paper/laporan

A5 Pidato
JENIS STEMPEL
JABATAN SKPD

UPT
JENIS STEMPEL
SKPD UPT

SATKER

Balai Perbenihan Dan Kebun

Produksi (Balai PKP)
PEMBUBUHAN CAP STEMPEL
 Cap stempel mengenai secara utuh pada kertas
 Menyentuh/menimpa/mengenai specimen tanda tangan

 Posisi sebelah kiri specimen tanda tangan

Contoh:
Kepala Dinas Kesehatan
Provinsi Jawa Tengah

Nama lengkap
Pangkat
NIP
SIFAT SURAT
•Sangat segera
1. •Jawaban surat 1x24 jam

•Segera
2. •Jawaban surat 2x24 jam

•Biasa
3. •Jawaban surat 5 hari kerja
 PENULISAN ATAS NAMA DAN
UNTUK BELIAU
 atasnama ditulis a.n.
(huruf a dan huruf n ditulis kecil semua dan
menggunakan 2 titik)
 Untuk beliau ditulis u.b.

(huruf u dan huruf b ditulis kecil semua dan

menggunakan 2 titik)
PEMBUBUHAN PARAF KOORDINASI DAN
TANGGAL UNTUK PEJABAT SEMENTARA
Jabatan Paraf Tgl


18/3/1
Sekretaris
3

Kabid....... - -  18/3/1
3


18/3/
Kasi/Kasubbag.....
13

Ditulis diluar kotak/kolom, sejajar dengan baris

jabatan yang kosong
KOP NASKAH DINAS
Garuda Pancasila Emas
•PERDA, PB GUB, PERGUB, KEPGUB dan naskah dinas
untuk Gubernur/Wakil Gubernur menggunakan
lambang garuda pancasila emas

Lambang Daerah Jawa Tengah BERWARNA

•Keputusan Gubernur yang ditandatangani Pimpinan
SKPD
•Produk hukum Pimpinan SKPD

Lambang Daerah Jawa Tengah Hitam Putih

•Kop naskah dinas yang digunakan selain pada produk
hukum daerah, produk hukum perangkat daerah,
naskah dinas untuk Gubernur/Wakil Gubernur
 PENULISAN ALAMAT PADA KOP
NASKAH DINAS

Naskah dinas untuk

Gubernur/Wakil
Naskah dinas untuk
Gubernur, diletakkan
Pimpinan SKPD,
di posisi bawah Penulisan alamat
ditempatkan dibagian
ditempatkan dibagian dengan ditulis
tengah atas untuk
tengah bawah untuk lengkap tanpa
naskah dinas dalam
naskah dinas dalam disingkat (jalan:
bentuk dan susunan
bentuk dan susunan bukan jl., nomor:
surat kecuali naskah
surat kecuali naskah bukan no., dll)
dinas dalam bentuk,
dinas dalam bentuk
sertifikat dan STTPP
piagam, sertifikat dan
STTPP
URUTAN PENULISAN ALAMAT
1. •Alamat (jalan, desa, dsb)

2. •Kode pos

3. •Nomor telepon

4. •Nomor faksimile

5. •e-mail dan website

 CONTOH
KOP NASAKAH UNTUK GUBERNUR JAWA
TENGAH DAN WAKIL GUBERNUR JAWA TENGAH

GUBERNUR JAWA TENGAH

...................Isi surat.....................

Jalan Pahlawan Nomor 9 Semarang Kodepos 50243 Telpon (024) 8311174 (20 saluran)
Faksimile (024)83111266
 CONTOH
KOP NASAKAH SKPD PROVINSI JAWA TENGAH

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

DINAS KESEHATAN
Jalan Piere Tendean Nomor 24 Semarang Kodepos 50131 Telepon(024) 3511351 (hunting)
Faksimile (024)3517463 www.dinkesjatengprov.go.id e-mail: mi_jateng@yahoo.co.id

...................Isi surat.....................
 CONTOH
KOP NASAKAH UPT PROVINSI JAWA TENGAH

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH 3

DINAS PERKEBUNAN
BALAI PERBENIHAN DAN KEBUN PRODUKSI 4
Jalan........Nomor .........nama kota ....... Kodepos....telepon...faksimile.....website....e...mail....

