1.1.

       Format Penomoran Surat Keluar

Format surat dan sistem penomoran surat yang digunakan antara lain:
a. Surat Keputusan (SK)                          : 01 (kode nomor surat)
b. Surat Undangan (SU)                           : 02
c. Surat Permohonan (SPm)                     : 03
d. Surat Pemberitahuan (SPb)                   : 04
e. Surat Peminjaman (SPp)                       : 05
f. Surat Pernyataan (SPn)                          : 06
g. Surat Mandat (SM)                                : 07
h. Surat Tugas (ST)                                    : 08
i. Surat Keterangan (SKet)                         : 09
j. Surat Rekomendasi (SR)                         : 10
k. Surat Balasan (SB)                                  : 11

1.2.       Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris

Contoh :
No : 08.1/ST/BMDTP/I/2012
Keterangan :
08                 : Kode nomor surat
1                   : Nomor urutan surat yang dikeluarkan
ST                : Surat Tugas (disesuaikan dengan jenis surat yang dikeluarkan (lihat format surat di atas)
BMDTP       : Nama lembaga yang mengeluarkan surat
I                   : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2012             : Tahun berjalan

1.3.       Surat selain surat yang dikeluarkan Sekretaris

a.      Surat Non Kepanitiaan (dibuat oleh tiap Departemen)
Contoh :
Nomor : 02.1/SU/DEPT.II/BMDTP/II/2011
Keterangan :
02                         : Kode nomor surat
1                            : Nomor urutan surat yang dikeluarkan
SU                        : Surat Undangan (lihat format surat di atas)
DEPT.II              : Nama badan/departemen yang mengeluarkan surat
HMTP                 : Nama lembaga yang menaungi badan/dept
II                            : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2012                    : Tahun berjalan

b.      Surat Kepanitiaan (dibuat oleh panitia pelaksana kegiatan)

Contoh :
Nomor : 05.1/S.Pp/SOCIAL-CARE/DEPT.V/BMDTP/II/2012
Keterangan :
05                                         : Kode nomor surat
1                                            : Nomor urutan surat yang dikeluarkan
S.Pp                                    : Surat Peminjaman (lihat format surat di atas)
SOCIALCARE                 : Nama kegiatan
DEPT.V                              : Nama badan / dept yang mengadakan kegiatan
BMDTP                              : Nama lembaga yang menaungi badan / dept
II                                           : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2012                                    : Tahun berjalan

Nb :
1.       Nomor surat keluar yang dibuat oleh departemen diarsipkan oleh masing-masing sekretaris
departemen, kemudian dilaporkan kepada sekretaris BMDTP.
2.      Pada setiap acara yang dilaksanakan, Surat Kepanitiaan selalu dimulai kembali dengan no urut 1.
KODE SURAT
1.      Kode surat terdiri dari :

a. Surat Keputusan = SKep

b. Surat Keterangan = SKet

c. Surat Edaran = SEd

d. Surat Tugas = ST

e. Surat Kuasa = SK

f. Surat Peringatan = SP

g. Surat Ijin Kegiatan = SIK

h. Surat Perjanjian = SPn

i. Surat Undangan = Und

j. Memorandum = Mem

k. Nota Dinas = Nd

l. Pengumuman = Peng

m. Surat Ketetapan = STap

n. Surat Perintah = SPer

o. Surat Lain – lain =L

2.      Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan dilaksanakan

a. Konferensi Zona = KZ

b. Seminar Umum = SU

c. Seminar Teknologi = ST

3.      Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan
Desember yaitu dengan kode I – XII
4.      Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat