Sop Surat Cendekia 2019-2020

SOP SURAT DAN
BERKAS BO CENDEKIA
KM FKIP UNSRI 2020
BAB I
FORMAT STANDAR SURAT
A. Kop Surat/Header
Setiap pembuatan surat ataupun berkas (proposal,lpj, dll.) yang berkenaan dengan
kegiatan BO Cendekia KM FKIP Unsri selama tahun kepengurusan 2019-2020 perlu
mencantumkan Kop surat pada bagian header dengan format seperti di bawah ini.
a. Kop surat/ Header
b. Footer
Selain mencantumkan kop surat, pada bagian footer perlu juga untuk mencantumkan
format seperti di bawah ini.
Berikut ini merupakan contoh surat dengan Kop surat/header dan Footer yang benar:
BAB II
PEMBUATAN SURAT KELUAR
A. Mekanisme pembuatan surat

a. Surat dibuat menggunakan KOP surat yang telah ditetapkan.
b. Penomoran surat dilakukan dengan standar yang akan dijelaskan dalam Sistem
Penomoran Surat.
c. Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Umum ditandatangani oleh Direktur
Utama.
d. Surat yang dikeluarkan oleh Departemen ditandatangani oleh Manager
Departemen dan Direktur Utama.
e. Surat yang dikeluarkan oleh panitia pelaksana ditandatangani oleh Ketua
Pelaksana dan Direktur Utama.
f. Urutan tanda tangan semakin menuju ke arah kiri menunjukkan jabatan yang
lebih tinggi.
g. Dalam surat pengajuan tertuju kepada
 Surat permohonan izin kegiatan ditujukan kepada Wakil Dekan III
FKIP Unsri dan Ketua Umum DPM KM FKIP Unsri.
 Surat peminjaman tempat, alat/barang (yang berkenaan dengan
Dekanat) dan permohonan dana ditujukan kepada Wakil Dekan II
FKIP Unsri.
 Surat peminjaman alat dan tempat (yang tidak berkaitan dengan
dekanat) ditujukan kepada Ketua Umum masing-masing organisasi
yang bersangkutan.
h. Sebaiknya surat dikirim ke tujuan 1 minggu sebelum hari pelaksanaan kegiatan
atau minimal 3 hari sebelum hari H.
B. Bagian-bagian surat
KETERANGAN BAGIAN-BAGIAN SURAT
No Nama Keterangan
1 Kop surat *lihat bab 1
2 Nomor, lampiran, dan Nomor: Dijelaskan pada bagian C.
alamat surat Penomor surat
Lampiran surat: apabila surat tidak berisikan
lampiran maka cukup dibei tanda ‘-‘. Namun
apabila surat dikirim beserta lampiran maka
ditulis jumlah lembar lampiran. Contoh: 2
lembar.
3 Tujuan surat Disesuaikan kepada siapa surat dibuat.
4 Isi surat Terdapat beberapa bagian
Awal: berisi salam pembuka
Tengah: berisi penjelasan mengenai maksud
dan tujuan surat beserta keterangan
pelaksanaan kegiatan
Akhir: berisi salam penutup
5 Tanggal Berisi tanggal surat dikeluarkan
6 Tanda tangan *lihat bagian A. Mekanisme pembuatan
surat point d
7 Footer *lihat bab 1
8 Cap Cap BO Cendekia KM FKIP Unsri di letakan
pada bagian tanda tangan Direktur Utama
Apabila terdapat tanda tangan Ketua
pelaksana, maka Cap Ketua Pelaksana
diletakan pada tanda-tangan Ketua pelaksana
C. Penomoran surat
Setiap surat keluar yang dibuat dalam rangka penunjang kegiatan BO Cendekia KM
FKIP Unsri harus mengikuti mekanisme sebagai berikut.
Contoh nomor surat keluar:
No: 001/A/SPA/MAWAPRES/RISET/BO_CENDEKIA/II/2020
Rincian detail nomor surat:
1. Kode nomor surat

Setiap awal kepengurusan, kode nomor surat dimulai dari 001 dan terus
berlanjut hingga akhir kepengurusan. Kode nomor surat berlaku untuk seluruh
departemen, biro, maupun keprluan jajaran di BO Cendekia KM FKIP Unsri
sehingga untuk mendapatkan nomor surat terakhir yang telah digunakan
dipersilahkan untuk berkoordinasi kepada Sekretaris Umum selaku koordinator
administrasi surat keluar.
Apabila mengeluarkan surat dengan tujuan yang sama namun dalam jumlah
yang banyak maka hanya perlu menggunakan 1 nomor surat. Contoh: Untuk
mengeluarkan surat undangan kepada seluruh BO Keilmiahan Se-Unsri maka
hanya perlu menggunakan 1 kode saja (misal: 051) walaupun surat dibuat banyak
untuk dikirimkan ke beberapa BO (misal: untuk BO Keimi, BO Kurma, BO KST,
UKM Uread)
2. Kode tujuan surat keluar
Kode tersebut menunjukan tujuan surat keluar akan disampaikan. Berikut
merupakan daftar kode untuk tujuan keluar surat.
3. Kode fungsi surat

Kode fungsi surat menujukan maksud pembuatan surat. Berikut merupakan
daftar kode untuk fungsi keluar surat.
4. Kode program kerja
Kode program kerja bersifat flexibel sesuai dengan nama dari proker masing-
masing departemen. Apabila nama dari program kerja memuat terlalu banyak
huruf sehingga menjadikan nomor surat terlalu panjang maka diperbolehkan
melakukan penyesuaian dengan cara menghapus huruf vokal di nama proker
tersebut. Dapat juga dilakukan penyingkatan nama program kerja dengan cara
menulis huruf inisial (awal) dari seiap kata.
Contoh:
5. Kode departemen
Kode departemen berisi kode yang menjunjukan departemen bersangkutan
yang berkeperluan mengeluarkan surat. Berikut merupakan kode dari masing-
masing departemen, biro, dan jajaran.
6. Kode BO Cendekia
Bersifat wajib dan tidak bisa diubah. Ditulis dengan format BO_CENDEKIA.
7. Kode bulan
Kode bulan merupakan bulan pengeluaran surat dilakukan, ditulis
menggunakan angka romawi.
8. Kode tahun
Kode tahun dikeluarkannya surat, ditulis dengan angka biasa.
D. Penomoran Piagam/Sertifikat
Setiap Piagam/Sertifikat keluar yang dibuat dalam rangka penunjang kegiatan BO

Cendekia KM FKIP Unsri harus mengikuti mekanisme sebagai berikut.
Contoh nomor surat keluar:

n No: 001/SPA/MAWAPRES/RISET/BO_CENDEKIA/II/2019
Rincian detail nomor piagam:
1. Kode nomor Piagam/sertifikat

Setiap awal kepengurusan, kode nomor piagam/sertifikat dimulai dari 001 dan
terus berlanjut hingga akhir kepengurusan. Kode nomor piagam/sertifikat berlaku
untuk seluruh departemen, biro, maupun keprluan jajaran di BO Cendekia KM
FKIP Unsri sehingga untuk mendapatkan nomor piagam/sertifikat terakhir yang
telah digunakan dipersilahkan untuk berkoordinasi kepada Sekretaris Umum
selaku koordinator administrasi piagam/sertifikat.
Apabila mengeluarkan piagam/sertifikat dengan tujuan yang sama namun
dalam jumlah yang banyak maka hanya perlu menggunakan 1 nomor
piagam/sertifikat. Contoh: Untuk mengeluarkan piagam/sertifikat peserta
kegiatan sebanyak 100 orang hanya perlu menggunakan 1 kode saja (misal: 051).
Namun apabila tujuan piagam/sertifikat berbeda (misal:piagam peserta, piagam
panitia, piagam pemenang, piagam ketua pelaksana, dll.) maka menggunakan
nomor yang berbeda-beda.
2. Kode program kerja

