TENTANG TATA NASKAH DINAS

TENTANG KLASIFIKASI ARSIP

 Pasal 2
PENGGUNAAN TATA NASKAH DINAS

Tata Naskah Dinas digunakan sebagai pedoman dalam

pengelolaan Administrasi Umum berupa Naskah Dinas di
Bawaslu, Bawaslu Provinsi, Bawaslu Kabupaten/Kota,
Panwaslu Kecamatan, Panwaslu Kelurahan/Desa, dan
Panwaslu LN.
Sasaran penetapan Tata Naskah Dinas
adalah:
❑ tercapainya kesamaan pengertian dan penafsiran
penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Badan
Pengawas Pemilihan Umum, Badan Pengawas Pemilihan Umum
Provinsi, Badan Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota,
Panitia Pengawas PemilihanUmum Kecamatan, Pengawas
Pemilihan Umum Kelurahan/Desa, dan Panitia Pengawas
Pemilihan Umum Luar Negeri;
❑ terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan
unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;
❑ lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam
pengendalian;
❑ tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata
naskah dinas;
❑ menghindari terjadinya tumpang-tindih, salah tafsir, dan
pemborosan penyelenggaraan tata naskah.
KECAMATAN
KOP SURAT PANWASLU
Alamat

TATA LETAK KOP

Telp./Fax
E-Mail
STEMPEL KETUA
STEMPEL SEKRETARIAT
 PENEMPATAN STEMPEL

PANITIA PENGAWAS PEMILIHAN UMUM PANITIA PENGAWAS PEMILIHAN UMUM

KECAMATANXXXXXX KECAMATANXXXXXXX
Ketua, KepalaSekretariat,

NAMA KEPALA SEKRETARIAT

NAMA KETUA NIP. 19000000 000000 0 000
Alamat
Telp./Fax
E-Mail

Nomor : 169/RT.02/K.BT./11/2022
Serang, 05 Nopember 2022 CONTOH TATA LETAK SURAT
Sifat : Penting
Lampiran :
Perihal : Undangan

Kepada Yth;
Anggota Bawaslu Kabupaten/Kota se-Provinsi Banten
DiTempat

Berdasarkan Surat Keputusan Ketua Badan Pengawas Pemilihan Umum Nomor:

314/HK.01.00/K1/09/2022 tentang Perubahan Surat Keputuusan Ketua Badan Pengawas
Pemilihan Umum Nomor: 314/HK.01.00/K1/09/2022 tentangPerubahan Pedoman
PelaksanaanPembentukanPanwaslu Kecamatan pada Pemilu serentak 2024, tanggal 24-
25 Oktober 2022 merupakan tahapan Pleno Penetapan Calon Anggota Panwaslu
kecamatan pada Pemilu Serentak 2024 Bawaslu Kabupaten Pandeglang. Sehubungan
dengan hal tersebut kami mengundang seluruh anggota untuk hadir dalam rapat pleno
yang akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal : Selasa-Rabu, 8-9 Nopember 2022

Pukul : 14.00 WIB s.d Selesai
Tempat : Hotel Horison Kramatwatu

Demikian surat undangan ini disampaikan, atas kerjasamanya diucapkan terimakasih.

PANITIA PENGAWAS PEMILIHAN UMUM

KECAMATAN ……………………..
Ketua,

NAMA KETUA
Tembusan :
1. Yth. Ketua Bawaslu RI
2. Arsip
Surat Edaran
1) Pengertian
Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat
pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting
dan
mendesak.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat
edaran adalah Ketua Badan Pengawas Pemilihan Umum dan
dapat dilimpahkan kepada Sekretaris Jenderal Badan
Pengawas Pemilihan Umum atau Kepala Biro yang ditunjuk
sesuai dengan substansi surat edaran.
3) Susunan
a) Kepala
❑ Bagian kepala surat edaran terdiri atas: kop naskah dinas
yang berisi logo Lembaga Pengawas Pemilu dan nama
jabatan (untuk Sekretaris Jenderal dan Kepala Biro), yang
ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di sebelah kiri atas;
❑ tulisan surat edaran, yang dicantumkan di tengah, serta
ditulis dengan huruf kapital dan nomor surat edaran
dibawahnya di tengah;
❑ kata tentang, yang dicantumkan di bawah frasa surat
edaran ditulis dengan huruf kapital di tengah; dan
❑ Rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf
kapital di tengah dibawah kata tentang.
Batang tubuh
Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari:
❑ alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;
❑ peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang
menjadi dasar pembuatan surat edaran; dan
❑ pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap Mendesak
Kaki
Bagian kaki surat edaran terdiri dari:
❑ tempat dan tanggal penetapan;
❑ nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf
kapital dan diakhiri dengan tanda koma;
❑ tanda tangan pejabat penandatangan
❑ nama lengkap pejabat penandatangan, yang ditulis dengan huruf
kapital; dan
❑ cap dinas.
Bagian kaki Keputusan terdiri atas:

