BAB III

SURAT MENYURAT DAN ADMINISTRASI

Dalam Organisasi PERMATA GBKP, surat menyurat itu sangat penting untuk
mendukung perjalanan pelayanan PERMATA GBKP. Surat merupakan salah satu alat
komunikasi antar PERMATA yang berfungsi sebagai informasi dan pernyataan secara
tertulis.

Jenis surat yang ada di PERMATA GBKP

1. Surat Undangan Kegiatan
2. Surat Pengembalaan (SP)
3. Surat Keputusan (SK)
4. Surat Pengunduran Diri
5. dll

PERMATA GBKP memiliki bentuk resmi (Official style) dalam membuat surat mulai dari
PERMATA Pusat sampai ke PERMATA Sektor . tujuannya adalah untuk penteragaman
Organisasi.

3.1 MODEL DAN KOMPONEN SURAT

Unsur –unsur penting yang terkandung dalam surat
A. Kepala Surat
- Nama Organisasi
- Alamat
- dll

B. Leher Surat
- Tanggal Surat
- Nomor
- Lampiran
- Hal
- Sifat Surat
- Alamat yang dituju

C. Badan Surat
- Salam Pembuka
- Kalimat Pembuka
- Isi Surat
- Kalimat penutup

D. Kaki Surat
- Salam Penutup
- Nama & Jabatan
- Tanda Tangan
- Tembusan
- Stempel
- Inisial pembuat Surat

(Lihat Lampiran)

87
3.2 FORMAT PENOMORAN SURAT

A. PERMATA PUSAT

No : ………/..*/ PP /..***/2008 Medan, 1 Mei 2008

Lamp : 1 (Satu) Berkas
Hal : Undangan Rapat

Keterangan :
* : Kode Bidang yang mengeluarkan surat keluar, yaitu :
 A : Umum
 B : Bidang Pembinaan
 C : Bidang Konsolidasi
 D : Bidang Partisipasi
 E : Bidang Keuangan
** : Inisial PERMATA PUSAT
*** : Bulan (Dalam angka Romawi )

B. PERMATA Klasis

No : ………/..*/PK-..**/..***/2008 Medan, 1 Mei 2008

Lamp : 1 (Satu) Berkas
Hal : Undangan Rapat

Keterangan :
* : Kode Bidang yang mengeluarkan surat keluar, yaitu :
 A : Umum
 B : Bidang Pembinaan
 C : Bidang Konsolidasi
 D : Bidang Partisipasi
 E : Bidang Keuangan
** : Inisial Nama Klasis
*** : Bulan (Dalam angka Romawi )

C. PERMATA Runggun

No : ………/..*/PR-..**/..***/..****/2008 Medan, 1 Mei 2008

Lamp : 1 (Satu) Berkas
Hal : Undangan Rapat

Keterangan :
* : Kode Bidang yang mengeluarkan surat keluar, yaitu :
 A : Umum
 B : Bidang Pembinaan
 C : Bidang Konsolidasi
 D : Bidang Partisipasi
 E : Bidang Keuangan

** : Inisial Nama Runggun

*** : Inisial Nama Klasis
**** : Inisial Bulan (Dalam angka Romawi

88
 D. PERMATA Perpulungen

No : ………/..*/PPr-..**/..***/..****/2008 Medan, 1 Mei 2008

Lamp : 1 (Satu) Berkas
Hal : Undangan Rapat

Keterangan :
* : Kode Bidang yang mengeluarkan surat keluar, yaitu :
 A : Umum
 B : Bidang Pembinaan
 C : Bidang Konsolidasi
 D : Bidang Partisipasi
 E : Bidang Keuangan

** : Inisial Nama Perpulungen

*** : Inisial Nama Runggun
**** : Inisial Bulan (Dalam angka Romawi)

E. PERMATA Sektor

No : ………/..*/PS-..**/..***/..****/2008 Medan, 1 Mei 2008

Lamp : 1 (Satu) Berkas
Hal : Undangan Rapat

Keterangan :
* : Kode Bidang yang mengeluarkan surat keluar, yaitu :
 A : Umum
 B : Bidang Pembinaan
 C : Bidang Konsolidasi
 D : Bidang Partisipasi
 E : Bidang Keuangan

** : Inisial Nama Sektor

*** : Inisial Nama Runggun
**** : Inisial Bulan (Dalam angka Romawi)

Keterangan Penomoran Surat

1. Nomor surat diletakkan di kiri atas surat di bawah kop surat.
2. Metode penomoran surat : [Nomor]/[Kode Barang]/[Tingkatan dan inisial nama
klasis/runggun]/[Bulan]/[Tahun]
3. Tempat dan tanggal pembuatan surat diletakkan di kanan atas surat, di bawah kop
surat sejajar dengan nomor surat
4. Penomoran diberikan opsi : 1. Terpusat di sekretaris umum. 2. Terpusat di masing –
masing bidang.
5. Penomoran diberikan opsi : 1.Mengikuti tahun Kalender

3. 3 Stempel
Setiap surat yang dibuat dan dikeluarkan haruslah dibubuhi stempel. Bentuk
stempel berbentuk oval dan berwarna violet, dan stempel dibubuhkan/ terletak disebelah
kiri tanda tangan (lihat pada lampiran)

89