*sama dengan kode surat keluar
3. Kode departemen
*sama dengan kode surat keluar
4. Kode BO Cendekia
Bersifat wajib dan tidak bisa diubah. Ditulis dengan format BO_CENDEKIA.
5. Kode bulan
Kode bulan merupakan bulan pengeluaran piagam/sertifikat dilakukan, ditulis
menggunakan angka romawi.
6. Kode tahun
Kode tahun dikeluarkannya piagam/sertifikat, ditulis dengan angka biasa.
Contoh surat tak berlampiran (1)
No. : 037/A/SPT/LKTIC/DP3/BO_CENDEKIA/III/2020
Lamp. : -
Hal. : Permohonan Peminjaman Tempat
Ykh. Wakil Dekan II FKIP Unsri

Di Tempat
Dengan hormat,
Assalaamualaikum wr.wb.
Segala puji bagi Allah SWT Rabb semesta alam, sholawat dan salam senantiasa kita
curahkan kepada Rasulullah SAW, keluarga, sahabat, sahabiah, dan orang-orang yang tetap
istiqomah di jalan-Nya hingga akhir zaman.
Sehubungan dengan akan diadakan kegiatan LKTI Class yang akan dilaksanakan
pada :
hari/tanggal : Rabu, 27 Maret 2020

pukul : 16.00 WIB s.d selesai
Maka dari itu kami selaku panitia bermaksud memohon izin meminjam tempat Ruang 2.1
Gedung C FKIP demi terselenggaranya acara tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan. Kami sangat berharap kesediaan Bapak untuk
dapat memenuhi permohonan kami. Atas perhatian dan kerjasama Bapak kami ucapkan
terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Indralaya, 20 Maret 2020
Mengetahui,
Direktur Utama Manager DP3
M. Danny Pratama Lamura Zul Qadri

NIM. 060111281722014 NIM. 06111281823054
No. : 038/A/SPA/LKTIC/DP3/BO_CENDEKIA/III/2020
Lamp. : -
Hal. : Permohonan Peminjaman Alat
Ykh. Ketua Umum DPM KM FKIP Unsri

Di Tempat
Dengan hormat,
pada :

tempat : Ruang 2.1 Gedung C FKIP Unsri
Maka dari itu kami selaku panitia bermaksud memohon izin meminjam alat berupa sound
system demi terselenggaranya acara tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan. Kami sangat berharap kesediaan Saudara untuk
dapat memenuhi permohonan kami. Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan
terima kasih.
Mengetahui,

NIM. 060111281722014 NIM. 06111281823054
No. : 040/A/SIK/LKTIC/DP3/BO_CENDEKIA/III/2020
Lamp. : -
Hal. : Permohonan Izin Kegiatan

Di Tempat
Dengan hormat,
pada :

Maka dari itu kami selaku panitia bermaksud memohon izin untuk melaksanakan acara
tersebut.
terima kasih.
Mengetahui,

NIM. 060111281722014 NIM. 06111281823054
No. : 041/A/SUD/SOC/RISET/BO_CENDEKIA/III/2020
Lamp. : -
Hal. : Surat Undangan
Ykh. DirekturUtama
UKM U-READ UNSRI
di tempat
Dengan hormat,
Assalaamualaikum wr. wb.
Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan SCHOOL OF CENDEKIA 2020
pada:
tempat :Gedung Serba Guna FKIP Unsri Indralaya
maka dengan ini kami selaku Panitia pelaksana bermaksud mengundang Saudara untuk
menghadiri kegiatan tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima
kasih.
Wassalaamu’alaikum. wr. wb.
Mengetahui,
Direktur Utama Manager RISET
M. Danny Pratama Lamura Irvan Setiawan