Perbandingan ukuran

...................Isi surat.....................
PENGGUNAAN HURUF PADA NASKAH DINAS

Produk •Bookman old style

hukum ukuran 12

Non- •Arial ukuran 12, atau

produk •Jenis lain sesuai
hukum kebutuhan
SUBSTANSI NASKAH DINAS

1.
•Kebijakan pemerintahan daerah

2.
•Kebijakan kepala daerah

3.
•Kebijakan pimpinan SKPD

4.
•Pelaksanaan kegiatan teknis/operasional

5.
•Permintaan/pelayanan data dan informasi
FORMAT SURAT BIASA
kop
Kota, tanggal bulan tahun

Nomor : Kepada
Sifat :
Lampiran : Yth. ..................
Hal : Tanpa garis bawah ..............................
Tanpa garis bawah
------- Isi --------

PIMPINAN SKPD

NAMA LENGKAP DAN GELAR

Pangkat
NIP.
TEMBUSAN:
.............
Garis sesuai dengan panjang baris terakhir
SURAT UNDANGAN

naskah dinas dari pejabat yang

berwenang berisi undangan kepada
pejabat/pegawai yang tersebut pada
alamat tujuan untuk menghadiri
suatu acara kedinasan

Meskipun dalam satu lingkup

SKPD/Unit Organisasi/UPT, untuk
maksud meminta kehadiran seorang
pejabat/pegawai tetap menggunakan
surat undangan dan bukan nota dinas
SURAT BERBAHASA INGGRIS
 Kop naskah dinas TETAP menggunakan BAHASA
INDONESIA.
 Pejabat penandatangan cukup nama saja, tanpa
pangkat dan NIP.
 Bentuk full block style (rata kiri)
 PENGGUNAAN LOGO PADA NASKAH
PERJANJIAN KERJASAMA
 Penggunaan logo/lambang berdasar KESEPAKATAN
MASING-MASING PIHAK yang melakukan kerjasama
(baik menggunakan logo/lambang atau tanpa
menggunakan logo/lambang)
 Logo/Lambang pihak pemrakarsa di tempatkan
disebelah kanan.
Contoh: kerjasama KPK RI, BPKP RI, dan Pemprov Jateng
Pemrakarsa KPK RI

PEMERINTAH PROVINSI
JAWA TENGAH
PEJABAT SEMENTARA
• Plt (Pelaksana Tugas)

1. • Kekosongan jabatan karena belum ada

pejabat definitif
• Maksimal 1 tahun

• Plh (Pelaksana Harian)

2. • Kekosongan jabatan sementara
• Maksimal 3 bulan

Penulisan alamat tujuan naskah dinas kepada pejabat yang

dituju sesuai nomenklatur jabatan asli bukan atas pejabat
sementara (Plt. Atau Plh.)
SAMPUL NASKAH DINAS

Kepala Daerah berwarna

putih

SKPD berwarna coklat

PENGGUNAAN TINTA

Penulisan naskah dinas

•HITAM
Penandatangan naskah dinas

•HITAM atau BIRU TUA

PAPAN NAMA INSTANSI

Berbentuk empat persegi panjang.

Ukuran disesuaikan dengan besar bangunan

Ditempatkan pada tempat yang strategis, mudah

dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk
bangunannya

Bagi beberapa kantor, SKPD yang berada di bawah

satu atap atau satu komplek, dibuat dalam satu
papan nama yang bertuliskan semua nama SKPD
DELEGASI

Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari

pejabat kepada pejabat atau pejabat dibawahnya.

Pendelegasian wewenang penandatanganan naskah

dinas adalah pemberian sebagian kewenangan dari
pejabat atasannya kepada Pejabat setingkat
dibawahnya atau yang ditunjuk untuk
menandatangani naskah dinas tertentu dan
tanggungjawab sepenuhnya berada pada pejabat
yang diberi delegasi.