❑tempat dan tanggal penetapan Keputusan;

❑jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis
dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda
baca koma;
❑tanda tangan pejabat yang menetapkan
Keputusan; dan
❑nama lengkap pejabat yang menandatangani
Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital,
tanpa mencantumkan gelar.
 Surat Perintah
1) Pengertian
Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat
yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai
lainnya yang berisi untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau
pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang,
dan tanggungjawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat perintah terdiri atas:
(1) kop naskah dinas, yang berisi logo Lembaga Pengawas
Pemilu dan diletakkan di sebelah kiri atas;
(2) kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital di
tengah; dan
(3) nomor, yang ditulis dibawah surat perintah.
 Batang tubuh
Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut:
❑ Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar pertimbangan memuat alasan
ditetapkannya surat perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan
ditetapkannya surat perintah tersebut.
❑ Diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis dengan huruf kapital
dicantumkan di tengah, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan
pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai
perintah-perintah untuk dilaksanakan.
c) Kaki
Bagian kaki surat perintah terdiri atas:
❑ tempat dan tanggal surat perintah;
❑ nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf kapital
pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
❑ tanda tangan pejabat yang menugasi;
❑ nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan
huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; dan
❑ cap dinas.
Distribusi dan Tembusan
❑Surat perintah disampaikan kepada pihak yang
mendapat perintah.
❑Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/
instansi yang terkait.
Hal yang Perlu Diperhatikan
➢ Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.
➢ Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai
yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri
dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan dan
keterangan.
➢ Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang
termuat selesai dilaksanakan.
 NOTA DINAS
Susunan
a) Kepala
Bagian kepala nota dinas terdiri atas:
❑ kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan organisasi ditulis di
tengah atas;
❑ kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital di bawah nama instansi/satuan
organisasi;
❑ kata nomor, ditulis dengan huruf kapital di bawah kata nota dinas;
❑ singkatan Yth.., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca
titik;
❑ kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital;
❑ kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital; dan
❑ kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital.
yang Perlu Diperhatikan
❑ Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas.
❑ tembusan Nota Dinas berlaku di lingkungan intern instansi.
❑ penomoran Nota Dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor Nota
Dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan
tahun.
 MEMORANDUM
Hal yang Perlu Diperhatikan
❑Memorandum tidak dibubuhi cap dinas.
❑Tembusan Memorandum berlaku di lingkungan
intern instansi.
❑Penomoran Memorandum dilakukan dengan
mencantumkan nomor Memorandum, kode
jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip,
bulan, dan tahun
 Surat Undangan

Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat undangan

kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan
untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti
rapat, upacara, dan pertemuan.
Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Surat Undangan terdiri atas:
❑ kop naskah dinas, yang berisi logo Lembaga Pengawas Pemilu diletakkan di
sebelah kiri atas;
❑ nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik di sebelah kiri di bawah kop naskah
dinas;
❑ tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar dengan
nomor; dan
❑ kata Yth., yang ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan
alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).
 CONTOH PENOMORAN SURAT KETUA

001/KP.00/K.BT-05-07/10/2022
Nomor Naskah Dinas
Kode Klasifikasi Arsip
Singkatan Jabatan (Ketua)
Kode Kabupaten
Kode Kecamatan
Bulan (2 Digit)
Tahun Terbit
 CONTOH PENOMORAN SURAT SEKRETARIAT

001/KP.00/BT-05-07/10/2022
Nomor Naskah Dinas
Kode Klasifikasi Arsip
Singkatan Jabatan (Ketua)
Kode Kabupaten
Kode Kecamatan
Bulan (2 Digit)
Tahun Terbit
 Kerangka Induk Klasifikasi Arsip
Fungsi Fasilitatif:
 Perencanaan PR
 Organisasi dan Tata Laksana OT
 Persuratan dan Kearsipan KA
 Keuangan KU
 Perlengkapan PL
 Hukum HK
 Hubungan Masyarakat HM
 Kepegawaian KP
 Ketata Usahaan dan Kerumahtanggan RT
 Pengawasan PW
 Teknologi Informasi TI
 Kerangka Induk Klasifikasi Arsip
Fungsi Substantif :
 Pengawasan Pemilu PM
 Penanganan Pelanggaran & Sengketa Pemilu PP
 Penyelesaian Sengketa PS
BUKU REGISTRASI SURAT KELUAR & SURAT MASUK
 HUKUM

PENGAWASAN
KLASIFIKASI ARSIP

HUKUM

PENANGANAN
PELANGGARAN

PENYELESAIAN
SENGKETA

KEUANGAN

KEPEGAWAIAN
 SEKIAN
TERIMAKASIH