NIM. 060111281722014 NIM. 06081181823006
Contoh surat dengan lampiran (1)
No. : 038/A/SPA/LKTIC/DP3/BO_CENDEKIA/III/2020
Lamp. : 1 lembar
Hal. : Permohonan Peminjaman Alat

Di Tempat
Dengan hormat,
pada :

Maka dari itu kami selaku panitia bermaksud memohon izin meminjam alat terlampir demi
terselenggaranya acara tersebut.
terima kasih.
Mengetahui,

NIM. 060111281722014 NIM. 06111281823054
Lampiran
Nomor Nama Alat Jumlah

1 Sound system 2 buah
2 Palu sidang 1 buah
Contoh surat dengan lampiran (1)
No. : 038/A/SP/MAWAPRES/RISET/BO_CENDEKIA/III/2020
Lamp. : 3 lembar
Hal. : Permohonan Permohonan Sertifikat
Ykh. Wakil Dekan II

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Unsri
di Indralaya
Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Segala puji bagi Allah SWT, Tuhan semesta alam, Sholawat serta salam senantiasa
kita curahkan kepada teladan kita Nabi Besar Muhammad SAW, keluarga, para sahabat dan
pengikutnya yang senantiasa Istiqomah di jalan-Nya.
Sehubungan dengan akan diadakan kegiatan Seleksi Mahasisa Berprestasi FKIP
2020 yang akan dilaksanakan pada :

Untuk itu kami mengajukan kepada Bapak/Ibu agar dapat memberikan Kertas
Sertifikat sejumlah 50 lembar, yang akan digunakan sebagai pemberian sertifikat kepada
para pemenang dan panitia lomba Mawapres dan LKTI FKIP 2020 (terlampir) yang telah
diselenggarakan.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan partisipasi
Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb.
Mengetahui,
Direktur Utama Manager RISET
M. Danny Pratama Lamura Irvan Setiawan

