STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

SEKRETARIS
DPM FT ULM
PERIODE 2019

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT
2019
 Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris
DPM FT ULM 2019

Sekretaris merupakan pintu masuk dari sebuah organisasi sebelum bertemu ketua
atau pemimpin organisasi, sebab apa-apa yang berkenaan dengan organisasi harus melewati
sekretaris terlebih dahulu. Dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris ini
mengatur, antara lain:
1. Surat
2. Hasil rapat
3. Proposal
4. Laporan Pertanggungjawaban
5. Inventaris Sekretariat
6. Kegiatan Rapat
7. Absen
8. Jadwal Internal
SEKRETARIS

1. Tugas Sekretaris DPM FT ULM

Sekretaris bertanggung jawab kepada Ketua DPM FT ULM dan mengatur serta
bertanggungjawab penuh terhadap administrasi Himpunan Mahasiswa Teknik Kimia
Fakultas Teknik Universitas Lambung Mangkurat. Sekretaris Umum mempunyai tugas
dan kewajiban:
1. Merekap surat yang masuk dari seluruh ORMAWA dan UKM.
2. Membuat surat keluar DPM FT ULM.
3. Mendata serta mengontrol surat masuk dan surat keluar.
4. Mendata inventaris sekretariat dengan koordinasi bersama Komisi III Anggaran.
5. Menyimpan dan membuat back up arsip-arsip DPM FT ULM.
6. Membuat jadwal internal (timeline) DPM FT ULM.
7. Melakukan pemberitahuan kegiatan rapat internal maupun eksternal.
8. Merekap absen internal dan eksternal
9. Membuat proposal anggaran untuk pendanaan dari fakultas.
10. Menyusun laporan pertanggung jawaban (LPJ) semua kegiatan diakhir
kepengurusan.

1
 Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris
DPM FT ULM 2019

SURAT

a. Surat yang dibuat atas nama DPM FT ULM dan ditandatangani oleh Ketua
dan atau Sekretaris DPM FT ULM. Seperti surat keputusan dan ketetapan.
2. Penanganan Surat Masuk
a. Jika ada surat yang masuk, langsung diberitahukan di grup pengurus dan
apabila berupa undangan maka harus meminta izin Ketua terlebih dahulu,
kemudian diberikan kepada Sekretaris untuk disimpan dan sebagai arsip
DPM FT ULM. Setiap surat yang masuk segera ditindaklanjuti segala
sesuatu yang terdapat dalam surat tersebut. Surat-surat yang masuk ke DPM
FT ULM, dilihat dari isinya terdiri atas dua macam, yaitu surat yang harus
ditindaklanjuti (follow up) untuk dibalas (misalnya, berisi penawaran kerja
sama) dan surat yang tidak memerlukan balasan (misalnya, undangan).
3. Ketentuan Surat Keluar
3.1. Kop Surat
a. Ukuran kertas A4 atau Legal sesuai dengan kebutuhan.
b. Ukuran logo DPM FT ULM di kepala surat sebelah kanan dan logo
Universitas Lambung Mangkurat disebelah kiri.
c. Alamat Sekretariat DPM FT ULM, termasuk email dan kode pos. Ditulis
dengan huruf Times New Roman & Size 10. Kata-kata: nama tempat atau
gedung, jalan, kota dan kode pos serta email harus ditulis lengkap (bukan
singkatan).
3. 2. Kop Amplop
Amplop surat mencantumkan logo, nama dan alamat. Desainnya sama dengan
kepala kop surat.

2
 Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris
DPM FT ULM 2019

3.3. Format Surat Keluar

*catatan: untuk format surat peminjaman ke kasubbag umum FT ULM disesuaikan dengan
format dari fakultas
3.4. Stempel
a. Stempel DPM untuk tanda tangan ketua DPM.
b. Stempel kegiatan yang dinaungi oleh DPM seperti PPR dan Kongres,
menggunakan stempel kegiatan.
3.5. Penomoran:
(Proker Komisi ke-)-(Nomor Surat)/Kode Jenis/(Komisi)/(PROKER)/ DPM FT
ULM/ /(bulan dalam romawi)/tahun
a. Nomor surat dimulai dari 001 (tiga digit)

3
 Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris
DPM FT ULM 2019

b. kode jenis
No Jenis Surat Kode Surat

1 Permohonan (peminjaman, tempat, ruangan, barang dll) PH

2 Undangan (rapat, audiensi, dll) U

3 Pemberitahuan (Kunjungan, dll) B

4 Peminjaman P

5 Mandat M

6 Rekomendasi REK

7 Keterangan RET

8 Penugasan T

9 Ucapan UP

10 Memo MO

11 Nota NT

12 Pernyataan PN

13 Kerjasama KS

14 Balasan SB

15 Surat Keputusan dan Sertifikat SK

d. bulan dituliskan dengan angka romawi (I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X, XI
& XII).
e. tahun ditulis lengkap (mis: 2019, bukan ‘19).

4
 Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris
DPM FT ULM 2019

f. contoh penomoran surat yang benar:

3.6 Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Lampiran
berguna sebagai petunjuk bagi penerima surat tentang adanya keterangan-
keterangan tambahan selain surat itu sendiri. Kaidah-kaidah penulisan lampiran
sebagai berikut:
a. Huruf awal kata Lampiran ditulis dengan huruf kapital
b. Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya menjadi Lamp.
c. Pada akhir baris tidak menggunakan tanda titik
d. Jika yang dilampirkan lebih dari satu macam dan akan dirinci, rinciannya
ditempatkan di bawah notasi lampiran dan diberi nomor urut.
Contoh:
Lampiran: Satu lembar
Lampiran: Satu berkas
Banyak lampiran dan dirinci:
Lampiran:
1) Dua eksemplar booklet

2) Tiga lembar formulir

3.7 Hal/perihal
Hal bermakna perkara, soal, urusan, peristiwa, dan tentang hal. Hal surat
berarti soal atau perkara yang dibicarakan dalam surat. Aturan penulisan
hal/perihal yaitu:

5
 Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris
DPM FT ULM 2019

a. Harus ditulis dengan jelas, singkat, dan menarik

b. Berwujud kata atau frase, bukan kalimat

c. Huruf pertama setiap katanya harus ditulis dengan huruf kapital

d. Ditulis dengan cetak tebal
Contoh:
Perihal: Undangan Rapat

3.8 Tujuan Surat

Tujuan surat berguna sebagai petunjuk langsung pihak yang harus menerima
surat. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, dicantumkan kata sapaan
Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr. (dengan titik). Jika nama orang yang dituju tersebut
bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., drg. dan
jabatan, seperti Direktur PT atau Kepala Instansi; tidak menggunakan kata sapaan.
Contoh:
Kepada Yth: Bapak Nurhakim, MT
Kepada Yth: Bapak Meilana Dharma Putra, Ph.D
Kepada Yth: Direktur PT Grafika Wangi Kalimantan
3.9 Salam Pembuka
Salam pembuka ditulis dengan tanda penghormatan penulis terhadap pihak
yang dituju. Selain itu, salam pembuka ditulis untuk menandakan surat yang sopan
dan adab. Ada berbagai macam salam pembuka, antara lain:
a. Dengan hormat,

b. Assalamualaikum Wr. Wb.

3.10 Alinea Pembuka
Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat untuk mengajak
pembaca surat menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat sebenarnya.
Penulis hendaknya menulis menggunakan alinea pembuka yang sesuai dengan isi
surat. Beberapa contoh alinea pembuka:

6
 Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris
DPM FT ULM 2019

a. Dengan surat ini......

b. Sehubngan dengan surat Kami tanggal.....

3.11 Alenia Penutup
Alenia penutup dapat berupa penegasan, harapan, ucapan terima kasih, atau
untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat. Pada umumnya alinea penutup hanya
terdiri atas sebuah kalimat. Beberapa contoh alinea penutup:
a. Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
b. Tugas diatas diharapkan dilakanakan dengan sebaik-baiknya
3.12 Salam Penutup
Berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis setalah penulis surat
berkomunikasi dengan pembaca surat. Contoh :
a. Hormat saya,
b. Wassalamualaikum Wr. Wb.
3.13 Tembusan
Bagian ini dicantumkan dalam surat jika isi surat yang dikirimi oleh pihak
pertama (pengirim) kepada pihak kedua (penerima) berhubungan dengan pihak-
pihak yang berkepentingan lainnya. Tembusan tanpa mencantumkan nama pihak
yang terkait. Contoh:
Tembusan:
1. Menteri Pariwisata, Seni, dan Budaya

2. Dekan Fakultas Teknik ULM

3.14 Penandatanganan
1. Dikeluarkan oleh kepanitiaan untuk perihal undangan,peminjaman,
pemberitahuan ke pihak fakultas, ORMAWA, dan UKM.
Hormat Kami
Panitia Pelaksana
Ketua DPM FT ULM Sekretaris
Stempel
K
7
 Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris
DPM FT ULM 2019

(Nama Lengkap) (Nama Lengkap)

NIM. NIM.

*Catatan: stempel harus terkena tandatangan

3.15 Amplop
KOP SURAT

Kpd.
Yth
di-

tempat

3. 16 Penulisan
1. Jenis font yang digunakan adalah Times New Roman 12 dengan spasi
disesuaikan dan rapi.
2. Penulisan tanggal surat disertai dengan kota.
2. Format Surat Keputusan atau Ketetapan

8
Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris
DPM FT ULM 2019

9
 Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris
DPM FT ULM 2019

SERTIFIKAT

1. Ketentuan Sertifikat
a. Mencantumkan lambang DPM FT ULM dan lambang ULM.

b. Terdapat nomor surat penghargaan (jika ada), dengan format yang disesuaikan
dengan Surat Keterangan/Pengantar.

c. Dibuat dengan bentuk, isi, dan format yang direncanakan oleh sekretaris dan
disepakati oleh seluruh pengurus DPM.

2. Penomoran Sertifikat
Untuk penomeran sertifikat (yang mengeluarkan pimpinan fakultas)

10
 Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris
DPM FT ULM 2019

3. Penandatanganan Sertifikat Kepengurusan

Dekan FT ULM Ketua Wakil DekanIII FT ULM

Stempel
Stempel
(Nama Lengkap)

(Nama Lengkap) NIP.

NIM.

*catatan: tandatangan dibubuhkan apabila dirasa perlu

PROPOSAL KEGIATAN
1. Sampul
Pada sampul harus tercantum nama kegiatan, tempat dan tahun pembuatan, lambang dan
atau lembaga kemahasiswaan, nama fakultas yang menaungi, nama perguruan tinggi dan,
periode kepengurusan.

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
2. Sampul
Pada sampul harus tercantum nama kegiatan, tempat dan tahun pembuatan,
lambang dan atau lembaga kemahasiswaan, nama fakultas yang menaungi, nama
perguruan tinggi dan, periode kepengurusan.

11
 Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris
DPM FT ULM 2019

3. Lembar Persetujuan

12
 Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris
DPM FT ULM 2019

4. Isi Laporan Pertanggungjawaban

13
 Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris
DPM FT ULM 2019

LAPORAN KEUANGAN

Rincian
No. Uraian Jumlah
Vol Unit Unitcost
1.

2.

3.

14
Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretaris
DPM FT ULM 2019

15