Bentuk penandatantangan langsung atas jabatan

pejabat yang Menandatangani.
CONTOH BENTUK PENANDATANGANAN
DELEGASI

KEPALA DINAS KEHUTANAN

PROVINSI JAWA TENGAH

NAMA DAN GELAR

Pangkat
NIP
CONTOH BENTUK PENANDATANGANAN
DELEGASI

KEPALA BALAI INSEMINASI BUATAN

PROVINSI JAWA TENGAH

NAMA DAN GELAR

Pangkat
NIP
MANDAT
 pelimpahan wewenang yang diberikan oleh atasan
kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas
tertentu atas nama yang memberi mandat.
 Mandat penandatanganan naskah dinas adalah
pelimpahan kewenangan penandatanganan Naskah
Dinas kepada Pejabat setingkat dibawahnya atau
yang ditunjuk untuk menandatangani naskah dinas,
pertanggungjawaban materi naskah dinas tersebut
tetap berada ditangan yang memberikan mandat.
 Format penandatangan menggunakan atas nama
(a.n.) dan/atau untuk beliau (u.b.)
CONTOH BENTUK PENANDATANGANAN
MANDAT

a.n. KEPALA BADAN LINGKUNGAN HIDUP

PROVINSI JAWA TENGAH
Sekretaris

NAMA DAN GELAR

Pangkat
NIP
CONTOH BENTUK PENANDATANGANAN
MANDAT

a.n. KEPALA DINAS KEBUDAYAAN DAN

PARIWISATA PROVINSI JAWA TENGAH
Kepala Museum Jawa Tengah Ranggawarsita

NAMA DAN GELAR

Pangkat
NIP
 PERHATIAN

 Meskipun delegasi penandatangan naskah dinas

sudah diatur dan ditetapkan, perlu menjadi perhatian
adalah apakah suatu naskah dinas akan disusun untuk
ditandatangani dengan mekanisme delegasi atau
mandat dengan memperhatikan:
 Isi/substansi naskah dinas, antara lain:
 Kebijakan Pimpinan SKPD
 Pelaksanaan kegiatan teknis operasional/administrasi substansi

 Pelayanan data/informasi

 Tingkat kepentingan/keharusan yg mendesak/hal-hal

sangat bersifat strategis.
 TATA URUTAN MEMBACA
NASKAH DINAS
 Urutan dalam membaca/menulis naskah dinas surat yang
dijadikan dasar untuk membuat/membalas surat dengan
urutan:
 Nama surat (Surat Menteri/Gubernur/Bupati/Walikota/ Sekda/...)
 Tanggal
 Nomor
 Hal

 Urutan dalam membaca/menulis naskah dinas produk hukum

yang dijadikan dasar untuk membuat/membalas surat
dengan urutan:
 Nama produk hukum (UU/PP/Perpu/Perpres/Perda/Pergup/
Kepgub/...)
 Nomor /tahun
 Tentang
 NAMA SURAT
a.n. GUBERNUR JAWA TENGAH a.n. DINAS SOSIAL PROVINSI
Sekretaris Daerah JAWA TENGAH
u.b. Sekretaris
Asisten Administrasi

NAMA
NAMA Pangkat
Pangkat NIP.
NIP.
Dibaca: Surat Kepala Dinas
Sosial Provinsi Jawa Tengah, ,
Dibaca: Surat Gubernur Jawa BUKAN surat Sekretaris Dinas
Tengah, BUKAN surat Sekretaris Sosial Provinsi Jawa Tengah.
Daerah, atau surat Asisten
Administrasi

Membaca nama surat pada bagian penandatanganan suatu naskah dinas

yang dimandatkan, adalah pejabat yang tertinggi (dibelakang atas
nama/a.n.) bukan pejabat yang menandatangani
 PENULISAN ALAMAT TUJUAN
NASKAH DINAS
 Jabatan yang dijabat oleh pejabat sementara dalam penulisan alamat
tujuan tetap menuliskan dengan sebutan jabatan asli dan bukan
jabatan sementara.
 Penulisan Plh. atau Plt. Khusus untuk format penandatanganan
naskah dinas.
 Contoh:
Benar Salah

Kepada Kepada
Yth. Sekretaris Daerah Yth. Plh. Sekretaris Daerah
Kabupaten Pekalongan Kabupaten
Pekalongan
Kepada
Yth. Plt. Sekretaris Daerah
Kabupaten
Pekalongan
PENGKHUSUSAN TUJUAN/ALAMAT

 u.p. (untuk perhatian)

 suatu naskah dinas agar dapat diproses
lebih cepat atau tidak salah sasaran.

Contoh: Contoh:
Kepada Kepada

Yth. Bupati Banyumas Yth. Gubernur Jawa

u.p. Kepala Dinas Tengah
Kehutanan u.p. Kepala Dinas
Kabupaten Banyumas Perkebunan Provinsi
Jawa Tengah
 PENGGUNAAN SEBUTAN BAPAK/IBU

 Aturan baku dalam tata naskah dinas TIDAK

MENGGUNAKAN BAPAK/IBU yang diikuti nama jabatan.
 Penggunaan Bapak/Ibu, dalam naskah dinas yang
diletakkan sebelum nama jabatan atau dalam kalimat,
DIIZINKAN/DIPERBOLEHKAN.
 Ketentuan ini disebut gaya bahasa selingkung.

 Gaya bahasa selingkung adalah gaya bahasa yang

digunakan dalam satu lingkup lembaga/instansi tertentu.
 PENGGUNAAN KERTAS

 Dilarang menggunakan kertas untuk naskah dinas

dalam ukuran setengah folio/satu lembar folio dibagi
dua, meskipun dalam satu lingkup/internal SKPD,
apalagi untuk lingkup di luar instansi/lembaga/
masyarakat.
 Naskah dinas dalam bentuk produk hukum atau surat
adalah folio dan bukan kwarto.
 BATAS TEPI/SISI NASKAH DINAS
NO BATAS KETERANGAN
1. Atas apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di
bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas,
sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas

2. Bawah sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas

3. Kiri sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas;
batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar
agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan
penyimpanan dalamordner/snelhechter tidak
berakibat hilangnya salah satu huruf/kata/angka
(data) pada naskah dinas
4. Kanan sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas

Permenpan RB No.80 Th.2012

BEBERAPA KESALAHAN YANG TIMBUL/TERJADI
DALAM PENYUSUNAN NASKAH DINAS
 Lupa/lalai dalam mencantumkan:
 Tanggal
 Nomor
 Stempel

 Stempel tidak menimpa/mengenai specimen tanda

tangan pejabat yang menandatangani naskah dinas.
 Pada surat undangan:
 Hari dan tanggal tidak sesuai.
 KESALAHAN PENULISAN NOMOR SURAT
 Nomor : 456 / MKDU / II / 13 (SALAH)
 Penulisan nomor yang benar tanpa spasi/jarak
 Nomor: 456/MKDU/II/13 (BENAR)

 KESALAHAN PENULISAN HAL SURAT

 Hal : Penentuan tentang Pemeran dalam Pentas Wayang Orang
yang akan Diadakan Tanggal 24 Oktober 2013 (SALAH)
 Hal dibuat sederhana/ringkas tapi jelas.
 Hal : Penentuan pemeran (BENAR)
 Tidak menuliskan jenis naskah dinas sebagai hal.
 Misal  Hal: Surat Keterangan Praktek Kerja. (SALAH)
 Hal: Praktek Kerja (BENAR).

 Hal: Huruf awal setiap kata menggunakan huruf besar/kapital

 Karena surat keterangan merupakan salah satu jenis naskah dinas,
agar tidak rancu dipilih salah satu jenis naskah dinas yang akan
dipakai.
 KESALAHAN PENULISAN TEMBUSAN
 Tembusan: Disampaikan kepada:
1. Kepala Dinas/Badan........ (sebagai laporan)
2. Sekretaris (sebagai undangan)
3. Arsip/pertinggal.

 Yang seharusnya (BENAR)

TEMBUSAN:
1. Kepala Dinas/Badan........
2. Sekretaris.