NIM. 060111281722014 NIM. 06081181823006
Lampiran
DAFTAR NAMA PANITIA DAN PESERTA

MAWAPRES FKIP 2020
No Nama Program Studi Program Studi
Peserta
1 Gede Mudita Edi Putra Pendidikan Fisika
Peserta
2 M. Danny Pratama Lamura Pendidikan Fisika
Peserta
3 Niva Lestari Surningsih Pendidikan Kimia
Peserta
4 Lita Nuraini Pendidikan Kimia
Pendidikan Guru Sekolah Peserta
5 Fitri Wulandari
Dasar
6 Desi
Dasar
7 Anna Maulina
Dasar
Peserta
8 Muhammad Ridho Yusuf Pendidikan Teknik Mesin
Peserta
9 Iga Octriana Pendidikan Matematika
Peserta
10 Meysy Hardiyani Pendidikan Ekonomi
Peserta
11 Astri Indah Lestari Pendidikan Biologi
Peserta
12 Zevira Fransisca Pendidikan Biologi
Peserta
13 Fathul Arifin Pendidikan Kimia
Peserta
14 Nena Kristi Damayani Pendidikan Bahasa Inggris
Peserta
15 Risda Intan Sistyawati Pendidikan Matematika
Peserta
16 Diki Wahyudi Pendidikan Sejarah
Peserta
17 Kustanti Situmorang Pendidikan Matematika
Peserta
18 Nilam Cahyati Pendidikan Fisika
Peserta
19 Nauratun Nazhifah Pendidikan Fisika
Peserta
20 Mutia Faradini Pendidikan Fisika
Pendidikan Guru Pendidikan Peserta
21 Pepi Lestari
Anak Usia Dini
22 Yessika Nofrica
Anak Usia Dini
23 Diana Ulpa Sari
Anak Usia Dini
Peserta
24 Laras Purnama Sari Pendidikan Fisika
Peserta
25 Rini Khoirunisa Pendidikan Fisika
Peserta
26 Salma Rianti Pendidikan Fisika
Peserta
27 Erliza Wijayanti Pendidikan Fisika
Peserta
28 Aziiz Kurniawan Pendidikan Fisika
Peserta
29 Erdiansyah Pendidikan Fisika
Panitia Sie Acara
30 Yolanda Resa Pendidikan Teknik Mesin
Panitia Sie Acara
31 Neti Pendidikan Teknik Mesin
Panitia Sie Acara
32 Laela Retno Utari Pendidikan Teknik Mesin
Panitia Sie Acara
33 Sudanata Pendidikan Teknik Mesin
Panitia Sie Acara
34 M. Yulianto Pendidikan Teknik Mesin
Panitia Sie
35 M. Hafidz Zho Rahman Pendidikan Teknik Mesin
Perlengkapan
Panitia Sie
36 Dian Kemala Sari Pendidikan Kimia
Perlengkapan
Panitia Sie
37 Winda Oktaria Pendidikan Kewarganegaraan
Perlengkapan
Panitia Sie
38 Khairul Pendidikan Teknik Mesin
Administrasi
Panitia Sie
39 Ahai Septa Maja Pendidikan Teknik Mesin
Administrasi
Panitia Sie
40 Juita Surahmi Pendidikan Ekonomi
Administrasi
Panitia Sie Konsumsi
41 Erpiana Dewi Pendidikan Ekonomi
42 Tinda Pendidikan Kimia
43 Iksan Erianto Pendidikan Matematika
Pendidikan Guru Sekolah Panitia Sie Publikasi
44 Hamdan
Dasar Dokumentasi
Panitia Sie Publikasi
45 Nadya Anggraini Pendidikan Fisika
Dokumentasi
Pendidikan Guru Sekolah Panitia Sie Publikasi
46 Nesa kristi Damayanti
Dasar Dokumentasi
47 Sonia Wulandari Pendidikan Ekonomi
Dokumentasi
48 Leo Ricardo Putra Pendidikan Teknik Mesin
Dokumentasi
49 Ega Birangga Pendidikan Teknik Mesin
Dokumentasi
50 Dibi Stiawan Pendidikan Teknik Mesin
Dokumentasi

Sop Surat Cendekia 2019-2020

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Sop Surat Cendekia 2019-2020

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SOP SURAT DAN

FORMAT STANDAR SURAT

A. Mekanisme pembuatan surat

Contoh nomor surat keluar:

Rincian detail nomor surat:

1. Kode nomor surat

3. Kode fungsi surat

Setiap Piagam/Sertifikat keluar yang dibuat dalam rangka penunjang kegiatan BO

Contoh nomor surat keluar:

Rincian detail nomor piagam:

1. Kode nomor Piagam/sertifikat

2. Kode program kerja

Ykh. Wakil Dekan II FKIP Unsri

hari/tanggal : Rabu, 27 Maret 2020

Indralaya, 20 Maret 2020

M. Danny Pratama Lamura Zul Qadri

Ykh. Ketua Umum DPM KM FKIP Unsri

hari/tanggal : Rabu, 27 Maret 2020

Indralaya, 20 Maret 2020

M. Danny Pratama Lamura Zul Qadri

Ykh. Ketua Umum DPM KM FKIP Unsri

hari/tanggal : Rabu, 27 Maret 2020

Indralaya, 20 Maret 2020

M. Danny Pratama Lamura Zul Qadri

Indralaya, 20 Maret 2020

M. Danny Pratama Lamura Irvan Setiawan

Ykh. Ketua Umum DPM KM FKIP Unsri

hari/tanggal : Rabu, 27 Maret 2020

Indralaya, 20 Maret 2020

M. Danny Pratama Lamura Zul Qadri

Nomor Nama Alat Jumlah

Ykh. Wakil Dekan II

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

hari/tanggal : Rabu, 27 Maret 2020

Indralaya, 20 Maret 2020

M. Danny Pratama Lamura Irvan Setiawan

DAFTAR NAMA PANITIA DAN PESERTA

No Nama Program Studi Program Studi

Anda mungkin juga menyukai